Projektmanagement gehört zum Alltag eines Unternehmens. Es ist von zahlreichen Risiken und Herausforderungen begleitet, die es zu meistern gilt. Es kann vorkommen, dass die Beteiligten ganz unterschiedliche Ideen und Vorstellungen haben, die nicht immer zusammenpassen. Der Zeitplan kann leicht durcheinander geraten oder man verliert den Überblick. Wenn das Reporting nicht stimmt, kann das zu Fehlentscheidungen führen und teuer werden. Wie können nun solche Risiken vermieden und reduziert werden, damit dem Erfolg des Projekts nichts mehr im Wege steht?

Das Briefing als Grundlage für Projektmanagement

Ein entscheidender Faktor ist, dass die richtige Grundlage gelegt wird. Ein gutes Briefing legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Ein erfahrener Projektmanager weiß, wie wichtig das Briefing zum Start ist, um alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen. Er hat wahrscheinlich auch schon seine eigene Briefing Checkliste entwickelt und kennt seine bevorzugten Briefing Tools. Wenn man aber nun das Projektmanagement nicht vom Wissen einer einzelnen Person abhängig machen will, hilft es, ein passendes Tool dafür zu haben.

Digitale Lösungen erhöhen Flexibilität

Da heutzutage vermehrt auch verschiedene Beteiligte an verschiedenen Standorten an einem Projekt zusammenarbeiten, sind digitale Tools besonders hilfreich. Durch eine Projektmanagement Software können Mitarbeiter, Agenturen oder Freiberufler alle auf die gleiche Plattform zugreifen und haben Zugang zu den für sie relevanten Informationen. KMU Digitalisierung hilft Ihnen als Unternehmen, die richtigen Tools für die digitale Zusammenarbeit zu finden und unterstützt Sie in dem Prozess.

Was ist ein Briefing?

Der Fachbegriff “Briefing” wurde aus dem Englischen übernommen und bedeutet übersetzt so viel wie Kurzanweisung oder Lagebesprechung. Ein Briefing soll kurz, knapp und übersichtlich sein. Es sollte alle wichtigen und relevanten Punkte für eine Aufgabe enthalten. Dazu gehört die Aufgabenstellung, die Ziele und Zielgruppen, Vorstellungen und Wünsche für das Projekt. Das Briefing legt damit das Fundament für jedes Konzept und Projekt. Ein klares Briefing vorab sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind und nach den gleichen Angaben an dem Projekt arbeiten.

Was gehört auf eine Briefing Checkliste?

Es gibt einige allgemeine Punkte, die auf einer Briefing Checkliste immer vorkommen sollten. Im Folgenden finden Sie zur Veranschaulichung einige Beispiele, was ein Briefing enthalten soll.

  • Ist- Zustand

Hier wird zum Beispiel das Unternehmen kurz dargestellt, wenn das Briefing an eine externe Agentur gehen soll. Dazu gehören auch bisherige Maßnahmen, die bereits getroffen wurden, sowie eine Erläuterung der Problemstellung.

  • Zielsetzungen

Zu den Zielsetzungen gehört die Definition der Zielgruppe, sowie die Festlegung von Terminen und Zeiträumen. An der Stelle wird auch festgehalten, was mit dem Projekt erreicht werden soll: zum Beispiel die erstrebten Absatzzahlen, Wissen, Bekanntheit der KMU, ein verbessertes Image und dergleichen.

  • Strategie und Vorgehen

Nach welchen Richtlinien soll das Projekt durchgeführt werden? Zum Beispiel im Fall von Werbekampagnen wird an der Stelle auch festgelegt, was die zentrale Werbebotschaft sein soll und in welche Medien die Werbung ausgespielt werden soll.

  • Maßnahmen

Legen Sie bereits vorab fest, welche Massnahmen ergriffen werden sollen. Welche Bereiche der IT sollen umgerüstet werden? Sollen Anzeigen geschaltet werden? Sie können hier auch Beispiele von anderen Unternehmen einbringen, die als Illustration dienen können.

  • Budget

Legen Sie vorab einen klaren Rahmen für das Budget fest. Wie viel Geld kann oder darf für das Projekt ausgegeben werden?

  • Kontrollen

Damit Sie bei Ihrem Projekt nicht die Kontrolle verlieren, ist es entscheidend, dass bereits im Briefing die Kontrollmechanismen festgelegt werden. Hier wird die Frage geklärt, wie oft Berichte erstellt werden oder in welchem Intervall Treffen stattfinden sollen.

  • weitere Eckdaten

Ein Briefing sollte auch alle wichtige Ansprechpersonen und Verantwortliche festlegen. Sämtliche Abgabetermine und Fristen, die eingehalten werden müssen, gehören ebenfalls in ein Briefing.

Entscheidend ist natürlich, dass Sie für Ihre Projekte eine eigene Briefing Checkliste haben, die alle wichtigen Details abbildet. Mit dem richtigen Briefing Tool können Sie die Checkliste einfach anpassen und weiterentwickeln.

Briefing Projektmanagement Software

Die Wahl des richtigen Briefing Tools

Was Teil eines Briefings sein soll, ist unter anderem abhängig von der Art und Größe des Projektes. Es gibt verschiedenste Angebote von Briefing Tools, die Ihnen mit Vorlagen und Briefing Checklisten helfen. Bei der Wahl des richtigen Tools ist aber entscheidend, dass dieses flexibel und unkompliziert ist und sich auf die Bedürfnisse Ihrer KMU anpassen lässt. Ein teures Tool, welches auf Großprojekte ausgelegt ist, mag nicht die beste Wahl für Ihre KMU sein. Es enthält vermutlich Briefing Checklisten, die nur bedingt für Sie anwendbar sind.

KMU Digitalisierung bietet maßgeschneiderte Angebote

Auf der Suche nach den richtigen Tools, um Ihre KMU zu digitalisieren, sind Sie nicht auf sich alleine gestellt. Die Agentur KMU Digitalisierung ist auf die Bedürfnisse von KMU spezialisiert und bietet deshalb maßgeschneiderte Angebote, die Ihr Budget nicht überstrapazieren. KMU Digitalisierung achtet dabei besonders darauf, dass die angebotenen Tools zur Digitalisierung möglichst benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sind, damit eine kurze Einführung ausreicht und Sie nicht noch Geld für teure Schulungen oder geschultes Personal ausgeben müssen. Das Anliegen von KMU Digitalisierung ist es, Sie dabei zu unterstützen, dass Sie noch effizienter arbeiten können.

Zoho Projects: Das Tool für erfolgreiches und unkompliziertes Projektmanagement

Zoho Projects ist ein Online Tool, das über alle wichtigen Funktionen verfügt und zudem gut mit anderen relevanten Programmen und Funktionen Ihrer digitalen KMU verknüpft ist. Über Zoho Projects können sie Projekte planen, Briefings und Berichte erstellen und mit den beteiligten Personen kommunizieren. Das Tool ist sehr intuitiv und unkompliziert in der Bedienung. Sie brauchen keine lange Schulung dafür, denn eine kurze Einführung reicht. Sie können in Zoho Projects Ihre Projekte in übersichtliche Einzelteile zerlegen, ganz egal, wie komplex und groß es ist. Die einzelnen Aufgaben werden den zuständigen Personen zugewiesen und in den Aufgabenbeschreibungen können Sie alle relevanten Informationen hinterlegen. Auch Dokumente können direkt hinterlegt und zugänglich gemacht werden.

Briefing mit Zoho erstellen

Über Zoho können Sie auch für sämtliche Projekte und Projektkategorien spezifische Briefing Checklisten erstellen. Diese können Sie online zugänglich machen, damit alle, die Projekte planen, stets darauf zugreifen können. Eine Briefing Checkliste stellt sicher, dass ein gutes, solides Briefing erstellt wird und nichts vergessen geht. So müssen Sie sich nicht jedes Mal neu überlegen, was alles bedacht werden muss. Zoho macht Ihnen damit als Briefing Tool das Leben deutlich leichter und trägt zum Erfolg Ihres Projektmanagements bei.

Reibungslose Übergänge durch Cloud Tool

Durch die Dokumentation in einem Cloud Tool wird es auch einfacher, wenn jemand ausfällt und eine andere Person die Aufgabe weiterführen soll. Es ist alles an einem Ort hinterlegt. Die neu zuständige Person kann zurück zum Briefing gehen, kann verfolgen, was schon erledigt wurde, und setzt da an, wo er oder sie muss. Das erleichtert einen reibungslosen Übergang zwischen zuständigen Personen erheblich.

Einfach Informationen teilen

Über Zoho Projects können Sie auch ein eigenes Wiki für Ihre Projekte anlegen. Richten Sie eine Wissensdatenbank ein, wo alle Informationen, die für die Ausführung des Projektes wichtig sind, hinterlegt werden können. Somit können zum Beispiel neue Angestellte sich schnell und einfach einen Überblick verschaffen. Über das Wiki können die Mitarbeitenden an dem Projekt laufende Informationen sammeln und füreinander zugänglich machen. An der Stelle können auch neue Ideen, Referenzmaterialien und Weiteres hinzugefügt werden.

Die Bedeutung des Internets ist in den letzten 20 Jahren so stark gestiegen, dass es nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken ist. Die Zeit, die wir am Tag durchschnittlich online verbringen, ist auf 196 Minuten gestiegen. Viele Bereiche des Lebens sind nun auch online verfügbar oder haben sich sogar komplett ins World Wide Web verlagert.

Wir kaufen online ein, erledigen unsere Bankgeschäfte oder suchen über Google bequem und schnell die Informationen, die wir brauchen. Daraus wird schnell klar, dass eine erfolgreiche Internetpräsenz auch für Unternehmen ausgesprochen wichtig ist. Wenn die Zielgruppen so viel Zeit im Internet verbringen, dann sind sie auch genau dort zu erreichen. Neben den verschiedenen Social Media Kanälen spielt hier die Webseite eines Unternehmens eine zentrale Rolle. Somit ist auch für KMU Webdesign ein unumgängliches Thema.

Warum ist eine Webseite so wichtig?

Die Webseite steht im Zentrum der digitalen Kommunikation. Sie erfüllt verschiedene wichtige Rollen für ein Unternehmen und hat einige Vorteile.

  • Digitale Visitenkarte
  • Digitale Broschüre
  • Erreichbarkeit
  • Kommunikation mit Kunden

Digitale Visitenkarte

Die Webseite ist die digitale Visitenkarte eines Unternehmens. Sie ist die Möglichkeit für Unternehmen, sich zu präsentieren und zu zeigen, wer man ist und was man bietet. Die Art und Weise, wie die Webseite gestaltet ist, sagt bereits viel über ein Unternehmen aus. Die Gestaltung sollte an der Zielgruppe orientiert sein. Wer vor allem Jugendliche ansprechen möchte, wird die Seite anders gestalten, als ein Unternehmen, dass sich auf Geschäftskunden spezialisiert hat. Eine gut gemachte und erfolgreiche Internetpräsenz zeigt dies oft auf einen Blick.

Digitale Broschüre

Im Vergleich zu traditionellen gedruckten Werbematerialien kann der Link einer Webseite sehr schnell und einfach an Interessenten weitergeleitet werden. Damit kann mit einer guten Webseite auch Werbematerial und somit Druckkosten gespart werden. Im Unterschied zu einer Visitenkarte oder einem Flyer ist allerdings auf einer Webseite deutlich mehr Platz.

Auf der Webseite ist es möglich, ausführliche Informationen über ein Unternehmen zu präsentieren wie zum Beispiel die Geschichte, die Werte, Studien und noch vieles mehr. Somit kann sie auch Broschüren und aufwendige Materialien ersetzen. Der Punkt der Kosteneinsparung dürfte gerade für KMU ein interessanter Faktor sein.

Erreichbarkeit

Während ein Büro, ein Geschäft oder ein Lokal Öffnungszeiten hat, ist die Webseite immer erreichbar, unabhängig von Zeit und Ort. Interessenten oder Kunden haben stets die Möglichkeit, von ihrem Rechner oder ihrem Smartphone aus Informationen über ihr Unternehmen abzurufen.

Online Shops geben den Kunden eine größere Flexibilität, dann einzukaufen, wann es ihnen passt. Das Gleiche gilt für das Dienstleistungsunternehmen, welches die Option zur Online-Terminbuchung anbietet. Wer tagsüber auf der Arbeit nicht dazu kommt, anzurufen und einen Termin auszumachen, kann dies auch bequem abends nach der Arbeit noch nachholen. Dadurch verlieren Sie die Kunden nicht und können sogar über Nacht neue Kunden dazu gewinnen.

Kommunikation mit Kunden

Über die Webseite haben Sie die Option, wichtige Informationen mit wenig Aufwand an ein breites Publikum zu kommunizieren. Haben sich Ihre Geschäftszeiten geändert oder planen Sie eine Sonderaktion? Lassen Sie es ihre Kunden über die Webseite wissen. Desgleichen können Ihre Kunden mit Ihnen Kontakt aufnehmen oder Feedback geben. Diese Kommunikation erfolgt ebenfalls unabhängig von Zeit und Ort. Dies macht es für Kunden deutlich einfacher, die Kommunikation aufzunehmen und nimmt oft auch Hemmungen.

Merkmale einer erfolgreiche Internetpräsenz

Das wichtigste Ziel einer erfolgreichen Internetpräsenz ist, dass die Webseite von Kunden und potenziellen Kunden gefunden wird. Wer im Internet zum Beispiel über eine Google-Suche nicht zu finden ist, existiert für den User nicht. Deshalb gilt auch für KMU Webdesign, dass die Seite so gestaltet wird, dass sie über Google erscheint und möglichst weit oben angezeigt wird.

Es gibt verschiedene Faktoren, die dazu beitragen, dass eine Webseite über Suchmaschinen besser gefunden wird. Ein Schlagwort dabei ist SEO (Search Engine Optimization). Dabei geht es darum, dass die Seite sowohl technisch wie auch inhaltlich so gestaltet wird, dass sie von Suchmaschinen gefunden wird. Verschiedene Aspekte spielen dabei eine wichtige Rolle. Einer davon ist, dass eine erfolgreiche Webseite regelmäßig mit neuen und relevanten Inhalten gefüllt wird. Nur eine lebendige Webseite kann sich im schnelllebigen Internet positionieren.

Ein wichtiger Faktor bei der Gestaltung einer Webseite ist die Orientierung an der Zielgruppe. Die Seite sollte so gestaltet werden, dass sie optimal auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abgestimmt ist. Dabei gilt zunehmend der Ansatz “mobile first”, der auf der Tatsache basiert, dass die Nutzung von Smartphones zugenommen hat.

Immer mehr Nutzer rufen Webseiten über das Smartphone und nicht mehr über den Desktop-Computer auf. Dadurch verändert sich der Fokus bei der Gestaltung von Webseiten. Sie werden zunehmend für kleinere Bildschirme optimiert. Ein weiterer Schlüsselbegriff ist an der Stelle “Responsive Design”. Damit gemeint ist die Fähigkeit des dahinter liegenden Systems, Inhalte an unterschiedliche Bildschirmgrößen anzupassen, damit die Seite auf den unterschiedlichen Endgeräten gut aussieht.

KMU Webdesign

KMU Webdesign: Herausforderungen überwinden

Eine erfolgreiche Internetpräsenz fordert das entsprechende Wissen und die Ressourcen. KMU Webdesign steht oft vor der herausfordernden Frage, wie das überhaupt umgesetzt werden kann. Verschiedene Studien haben gezeigt, dass vor allem kleinere Unternehmen teilweise noch keine Webseite haben. Ein wichtiger Grund dafür scheint, dass die Ressourcen und das Wissen für eine Webseite fehlen.

Die gute Nachricht ist, dass die Zeiten, wo Webdesign Tausende von Franken kostete und ausgefeilte Programmierkenntnisse erforderte, vorbei sind. Es gibt mittlerweile eine Auswahl von verschiedenen CMS (Content Management System), die auch ohne Programmierkenntnisse verwendet werden können. Allen voran ist der Marktführer WordPress zu nennen.

Mit einem Marktanteil von 62 % ist es das mit Abstand beliebteste Werkzeug für Webdesign. Gerade für KMU Webdesign spielt WordPress eine wichtige Rolle, weil damit einfach und kostengünstig eine erfolgreiche Webseite gestaltet werden kann. Die Webseite kann ohne große Fachkenntnisse bedient werden und bietet trotzdem alle Möglichkeiten.

KMU Digitalisierung hilft bei der erfolgreichen Internetpräsenz

Da nun auch für KMU Webdesign eine so entscheidende Rolle spielt, unterstützt die Agentur KMU Digitalisierung bei dem Prozess und der Erstellung einer Internetseite. Sie brauchen dafür nur Ihre Ideen und Ziele, was Sie als Unternehmen mit Ihrer Internetpräsenz erreichen wollen. KMU Digitalisierung unterstützt Sie bei der Entwicklung eines Konzepts, der Gestaltung der Webseite und, wenn das erwünscht ist, sogar bei der Erstellung von Inhalten. Durch die Unterstützung der Spezialisten von der Agentur steht der erfolgreichen Internetpräsenz nichts mehr im Weg. Die Agentur KMU Digitalisierung ist auf die Unterstützung von KMU und ihren spezifischen Bedürfnissen spezialisiert und bietet deshalb auch kleineren Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen.

KMU Webdesign: Das sorglos Paket zur Internetpräsenz

KMU Digitalisierung bietet das sogenannte “sorglos Paket” für Webdesign an. Wie der Name bereits sagt, ist darin alles enthalten, was für eine erfolgreiche Webseite nötig ist. Dazu gehören unter anderem die Homepage, ein responsives Webdesign, das Webhosting und verschiedene Tools zur Analyse.

Das Design wird in Absprache mit den Wünschen des Unternehmens gestaltet. Verschiedene Funktionen wie Online Chat zur Kontaktaufnahme mit den Webseiten Besuchern, ein integriertes Kontaktformular oder ein Newsletter Tool mit Abonnement Funktion können ebenfalls integriert werden.

KMU Digitalisierung unterstützt Sie selbstverständlich auch bei der Optimierung für Suchmaschinen. Auf Wunsch können auch verschiedene zusätzliche Funktionen wie ein Webshop hinzugefügt werden. Die Internetseiten von KMU Digitalisierung werden mit WordPress erstellt. Die Gründe dafür wurden bereits aufgeführt: Das CMS ist einfach zu bedienen und mit zahlreichen Plugins individuell ausbaubar.

Die Schweiz ist ein Land der KMU: 95 % der Wirtschaftsunternehmen sind kleine und mittelständische Unternehmen. Sie spielen somit eine entscheidende Rolle für die Schweizer Volkswirtschaft. Die Schweiz mag ein rohstoffarmes Land sein, dafür ist sie reich an technischem Know How. In Kombination mit hohen Investitionen in Bildung und Innovation sind die Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung in der Schweiz gegeben.

Eine Studie von PwC Schweiz, Google Switzerland GmbH und digitalswitzerland zeigt auf, dass der Grad der Digitalisierung Schweiz bei KMU stark variiert. Bei größeren Unternehmen mit junger Geschäftsführung ist die Digitalisierung weiter vorangeschritten. Die Branche ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. KMU in der Telekommunikation oder Medien sind am stärksten digitalisiert.

Worum geht es bei der Digitalisierung?

Laut Meinung von Experten muss die Schweiz mehr tun, um das Wachstum und den Wohlstand nachhaltig zu sichern. Um dies zu erreichen, muss vor allem die Arbeitsproduktivität gesteigert werden. Beim Prozess der Digitalisierung ist das genau das Ziel. Digitalisierung wird auch als Industrie 4.0 oder Industrie 2025 bezeichnet. Zusammengefasst geht es darum, Innovationen aus der Informatik zu nutzen, um die Produktivität eines Unternehmens zu steigern. Im Zentrum stehen dabei die Analyse und bessere Nutzung von Daten.

So können zum Beispiel automatisierte Systeme oder Maschinen in der Produktion eingesetzt werden. Diese können auch durch eine mobile App überwacht werden, wodurch Fehler schneller gefunden und behoben werden können. Daten spielen bei der Digitalisierung auch im Marketing und in der Beziehung zu Kunden eine wichtige Rolle. Durch das Erfassen und Auswerten von verschiedenen Daten können Bedürfnisse von Kunden identifiziert und gezielter adressiert werden.

Herausforderungen für KMU bei der Digitalisierung Schweiz

Digitalisierung ist eine Frage von Ressourcen und diese sind bei KMU limitierter als bei großen Unternehmen. Der Prozess der Digitalisierung fordert finanzielle und personelle Ressourcen, was eine Herausforderung für KMU sein kann. Es kann eine große Umstellung sein, die Anpassungen und Veränderungen fordert. Seien es die Kundenbeziehungen, die interne Kommunikation, Abläufe und Prozesse oder gar die Strategie der KMU – alle sind herausgefordert, den Prozess mitzutragen und zu gestalten.

Die Umsetzung der Digitalisierung ist mit gewissen Risiken verbunden. Sie klappt am besten, wenn die gesamte Belegschaft von ihrer Notwendigkeit überzeugt werden kann und dahinter steht. Die geringe Größe einer KMU kann aber auch eine Stärke sein, da sie das Unternehmen auch agiler macht. Eine weitere Herausforderung ist insbesondere, dass oft das Know How innerhalb des Unternehmens begrenzt ist. Das Angebot von verschiedenen Möglichkeiten und Optionen der Digitalisierung kann überwältigend und abschreckend wirken.

Warum die Digitalisierung für KMU so wichtig ist

Um wettbewerbsfähig zu sein und bleiben, ist der Druck auf Unternehmen groß. Nur wer innovativ ist und kosteneffizient wirtschaftet, kann bestehen. Dieser Druck ist auf KMU besonders hoch, da sie mit begrenzten Mitteln agieren. Die Digitalisierung ermöglicht, kostengünstig die Effizienz zu steigern und dabei sogar Ressourcen einzusparen oder umverteilen. Durch digitale Lösungen können Lücken gefüllt und Prozesse optimiert werden. Daten ermöglichen es, neues Potenzial und Geschäftsmöglichkeiten zu entdecken.

Wer in Bewegung bleibt, kann so das Wachstum auf lange Sicht sichern. Das Entscheidende für KMU ist, dass es für alle eine angepasst und preiswerte Lösung gibt. Um die Vielfalt der Schweizer KMU zu erhalten, ist es wichtig, dass ihre Digitalisierung vorangetrieben wird, damit die einzelnen Unternehmen im internationalen Wettbewerb bestehen und sich behaupten können.

Digitalisierung Schweiz

Wichtige Bereiche der Digitalisierung Schweiz:

Bei der Digitalisierung gibt es mehrere zentrale Bereiche für ein Unternehmen. Dazu gehören zum Beispiel:

Marketing:

Ohne Digitalisierung stößt das Marketing heutzutage schnell an seine Grenzen. Hier geht es zum Beispiel darum, die Reaktionen von Kunden auf Anzeigen zu messen und auszuwerten. Daten helfen zu erkennen, ob man die Kunden wirklich wie erwartet erreicht und zu entdecken, wo man die Strategie anpassen sollte oder noch Potenzial für Wachstum ist.

Automation Tools wie Zoho oder Sales Force helfen, Customer Journeys aufzusetzen, sodass Newsletter automatisch an entsprechende Kundengruppen versendet werden. Gleichzeitig werden dadurch Kundendaten automatisch gespeichert, aktualisiert und verwertet. Dadurch wird die Effizienz erheblich gesteigert und zeitliche Kapazitäten beim Personal freigesetzt.

HR Management:

Mit einer Recruiting Software kann der Einstellungsprozess rationalisiert und vereinfacht werden. Damit können Sie Ihre Stellenausschreibungen gezielt platzieren, Bewerbungen managen, automatische Antwort E-Mails verschicken oder Ihre täglichen Aufgaben organisieren. Die Software hilft Ihnen dabei, sich auf dem Arbeitsmarkt optimal zu positionieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Projektmanagement:

Projektmanagement-Tools unterstützen Sie bei der Planung von Projekten. Sie helfen Ihnen Zeit, Budget und Qualität der einzelnen Aufgaben zu überwachen. Webbasierte Tools ermöglichen einen flexiblen Zugriff auf die Informationen, sodass jederzeit von überall her an den Projekten gearbeitet werden kann. Ein weiterer Vorteil ist die vereinfachte Kommunikation im Team. Aufgaben können erstellt und Mitarbeitenden zugewiesen werden. Sie helfen, den Überblick über die anstehenden Aufgaben und deren Status zu geben. Der Informationsaustausch innerhalb des Teams findet dadurch gesammelt auf einer Plattform statt und alle haben Zugriff auf die für sie relevanten Daten.

Interne Kommunikation:

Unsere tägliche Kommunikation ist bereits stark von der Digitalisierung geprägt. Wir sind uns bereits gewöhnt, je nach Art und Zweck der Kommunikation unterschiedliche Tools zu nutzen. An der Stelle können KMU ihre interne Kommunikation erheblich verbessern und effizienter gestalten. Auch hier ist es wichtig, erst herauszufinden, welche Bedürfnisse das Unternehmen hat, um anschließend das passende Werkzeug zu wählen. Wie gestaltet sich das Miteinander im Büro? Arbeiten Mitarbeitende regelmäßig remote und finden Meetings auch per Videokonferenz statt? Je nach Größe und Agilität des Teams finden sich verschiedenen passende Möglichkeiten.

KMU Digitalisierung aus der Schweiz unterstützt beim Prozess

Der Prozess der Digitalisierung bringt viele Herausforderungen mit sich. Da die Möglichkeiten schlicht unbegrenzt sind und es in KMU häufig am nötigen Wissen fehlt, hilft es, externe Experten als Unterstützung dazuzunehmen. KMU Digitalisierung ist eine Schweizer Agentur, die genau darauf spezialisiert ist. Die Agentur trägt damit zur Digitalisierung Schweizer KMU bei. Bei einem Audit wird erst einmal die Ist-Situation des Unternehmens analysiert. Anhand dieser Analyse wird aufgezeigt, wo es Handlungsbedarf gibt und wo ungenutztes Potenzial ausgeschöpft werden kann. Die Lösungsvorschläge von KMU Digitalisierung werden mit Ihrer Strategie abgeglichen und ein individueller Plan ausgearbeitet, der auf Ihre spezifische Situation abgestimmt ist.

Massgeschneiderte Lösungen für KMU

Theoretisch kann für jeden Bereich des Unternehmens, der digitalisiert werden soll, ein eigenes Tool gefunden werden. Natürlich können verschiedene Lösungen auch kombiniert werden. Dies erfordert jedoch erhebliche personelle Ressourcen, um das gesamte System am Laufen zu halten. Solch komplexe Konstruktionen bleiben aber anfällig für Komplikationen. Viele externe Schnittstellen erhöhen zudem die Kosten erheblich.

KMU Digitalisierung arbeitet deshalb mit Zoho, einem All-in-One Tool. In diesem umfassenden Tool sind 40 integrierte Anwendungen miteinander kombiniert. Je nach Bedürfnisse der KMU können nur einzelne Bereiche übernommen werden oder das Ganze sogar erweitert werden. Dadurch, dass aber alles von Anfang an darauf abgestimmt ist, zusammen zu funktionieren, können Ressourcen gespart werden. Die Anwendung ist intuitiv und erfordert nur eine Einführung. Da das System Cloud basiert ist, ermöglicht es ein flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. So klappt die Digitalisierung Schweiz erfolgreich!

Auf der Suche nach einem passenden Planungstool für Projektmanagement und Prozesssteuerung im Unternehmen stehen viele Unternehmen vor der Qual der Wahl. Welches Online Planungstool passt zum Unternehmen und ist am besten auf die Bedürfnisse von Unternehmensleitung und Mitarbeitern zugeschnitten? Welche Funktionen sollte mein Planungstool beinhalten und wie kann mir das Tool bei der Optimierung von Prozessen helfen?

Die Auswahl an Mitarbeiter Planungstools und Projektmanagement Software ist vielseitig und nicht jedes Tool erfordert die individuellen Ansprüche gleichermaßen. Dabei ist eine Software nur so gut wie ihr Nutzen für das Unternehmen. Komplexe Projekte und Prozesse, eine große Mengen an zu bewältigen Daten und die dynamische und sich schnell verändernde Wirtschaft erfordern den optimalen Einsatz von Ressourcen aller Art, und insbesondere von Software – komplexer und umfangreicher ist nicht immer auch besser.

Im Folgenden erfahren Unternehmen, was Prozessoptimierung ausmacht, wie Prozesse mithilfe des passenden Planungstools optimiert werden können, welche Vorteile der Einsatz von Planungstools im Unternehmen bringt und worauf es bei der Wahl des richtigen Planungstools ankommt.

Was ist Prozessoptimierung?

Das Ziel der Prozessoptimierung im Unternehmen besteht darin, Zeit- und Ressourcenverschwendung, unnötige Kosten, Hindernisse und Fehler zu minimieren bzw. zu verhindern, um das Ziel des Prozesses (z.B. den Verkauf eines Produktes und die Zufriedenheit des Kunden mit dem Produkt) so schnell und effizient wie möglich zu erreichen. Im Fokus stehen bei der Analyse der unternehmensinternen Prozesse zunächst solche Prozesse, die Fehler und Mängel in der Produktion verursachen können, Wartezeiten verursachen oder bei denen Aufwand und Ergebnis in keinem logischen Zusammenhang stehen.

Die Optimierung von Prozessen erfolgt in der Regel in folgenden Schritten:

  1. Identifikation & Analyse von Optimierungsbedarf
  2. Mapping und Neugestaltung von Abläufen
  3. Einführung von neuen und umgestalteten Prozessen
  4. Automatisierung der neuen Abläufe
  5. Fortlaufende Kontrolle und Analyse

Viele der Hindernisse, die der Optimierung von Prozessen im Wege stehen, hängen mit der mangelnden Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und dem Fehlen von Transparenz im Unternehmen zusammen.

Um Prozesse zu optimieren ist es wichtig zu wissen, wie der Informationsfluss in einem Projekt am effektivsten abläuft. Wenn wir nicht darauf achten, dass die Kommunikation schnell und genau ist, kann der gesamte Prozess verlängert werden, wodurch unnötige Wartezeiten entstehen. Dies wiederum wirkt sich negativ auf unsere Unternehmensleistung und im Endeffekt auf die Qualität unserer Produkte oder Dienstleistungen und die Kundenzufriedenheit aus. Aus diesem Grund gibt es Planungstools, die eine einfache, vollständige und effektive Kommunikation für das gesamte Team ermöglichen und Prozesse und Projeket abbilden.

Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Egal ob es die manuelle Aktualisierung von Datenbanken, die komplizierte Beantragung von zusätzlichen Arbeitsressourcen, zeitaufwändige Geschäftsreisen oder Aktenablagen sind – Beispiele von fehlender Prozessoptimierung, Automatisierung und Digitalisierung und ihre weitreichenden Konsequenzen für die Ressourcen des Unternehmens sind überall zu finden. Unternehmen, die clever sind, haben die Digitalisierung längst in ihre Strategie integriert und nutzen Online Planungstools, um Projekte zu managen, Mitarbeitereinsatz zu planen oder Daten zu analysieren.

Der globale, grenzüberschreitende Wettbewerb und die erhöhte Konkurrenz erfordern eine schnelle Anpassung an Trends, eine hohes Level an Agilität und eine effiziente Strukturierung und Optimierung von Prozessen. Diese gelingt durch den Einsatz von Online Planungstools in den verschiedensten Unternehmensbereichen. Hierzu gehören die Nutzung von Projektmanagement Software, ebenso wie digitale Kommunikationskanäle, Kundenmanagementsysteme (CRM), die Sozialen Medien, Sales und Marketing Tools und eine große Vielfalt an verschiedenen Planungstools für spezifische Unternehmensbereiche oder Branchen.

Durch den Einsatz von Online Planungstools werden auch kleine und mittlere Unternehmen wettbewerbsfähig. Die Integration verschiedener Werkzeuge und integrierte digitale Systeme bieten KMU die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren und Ressourcen zu schonen – ein großer Vorteil der den Unterschied zwischen Ihnen und der Konkurrenz markieren kann.

Projekte erfolgreich managen – mit dem richtigen Planungstool

Projektmanagement-Tools und Mitarbeiter Planungstools bieten eine Vielfalt an verschiedenen Funktionen. Ihr Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen Projekte von Anfang bis Ende zu verwalten – das Planungstool begleitet das Projektteam durch die verschiedenen Projektphasen und ermöglicht es, das Projekt zu strukturieren, Meilensteine und wichtig Eckdaten zu dokumentieren, Erfolge zu messen und Abhängigkeiten darzustellen.

Mitarbeitern bieten Projektmanagement Tools den Vorteil, dass Aufgaben und ihre Bedeutung für den Projekterfolg leicht zu greifen sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Ziel des Projektes und die hierzu nötigen Schritte zu jeder Zeit im Fokus stehen und alle Beteiligten informiert sind.

Online Projektmanagement Software dienen nicht nur der reinen Aufgabenverwaltung – sie beinhalten auch die Projektplanung, Budget- und Kostenmanagement, Ressourcenverwaltung, Kommunikation und Kollaboration im Team und dem Qualitätsmanagement.

Planungstool Software

Prozessoptimierung und Projektmanagement – Die richtige Software

Eine der bei KMU nicht ohne Grund beliebtesten Softwarelösung ist Zoho. Zoho Projects ist eine Online-Projektmanagement Software zum effizienten Erstellen und Verwalten von Projekten. Mit der Cloud Basierten Online-Anwendung können Projekte auf einfache Weise verwaltet werden. Die Anwendung ermöglicht das Management von Ressourcen und die Steuerung der Entwicklung mehrerer offener Projekte zugleich, es ermöglicht es, tägliche Projektberichte zu kreieren, Benutzer zu verwalten, Meilensteine zu definieren, wichtige Projektergebnisse zu verwalten und den Fortschritt eines Projektes visuell darzustellen. Die Anwendung umfasst folgende Funktionen:

  • Aufgabenverwaltung
  • Zeiterfassung
  • Projektmanagement für soziale Medien
  • Diagramme und Berichte
  • Problemverfolgung und Workflow

Zoho Projects ist leicht zu handhaben und auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten – es erfordert lediglich eine kurze Einarbeitungszeit und ist benutzerfreundlich aufgebaut.

KMU Digitalisierung – Partner für Prozessoptimierung

Bei der Auswahl und Einführung einer neuen Software sowie allgemein während der Umstrukturierung von Prozessen im Unternehmen kann die Unterstützung durch einen Digitalisierungs Experten hilfreich sein.

KMU Digitalisierung ist eine Schweizer Agentur, welche sich auf die Digitalisierung von kleinen und mittleren Unternehmen spezialisiert hat. Als Experte rund um die Themen Digitalisierung, Prozessoptimierung und den Einsatz von Software unterstützen wir KMU dabei sich zu digitalisieren. Unsere Leistungen umfassen Projektmanagement, Online Buchhaltung, Lagerbewirtschaftung, HR, Prozessoptimierung, aber auch Digitale Interaktion/Kommunikation, Online Marketing und Web Design.

Prozessoptimierung durch Projektmanagement & Planungstools

KMU, die sich rund um die Themen Online Planungstools, Mitarbeiter Planungstools und Projektmanagement Software informieren sind ihrer Konkurrenz bereits einen wichtigen Schritt voraus.

Anbieter wie Zoho Projects bieten KMU umfassende Möglichkeiten des Projektmanagement und ein, besonders für kleinere Unternehmen gut geeignetes, Planungstool zu fairen Bedingungen. Egal, auf welche Software die Wahl am Ende fällt – Unternehmen und Führungskräfte, die sich für ein Online Planungstool entscheiden und die Digitalisierung und die hiermit verbundene Prozessoptimierung als Chance begreifen, wappnen sich selbst und ihre Mitarbeiter für die Zukunft und haben besten Chancen, trotz sich verändernder Bedingungen langfristig auf dem Markt zu bestehen. Auch für Unternehmen, die digital bereits gut aufgestellt sind, lohnt sich ein Blick auf das Angebot an Projektmanagement Tools – der Markt wandelt sich derzeit rasant und in den kommenden Jahren können wir weitere interessante Softwarelösungen erwarten.

Egal ob bereits voll digitalisiert oder Neuling im Bereich der Digitalisierung – durch die Auswahl des am besten geeigneten Tools profitieren Mitarbeiter und Unternehmen nicht nur von einer besseren Verwaltung von Aufgaben und Projekten und einer effizienteren Arbeitsweise, sondern haben durch den Einsatz von Cloud nasierten Online Planungstools auch von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Software und arbeiten somit flexibler.

Die Vielfalt an digitalen Lösungen für verschiedene Unternehmensbereiche ist heutzutage groß und für Unternehmen kaum zu überblicken. Ob All-in-One Lösungen oder branchenspezifische Tools oder Spezialsoftware für verschiedene Unternehmensbereiche – insbesondere kleine und mittlere Unternehmen ohne umfangreiches technisches Wissen stehen bei der Auswahl und Einführung neuer Software vor Herausforderungen.

Die meisten KMU profitieren von Software Lösungen, die einige wesentlichen Funktionen vereinen und sich schnell effizient einsetzen lassen und setzten daher auf All-in-One Lösungen wie Zoho One. Zoho ist eine End-to-End-Software und die vollständigste Lösung von Zoho. Es verfügt über 40 miteinander integrierten Anwendungen. Mit diesen können alle Bereiche des Unternehmens mit einem einzigen Anwenderkonto verwaltet werden.

KMU, die sich zum Thema Zoho One Erfahrungen und Zoho One Review informieren wollen oder Fragen rund um das Thema Zoho One Pricing haben, finden im Folgenden eine umfangreiche Einführung.

Zoho One Pricing – Kosten im Überblick

Zoho ist eine preislich sehr wettbewerbsfähige Lösung, die das Budget von kleinen und mittleren Unternehmen schont und dennoch eine breite Vielfalt an Funktionen bietet.

Die Kosten von Zoho richten sich nach der Wahl des Preismodells:

  • $30 /Mitarbeiter/Monat jährliche Abrechnung (zzgl. Steuern, falls zutreffend) – Lizenz muss für alle Mitarbeiter erworben werden*
  • $75 /Benutzer/Monat jährliche Abrechnung (zzgl. Steuern, falls zutreffend) – Lizenz für beliebige Anzahl an Benutzern

Wichtigste Funktionen & Vorteile von Zoho One

Vertrieb & Marketing

Besonders der Vertrieb und die Marketingabteilung sind auf einen effizienten Umgang mit Informationen und eine zielgerichtete Analyse von Daten zum Kundenverhalten angewiesen. Zoho CRM ist als Tool sehr gut geeignet, um Vertriebs- und Marketing Teams zu stärken. Die Anwendung bietet die Möglichkeit, routinemäßigen Prozesse zu automatisieren, sodass Teams keine Zeit mit der Ausführung von Standard Aufgaben wie Datenverwaltung verschwenden und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Zoho CRM ermöglicht zudem die detaillierte und personalisierte Erstellung von Berichten. Durch die Integration von Zoho Social verfügen Unternehmen über eine Erweiterung, mit der sie die Wahrnehmung ihrer Marke analysieren und steuern können, die Profile ihrer Kunden erforschen und einen zusätzlichen Kanal für die Kommunikation mit potenziellen Kunden aufbauen können.

Einfaches Projektmanagement

Der Erfolg eines Projekts liegt nicht nur in der Planung, das Projekt muss auch gut ausgeführt werden. Mit dem Zoho Project-Tool werden Ballkenpläne erstellt und so ein detaillierter Überblick über die Aufgaben und die Verteilung von Aufgaben im Team ermöglicht.

Kundenservice mit Ticketverwaltungstool

Zoho Desk ist eine effiziente Lösung für den Kundenservice. Mit dem Ticketverwaltungstool können Sie Vorfälle verwalten und verschiedene Kommunikationskanäle zum Kunden erstellen, damit dieser mit Ihrem Unternehmen kommunizieren kann. Darüber hinaus hilft ZIA, die künstliche Intelligenz von Zoho, jedes Ticket zu interpretieren und zu zeigen, welche Antwort am besten geeignet ist.

Effiziente Buchhaltung mit Zoho Books

Zoho Books ist das Finanzinstrument, um den Finanzstatus des Unternehmens auf einfache und intuitive Weise zu verstehen und der Finanzabteilung die notwendigen Werkzeuge für die digitale Buchhaltung zu geben. In Zoho Books können Nutzer Kommentare hinterlassen, personalisierte Vorlagen erstellen und regelmäßige Berichte generieren. Eine detaillierte Kontrolle über die Finanzen im Unternehmen ist somit zu jedem Zeitpunkt möglich.

Arbeitszeittracking

Zoho People bietet die Möglichkeit, die von Ihren Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden digital aufzuzeichnen und Arbeitszeiten zu speichern – auch für diejenigen Arbeitnehmer, die ihren Arbeitstag außerhalb der Büros verbringen, Kundenbesuche erledigen oder aus dem Home Office arbeiten.

Benutzerdefinierte Anwendungen

Zoho erlaubt es, benutzerdefinierte Anwendungen, die in jedes der Zoho One-Tools für jede Abteilung Ihres Unternehmens integriert sind, zu erstellen. Mit Zoho Creator können Unternehmen die Daten, die von einer Anwendung zur anderen fließen, einfacher erfassen, die Arbeit ihrer Teams analysieren und sogar Events planen.

Umfangreiche Sicherheit von Daten

Die Sicherheit der Informationen eines Unternehmens ist oberste Priorität. Zoho schützt die Informationen mit Kennwortrichtlinien und IP-Einschränkungen und speichert alle Daten zentral in der Cloud, sodass diese jederzeit abgerufen werden können.

Zoho One Erfahrungen

Was schätzen Nutzer besonders an Zoho? Zoho One Erfahrungen sind umfangreich und jedes Unternehmen hat individuelle Ansprüche an ihre Software.

Die meisten Nutzer schätzen vor allem die Integration von verschiedenen Anwendungen in einem Tool, die Verknüpfung und Zentralisierung von Daten und die hieraus resultierenden Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen. Informationen lassen sich schnell finden und aufbereiten, die Software lässt sich leicht bedienen und erfordert keine umfangreiche Einarbeitung sowie detaillierte Schulungen. Dies kommt besonders kleinen und mittleren Unternehmen gelegen.

Die mobile App und die Speicherung von Daten in der Cloud ermöglichen eine Nutzung von verschiedenen Geräten sowie den Zugang von Mitarbeitern unterschiedlicher Standorte oder aus dem Home Office.

Zoho One

Digitalisierung und Prozessoptimierung

Um Digitalisierung kommen Unternehmen heutzutage nicht mehr herum. Die große Datenmengen die Unternehmen generieren, kann nur mit digitalen Werkzeugen bewerkstelligt und zum Vorteil des Unternehmens eingesetzt werden.

Die Digitalisierung ist für die Datenverarbeitung von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht, dass Informationen aller Art mit Effizienz übertragen, miteinander abgeglichen und analysiert werden. Unternehmen profitieren von den verbesserten Informationen und können fundierte Entscheidungen treffen sowie ihre Prozesse agil gestalten und optimieren.

Der Einsatz von digitalen CRM Lösungen und Cloud Diensten wie Zoho sowie die Umstellungen auf agile Prozesse und digitale Kommunikationskanäle erfordert eine Umorientierung und nicht selten auch einen kulturellen Wandel im Unternehmen. Unternehmen, die auf digitale Anwendungen und flexiblere Prozesse setzen profitieren jedoch in mehrfacher Hinsicht.

Über KMU Digitalisierung

Das Team von KMU Digitalisierung unterstützt kleine und mittelständigen Unternehmen in der Schweiz bei der Digitalisierung. Wir beraten KMU und helfen bei der Einführung von Software für Projektmanagement, Online Buchhaltung, Lagerbewirtschaftung, HR, Prozessoptimierung und der Optimierung von digitaler Interaktion und Kommunikation sowie Online Marketing und Web Design.

Unser Schwerpunkt und das Ziel unserer Dienstleistungen ist die Prozessoptimierung und die Optimierung unternehmensinterner Abläufe und Strukturen. Hierfür setzt KMU Digitalisierung besonders auf Zoho als führende All-in-One Software, bei der das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt.

Zoho One Review – ein Alleskönner

Zoho bietet Ihnen ein integriertes System, um die verschiedenen Aktivitäten Ihres Unternehmens in eine agilere und effizient strukturierte Organisation umzuwandeln. Der Einsatz von einer End-to-End-Software wie Zoho ermöglicht es, die Produktivität des gesamten Unternehmens zu erhöhen und eine bessere Ausrichtung auf den Kunden und das Kundenerlebnis zu bieten.

Unternehmen, die auf der Suche zu Informationen zu Zoho One Pricing oder Zoho One Reviews sind profitieren von professioneller Beratung durch das Team von KMU Digitalisierung. Die Umstellung auf Zoho lohnt sich – die meisten Nutzer schätzen die zentrale Verwaltungskontrolle, die einfache Handhabung und das flexible Preismodell von Zoho und ziehen Zoho anderen Anbietern vor.

Die passende Buchhaltungssoftware für ein Unternehmen auszuwählen ist gar nicht so einfach. Unternehmer in der Schweiz haben die Wahl zwischen einer Vielzahl an Anbietern von Buchhaltungssoftware mit verschiedenen Eigenschaften und Ausrichtungen. Nicht jede Buchhaltungssoftware passt zu jedem Unternehmen gleichermaßen, und nicht immer ist eine möglichst umfangreiche Anwendung mit vielen Funktionen die beste Wahl.

Worauf sollten Unternehmen in der Schweiz bei der Auswahl einer digitalen Buchhaltungssoftware achten und welche Anbieter eignen sich besonders für KMU? Dieser Artikel handelt vom Thema Buchhaltungssoftware Schweiz und bietet Unterstützung bei der Entscheidung. Im Folgenden erfahren Sie, worauf es bei der Auswahl der passenden Software ankommt, welche Anbieter wir Schweizer Unternehmen empfehlen und was eine gute Buchhaltungssoftware ausmacht.

Buchhaltungssoftware Schweiz – worauf es ankommt

Unternehmen in der Schweiz benötigen eine professionelle Buchhaltungssoftware um eine professionelle doppelte Buchhaltung führen, Kosten und Einnahmen zu kontrollieren, Mehrwertsteuer berechnen und zu verwalten, und sowohl Rechnungen als auch Finanzpläne erstellen zu können. Bei der Wahl einer passenden Software sollten sich Unternehmen professionelle Unterstützung suchen und ausführlich beraten lassen.

Buchhaltungssoftware Schweiz – Bedürfnisse und Nutzung im Fokus

Um die richtige Buchhaltungssoftware zu finden, sollten Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter im Blick haben. Große Unternehmen mit einem internationalen Kundenstamm haben andere Ansprüche an eine Buchhaltungssoftware als zum Beispiel KMU. Der Markt bietet eine Vielzahl an passenden Lösungen, einschließlich solcher, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurden.

Neben der Größe und der Struktur Ihres Unternehmens spielt auch die Branche eine Rolle bei der Auswahl. Für einige Branchen, wie zum Beispiel dem Einzelhandel oder dem Restaurantgewerbe, stehen Produkte mit branchenspezifischen Funktionen zur Verfügung. Zu Guter Letzt sollten Sie berücksichtigen, wer in Ihrem Unternehmen die Buchhaltung tätigt und welche Software zu Ihrem Team passt – dies kann je nach Größe des Teams, der Altersstruktur und den Kenntnissen der Mitarbeiter variieren.

Cloud-Anwendungen

Cloud-Anwendungen sind heutzutage Standard und bieten eine Vielzahl von Vorteilen. Sie können von jedem Ort mit einer starken Internetverbindung und von verschiedenen Geräten aus aufgerufen werden und erfordern keine Softwarelizenzen oder eigene Server, um sie auszuführen. Updates und Wartung entfallen und auch um die Sicherheit muss sich das Unternehmen in der Regel keine Gedanken machen – dies ist Ressourcen schonend und praktisch. Einige Cloud-basierte Apps lassen sich zudem in die Software integrieren. Sofern Sie keinen sehr guten Grund haben, auf eine andere Lösung zu setzen, empfiehlt sich eine Cloud basierte Buchhaltungssoftware.

Ihr Budget im Blick

Buchhaltungssoftware für Unternehmen in der Schweiz gibt es in allen Preiskategorien. Von simplen, kostenfreien Anbietern bis zu umfangreichen Softwarelösungen für große Unternehmen stehen Softwarelösungen aller Art zur Verfügung. Generell gilt, dass umso spezialisierter die Software ist, desto teurer wird sie. Hier gilt es also, Kosten und Nutzen abzuwägen. Es lohnt sich aber, vorausschauend zu handeln – haben sie nicht nur Ihre aktuellen Bedürfnisse im Blick, sondern berücksichtigen sie, wie sich das Unternehmen in den kommenden Jahren entwickeln will.

Add-On-Funktionen & Integration von Apps

Add-Ons bieten zusätzliche Funktionen, die den Arbeitsalltag Ihres Buchhaltungsteams stark erleichtern kann. Je nach Software variieren die Möglichkeiten: einige Anbieter ermöglichen es, Online-Zahlungen zu akzeptieren und die Buchhaltungssoftware in Ihre E-Commerce-Software zu integrieren. Auch eine Integration von Steuersoftware oder in Reservierungssysteme ist denkbar.

Excel vs. Digital – Vorteile von Cloud basierten Anwendungen

Der Digitalisierung zum Trotz sind viele Schweizer Unternehmen bei der Buchführung noch nicht auf dem neuesten Stand und verabschieden sich nur langsam von Excel Dateien und Co. Unternehmen, die sich erst seit kurzem mit dem Thema Buchhaltungssoftware Schweiz beschäftigen, haben in der Regel Nachholbedarf bei der Digitalisierung.

Dabei hat die Nutzung von moderner Software und insbesondere von Cloud-basierten Werkzeugen weitreichende Vorteile. Das versehentliche Löschen von Daten ist dank Cloud Lösung kein Problem mehr, zudem vermindert die Software die Fehlerquote. Sämtliche Daten werden zentral gespeichert und sind von verschiedenen Geräten jederzeit und von jedem Ort aus abrufbar und kontrollierbar.

Die gespeicherten Daten lassen sich mit wenigen Klicks analysieren und helfen dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und sein Angebot zu optimieren. Auch die Verknüpfung mit anderen Anwendungen dienst der Optimierung von Prozessen und schont die Ressourcen.

Was ist Zoho Books?

Zoho Books ist eine cloud-basierte Buchhaltungslösung, die besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist. Mit Zoho Books können Kundendaten aus dem Zoho CRM und Informationen aus dem Zoho Projektmanagement in Rechnungen umgewandelt und verbucht werden.

Zoho umfasst eine Vielzahl an Funktionen:

  • Kontaktverwaltung
  • Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
  • Dokumentation von Ausgaben
  • Dokumentation von Verkäufen und Bestellungen
  • Projektzeiterfassung
  • Bestandsverwaltung
  • Automatische Bank Feeds
  • Kundenportal
  • Verwaltung von Online-Zahlungen
  • Rechnungsvorlagen
  • Analysebericht.

Unternehmen können wiederholende Aktivitäten wie Abrechnung, Zahlungserinnerungen, automatische Buchung und Zahlung automatisieren und somit Zeit sparen.

Digitalisierung und Prozessoptimierung

Die Nutzung von digitaler Buchhaltungssoftware ist seit langem Standard, dennoch tun sich viele Unternehmen bei der kompletten Digitalisierung ihrer Prozesse schwer – besonders bei KMU besteht weiterhin ein Bedarf an Digitalisierung und Unterstützung beim Einsatz und der optimalen Integration verschiedener tools.

Die große Menge an Daten mit denen Unternehmen umgehen, der internationale Wettbewerb und die fortschreitende Digitalisierung, erfordern eine Integration verschiedener Anwendungen und bieten die Möglichkeit, Prozesse zu verschlanken und die Ressourcen von KMU zu schonen.

KMU Digitalisierung – Experte für Digitales

KMU Digitalisierung ist eine Schweizer Agentur, welche kleinen und mittelständigen Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützt, berät und begleitet. Hierzu gehören zum Beispiel Dienstleistungen rund um die Themen Projektmanagement, Lagerbewirtschaftung, HR, Prozessoptimierung und digitale Interaktion und Kommunikation. Einer unserer Schwerpunkte ist der Einsatz von digitaler Buchhaltungssoftware für Unternehmen in der Schweiz.

Unser Fokus liegt dabei stets in der Prozessoptimierung und dem Einsatz von digitalen Werkzeugen mit dem Ziel, KMU bei der Digitalisierung zu unterstützen. Wir setzen besonders auf den Einsatz von Zoho als All-in-One Software, sowie Lösungen für einzelne Services, wie zum Beispiel Zoho Books.

Zoho Books in der Praxis

Unternehmen, die sich zum Thema Buchhaltungssoftware Schweiz informieren und für eine Software entscheiden wollen, haben die Wahl zwischen einer Vielzahl an Anbietern. Professionelle Beratung und Unterstützung bei der Einführung zahlt sich langfristig aus.

Zoho Books ist eine Lösung, die sich besonders für kleine Unternehmen anbietet. Zoho Nutzer schätzen vor allem, dass die Software leicht zu bedienen und schnell zu erlernen ist, grafische Darstellungen ermöglicht und viel Flexibilität bietet. Die Bedienung von Zoho Books ist intuitiv und erfordert wenig Training.

Unternehmen schätzen den im Vergleich zu anderen Anbietern günstigen Preis und den geringen Aufwand bei der Einführung der Software, sowie die große Auswahl an Standardfunktionen. Da die Software cloudbasiert ist, erfordert sie keine Wartung oder aufwendige Installation. Unternehmen die auf Zoho als Anbieter für ihr Kundenmanagement setzen, können die verschiedenen Anwendungen leicht verknüpfen.

Der Einsatz eines umfangreichen und vielfach integrierbarem Kundenmanagementsystems (CRM) ist heutzutage ein Grundpfeiler effizienter und kundenorientierter Unternehmen. Es ermöglicht die Integration von Informationen zu Kunden und Prozessen, verknüpft Daten verschiedener Kanäle und erlaubt die zielgerichtete Kommunikationen zwischen Unternehmen und Kunde.

Die Konkurrenz unter den bestehenden Anbietern ist groß, und die Wahl eines passenden Systems daher nicht einfach. Eines der umfassendsten und effizientesten CRM, das Zoho CRM, stellen wir im Folgenden vor.

Was ist Zoho CRM?

Zoho CRM ist eine der weltweit führenden Softwares für Kundenbeziehungsmanagement und verfügt über eine Vielzahl an Funktionen in den Bereichen Sales, Marketing und Vertrieb.

Das System ermöglicht es Vertriebsteams aber auch dem Marketing sowie der Unternehmensleitung, Kundendaten, Prozesse, Kommunikation und viele weitere Bereiche zentrale zu verwalten und miteinander zu verknüpfen. Informationen aller Art werden auf dieses Weise bestmöglich genutzt und weiterverarbeitet.

Einrichtung & Funktionen

Das Zoho System umfasst nicht nur klassische Funktionen des Kundenmanagements, sondern beinhaltet eine umfangreiche Palette an Anwendungen und Einsatzbereiten. Folgende Funktionen stehen Unternehmen zur Verfügung:

  • Vertriebsmanagement – Speicherung und Auswertung von Leads
  • Prozessmanagement und Analyse
  • Kundenkommunikation durch Multikanal Kommunikation
  • Datenanalyse
  • Sales Enablement
  • Leistungsverwaltung
  • Umsatzprognosen
  • Anpassung an individuelle Bedürfnisse
  • Marketing Automatisierung
  • Team Kommunikation & Aufgabenverwaltung
  • Nutzung der Mobile App
  • Umfangreiche Sicherheitsoptionen
  • Entwicklungsplattform – Personalisierung der Plattform

Vorteile im Überblick

Im Folgenden erfahren Sie, welche Hauptvorteile die Verwendung der Plattform zur Verwaltung der Beziehung Ihres Unternehmens zu Kunden und Geschäftskontakten bietet:

24 Stunden Support

Zoho CRM verfügt über einen 24-Stunden Support-Service welcher Kunden von Montag bis Freitag rund um die Uhr bei der Lösung von Problemen zur Seite steht.

Flexible Abos & Personalisierung

Zoho CRM wird als Abonnement genutzt und bietet verschiedene Abo Versionen, je nach dem, welche Funktionen das Unternehmen benötigt und wie vielseitig das System eingesetzt werden soll. Jeder Plan erfüllt einen bestimmten Bedarf, dies bietet den Vorteil, dass Unternehmen nur für die Services zahlen, die sie tatsächlich nutzen. Die Software erlaubt außerdem eine umfangreiche Personalisierung und passt sich auf vielfache Art und Weise an das Unternehmen und seine Dynamik an.

Vielfalt an Funktionen

Die Anzahl an zur Verfügung stehenden Funktionen ist umfangreich und umfasst eine weite Bandbreite an Optionen – von der Registrierung von Leads, der Auswertung von Kundendaten bis hin zur Kommunikation mit Kunden bietete Zoho eine All-In-One Lösung, die alle relevanten Bereiche des Sales Prozesses umfasst. Funktionen wie die Kontoverwaltung, Lead Management, die Erstellung von Verkaufsprognosen, Messung der Produktivität, Dokumentenverwaltung oder erweiterte E-Mail-Funktionen und das Social CRM – für jede dieser genannten Gruppen stehen eine Vielzahl von Ressourcen zur Verfügung.

Datenspeicherung & Analyse

Der Vorteil der Integration verschiedener Funktionen wird besonders im Zusammenhang der Datenspeicherung und Analyse sichtbar. B2B oder B2C Kunden bewegen sich in verschiedenen Kanälen wie den sozialen Medien, E-Mail, Telefon, Internet oder auf Veranstaltungen und nutzen die verschiedenen Kanäle, um zu interagieren. Zoho kombiniert die Daten welche aus der Interaktionen in verschiedenen Quellen wie Ihrer Website, bei Telefonkonferenzen und in den sozialen Medien entstehen und ermöglicht es, Daten die ansonsten nicht verknüpft wären, zu zentrieren. Das Kundenverhalten kann auf diese Weise noch zielgerichtet analysiert werden, dies wiederum kann der Verbesserung der Kundenkommunikation und der Marketingaktivitäten dienen.

Anwendung im Marketing

Mit Zoho CRM können Unternehmen eine Kundensegmentierung vornehmen und Marketing Kampagnen strategisch planen und ausführen. Die Anwendung ermöglicht das Versenden von leistungsfähigen, personalisierten E-Mails, die Einrichtung von Kundenumfragen und bietet die Möglichkeit, ein Webinar zu hosten. Ausgaben für spezifische GoogleAds Kampagnen können registriert und bestimmten Kundengruppen zugeordnet werden, zudem verfügt die Anwendung über verschiedene Funktionen im Bereich Eventmanagement.

Automatisierung von Prozessen

Das System verfügt über die Möglichkeit der Automatisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Hierzu gehören beispielsweise das automatische Versenden von E-Mails an Kunden oder die Zuweisung von Kunden an bestimmte Mitarbeiter.

Informationen in Echtzeit

Als modernes CRM ist Zoho von jedem Ort aus und jederzeit nutzbar. Die Informationen des Systems werden zentral in der Cloud gespeichert, sodass Mitarbeiter jederzeit und von überall auf diese zugreifen können. Die Anwendung verfolgt außerdem über ein Opportunity-Tracking-Tool.

Integration von Apps & Tools

Die Integration in externe Anwendungen und Plattformen ist heutzutage unabdingbar. Das CRM kann mit anderen Anwendungen wie den Google-Anwendungen, MailChimp, LinkedIn, Sales Navigator und vielen weiteren Apps verknüpft werden. Sollte das Unternehmen eine Verknüpfung mit zusätzlichen Anwendungen wünschen, stehen den Entwicklern Informationen zur manuellen Verbindung von Zoho und anderen kleineren Systemen bereit.

Mobile Nutzung

Zoho setzt auf Mobilität und Synchronisierung – die Anwendung kann über die App mobil genutzt werden und Daten werden problemlos synchronisiert. Kontaktkarten können digital gespeichert und Online- und Offline-Kontakte auf diese Weise einfach vereint werden.

Zoho CRM

Digitalisierung und Prozessoptimierung

Die fortschreitende Digitalisierung und der globale, grenzüberschreitende Wettbewerb erfordern eine schnelle Anpassung an weltweite Trends, hohe Agilität und eine effiziente Strukturierung von Prozessen.

Mithilfe von einer zeitgesteuerten Prozessoptimierung werden auch kleine und mittlere Unternehmen wettbewerbsfähig und können ihren lokalen Vorteil und ihre Erfahrung für sich nutzen. Die Integration verschiedener Werkzeuge und integrierte digitale Systeme bieten KMU die Möglichkeit, ihre Prozesse zu verschlanken, Ressourcen zu schonen und eine effizientere Analyse von Informationen zum eigenen Vorteil einzusetzen.

Für KMU lohnt sich der Einsatz von digitalen Systemen, die sich gut an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter anpassen, leicht zu handhaben sind und deren Einsatz sichtbaren Mehrwert schafft und den Arbeitsalltag erleichtern.

Über KMU Digitalisierung

KMU Digitalisierung unterstützt kleine und mittelständige Unternehmen bei der Digitalisierung. Dienstleistungen wie digitales Projektmanagement, Online Buchhaltung, Lagerbewirtschaftung, HR und Prozessoptimierung gehören ebenso zu unserem Angebot wie Services rund um die digitale Interaktion und Kommunikation.

Ziel des Angebotes ist es, unseren Kunden bei der Prozessoptimierung und Umstrukturierung zu helfen und bezüglich des Einsatzes von digitalen Werkzeugen zu beraten. Bei der Einführung von Plattformen wie dem CRM von Zoho unterstützen wir Unternehmen je nach Bedarf.

Effizient und zielgerichtetes Kundenmanagement als Erfolgsfaktor

Um den Einsatz eines digitalen Kundenmanagementsystems kommen Unternehmen die bestehen wollen heute nicht mehr drum herum.

Ein Kundenmanagement System erleichtert Teams die tägliche Arbeit und hilft dabei, Abläufe im Unternehmen zu optimieren und Strukturen zu schaffen. Eine effizientere Organisation und die Optimierung von Prozessen sind nur einige der vielen Vorteile beim Einsatz eines solchen Systems. Darüber Hinaus dient das System der Datenanalyse und unterstützt das Unternehmen beim Setzen von Prioritäten und verbessert die Kommunikation mit Kunden und Partnern.

Als modernes CRM ist Zoho ein besonders vielseitiges und agiles System welches sich besonders durch seine Eignung für kleinere und mittlere Unternehmen auszeichnet. Unternehmen, die Erfahrungen mit Zoho CRM gesammelt haben, bewerten besonders die leichte Handhabung und die geschickte Verknüpfung von Daten als positiv. Das CRM passt sich zudem an die Bedürfnisse des Unternehmens an, ist leicht zu erlernen und zu bedienen und schont, verglichen mit anderen Systemen, das Budget. Sales, Marketing, Vertrieb und das Management profitieren vom Einsatz des Systems gleichermaßen und können das System gezielt als Wachstums Instrument einsetzen.

Unternehmen im digitalen Zeitalter setzen heutzutage vermehrt auf den Einsatz von digitalen Werkzeugen und die Integration von verschiedenen Funktionen mit dem Zweck, Ressourcen zu sparen und eine positive Kundenerfahrung zu erzeugen.

Erhöhte Agilität, ein verbesserter Kundenservice und zielgerichtete Marketingmaßnahmen sowie eine genauere Datenanalyse – Gründe für den Einsatz von Technologien, welche die Kundenkommunikation und das Marketing verbessern, gibt es viele. Genau hier kommt Social CRM, also die Integration von sozialen Netzwerken in traditionelle Kundenmanagement – Systeme ins Spiel.

Was genau Social CRM ist und wie es sich von traditionellen Kundenmanagement-Systemen unterscheidet, wie es funktioniert und inwieweit Unternehmen vom Einsatz eines solchen Systems in Kundenservice, Vertrieb, Marketing profitieren, erfahren Sie im Folgenden.

Was ist Social CRM?

Der Begriff Social CRM beschreibt die Integration von sozialen Netzwerken in gängige CRM-Plattformen (Customer Relationship Management Systeme). Hierbei beinhaltet das CRM System ein zusätzliches Element, welches es den Kunden ermöglicht durch Netzwerke wie Twitter, Facebook oder Instagram mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.

Kunden können auf diese Weise über ihre bevorzugten Kanäle mit den Unternehmen interagieren. Zudem erlaubt der Einsatz von sozialen Netzwerken einen Austausch zwischen Kunden – es entsteht also eine weitere Komponente, bei der Kunden oder Nutzer sich gegenseitig beraten, helfen oder über ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung diskutieren.

Wie funktioniert Social CRM?

Wird Social CRM verwendet, entsteht ein neuer Kommunikationskanal zwischen Unternehmen und Kunden. Kunden wählen einen Kanal ihrer Wahl für die Kommunikation – sei es per Telefon, SMS, Chat, E-Mail oder über soziale Netzwerke (z. B. Facebook oder Twitter), dieser wiederum ist systematisch in ein Kundenmanagement System eingebettet. In der Praxis ist es möglich, jeden Kommunikationskanal wie zum Beispiel eine Facebook Unternehmensseite oder einen Chat auf der Unternehmensseite zu integrieren.

Die Verknüpfung von CRM und sozialen Netzwerken erlaubt die Kommunikation mit Kunden in Echtzeit und genau dort, wo der Kunden in der Regel bereits viel Zeit verbringt – in den verschiedenen sozialen Netzwerken. Die Interaktion zwischen Kunde und Unternehmen findet also genau dort statt, wo der Kunde bereits “zu Hause” ist und viele Stunden seiner freien Zeit aus freien Stücken verbringt – sei es, um sich zu informieren, online einzukaufen oder sich mit Freunden und Familie auszutauschen.

Die Integration ermöglicht es dem Unternehmen zudem, die Einstellung von Kunden zu ihrem Unternehmen, ihrer Marke und spezifischen Produkten oder Dienstleistungen zu ermitteln und gezielt auszuwerten. Zudem befähigt es Unternehmen, Informationen zu ihren Produkten zeitnah mit ihren Kunden und einem breiten Publikum zu teilen.

Die gesammelten Daten, welche durch die Interaktion zwischen Kunden, dem Unternehmen und den in den sozialen Netzwerken geteilten Inhalten entstehen werden in Form von Cookies, Traffic und Statistiken gesammelt. Das Unternehmen erhält also eine große Menge an Informationen zum Verhalten seiner aktuellen und potenziellen Kunden und kann im Detail nachvollziehen, welche Inhalte die Kunden besonders ansprechen, wie viel Zeit sie sich mit den Inhalten beschäftigen und welche Inhalte welches Verhalten hervorrufen. Sie erfahren außerdem, welche Kunden die Webseite oder spezifische Inhalte mehrfach aufrufen und wie viele Kunden als Konsequenz auf einen Tweet ein Produkt in ihrem Onlineshop anschauen oder direkt kaufen.

Durch strategische Auswertung werden diese Informationen in wertvolle Analysen konvertiert und verschiedenen Abteilungen wie Kundenservice, die Marketing- und Vertriebsabteilung zur Verfügung gestellt.

Social CRM

Vorteile- & Nachteile der Integration im Überblick

Das System verbindet verschiedene Elemente der Kommunikation und des Kundenmanagements. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Verbesserte Kundenkommunikation: Die Kommunikation zwischen Kunde und Unternehmen ist zeitnah und agil. Statt via E-Mail, Telefon oder Chatbot werden Kundenanliegen direkt in den sozialen Medien aufgegriffen.
  • Vereinfachte und ganzheitliche Auswertung von Daten: Das Kundenverhalten und die in den sozialen Netzwerken gesammelten Daten fließen in die Auswertung der unternehmensinterne Datenanalyse ein und helfen dem Unternehmen auf diese Weise, genauere Rückschlüsse zu ziehen.
  • Reichweite: Das Unternehmen erreicht bestehende und potenzielle Kunden durch gezielte Werbung in den sozialen Medien, potenzielle Kunden lernen von bestehenden Kunden über das Produkt.
  • Positionierung der Marke: Soziale Medien sind Teil unserer Realität, sie sind hochgradig interaktiv und ermöglichen eine Kommunikation 1:1 sowie zwischen Nutzern bzw. Kunden. Kunden erhalten so einen authentischen Eindruck vom Unternehmen und seinen Produkten.
  • Kundenzufriedenheit: Der verbesserte Kundenkontakt, die Verringerung von Wartezeiten und die effizientere Auswertung von Daten verbessern die Kundenzufriedenheit und binden die Kunden ans Unternehmen.

Die Verknüpfung von traditionellem Kundenmanagement und sozialen Medien bietet Unternehmen wesentliche Vorteile, bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich:

  • Zeitnaher Support: Die sozialen Medien sind schnelllebig und permanente Kommunikation erfordert ein ständiges Beobachten sowie zeitnahe Reaktion auf Kundennachrichten und Kommentare. Unternehmen sind gut beraten, bei der Betreuung ihrer sozialen Netzwerke auf professionelle Betreuung durch Agenturen oder Community Manager zu setzen, um Reaktionszeiten zu verringern und auf alle Kundenanfragen eingehen zu können.
  • Spam & Anonymität: Unternehmen sollten gewappnet sein um auf irrelevante Kommentare, anonyme schlechte Bewertungen und Spam Posts eingehen zu können.

Digitalisierung und Prozessoptimierung

Im Rahmen von Digitalisierung und Prozessoptimierung sind Unternehmen gut beraten, auf die Integration von verschiedenen Elementen zu setzen und die Verknüpfung von sozialen Medien und Kundenmanagement in Form von Social CRM zu favorisieren. Im Kontext von internationalem Wettbewerb, Globalisierung und Digitalisierung bietet die Integration verschiedener Werkzeuge die Möglichkeit, Prozesse zu verschlanken, Ressourcen zu schonen und eine effizientere Analyse von Informationen zum eigenen Vorteil einzusetzen.

Während die Wahl verschiedener Werkzeuge von Unternehmen zu Unternehmen variiert und von verschiedenen Faktoren wie der Branche, den Produkten und der Unternehmenskultur abhängt, ist die Digitalisierung und die Optimierung von Prozessen ein Muss und unabdingbar. Die Umstellungen auf agilere Prozesse und digitale Kommunikationskanäle sowie deren Verknüpfung erfordert besonders für Unternehmen in traditionellen Branchen ein wenig Geduld und Training, zahlt sich aber langfristig aus.

Über KMU Digitalisierung

KMU Digitalisierung ist eine Schweizer Agentur welche kleinen und mittelständigen Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützt, berät und begleitet. Hierzu gehören zum Beispiel Dienstleistungen rund um die Themen Projektmanagement, Online Buchhaltung, Lagerbewirtschaftung, HR, Prozessoptimierung sowie digitale Interaktion und Kommunikation.

Unser Schwerpunkt liegt hierbei auf der Prozessoptimierung und dem Einsatz von digitalen Werkzeugen. Wir setzen besonders auf den Einsatz von Zoho als All-in-One Software sowie Lösung für einzelne Services.

Erhöhte Effizienz und verbesserter Service

Eine genaue und umfassendere Auswertung von Daten, ein verbesserter und zeitnaher Kundenservice sowie gezielteres Marketing – der Einsatz von Social CRM lohnt sich auf mehreren Ebenen und ermöglicht es Unternehmen, agiler zu handeln und sich besser an die gestiegenen Ansprüche ihrer Kunden anzupassen.

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen sehen sich einer ständig wachsenden internationalen Konkurrenz ausgesetzt: der immer beliebter werdende Onlinehandel, weltweite Warensendungen und der Kampf gegen einflussreiche Konzerne und ihre günstigen Preise erfordern es, sich strategisch zu positionieren, zu digitalisieren und Ressourcen optimal einzusetzen, um auch in Zukunft noch erfolgreich zu sein und neue Kunden zu gewinnen. Die meist preisgünstigen Kundenmanagement Systeme lohnen sich in vielfacher Hinsicht und helfen Unternehmen fit für die Zukunft zu werden.

Unternehmen, die ihren Kundenservice auf ein neues Level heben wollen und eine Verbesserung der Kundenerfahrung anstreben, profitieren von der Umstellungen auf Social CRM und werden ihrer bestehenden Kundschaft sowie potenziellen Neukunden langfristig besser gerecht.

Digitalisierung, also die Automatisierung von Geschäftsabläufen sowie die Umstellung auf digitale Technologien im Unternehmen, ist in der heutigen Arbeitswelt unabdingbar und eine Grundvoraussetzung, um langfristig im Wettbewerb bestehen zu können. Die Verbesserung der Produktivität und des Kundenerlebnisses in der Interaktion mit dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern sind zwei der wesentlichsten Vorteile der Digitalisierung. Genau hier setzt Service Blueprint an und bietet ein Konzept zur Optimierung eben dieses Erlebnisses anhand einer Service-Landkarte.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Service Blueprint ist, wie Sie Ihr Unternehmen und Ihre Produkte und Dienstleistungen anhand des Konzeptes analysieren und kundenorientiert gestalten und welche Vorteile der Einsatz von Service Blueprint Ihrem Unternehmen bieten kann.

Was ist Service Blueprint?

Das Konzept Service Blueprint ist eine auf Dienstleistungen ausgelegte Methode, welche der Analyse, Visualisierung und Optimierung von Dienstleistungsprozessen im Unternehmen dient und die ursprünglich im Kontext von Service-Design verwendet.

Ihr Ziel ist es, die Effizienz im Unternehmen zu verbessern, indem es den Service Delivery-Prozess aus Sicht des Kunden beschreibt und Optimierungsbedarf erkennt oder die kundenorientierte Gestaltungen von neuen Prozessen ermöglicht. Hierbei handelt es sich um ein Prozessdiagramm welches Anweisungen für die Kommunikation und Interaktion zwischen Kunden, Mitarbeitern und Kontaktstellen beinhaltet.

Das Modell wurde erstmals 1984 von G. Lynn Shostack in der Harvard Business Review diskutiert. Da ursprünglich Zeichnungen von Gebäuden zur Visualisierung der Prozesse und zur Darstellung der Kundenaktivitäten verwendet wurden, wurde der Begriff Blueprint gewählt. Heute dient das Modell nicht mehr nur der Visualisierung sondern der Neu- und Umstrukturierung von Prozessen.

Service Blueprint – Praxisbeispiele und Nutzen

Service Blueprint ist ganzheitlich und nachhaltig und basiert darauf, Prozesse zu beschreiben, zu visualisieren und mögliche Störfaktoren und Hindernisse wie zum Beispiel wenig effiziente Kommunikation oder lange Wartezeiten zu beseitigen. Faktoren wie ein wenig benutzerfreundliches Webseiten Design, lange Wartezeiten im Kundenservice, unklare Bedienungsanleitungen oder wenig effizientes Marketing gehören mit Service Blueprint der Vergangenheit an.

Der Kunde und seine Erfahrung im Kontakt mit dem Unternehmen sind der Mittelpunkt beim Service Blueprint. Sollte das Unternehmen seine Schwachstellen also nicht genau kennen oder über sogenannte blinde Flecke verfügen, ist es an der Zeit, die Kunden einzubinden und strategisch zu ihrer Kundenerfahrung zu befragen. Ziel hierbei ist es, den Kunden und seine Bedürfnisse kennenzulernen und zu verstehen. Nur ein Unternehmen, welches seine Kunden versteht, kann seine Prozesse optimal auf seine Kundschaft anpassen. Je nach Branche und Unternehmen eignen sich verschiedenen Methoden wie Kundenumfragen und die Konzeption von personas, um die Kundschaft kennenzulernen und gezielt zu segmentieren.

In der Praxis kann Service Blueprint, je nach Branche und Produkt, ganz unterschiedliche Auswirkungen haben und den Einsatz von Elementen beeinflussen: hierzu gehört zum Beispiel der optimale Einsatz eines Chatbots oder einer Telefonanlage, Wegweiser bei einer Großveranstaltung oder kundenorientiertes E-Mail-Marketing. Wichtig ist, dass im Rahmen von Service Blueprint stets kundenorientiert agiert wird und alle Abläufe betrachtet werden – egal, ob diese Prozesse für den Kunden sichtbar sind oder nicht.

Eine schlechte Informationslage, veraltete Strukturen oder besonders komplexe Prozesse sowie Ressourcenmanagement sind die großen Herausforderungen, die Unternehmen bei der Einführung von Service Blueprint überwinden müssen.

Service Blueprint im Einsatz

Ein wesentliches Element des Service Blueprints ist die grafische und chronologische Darstellung der existierenden Prozessschritte und ihre Nähe zum Kunden auf Basis von fünf horizontale Linien:

  1. Sichtbarkeitslinie: Diese Linie trennt die Aktivitäten, welche für den Kunden sichtbar sind von denen, die sich im Hintergrund abspielen. Die oberhalb der Linie abgebildeten Aktivitäten sind für den Kunden sichtbar.
  2. Externe Interaktionslinie: Der sichtbare Bereich lässt sich zudem in zwei Bereich unterteilen: oberhalb befindet sich der Bereich, in dem der Kunde selbst aktiv handelt, unterhalb der Linie werden Aktivitäten gelistet, die für den Kunden zwar sichtbar sind, an denen er jedoch nicht beteiligt ist.
  3. Interne Interaktionslinie: Diese Linie trennt die Aktivitäten der zuständigen Serviceabteilung vom Geschehen in anderer Fachabteilungen.
  4. Vorplanungslinie: Die Vorplanungslinie grenzt Aktivitäten die direkt dem Kunden zugeordnet werden können von allgemeinen und vorbereitenden bzw. kundenunabhängigen Aktivitäten und Prozessen ab.
  5. Implementierungslinie: Unterhalb der Implementierungslinie werden alle allgeminen Managementaktivitäten beschrieben.

Im nächsten Schritt wird analysiert, an welchen Stellen Kontakt zwischen den verschiedenen Akteuren besteht, wie dieser stattfindet und wo eventuelle Schwachstellen liegen. Um den Blueprint dem Unternehmen anzupassen und Interaktionen abzubilden, können Elemente wie Pfeile, Symbole, zeitliche Angaben oder Zahlen verwendet werden.

Service Blueprint

Digitalisierung und Prozessoptimierung

Während wir vor einigen Jahrzehnten noch hauptsächlich auf die Produktion von Waren spezialisiert waren, ist es heute in Zeiten von internationalem Wettbewerb, Globalisierung und weltweitem Warenverkehr mit Abstand der Dienstleistungssektor, der welcher unsere Wirtschaftsleistung beeinflusst.

Im Rahmen von technologischem Wandel ist ein Fokus auf die Digitalisierung und die Optimierung von Prozessen ein Muss und unabdingbar. Der Einsatz von CRM Lösungen, Cloud Diensten, die Umstellungen auf agile Prozesse und digitale Kommunikationskanäle erfordert besonders für Unternehmen in traditionellen Branchen ein wenig Geduld und Training, dafür zahlt es sich spätestens nach einem Jahr aus und macht besonders kleine und mittelständische Unternehmen fit für die Zukunft.

Unternehmen, die auf Digitalisierung setzen, erhöhen ihre Produktivität und sind in der Lage, die Kundenerfahrung nachhaltig zu analysieren und zu optimieren.

Über KMU Digitalisierung

KMU Digitalisierung ist eine schweizer Agentur, die kleinen und mittelständigen Unternehmen dabei hilft sich zu digitalisieren und so ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. KMU Digitalisierung unterstützt Kunden beim digitalen Projektmanagement, Online Buchhaltung, Lagerbewirtschaftung, HR, Prozessoptimierung und der Optimierung von digitaler Interaktion und Kommunikation sowie Online Marketing und Web Design.

Der Fokus liegt hierbei auf der Prozessoptimierung und der Optimierung unternehmensinterner Abläufe und Strukturen. Hierfür setzt KMU Digitalisierung vor allem auf Zoho als führende All-in-One Software.

Zusammenfassung

Service Blueprint ermöglicht es, agil auf die Kunden und ihre Bedürfnisse einzugehen und die Kundenerfahrung in den Mittelpunkt der Unternehmensaktivität zu stellen sowie Unternehmensstrukturen dementsprechend anzupassen. Hierzu ist eine Umsetzung auf allen Unternehmensebenen und eine Integration aller Akteure nötig.

Mängel in den unternehmensinternen Abläufen und Produkten gilt es entgegenzutreten und Umstrukturierung zugunsten der Gesamterfahrung des Kunden durchzuführen. Die Einführung von Service Blueprint als Instrument der Prozessoptimierung erfordert den Einsatz von Ressourcen und kann, besonders in komplexen Strukturen, einen wesentlichen Aufwand bedeuten. Das sich dieser lohnt macht sich vor allem in der verbesserten Kundenerfahrung und langfristig in der Entschlackung von Prozessen bemerkbar.

Mittlerweile gibt es eine ziemlich große Auswahl an CRM Software für Kleinunternehmen auf dem Markt, weshalb es schwer werden kann, sich für die richtige zu entscheiden. In diesem Artikel schauen wir uns die beliebtesten Programme an und fassen diese kurz zusammen.

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