Agiles Projektmanagement

Egal ob kleines, mittelständisches oder großes Unternehmen, Projektmanagement ist einer der wichtigsten Teile der Unternehmensführung. Können Projekte nicht klar strukturiert und Aufgaben nicht übersichtlich verteilt werden, führt dies zu Ineffizienz, fehlender Produktivität und Extra Aufwand, wodurch unnötige Kosten entstehen.

Aus diesem Grund sind über die Jahre verschiedene Arten des Projektmanagements und verschiedene Methoden entstanden. Ein Begriff der hier immer wieder auftaucht ist “Agiles Projektmanagement”. In diesem Artikel setzen wir uns näher mit diesem Thema auseinander und erklären was Agiles Projektmanagement eigentlich ist, wann es angewendet wird, was die Vorteile sind und wie man dieses in seinem Unternehmen umsetzen kann.

Was ist Agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement Team

Grundsätzlich gibt es erstmal keine einheitliche Definition von agilem Projektmanagement. Meistens wird der Begriff vor allem als ein Überbegriff für verschiedene Vorgehen bei der Software Entwicklung benutzt. Mittlerweile wird der Begriff aber auch immer öfter allgemein verwendet und beschreibt eine flexible Form des Projektmanagements.

Was bedeutet “Agil”?

Agil meint hier, dass das Projektmanagement dynamisch und flexibel erfolgen soll, damit Änderungen schnell umgesetzt werden können. Die Planung soll also so effektiv und simpel wie möglich erfolgen, damit eine besonders hohe Flexibilität gewährleistet werden kann.

Woher kommt diese Methode?

Die Methode des agilen Projektmanagement wurde bereits in den 90ern entwickelt und entstand offiziell 2001 in den USA, wo auch der Begriff entstand. Bis 2005 benutzten laut der Forrester Research 14% der Unternehmen in Nordamerika und Europa ihre Software mit zusätzlicher Hilfe von agilen Prozessen. Im Jahr 2016 waren es dann sogar 95% der Unternehemn, die agile Prozesse einsetzten.

Was sind die Grundlagen dieser Methode?

Das Agile Projektmanagement basiert auf über 10 verschiedenen Grundsätzen. Diese konzentrieren sich dabei vor allem auf die drei folgenden Ziele:

Direkte Kommunikation:

Um Flexibilität und Schnelligkeit zu ermöglichen, ist es wichtig, dass die Kommunikation so schnell und effektiv wie möglich erfolgen kann. Dabei sollen Kommunikationswege kurz und direkt gehalten werden.

Zu diesem Punkt gehört auch ein gutes Team Management. Alle Leute im Team sollten über Updates im Unternehmen informiert sein und wissen was die wichtigsten Projekte und Ziele sind.

Flexible Prozesse:

Abhängig von dem Service den man anbietet, kann es für den Kunden wichtig oder sogar erforderlich sein noch spontane Änderungswünsche hinzufügen zu können. Vor allem komplexere Produkte, wie z.B Software oder Websites, erfordern immer wieder Feedback und Anpassungen.

Ein Produkt wie ein Computerprogramm schließt man nur selten als Gesamtprodukt ab. Man teilt das Programm in verschiedene Teile und Meilensteine auf, die dann immer wieder von Kunden reviewed und eventuell geändert werden. Das trifft z.b auch auf Web Design zu.

Hier eignet sich Agiles Projektmanagement besonders gut, da es mehr Flexibilität erlaubt und die Prozesse für jedes Produkt anders sein können, ohne dabei einen großen zeitlichen Aufwand in Kauf nehmen zu müssen.

 

Wo wird Agiles Projektmanagement angewandt? 

Generell sind die Methoden des agilen Projektmanagements in den verschiedensten Unternehmen anwendbar. Da sich diese Art des Projektmanagements vor allem auf Flexibilität konzentriert, eignet es sich besonders für größere und komplexere Projekte, die eine hohe Flexibilität erfordern.

Auch für Projekte, die sich über einen großen Zeitraum erstrecken oder die immer wiederkehren und dadurch nicht wirklich vorhersehbar sind, eignen sich agile Prozesse hervorragend.

Agiles vs traditionelles Projektmanagement:

Das traditionelle Projektmanagement hat einen klaren Ablauf. Am Anfang wird genau festgelegt wie das Endergebnis aussehen soll. Anschließend werden die verschiedenen Schritte und Meilensteine festgelegt. Dabei erfolgen die Prozesse meist nacheinander. Also Team A arbeitet an Schritt 1. Ist das Team mit dem Schritt fertig kann Team B mit Schritt 2 anfangen. Das geht dann so weiter bis man am Endprodukt angekommen ist.

Diese Art des Projektmanagements ist die klassische Herangehensweise. Sie funktioniert gut, kann aber vor allem bei komplexeren Projekten schnell unübersichtlich werden, zu viel Zeit kosten und vor allem unflexibel sein. Diese Herangehensweise bedeutet außerdem, dass wenn Team B mit Schritt 2 länger braucht als erwartet Team C mit Schritt 3 erst später anfangen kann und dadurch wertvolle Zeit verliert.

Beliebtheit im IT-Bereich

Das Agile Projektmanagement hat sich vor allem für IT und Digitale Unternehmen bewährt. Vor allem solche Unternehmen haben bei Ihren Projekten immer wieder Änderungswünsche der Kunden oder Ansprüche die sich ändern.

Nehmen wir mal eine Agentur wie KMU Digitalisierung als Beispiel. Wir konzentrieren uns auf die Digitalisierung von Unternehmen, was sich auf verschiedene Bereiche, wie Prozessoptimierung, Digitale Kommunikation oder Digitale Interaktion, bezieht.

Dazu gehört unter anderem auch Web Design. Möchte ein Unternehmen sich digitalisieren, ist eine eigene Internetpräsenz zwingend erforderlich, um sich zu repräsentieren und mit seinen potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Beim Design einer Website sind agile Prozesse wichtig, um Flexibilität und Schnelligkeit zu garantieren.

Ein Kunde bestellt nicht einfach nur eine Website und bekommt dann irgendein Produkt geliefert. Die Website soll dem Kunden gefallen und die Marke des Unternehmens richtig vertreten. Dafür sind eine richtige Planung, detaillierte Absprachen und ständiges Feedback und Änderungen wichtig. Ist das Projektmanagement hier klassisch gestaltet, kann es lange dauern, bis die Website am Ende fertiggestellt ist. Das gleiche gilt für eine große Menge an Dienstleistern, die sich nicht zwingend im IT oder digitalem Bereich befinden müssen.

Die Vorteile zusammengefasst:

Agiles Projektmanagement ermöglicht Projekte schneller und deutlich flexibler zu gestalten. Dabei kann viel Zeit und somit auch Geld gespart werden.

Im Gegensatz zu klassischem Projektmanagement arbeitet man nicht auf ein vorher klar definiertes Produkt hin, welches dann vom Kunden abgenommen wird, sondern setzt ein allgemeineres Ziel fest und arbeitet über einen längeren Zeitraum darauf hin, dass dieses erreicht wird.

Dabei wird eng mit dem Kunden zusammengearbeitet und die verschiedenen Meilensteine des Projektes immer wieder abgenommen und Feedback gegeben. Man erarbeitet also zusammen mit dem Kunden das Endprodukt und weiß am Anfang noch nicht zu 100% wie dieses am Ende genau aussehen wird.

 

Agile Prozesse in sein Unternehmen integrieren

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