Planungstool

Auf der Suche nach einem passenden Planungstool für Projektmanagement und Prozesssteuerung im Unternehmen stehen viele Unternehmen vor der Qual der Wahl. Welches Online Planungstool passt zum Unternehmen und ist am besten auf die Bedürfnisse von Unternehmensleitung und Mitarbeitern zugeschnitten? Welche Funktionen sollte mein Planungstool beinhalten und wie kann mir das Tool bei der Optimierung von Prozessen helfen?

Die Auswahl an Mitarbeiter Planungstools und Projektmanagement Software ist vielseitig und nicht jedes Tool erfordert die individuellen Ansprüche gleichermaßen. Dabei ist eine Software nur so gut wie ihr Nutzen für das Unternehmen. Komplexe Projekte und Prozesse, eine große Mengen an zu bewältigen Daten und die dynamische und sich schnell verändernde Wirtschaft erfordern den optimalen Einsatz von Ressourcen aller Art, und insbesondere von Software – komplexer und umfangreicher ist nicht immer auch besser.

Im Folgenden erfahren Unternehmen, was Prozessoptimierung ausmacht, wie Prozesse mithilfe des passenden Planungstools optimiert werden können, welche Vorteile der Einsatz von Planungstools im Unternehmen bringt und worauf es bei der Wahl des richtigen Planungstools ankommt.

Was ist Prozessoptimierung?

Das Ziel der Prozessoptimierung im Unternehmen besteht darin, Zeit- und Ressourcenverschwendung, unnötige Kosten, Hindernisse und Fehler zu minimieren bzw. zu verhindern, um das Ziel des Prozesses (z.B. den Verkauf eines Produktes und die Zufriedenheit des Kunden mit dem Produkt) so schnell und effizient wie möglich zu erreichen. Im Fokus stehen bei der Analyse der unternehmensinternen Prozesse zunächst solche Prozesse, die Fehler und Mängel in der Produktion verursachen können, Wartezeiten verursachen oder bei denen Aufwand und Ergebnis in keinem logischen Zusammenhang stehen.

Die Optimierung von Prozessen erfolgt in der Regel in folgenden Schritten:

  1. Identifikation & Analyse von Optimierungsbedarf
  2. Mapping und Neugestaltung von Abläufen
  3. Einführung von neuen und umgestalteten Prozessen
  4. Automatisierung der neuen Abläufe
  5. Fortlaufende Kontrolle und Analyse

Viele der Hindernisse, die der Optimierung von Prozessen im Wege stehen, hängen mit der mangelnden Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und dem Fehlen von Transparenz im Unternehmen zusammen.

Um Prozesse zu optimieren ist es wichtig zu wissen, wie der Informationsfluss in einem Projekt am effektivsten abläuft. Wenn wir nicht darauf achten, dass die Kommunikation schnell und genau ist, kann der gesamte Prozess verlängert werden, wodurch unnötige Wartezeiten entstehen. Dies wiederum wirkt sich negativ auf unsere Unternehmensleistung und im Endeffekt auf die Qualität unserer Produkte oder Dienstleistungen und die Kundenzufriedenheit aus. Aus diesem Grund gibt es Planungstools, die eine einfache, vollständige und effektive Kommunikation für das gesamte Team ermöglichen und Prozesse und Projeket abbilden.

Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Egal ob es die manuelle Aktualisierung von Datenbanken, die komplizierte Beantragung von zusätzlichen Arbeitsressourcen, zeitaufwändige Geschäftsreisen oder Aktenablagen sind – Beispiele von fehlender Prozessoptimierung, Automatisierung und Digitalisierung und ihre weitreichenden Konsequenzen für die Ressourcen des Unternehmens sind überall zu finden. Unternehmen, die clever sind, haben die Digitalisierung längst in ihre Strategie integriert und nutzen Online Planungstools, um Projekte zu managen, Mitarbeitereinsatz zu planen oder Daten zu analysieren.

Der globale, grenzüberschreitende Wettbewerb und die erhöhte Konkurrenz erfordern eine schnelle Anpassung an Trends, eine hohes Level an Agilität und eine effiziente Strukturierung und Optimierung von Prozessen. Diese gelingt durch den Einsatz von Online Planungstools in den verschiedensten Unternehmensbereichen. Hierzu gehören die Nutzung von Projektmanagement Software, ebenso wie digitale Kommunikationskanäle, Kundenmanagementsysteme (CRM), die Sozialen Medien, Sales und Marketing Tools und eine große Vielfalt an verschiedenen Planungstools für spezifische Unternehmensbereiche oder Branchen.

Durch den Einsatz von Online Planungstools werden auch kleine und mittlere Unternehmen wettbewerbsfähig. Die Integration verschiedener Werkzeuge und integrierte digitale Systeme bieten KMU die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren und Ressourcen zu schonen – ein großer Vorteil der den Unterschied zwischen Ihnen und der Konkurrenz markieren kann.

Projekte erfolgreich managen – mit dem richtigen Planungstool

Projektmanagement-Tools und Mitarbeiter Planungstools bieten eine Vielfalt an verschiedenen Funktionen. Ihr Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen Projekte von Anfang bis Ende zu verwalten – das Planungstool begleitet das Projektteam durch die verschiedenen Projektphasen und ermöglicht es, das Projekt zu strukturieren, Meilensteine und wichtig Eckdaten zu dokumentieren, Erfolge zu messen und Abhängigkeiten darzustellen.

Mitarbeitern bieten Projektmanagement Tools den Vorteil, dass Aufgaben und ihre Bedeutung für den Projekterfolg leicht zu greifen sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Ziel des Projektes und die hierzu nötigen Schritte zu jeder Zeit im Fokus stehen und alle Beteiligten informiert sind.

Online Projektmanagement Software dienen nicht nur der reinen Aufgabenverwaltung – sie beinhalten auch die Projektplanung, Budget- und Kostenmanagement, Ressourcenverwaltung, Kommunikation und Kollaboration im Team und dem Qualitätsmanagement.

Planungstool Software

Prozessoptimierung und Projektmanagement – Die richtige Software

Eine der bei KMU nicht ohne Grund beliebtesten Softwarelösung ist Zoho. Zoho Projects ist eine Online-Projektmanagement Software zum effizienten Erstellen und Verwalten von Projekten. Mit der Cloud Basierten Online-Anwendung können Projekte auf einfache Weise verwaltet werden. Die Anwendung ermöglicht das Management von Ressourcen und die Steuerung der Entwicklung mehrerer offener Projekte zugleich, es ermöglicht es, tägliche Projektberichte zu kreieren, Benutzer zu verwalten, Meilensteine zu definieren, wichtige Projektergebnisse zu verwalten und den Fortschritt eines Projektes visuell darzustellen. Die Anwendung umfasst folgende Funktionen:

  • Aufgabenverwaltung
  • Zeiterfassung
  • Projektmanagement für soziale Medien
  • Diagramme und Berichte
  • Problemverfolgung und Workflow

Zoho Projects ist leicht zu handhaben und auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten – es erfordert lediglich eine kurze Einarbeitungszeit und ist benutzerfreundlich aufgebaut.

KMU Digitalisierung – Partner für Prozessoptimierung

Bei der Auswahl und Einführung einer neuen Software sowie allgemein während der Umstrukturierung von Prozessen im Unternehmen kann die Unterstützung durch einen Digitalisierungs Experten hilfreich sein.

KMU Digitalisierung ist eine Schweizer Agentur, welche sich auf die Digitalisierung von kleinen und mittleren Unternehmen spezialisiert hat. Als Experte rund um die Themen Digitalisierung, Prozessoptimierung und den Einsatz von Software unterstützen wir KMU dabei sich zu digitalisieren. Unsere Leistungen umfassen Projektmanagement, Online Buchhaltung, Lagerbewirtschaftung, HR, Prozessoptimierung, aber auch Digitale Interaktion/Kommunikation, Online Marketing und Web Design.

Prozessoptimierung durch Projektmanagement & Planungstools

KMU, die sich rund um die Themen Online Planungstools, Mitarbeiter Planungstools und Projektmanagement Software informieren sind ihrer Konkurrenz bereits einen wichtigen Schritt voraus.

Anbieter wie Zoho Projects bieten KMU umfassende Möglichkeiten des Projektmanagement und ein, besonders für kleinere Unternehmen gut geeignetes, Planungstool zu fairen Bedingungen. Egal, auf welche Software die Wahl am Ende fällt – Unternehmen und Führungskräfte, die sich für ein Online Planungstool entscheiden und die Digitalisierung und die hiermit verbundene Prozessoptimierung als Chance begreifen, wappnen sich selbst und ihre Mitarbeiter für die Zukunft und haben besten Chancen, trotz sich verändernder Bedingungen langfristig auf dem Markt zu bestehen. Auch für Unternehmen, die digital bereits gut aufgestellt sind, lohnt sich ein Blick auf das Angebot an Projektmanagement Tools – der Markt wandelt sich derzeit rasant und in den kommenden Jahren können wir weitere interessante Softwarelösungen erwarten.

Egal ob bereits voll digitalisiert oder Neuling im Bereich der Digitalisierung – durch die Auswahl des am besten geeigneten Tools profitieren Mitarbeiter und Unternehmen nicht nur von einer besseren Verwaltung von Aufgaben und Projekten und einer effizienteren Arbeitsweise, sondern haben durch den Einsatz von Cloud nasierten Online Planungstools auch von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Software und arbeiten somit flexibler.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *