Die letzten COVID-19-Kalenderjahre brachten einige einzigartige Herausforderungen mit sich, insbesondere im Bereich des Projektmanagements. Die Unternehmen mussten nicht nur Projekte in einer noch nie da gewesenen Zeit managen, sondern auch Änderungen bei Budgets, Terminen, Teams, Umfang und Interessengruppen bewältigen. Digitales Projektmanagement war ein Gedanke bei vielen.
Harte Zeiten erfordern intelligente Maßnahmen. Mehr Unternehmen als je zuvor suchen nach digitalen Lösungen, die ihnen dabei helfen, die neue Realität zu meistern.
Heute werden wir uns damit befassen, was Digitales Projektmanagement ist und was die Herausforderungen und Vorteile davon sind. Wir erklären Ihnen, wie es sich remote umsetzen lässt und welche Tipps es gibt, um es erfolgreich in Ihr KMU zu integrieren.
Was ist digitales Projektmanagement und welche Aufgaben hat es?
Es handelt sich um einen rationalisierten Prozess zur Verwaltung von Online-Projekten vom Konzept bis zum Abschluss, innerhalb des Budgets und unter Verwendung einer bestimmten Anzahl von Ressourcen.
Zu den Aufgaben des digitalen Projektmanagements gehören Planung, Delegierung, Nachverfolgung, Überprüfung und Messung der Ergebnisse – in der Regel mithilfe von Projektmanagement-Software.
Das Ziel jedes Projekts ist anders, aber das übergreifende Ziel ist es, das Geschäft zu steigern und einen wertvollen ROI aus dem Projekt zu erzielen. Die Arten von Projekten können von Veranstaltungen bis hin zu Projekten mit digitalen Inhalten reichen.
Remote Work – eine unmittelbare Herausforderung
Das Projektmanagement ist nicht mehr strikt an die Grenzen der traditionellen Büros gebunden. Dank Faktoren wie dem Wertewandel in den Unternehmen, der zunehmenden Konnektivität und COVID-19 sind Remote- und digitale Teams verbreiteter denn je.
Heute arbeiten viele Arbeitnehmer in Homeoffice, und dieser Trend wird auch nach dem Ende der Pandemie anhalten. Dies stellt eine einzigartige Herausforderung für professionelle Dienstleistungsunternehmen und Projektmanager dar.
Aufgaben wie die Abstimmung der Ressourcen, die Kontrolle des Zeitmanagements, die spontane Zusammenarbeit und die Verfolgung des Fortschritts sind besser zu bewältigen, wenn alle Mitarbeiter an einem Ort arbeiten.
Aber es gibt auch noch andere Herausforderungen. Projektleiter sind auch mit folgenden Problemen konfrontiert:
- Mangel an klaren Zielen und Erfolgskriterien
- Mangel an Kommunikation
- Fragen der Budgetierung
- Weiterbildung des digitalen Projektmanagements
- Mangel an Verantwortlichkeit
- Unüberschaubarer Umfang
- Unzureichendes Risikomanagement
- Begrenzte Einbeziehung von Interessengruppen
Projektmanagement auf dem Weg zur Digitalisierung
Da der Trend zur virtuellen Arbeit – und die damit verbundenen Herausforderungen – wahrscheinlich bis weit ins Jahr 2022 anhalten wird, ist es jetzt an der Zeit, eine Lösung zu finden.
Vorteile Digitales Projektmanagement
Einer der Vorteile der Digitalisierung des Projektmanagements ist die Möglichkeit, den genauen Fortschritt der Arbeit an einem Projekt in Echtzeit zu ermitteln. Auf diese Weise können Sie potenzielle Probleme erkennen, sobald sie auftreten und sofort darauf reagieren, z. B. indem Sie die betroffenen Akteure benachrichtigen. Außerdem sind weniger häufige Besprechungen erforderlich, um sich über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren.
Das richtige Tool für digitales Projektmanagement
Mit der richtigen digitalen Projektmanagement-Plattform können Sie erfolgreich alle Projektmanagement-Phasen durchlaufen und Dateien, Dokumente und Bilder in der Cloud speichern. So kann Ihr Team Elemente hoch- und herunterladen, ohne dass E-Mails erforderlich sind. Da alle Projektdetails, Kommentare und Dateien am selben Ort gespeichert sind, wird das Potenzial für Verwechslungen drastisch minimiert.
Dies sind nur einige der Gründe, warum die Digitalisierung des Projektmanagements gerade für professionelle Dienstleister eine so attraktive Option ist. Aber es gibt auch den Faktor, in Ihrem Bereich wettbewerbsfähig zu bleiben. Wenn Sie nicht digital arbeiten, werden Sie wahrscheinlich von der Konkurrenz abgehängt.
Mit der Konkurrenz mithalten
Praktisch alle Unternehmen haben Tools eingeführt, die ihnen die Zusammenarbeit aus der Ferne erleichtern. Microsoft, Zoom und Google versuchen, mit der Nachfrage nach ihrer inzwischen kostenlosen Software für die Arbeit von zu Hause aus Schritt zu halten.
Immer mehr Unternehmen nutzen Slack, Microsoft Teams, G Suite, Trello und Zoom (oder eine Mischung aus diesen Tools). Was wir damit sagen wollen, ist, dass dies der beste Zeitpunkt ist, um Ihre Prozesse auf die beste Projektmanagementlösung abzustimmen.
Kriterien zur Beurteilung der Auswahl von Projektmanagement-Software
Jetzt, da Ihr KMU im Bereich der digitalen Zusammenarbeit in Schwung gekommen ist, ist ein hervorragender Zeitpunkt für die Auswahl eines Projektmanagement-Softwaretools. Dabei sollte es folgende Kriterien erfüllen:
Ressourcenmanagement
Bei der Bewertung von Projektmanagement-Software ist es wichtig, ihre Fähigkeit zu berücksichtigen, Ihr Ressourcenmanagement zu verbessern. Das Ressourcenmanagement eines Projekts ist von grundlegender Bedeutung, da es Ihnen hilft, die Verfügbarkeit von Ressourcen für alle Projekte zu planen.
Die richtigen Funktionen
Zwar gibt es heute Dutzende von Projektmanagement-Softwareoptionen, aber es kann schwierig sein, ein Tool zu finden, das die Funktionen bietet, die Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt. Deshalb ist es wichtig, mehrere verschiedene Projektmanagement-Plattformen zu analysieren, um diejenigen zu finden, die Ihrer “idealen” Funktionsliste am nächsten kommen. Ein hervorragendes digitales Projektmanagement Tool, das sich exzellent an nahezu alle Funktionen anpassen lässt, ist zum Beispiel die Projektmanagmentsofware von ZOHO.
Kompatibilität
Es ist wichtig sicherzustellen, dass sich Ihre Projektmanagement-Software an Ihr aktuelles Geschäftsmodell adaptieren lässt und nicht umgekehrt. Wenn Ihr Team beispielsweise ortsunabhängig arbeitet oder viel unterwegs ist, sollte die Software in der Cloud verfügbar sein. Die Software sollte sich außerdem leicht anpassen lassen, um Ihren spezifischen Geschäftsprozessen und -anforderungen besser gerecht zu werden.
5 Tipps für das Management erfolgreicher Projekte
Hier verraten wir Ihnen die besten Projektmanagement-Tipps, die einem Projektleiter helfen, die Herausforderungen zu meistern, die mit jedem Projekt einhergehen:
1. Legen Sie die Projektdetails fest
Stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt auf einem soliden Fundament steht und von den wichtigsten Beteiligten voll unterstützt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan erstellen, der alles enthält, was das Team wissen muss. Dies können z. B. die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die regelmäßigen Meilensteine sein. Es ist wichtig, dass die Ziele und ihre Schlüsselelemente eng aufeinander abgestimmt sind.
2. Bereiten Sie Ihr Team vor
Ein starker Plan braucht ein effektives Team. Sobald Sie Ihr Team zusammengestellt haben, organisieren Sie die verfügbaren Ressourcen und integrieren Sie deren individuelle Fähigkeiten und Persönlichkeiten. Ihre Talente und Fähigkeiten sollten auf die Anforderungen des Projekts abgestimmt sein. Sorgen Sie für Klarheit über ihre Aufgaben, damit sie diese effizient erledigen können.
3. Setzen Sie realistische Erwartungen
Legen Sie messbare Kriterien für den Erfolg fest. Bei langfristigen Projekten müssen Meilensteine definiert werden, um festzustellen, ob alle Beteiligten auf dem richtigen Weg sind. Außerdem wird dadurch sichergestellt, dass sie sich nicht von den Projektzielen entfernen.
4. Nehmen Sie die Rolle eines Projektleiters an
Bei der Leitung eines Projektteams geht es nicht nur um die Zuweisung von Aufgaben und die Aufzeichnung von Projektdetails. Es geht auch darum, eine gute und positive Teamdynamik zu kultivieren. Inspirieren Sie Ihr Team zum Erfolg.
5. Führen Sie ein effektives Zeitmanagement
Einer der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts ist ein kluges Zeitmanagement. Vermeiden Sie Zeitmanagement-Fehler und erstellen Sie eine To-Do-Liste, um sich auf die Erreichung der Ziele zu konzentrieren. Definieren Sie kritische Projektmeilensteine und führen Sie am Ende jeder Phase eine echte Bewertung durch.
Digitales Projektmanagement mit KMU Digitalisierung
Ihr Anbieter sollte auf Ihren Anwendungsfall oder Ihre Branche spezialisiert sein. Die Spezialisierung kann von entscheidender Bedeutung sein, da sie den Fokus des Produkts oder der Dienstleistung einschränkt und die Ergebnisse verbessert, die Sie bei der Verwendung erleben.
Wenn sich ein Dienstleister wie unsere Fachleute der KMU Digitalisierung auf Ihr Interessengebiet konzentriert, bedeutet dies, dass wir stark in Funktionen investieren, die Ihren Projektmanagementanforderungen entsprechen. Das bedeutet auch, dass wir immer mit den neuesten Entwicklungen in der Branche Schritt halten werden und digitale Lösungen für KMU anbieten – ein großer Vorteil für Ihr Unternehmen.