Agiles Projektmanagement KMU Digitalisierung Schweiz
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Egal ob kleines, mittelständisches oder großes Unternehmen, Projektmanagement ist einer der wichtigsten Teile der Unternehmensführung. Können Projekte nicht klar strukturiert und Aufgaben nicht übersichtlich verteilt werden, führt dies zu Ineffizienz, fehlender Produktivität und Extra Aufwand, wodurch unnötige Kosten entstehen.

Aus diesem Grund sind über die Jahre verschiedene Arten des Projektmanagements und verschiedene Methoden entstanden. Ein Begriff der hier immer wieder auftaucht ist “Agiles Projektmanagement”. In diesem Artikel setzen wir uns näher mit diesem Thema auseinander und erklären was Agiles Projektmanagement eigentlich ist, wann es angewendet wird, was die Vorteile sind und wie man dieses in seinem Unternehmen umsetzen kann.

Was ist Agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement Team

Grundsätzlich gibt es erstmal keine einheitliche Definition von agilem Projektmanagement. Meistens wird der Begriff vor allem als ein Überbegriff für verschiedene Vorgehen bei der Software Entwicklung benutzt. Mittlerweile wird der Begriff aber auch immer öfter allgemein verwendet und beschreibt eine flexible Form des Projektmanagements.

Was bedeutet “Agil”?

Agil meint hier, dass das Projektmanagement dynamisch und flexibel erfolgen soll, damit Änderungen schnell umgesetzt werden können. Die Planung soll also so effektiv und simpel wie möglich erfolgen, damit eine besonders hohe Flexibilität gewährleistet werden kann.

Woher kommt diese Methode?

Die Methode des agilen Projektmanagement wurde bereits in den 90ern entwickelt und entstand offiziell 2001 in den USA, wo auch der Begriff entstand. Bis 2005 benutzten laut der Forrester Research 14% der Unternehmen in Nordamerika und Europa ihre Software mit zusätzlicher Hilfe von agilen Prozessen. Im Jahr 2016 waren es dann sogar 95% der Unternehemn, die agile Prozesse einsetzten.

Was sind die Grundlagen dieser Methode?

Das Agile Projektmanagement basiert auf über 10 verschiedenen Grundsätzen. Diese konzentrieren sich dabei vor allem auf die drei folgenden Ziele:

Direkte Kommunikation:

Um Flexibilität und Schnelligkeit zu ermöglichen, ist es wichtig, dass die Kommunikation so schnell und effektiv wie möglich erfolgen kann. Dabei sollen Kommunikationswege kurz und direkt gehalten werden.

Zu diesem Punkt gehört auch ein gutes Team Management. Alle Leute im Team sollten über Updates im Unternehmen informiert sein und wissen was die wichtigsten Projekte und Ziele sind.

Flexible Prozesse:

Abhängig von dem Service den man anbietet, kann es für den Kunden wichtig oder sogar erforderlich sein noch spontane Änderungswünsche hinzufügen zu können. Vor allem komplexere Produkte, wie z.B Software oder Websites, erfordern immer wieder Feedback und Anpassungen.

Ein Produkt wie ein Computerprogramm schließt man nur selten als Gesamtprodukt ab. Man teilt das Programm in verschiedene Teile und Meilensteine auf, die dann immer wieder von Kunden reviewed und eventuell geändert werden. Das trifft z.b auch auf Web Design zu.

Hier eignet sich Agiles Projektmanagement besonders gut, da es mehr Flexibilität erlaubt und die Prozesse für jedes Produkt anders sein können, ohne dabei einen großen zeitlichen Aufwand in Kauf nehmen zu müssen.

 

Wo wird Agiles Projektmanagement angewandt? 

Generell sind die Methoden des agilen Projektmanagements in den verschiedensten Unternehmen anwendbar. Da sich diese Art des Projektmanagements vor allem auf Flexibilität konzentriert, eignet es sich besonders für größere und komplexere Projekte, die eine hohe Flexibilität erfordern.

Auch für Projekte, die sich über einen großen Zeitraum erstrecken oder die immer wiederkehren und dadurch nicht wirklich vorhersehbar sind, eignen sich agile Prozesse hervorragend.

Agiles vs traditionelles Projektmanagement:

Das traditionelle Projektmanagement hat einen klaren Ablauf. Am Anfang wird genau festgelegt wie das Endergebnis aussehen soll. Anschließend werden die verschiedenen Schritte und Meilensteine festgelegt. Dabei erfolgen die Prozesse meist nacheinander. Also Team A arbeitet an Schritt 1. Ist das Team mit dem Schritt fertig kann Team B mit Schritt 2 anfangen. Das geht dann so weiter bis man am Endprodukt angekommen ist.

Diese Art des Projektmanagements ist die klassische Herangehensweise. Sie funktioniert gut, kann aber vor allem bei komplexeren Projekten schnell unübersichtlich werden, zu viel Zeit kosten und vor allem unflexibel sein. Diese Herangehensweise bedeutet außerdem, dass wenn Team B mit Schritt 2 länger braucht als erwartet Team C mit Schritt 3 erst später anfangen kann und dadurch wertvolle Zeit verliert.

Beliebtheit im IT-Bereich

Das Agile Projektmanagement hat sich vor allem für IT und Digitale Unternehmen bewährt. Vor allem solche Unternehmen haben bei Ihren Projekten immer wieder Änderungswünsche der Kunden oder Ansprüche die sich ändern.

Nehmen wir mal eine Agentur wie KMU Digitalisierung als Beispiel. Wir konzentrieren uns auf die Digitalisierung von Unternehmen, was sich auf verschiedene Bereiche, wie Prozessoptimierung, Digitale Kommunikation oder Digitale Interaktion, bezieht.

Dazu gehört unter anderem auch Web Design. Möchte ein Unternehmen sich digitalisieren, ist eine eigene Internetpräsenz zwingend erforderlich, um sich zu repräsentieren und mit seinen potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Beim Design einer Website sind agile Prozesse wichtig, um Flexibilität und Schnelligkeit zu garantieren.

Ein Kunde bestellt nicht einfach nur eine Website und bekommt dann irgendein Produkt geliefert. Die Website soll dem Kunden gefallen und die Marke des Unternehmens richtig vertreten. Dafür sind eine richtige Planung, detaillierte Absprachen und ständiges Feedback und Änderungen wichtig. Ist das Projektmanagement hier klassisch gestaltet, kann es lange dauern, bis die Website am Ende fertiggestellt ist. Das gleiche gilt für eine große Menge an Dienstleistern, die sich nicht zwingend im IT oder digitalem Bereich befinden müssen.

Die Vorteile die agiles Projektmanagement bietet

Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die mit der Verwendung von agilen Methoden verbunden sind:

  1. Flexibilität: Agile Methoden ermöglichen es dem Projektteam, schnell auf Veränderungen im Projekt zu reagieren und sich anzupassen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn sich die Anforderungen des Projekts während des Projektverlaufs ändern.
  2. Kontinuierliche Verbesserung: Agile Methoden legen den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung und ermöglichen es dem Projektteam, schnell auf Feedback und Veränderungen zu reagieren und das Projekt entsprechend anzupassen.
  3. Einbeziehung von Stakeholdern: Agile Methoden legen den Fokus auf die Einbeziehung von Stakeholdern und ermöglichen es dem Projektteam, eng mit diesen zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass das Projekt den Bedürfnissen der Stakeholder entspricht.
  4. Fokus auf Qualität: Agile Methoden legen den Fokus auf die Qualität und sorgen dafür, dass das Projektteam regelmäßig Tests durchführt, um sicherzustellen, dass das Projekt den Anforderungen entspricht.
  5. Kommunikation und Teamarbeit: Agile Methoden fördern die Kommunikation und Teamarbeit und ermöglichen es dem Projektteam, eng zusammenzuarbeiten und schnell auf Veränderungen und Herausforderungen zu reagieren.

Nachteile von agiles Projektmanagement

Es gibt jedoch auch einige Nachteile bei der Verwendung von agilen Methoden:

  1. Mögliche Unsicherheit: Agiles Projektmanagement kann für manche Menschen unsicher sein, da es sich auf kurzfristige Ziele konzentriert und sich schnell an Veränderungen anpassen kann. Dies kann dazu führen, dass das Projektteam das Gefühl hat, dass es keine festen Pläne gibt oder dass das Projekt unkontrollierbar wird.
  2. Erhöhte Kosten: Agile Methoden können teurer sein, da sie häufigere Überprüfungen und Anpassungen erfordern, die mehr Ressourcen benötigen.
  3. Kommunikationsprobleme: Da agile Projekte sich auf kurzfristige Ziele und schnelle Anpassungen konzentrieren, kann es schwierig sein, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind.
  4. Schwierigkeiten bei der Priorisierung von Aufgaben: Es kann schwierig sein, Aufgaben zu priorisieren und sicherzustellen, dass das Projektteam sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentriert.
  5. Schwierigkeiten bei der Vorhersage von Ergebnissen: Agile Methoden konzentrieren sich auf kurzfristige Ziele und sind weniger gut darin, langfristige Ergebnisse vorherzusagen. Dies kann für manche Unternehmen schwierig sein, die auf langfristige Vorhersagen angewiesen sind, um Entscheidungen zu treffen.

Agile Prozesse in sein Unternehmen integrieren

Agiles Projektmanagement BoardVielleicht konnte dieser Artikel Ihr Interesse für Agiles Projektmanagement und die damit verbunden Prozesse wecken und Sie sind jetzt daran interessiert eben dies in Ihr Unternehmen zu integrieren. Genau dabei können wir Ihnen helfen! Wir konzentrieren uns auf die Digitalisierung von Unternehmen, wozu eben auch ein effektiv gestaltetes Digitales Projektmanagement gehört.

Dem Anspruch von kompromisslosen Projektmanagement werden wir mit unserer favorisierten Lösung gerecht. Mit der von uns eingerichteten Projektmanagement Software, können Sie es dabei Millionen von anderen etablierten Unternehmen nachmachen, die ebenfalls auf eben dieses Tool setzen.

Meilensteine, Aufgabenlisten und Aufgaben helfen Ihnen dabei, komplexe Projekte in überschaubare Abschnitte zu unterteilen. Dabei können Sie nicht nur die verschiedenen Funktionen für Ihr eigenes Team verwenden, sondern haben auch die Möglichkeit mit Freelancern, Kunden, Lieferanten und Beratern in dem Programm zusammenzuarbeiten. Gerade das ist für ein Agiles Projektmanagement unglaublich wichtig und erspart einiges an Zeit, da die Kommunikation deutlich erleichtert wird.

Dabei sind auch zusätzliche Integrationen kein Problem! Die von uns eingerichtete Projektmanagement Software ermöglicht eine perfekte Integration zu Buchhaltung, CRM oder externen Lösungen wie Dropbox, Zapier oder Slack.

Eignet sich agiles Projektmanagement für KMU

Agiles Projektmanagement eignet sich für Unternehmen jeder Größe, einschließlich KMU. Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die sich aus der Verwendung von agilen Methoden für KMU ergeben können, darunter:

  1. Flexibilität: Agile Methoden ermöglichen es dem Projektteam, schnell auf Veränderungen im Projekt zu reagieren und sich anzupassen. Dies kann für KMU besonders wichtig sein, die sich in schnelllebigen Märkten befinden und sich schnell an Veränderungen anpassen müssen.
  2. Kosteneffizienz: Agile Methoden ermöglichen es KMU, ihre Ressourcen effektiv zu nutzen und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kosten beschränkt bleibt.
  3. Einbeziehung von Stakeholdern: Agile Methoden legen den Fokus auf die Einbeziehung von Stakeholdern und ermöglichen es KMU, eng mit ihren Kunden und anderen Stakeholdern zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass das Projekt den Bedürfnissen dieser entspricht.
  4. Kommunikation und Teamarbeit: Agile Methoden fördern die Kommunikation und Teamarbeit und ermöglichen es KMU, eng zusammenzuarbeiten und schnell auf Veränderungen und Herausforderungen zu reagieren.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass agiles Projektmanagement nicht für alle Projekte geeignet ist und dass es wichtig ist, die geeignete Methode für jedes Projekt zu wählen. KMU sollten sorgfältig abwägen, ob agile Methoden für ihr Projekt geeignet sind, und sicherstellen, dass sie die Ressourcen und das Know-how haben, um agile Methoden erfolgreich umzusetzen.

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