Projektmanagement gehört zum Alltag eines jeden Unternehmens. Jedes Projekt durchläuft drei entscheidende Projektmanagement Phasen. Diese sind je nach Größe und Umfang des Projektes unterschiedlich ausgeprägt. Läuft nur ein kleines Projekt, an dem nur eine begrenzte Anzahl Mitarbeitenden mitwirkt, so ist es noch einfach, den Überblick zu bewahren.

Die Realität sieht jedoch in der Regel anders aus. Mehrere Projekte unterschiedlicher Grösse laufen parallel, befinden sich in unterschiedlichen Phasen und Mitarbeitende aus verschiedenen Teams sind daran beteiligt. An der Stelle ist gutes Projektmanagement gefragt. Das richtige Tool kann Ihnen einiges an Arbeit abnehmen und Sie dabei unterstützen, sämtliche Projekte erfolgreich abzuschließen, ohne den Überblick zu verlieren.

Warum sich digitales Projektmanagement lohnt

Es gibt die verschiedensten Methoden, wie man den Überblick über ein Projekt behalten kann und es erfolgreich durchführt. Ein erfahrener Projektmanager hat sich über die Jahre sicher einige Tricks und Methoden angeeignet. Solange alle Beteiligten im selben Büro arbeiten und nur ein oder zwei Projekte auf einmal laufen, lassen sich die Projekte sicher gut auch mit herkömmlichen Methoden managen. Der Alltag der meisten Unternehmen, und dies schließt auch KMU mit ein, sieht jedoch sehr viel anders aus heutzutage. Projektmanagement ist vielschichtig und komplex geworden und eine Vielzahl unterschiedlichster Akteure sind daran beteiligt.

Unabhängig von Zeit und Ort

Mitarbeitende aus verschiedenen Teams arbeiten an unterschiedlichen Projekten oft auch über Standorte hinweg zusammen. Die Standorte können nicht nur innerhalb von einer Stadt, sondern sogar über Länder und Zeitzonen hinweg verteilt sein. Da wird schnell klar, dass hier nur eine digitale Lösung hilft. Nur digitales Projektmanagement ermöglicht die nötige Flexibilität, um unabhängig von Zeit und Ort zusammen zu arbeiten.

Vereinfachte Kommunikation

Ein weiterer Vorteil von digitalem Projektmanagement ist, dass es die Kommunikation im Team vereinfacht. Die Aufgaben können einzelnen Personen zugewiesen werden. Entsprechende Anweisungen werden in der Aufgabenbeschreibung hinterlegt und es kann direkter Zugriff auf die nötigen Unterlagen gewährt werden. So wissen alle Beteiligten jederzeit, was zu tun ist und wo das Projekt steht. An der gleichen Stelle kann jeweils auch Feedback abgegeben werden oder Aufgaben an andere Personen weiter geleitet werden. Durch digitales Projektmanagement können alle Beteiligten stets auf dem gleichen Wissensstand sein.

Projektmanagement Phasen: ein Überblick

Vorbereitung & Initiierung des Projektes

Zuallererst muss entschieden werden, was für ein Projekt durchgeführt werden soll und warum. Es geht in der ersten Phase darum, die grundlegenden Entscheidungen zu treffen, erwünschte Ziele und Ergebnisse festzulegen.

Nachdem entschieden wurde, dass ein Projekt durchgeführt werden soll, geht es darum, die nötigen Voraussetzungen dafür zu schaffen. An der Stelle ist es entscheidend für den Erfolg des Projektes, dass die richtigen Grundlagen gelegt werden. Die konkreten Projektziele und erwünschten Ergebnisse werden nun klar und messbar definiert. Des Weiteren wird festgehalten, welche Erfolgsfaktoren ausschlaggebend sein werden und welche Risiken mit berücksichtigt werden müssen.

Im Folgenden wird das Projektteam zusammengestellt und falls nötig, werden die entsprechenden Mitarbeiter eingestellt. Möglicherweise werden an der Stelle auch erforderliche Gremien wie zum Beispiel ein Lenkungskreis eingerichtet und Inhalte mit relevanten Stakeholdern abgesprochen.

In einem digitalen Projektmanagement Tool können diese Faktoren bereits eingefügt werden. Sie bilden anschließend den Rahmen für die Verteilung der Aufgaben und die Durchführung des Projektes.

Projektmanagement Phase: Durchführung

Während der gesamten Laufzeit des Projektes wird geplant und gesteuert. Diese mittlere Phase ist die entscheidende für das Projektmanagement, denn in dieser Phase ist alles in Bewegung.

Zu Beginn werden weiterhin verschiedene Faktoren definiert und festgehalten. Es werden die verschiedenen Aufgaben, Termine, Kosten, Kapazitäten, Ergebnisse und Meilensteine geplant. Diese werden in einem Projektplan festgehalten. Aufgabenlisten, Aufgaben und Meilensteine helfen, das komplexe Gesamtprojekt in überschaubare kleinere Einheiten herunterzubrechen. Ein gutes Planungs-Tool hilft Ihnen, in dieser Projektmanagement Phase den Überblick zu behalten über die vielen Aufgaben, Unteraufgaben und auch ihre Abhängigkeiten zueinander. Sollte es bei einer Aufgabe zu Verzögerungen kommen, wird dies klar abgebildet und auch weitere davon abhängige Aufgaben können entsprechend verschoben werden, wenn es nötig wird.

Ein digitales Projektmanagement Tool verbindet nicht nur die Mitarbeiter eines Unternehmens, sondern ermöglicht darüber hinaus auch die Zusammenarbeit mit Freelancern, Kunden, Lieferanten und Beratern, die über unterschiedliche Standorte verteilt sind. Das Collaboration-Tool, welches zum Beispiel KMU Digitalisierung anbietet, ermöglicht darüber hinaus auch die perfekte Integration von Buchhaltung, CRM oder externen Lösungen wie Dropbox oder Slack.

Eine agile Projektmanagement Software unterstützt Sie dabei, pünktlich die richtigen Produkte abzuliefern und stets auf Veränderungen im Prozess zu reagieren. Da in jedem Projekt jederzeit etwas Unerwartetes eintreten und es zu Verzögerungen kommen kann, ist es wichtig, dass Sie schnell und flexibel darauf reagieren und die entsprechenden Anpassungen machen können, ohne dass das Projekt dadurch gefährdet wird.

Projektabschluss

Nachdem alle vorgesehenen Aufgaben eines Projektes abgeschlossen sind, kann es final abgenommen und abgeschlossen werden. Dazu gehört auch immer die Überprüfung, ob Ergebnisse und Qualität am Ende auch den Erwartungen entsprachen. Für zukünftige Projekte ist es wichtig, dass Erfahrungen dokumentiert werden und daraus Lehren gezogen werden können.

Entsprechende Tools machen es möglich, dass Ergebnisse präzise analysiert werden können. Erstellen Sie Diagramme und Berichte, die Ihnen helfen Prozesse weiter zu optimieren, damit sie beim nächsten Projekt davon profitieren können.

Die Wahl des richtigen Projektmanagement Tools

Das richtige Planungstool kann Ihnen als Unternehmen helfen, Prozeses innerhalb von Projektmanagement Phasen zu optimieren. Mittlerweile gibt es eine große Fülle von verschiedenen Projektmanagement Tools. Teurer ist hier nicht unbedingt besser. Gerade auch für KMU gibt es verschiedene kostengünstige Lösungen, die durchaus ausreichen. Entscheidend ist dabei, dass das Tool auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. Zum Einstieg gibt es zum Beispiel Asana, ein Projektmanagement Tool, dass ich vor allem aufgrund seiner einfachen, intuitiven Bedienung großer Beliebtheit erfreut und für Teams bis zu 15 Personen kostenlos verfügbar ist.

Projektmanagement Phasen mit Zoho Projects überblicken

KMU Digitalisierung unterstützt Sie bei der Wahl und der Umsetzung der digitalen Projektplanung, damit sie in Zukunft Ihre Projektmanagement Phasen noch besser im Blick behalten können. KMU Digitalisierung empfiehlt hierfür in der Regel die Softwarelösung Zoho Projects. Dabei handelt es sich um eine cloudbasierte Online-Anwendung mit der Projekte einfach verwaltet und gesteuert werden können. Sie haben die Möglichkeit, Benutzer zu verwalten, Aufgaben zu verteilen und dabei auch die Zeit zu erfassen. Zoho hilft Ihnen auch in den einzelnen Projektmanagement Phasen Probleme zu erfassen, den Workflow zu analysieren und Diagramme wie auch Berichte zu erstellen.

Der Fortschritt eines Projektes kann auch jederzeit visuell dargestellt werden. Durch Gantt-Diagramme erhalten Sie einen Gesamtüberblick über den Projektplan. So können Sie zum Beispiel auch auf einen Blick Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Fortschritt erkennen.

Zoho Projects ermöglicht darüber hinaus auch die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben, wodurch Sie Zeit einsparen. Da Zoho Projects von der Handhabung sehr benutzerfreundlich und leicht verständlich aufgebaut ist, passt es zu den Bedürfnissen von KMU.

Der Vorteil von Zoho ist, dass es als All-in-One Lösung konzipiert ist. Dadurch ist das Projektmanagement Tool perfekt auf alle anderen Funktionen Ihrer digitalen KMU abgestimmt und Sie müssen sich keine Sorgen um Probleme mit Schnittstellen machen.