Die Globalisierung stellt selbst erfolgreiche Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen. Heutzutage kann es unglaublich wichtig sein, sich stets an neuesten Standards, Prozessen und Strukturen zu orientieren, um auch in Zukunft nicht zurückzufallen. Eine besonders beliebte Methode ist dabei das Benchmarking, bei dem ein Unternehmen sich oft mit seinen besten Konkurrenten vergleicht. Daraus kann es wertvolle Erkenntnisse gewinnen und womöglich eigene Optimierungsmassnahmen ableiten.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, was Benchmarking ist und welche Vorteile es Ihnen bieten kann. Mithilfe dieses Verfahrens schaffen Sie es trotz starker Konkurrenz, weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben und sich erfolgreich am Markt zu behaupten.

Was bedeutet Benchmarking und was sind die Ziele?

Benchmarking bezieht sich nach seiner Definition darauf, sich an anderen Unternehmen zu messen, die oftmals auch als direkte Konkurrenten auftreten. Das übergreifende Ziel ist es, wichtige Erkenntnisse zu gewinnen und daraus sogenannte „Best Practices“ abzuleiten, um so das eigene Unternehmen optimieren zu können. Es geht im Wesentlichen also darum, von den Besten zu lernen und dadurch langfristig die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Während Benchmarking einen strukturierten Prozess bezeichnet, bezieht sich der Begriff Benchmark lediglich auf einen Standard, an dem etwas gemessen wird. Es sind also die eigentlichen Werte wie Preisgestaltung, Herstellungskosten oder Produktbekanntheit, die als Vergleichswert zur Messung dienen. Ferner gibt es noch weitere wichtige Benchmarking-Kennzahlen, die je nach Branche von unterschiedlicher Bedeutung sein können.

Welche Phasen beinhaltet der Benchmarking-Prozess?

Der Prozess setzt sich aus insgesamt vier Phasen zusammen, um am Ende wichtige Erkenntnisse für das eigene Unternehmen zu erhalten. Dank eines strukturierten Vorgehens sind die Erfolgschancen weitaus höher – so wie es bei vielen anderen Unternehmensprozessen ebenso der Fall ist.

1. Objekt auswählen: Als Erstes gilt es, den Bereich oder das konkrete Produkt zu identifizieren, das verbessert werden soll. Dabei kann es sinnvoll sein, sich auf Teilbereiche zu konzentrieren, weil ein Vergleich des ganzen Unternehmens oftmals schlichtweg keine konkreten Ergebnisse liefert.
2. Partner identifizieren: Ist der konkrete Bereich zur Verbesserung erkannt, folgt als Nächstes die Identifikation der passenden Partner zum direkten Vergleich. Oftmals handelt es sich um erfolgreiche und marktführende Wettbewerber, die nach verschiedenen Kriterien bestimmt werden können.
3. Benchmarking-Analyse: Im dritten Schritt erfolgt der eigentliche Vergleich. Es geht im Wesentlichen darum, Diskrepanzen zu ermitteln und Verbesserungsvorschläge herauszuarbeiten, um mögliche Lücken zur Konkurrenz erfolgreich zu schliessen.
4. Ergebnisse umsetzen: Die letzte Phase ist die Umsetzung der zuvor ermittelten Optimierungspotenziale. Neue empfohlene Vorgehensweisen dienen letztlich dazu, einen Bereich oder Prozess, ein Produkt oder eine Abteilung zu verbessern.

Welche Arten gibt es?

Es gibt verschiedene Benchmarking-Arten, die sich je nach Anwendungsbereich und Branche für den jeweiligen Einsatzzweck anbieten können.

Externes Benchmarking

Dies ist wohl die bekannteste Art, bei der sich ein Unternehmen mit erfolgreichen Konkurrenten aus derselben Branche vergleicht. Der Hintergrund: Oftmals teilen Wettbewerber dieselben Probleme, es gibt also womöglich einen besseren Lösungsansatz bei der Konkurrenz. Das kann sich sowohl auf Produkte als auch auf Prozesse und Bereiche beziehen. Es erlaubt auch einen externen Blick auf interne Probleme, wobei nicht selten Optimierungspotenziale erkannt werden können.

Internes Benchmarking

Diese Benchmark-Methode nutzt verschiedene Produkte, Prozesse, Bereiche oder sogar Standorte innerhalb eines Unternehmens, um diese miteinander zu vergleichen. Das hat den Vorteil, dass vergleichbare Bedingungen vorliegen und Prozesse sowie Daten bekannt sind. Die grosse Einschränkung ist jedoch, dass der Vergleich mit sich selbst stattfindet. So mögen die gewonnenen Erkenntnisse aus einer isolierten Unternehmenssicht nützlich erscheinen, doch sie können im Wettbewerbsvergleich dennoch überholt sein.

Competitive Benchmarking

Eine besondere Form ist das Competitor-Benchmarking, bei dem sich Unternehmen üblicherweise mit Partnern aus der gleichen Branche vergleichen. Anders als bei der externen Variante geschieht dies jedoch unter aktiver Zusammenarbeit aller Teilnehmer. Jeder Teilnehmer ist also darauf angewiesen, bestimmte Zahlen zu teilen, was jedoch oft aus Wettbewerbsgründen scheitert. Eine offene Kommunikation ist bei diesem Verfahren besonders wichtig, aber viele Unternehmen schrecken davor zurück.

Funktionales Benchmarking

Die funktionale Variante vergleicht einen Funktionsbereich zweier Unternehmen aus der gleichen Branche, die sich jedoch auf unterschiedlichen Märkten befinden. So kann beispielsweise ein lokaler Autohersteller aus Asien die Produktionskette mit einem lokalen Autohersteller in Südamerika vergleichen. Die gewonnenen Erkenntnisse können sehr hilfreich sein, um die eigenen Produkte und Prozesse zu verbessern.

Welche Vorteile und Risiken hat Benchmarking?

Benchmarking gehört zu einem bewährten Mittel, um Produkte und Prozesse zu verbessern. Es gibt aber auch einige Risiken, die mit dieser Betrachtung einhergehen. Wir erklären Ihnen im Folgenden die wichtigsten Vor- und Nachteile bzw. Risiken.

Ein gutes Benchmarking kann zum Beispiel die folgenden Vorteile bieten:

• Prozesse und Effizienz verbessern
• Kosten und Fehler reduzieren
• Qualität und Ertrag steigern
• Wettbewerbsfähigkeit langfristig erhalten

Es gibt aber auch einige Risiken, die es unbedingt zu beachten gilt. So kommt es immer wieder vor, dass bestimmte Vergleiche nicht immer sinnvoll sind und folglich an Aussagekraft verlieren. Zudem dürfen die Ergebnisse nicht missinterpretiert werden – das kann zu falschen Rückschlüssen führen.

Wie sieht gutes Benchmarking aus?

Demnach dient ein erfolgreicher Benchmarking-Prozess eher als Orientierung am Markt und seinen Teilnehmern. Es gilt, das Hilfreiche zu lernen und auf die eigenen Produkte, Prozesse und Bereiche zu übertragen, ohne dabei die Konkurrenz zu kopieren. Ein systematisches Vorgehen, klare Zielsetzungen und ein sinnvoller Vergleichswert sind dabei die wesentlichen Eckpunkte.

Auf diese Weise sind die Ergebnisse nicht nur besonders aussagekräftig, sondern sie lassen sich anschliessend auch erheblich einfacher umsetzen. Der letzte Schritt ist nämlich genauso wichtig wie der erste – Optimierungspotenziale sind sowohl zu erkennen als auch konsequent umzusetzen. Gutes Benchmarking führt auf diese Weise letztlich zu erheblichen Leistungsverbesserungen über alle Unternehmensebenen hinweg.

Fazit

Aufgrund der immer stärkeren Konkurrenzsituation auf vielen Märkten müssen Unternehmen sich heutzutage permanent weiterentwickeln, um nicht den Anschluss zu verlieren. Eine beliebte Methode dafür ist das Benchmarking: Bei diesem Prozess vergleichen Sie sich mit internen oder externen Partnern, um daraus wichtige Rückschlüsse für die eigenen Produkte, Prozesse oder Bereiche zu ziehen.

Benchmarking erfordert aber auch vor allem eine leistungsstarke Software, die alle Unternehmenskennzahlen bereitstellen, bearbeiten und archivieren kann. Erst dann lassen sich sinnvolle Vergleiche erstellen, mit denen Sie Optimierungspotenziale für Ihr Unternehmen erkennen und umsetzen können. Zoho One bietet als moderne CRM-Lösung genau alle diese Möglichkeiten an.

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