Am Montagmorgen um 07:42 sitzt Marco im Zug Richtung Zürich. Sein Laptop ist offen, sein Kalender auch. In der Inbox blinken drei neue Nachrichten: Eine Anfrage eines potenziellen Grosskunden, ein internes „Kannst du schnell…?“ vom Teamlead und eine Erinnerung aus dem CRM, die ihn daran erinnert, dass „Deal X“ seit Tagen in „Angebot gesendet“ steht. Marco ist nicht der Typ, der Dinge schleifen lässt. Er ist vielmehr der Typ, der Systeme baut, damit Dinge nicht schleifen. Und trotzdem schleicht sich dieses Gefühl ein, das viele Unternehmer kennen: Das Wachstum läuft, aber die Steuerbarkeit läuft hinterher.

Er arbeitet in einem Schweizer KMU. Kein Konzern, keine Armee an Prozessmanagern, keine eigene IT-Abteilung. Aber echte Verantwortung. Projekte, Kunden, Margen. Und ein Team, das jeden Tag Entscheidungen trifft. Entscheidungen, die im CRM sichtbar sein sollten. Oder zumindest nachvollziehbar. Nur sind sie es oft nicht.

Als er später am Vormittag im Büro ankommt, steht Lea bereits an seinem Tisch. „Marco, ich habe den Deal auf ‘Gewonnen’ gestellt, weil der Kunde am Telefon ja eigentlich zugesagt hat. Aber ich habe noch keine Bestellung. Ist das okay?“ Marco schaut sie an, lächelt, sagt „Ja, schon…“, und spürt gleichzeitig, wie ihm innerlich ein kleines Warnlicht angeht. Denn er weiss, was als nächstes passiert: Forecast stimmt nicht, Cashflow-Prognose wackelt, die Auswertung der Conversion Rate pro Stage wird zur Fantasie, und im schlimmsten Fall hat die Operations-Seite zu früh Ressourcen blockiert.

Ein paar Stunden später kommt Daniel aus dem Service vorbei. „Ich habe den Case geschlossen, aber ich habe vergessen, den Bericht anzuhängen. Jetzt fragt der Kunde, was wir genau gemacht haben.“ Und im Handel ruft am Nachmittag jemand an: „Wir müssen dem Kunden dringend 12 Prozent Rabatt geben, sonst geht er zum Mitbewerber. Ich habe das schnell ins Angebot geschrieben.“ Marco nickt wieder. Und wieder geht ein Warnlicht an.

Drei Situationen, drei Branchenrealitaeten, ein gemeinsamer Kern: Der Prozess lebt im Kopf der Menschen statt im System. Und wo Prozesse im Kopf leben, entstehen drei typische Nebenwirkungen: Uneinheitliche Statuswechsel, fehlende Pflichtinformationen und Freigaben, die sich spaeter nicht mehr rekonstruieren lassen. Man kann damit wachsen. Eine Weile. Aber irgendwann wird Wachstum teuer.

Hier beginnt die Geschichte von Zoho CRM Blueprint.

Kurzdefinition: Ein Blueprint in Zoho CRM bildet einen Geschäftsprozess als Abfolge von Zuständen (States) und kontrollierten Schritten (Transitions) ab. Ein Datensatz kann nur dann in den nächsten Status wechseln, wenn definierte Bedingungen erfüllt sind, zum Beispiel Pflichtfelder, Checklisten, Rollen oder Freigaben. Dadurch steigen Datenqualität, Prozesssicherheit und Messbarkeit.

Wenn du Unternehmer bist, ist das nicht einfach eine technische Funktion. Es ist ein Hebel. Ein Hebel, der entscheidet, ob dein CRM ein Register ist, in dem Dinge passieren, oder ein System, das Dinge richtig passieren lässt.

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