Mit Internettelefonie die Produktivität steigern

Die Art und Weise, wie wir mit anderen kommunizieren, verändert sich ständig. In den vergangenen Jahrhunderten haben wir verschiedenste Formen der Kommunikation gesehen: Das Senden von Rauchzeichen, das Hin- und Herschicken von Brieftauben und das Drücken von Tasten auf Smartphones. Internettelefonie ist eines der neuesten Kommunikationsmittel.

Ausgangslage Internettelefonie

Unternehmen sind in hohem Maße auf Telefonanrufe angewiesen, um mit Mitarbeitern und Kunden zu kommunizieren. Und obwohl Smartphones Anrufe um einiges schneller gemacht haben und Chats prompten Austausch ermöglichen, kann Internettelefonie noch mehr.

Sie kann dafür sorgen, dass Sie keinen einzigen Großauftrag oder potenziellen Neukunden am Telefon verpassen. Und dafür, dass Sie in der Lage sind, all Ihren Konsumenten im Moment der Not zu antworten.

Die Technik, die dahinter steckt, heißt VoIP (Voice over Internet Protocol). VoIP bietet Ihnen auch volle Kontrolle, so dass Ihre Mitarbeiter zukünftig keine Zeit für persönliche Anrufe mehr verschwenden. Alles in allem macht Internettelefonie Ihre Firma produktiver.

Bereits vor Jahren prognostiziert, tritt nun ein und wird durch die Pandemie noch verstärkt.

Anzahl hergestellter Verbindungen in der Schweiz (in Millionen Einheiten)

Was ist VoIP?

VoIP oder IP-Telefonie ist eine Technik, die den Telefondienst auf IP-Infrastruktur (Internet Protokoll-Infrastruktur) realisiert. Dies kann die herkömmliche Telefontechnik samt ISDN und allen Komponenten vollständig ersetzen.

Mit VoIP können Sie zu jeder Zeit an jedem Ort telefonieren – und zwar mit sämtlichen Geräten, die mit dem Internet verbunden sind. Dazu zählen Computer, Smartphones, Headsets und andere. WhatsApp, Skype, Facebook-Video und Sprachanrufe sind Beispiele für Internettelefonie via VoIP-Technologie.

Sie mögen die genannten Dienste bereits ständig nutzen – aber möglicherweise nicht in einer Art, die Ihr Unternehmen produktiver denn je macht.

Wie VoIP Ihr Unternehmen synchronisiert

VoIP kann Anrufe von mehreren Seite verwalten und fungiert quasi als internetbasierte Telefonzentrale. Es stellt ein digitales Netzwerk in den Mittelpunkt des Systems und erhöht gleichzeitig die Effizienz Ihres Unternehmensnetzwerks. Die Verwaltung mehrerer Netzwerke wird überflüssig.

Das ist vor allem hilfreich in Szenarien, in denen Mitarbeiter die Anrufe Ihrer Kunden beantworten müssen, während Sie versuchen, Ihre Mitarbeiter zu kontaktieren, und Ihre Mitarbeiter wiederum Mitarbeiter andernorts erreichen müssen, um geschäftsrelevante Informationen zu erhalten.

VoIP verbindet alles, von Kundenschnittstellen-Tools bis hin zum täglichen Betrieb der Sprachdienste des Unternehmens. Mit Internettelefonie sind Ihre Mitarbeiter nie unerreichbar. Über mit dem Internet verbundenen Geräten haben sie jederzeit Zugang zu allen Geschäftsinformationen. Ihre Kunden können jederzeit und überall mit Ihnen in Verbindung treten.

Unter dem Strich versetzt VoIP Ihr Unternehmen in die Lage, mit dem Tempo der heutigen Anforderungen Schritt zu halten.

3 Produktivitätsvorteile von VoIP

Hier sind drei Wege, wie Internettelefonie die Produktivität Ihres Unternehmens steigern kann:

1. Internettelefonie spart Zeit

Wie viele Voicemail-Konten bearbeitet jeder Ihrer Mitarbeiter?
Angenommen, Ihre Mitarbeiter verwalten nur je zwei Voicemail-Konten – eines für den geschäftlichen und eines für den privaten Gebrauch. Das bedeutet, dass sie Nachrichten auf beiden Leitungen pflegen und sortieren müssen. Mitarbeiter mit mehreren “Titeln” spielen verschiedene Rollen, zu denen auch die Verwaltung von Kunden auf mehreren Voicemail-Konten gehört. Dies führt zu einem Chaos, das die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigt und ihr Wachstum hemmt.

VoIP hingegen kommt mit einer einzigen Mailbox aus. Es sammelt Nachrichten von mehreren Standorten und führt sie dann in einem Voicemail-Konto zusammen. Es reduziert Ablenkungen und gibt Mitarbeitern die Freiheit, alles von einem einzigen Ort aus zu verwalten. Tatsächlich verwandelt Voicemail Nachrichten in eine E-Mail und sendet sie direkt in den Posteingang der Benutzer. Wenn alles an einem einzigen Ort verfügbar ist, wird Produktivität zum Kinderspiel.

Der Staat Utah sparte beispielsweise durch die Automatisierung von Ticketfunktionen über VoIP-Dienste 120.000 $/Jahr an Arbeitskosten ein. Er konnte darüber hinaus 80 Stunden pro Woche an Produktivität für sein IT-Team zurückgewinnen.

2. Internettelefonie verbessert Ihren Kundenservice

Kunden wollen so schnell wie möglich eine Lösung für ihre Probleme. Sie können keine Zeit damit verschwenden, E-Mails zu senden und stundenlang auf Antwort zu warten. Daher greifen sie in solchen Situationen in der Regel zum Telefon, um rasch bedient zu werden.

Das Problem mit Telefonanrufen besteht unterdessen darin, dass Sie die Kunden unter Umständen warten lassen, bis ein Kundenbetreuer zur Verfügung steht. Klienten länger als ein paar Minuten warten zu lassen oder gar mit einer besetzten Leitung zu antworten, führt zu einem schlechten Kundendienst. Und schlechter Kundendienst führt zu negativen Kundenbewertungen. Dadurch verlieren Sie Geschäfte!

VoIP beantwortet die meisten Anfragen Ihrer Kunden automatisch. Es speichert zum Beispiel Daten wie Auftragsverfolgung oder Lieferstatus. Wenn Kunden solche Fragen häufig haben, erhalten sie die Antwort, ohne warten oder eine Nummer wählen zu müssen. Wenn sie größere Fragen haben, verbindet VoIP die Kunden mit einem Mitarbeiter (egal, wo sie sich befinden) und löst ihre Anfragen in wenigen Augenblicken. Je besser Ihr Service, desto besser der Ruf Ihrer Marke.

3. Internettelefonie ermöglicht jederzeit Zugriff aufs gesamte Unternehmensnetzwerk

Es ist heute üblich (und gerade in der aktuellen Situation oft nötig), von zu Hause oder von jedem Ort in der Welt zu arbeiten.

Da VoIP die Unternehmensdaten an einem Ort speichert, können Ihre Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort darauf zugreifen. Sie können Kunden mit Hilfe der Daten antworten, obwohl sie sich nicht an Ort und Stelle befinden. Das macht Ihr Unternehmen flexibler und Ihre Mitarbeiter produktiver.

Was sind die Risiken der Internettelefonie?

Wie Sie Internettelefonie in Ihr System integrieren

Wenn Sie Zoho One oder Zoho Desk haben, lässt sich Internettelefonie nahtlos in Ihre Helpdesk-Applikation integrieren. Verbinden Sie das Helpdesk mit einer Kundendienst-Telefonnummer, und schon erhalten Sie die Anrufe über Zoho Desk.

Internettelefonie kann auch Teil Ihres CRMs werden. Verschwenden Sie keine Zeit mit dem Wählen von Telefonnummern, sondern lassen Sie sich direkt in Zoho CRM verbinden. Klicken Sie bei geöffnetem Lead oder Kontakt einfach auf das Anrufsymbol, um einen Anruf zu starten.

Machen Sie Internettelefonie zu einem Bestandteil Ihres Verkaufsprozesses!

Planen Sie Anrufe im Voraus, damit Sie stets den Überblick über neue Leads behalten. Orientieren Sie sich an den für Sie günstigsten Tageszeiten oder dem für Ihre Kontakte optimalen Zeitpunkt. Ihre Anrufliste bietet Ihnen zudem einen Überblick über Ihre eigenen Anrufpläne und die Ihrer Teamkollegen, wodurch die Koordination verbessert wird.

Abschlüsse überwachen, Aufgaben erledigen – zwischen all den täglichen Aufgaben verliert man schnell den Überblick über die Anrufe, die man tätigen muss. Mit Zoho CRM können Sie Erinnerungen für anstehende Anrufe festlegen und Benachrichtigungen für verpasste Anrufe erhalten.

Was kostet Internettelefonie?

Viele Unternehmen möchten Internettelefonie zwar einführen, befürchten aber, dass sie dafür mehr zahlen müssen. Das stimmt nicht. VoIP-Systeme ermöglichen, ihre privaten Vermittlungsdienste ohne zusätzliche Telekommunikationsausrüstung zu erwerben. Dies spart unnötige Rechnungen für nationale und internationale Anrufe und somit eine Menge Kosten.

Ein Internettelefonie-Anschluss kostet je nach Anbieter zwischen 18 CHF und 52 CHF und kann bis zu 2’500 Gesprächsminuten beinhalten, sowie zahlreiche Dienste wie beispielsweise Telefonbeantworter und mehr. Die aktuellen Preise  von Swisscom (per 12.12.2020) liegen derzeit zwischen 25-40 CHF. Somit ist Internettelefonie damit absolut konkurrenzfähig.

VoIP oder SIP?

Sie haben nun eine gute Idee davon, was Internettelefonie für Ihr Unternehmen leisten kann.

Jetzt müssen wir nur noch klären, ob Sie VoIP (Voice over Internet Protocol) oder SIP (Session Initiation Protocol) benutzen möchten. Der Vergleich zwischen VoIP und SIP ist kein einfacher, da sich der eine Begriff auf einen Kommunikationsdienst bezieht, während der andere Begriff ein Protokoll ist.

Wenn Sie sich hingegen schon für Internettelefonie mittels VoIP entschieden haben, aber nicht wissen, welches System Sie wählen sollen, dann können Sie die nächsten Absatz überspringen und stattdessen  diesen Beitrag lesen.

Was bedeuten VoIP und SIP?

VoIP ist ein Sammelbegriff, der Telefongespräche bezeichnet, die über das Internet und nicht über herkömmliche Telefonleitungen geführt werden. Der internetbasierte Telefondienst wurde ursprünglich in den 1970er Jahren entwickelt, hat sich aber erst in den letzten zehn Jahren in Geschäftsumgebungen durchgesetzt.

SIP ist kein Dienst, sondern ein Protokoll, das verwendet wird, um VoIP-Kommunikation zu initiieren, aufrechtzuerhalten und zu beenden. SIP-Protokolle sind für eine funktionierende, internetbasierte Kommunikation verantwortlich und werden innerhalb der VoIP-Technologie verwendet.

Es ist dabei wichtig zu beachten, dass nicht alle VoIP-Systeme unbedingt SIP-Protokolle verwenden. Es gibt auch andere Protokolle.

Vor- und Nachteile von VoIP und SIP

In diesem Abschnitt erörtern wir die Vor- und Nachteile von VoIP und SIP. So können Sie eine informierte Kaufentscheidung treffen.

VoIP-Vorteile

Niedrigere Kosten

Jedes Unternehmen ist an Kostensenkung interessiert. Wenn Sie Ihr Kommunikationssystem auf VoIP umstellen, werden Sie fast immer feststellen, dass Ihre Ausgaben sinken. In den meisten Fällen kosten Festnetzdienste bis zu 50% mehr als ein VoIP-System. Dies liegt daran, dass VoIP ermöglicht, günstige internationale Gespräche zu führen. Außerdem entfällt bei einem VoIP-System Ihr Hardwarebedarf. Natürlich ist jeder Fall anders gelagert. Aber Sie können fast sicher sein, dass VoIP die billigere Option sein wird – auch wenn Sie viel auf Reisen oder im Ausland telefonieren.

Zugänglichkeit

Zugänglichkeit ist einer der Hauptgründe, warum sich Unternehmen für VoIP entscheiden. Es ist ein großer Vorteil, von überall aus telefonieren zu können. Sie können ohne komplexe Hardware auch Anrufe tätigen und entgegennehmen, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, in der Mittagspause oder auf einer Geschäftsreise sind. Wenn Ihre Teams nicht im Büro sind, können Sie trotzdem schnell und einfach auf einen wichtigen Anruf reagieren. Und da die VoIP-Kommunikation internetbasiert ist, können alle Nachrichten über verpasste Anrufe per E-Mail an Sie gesendet werden.

Portabilität

Bei VoIP erhalten Sie eine virtuelle Nummer, die sozusagen mit Ihnen reist. Wenn Sie also Ihre Geschäftsnummer herausgeben, müssen Sie nicht mehr physisch im Büro anwesend sein, um den Anruf entgegenzunehmen. Stattdessen werden Sie die virtuelle Nummer stets behalten – egal, wo. Großer Vorteil: Wenn Ihr Büro umzieht, brauchen Sie Ihre Dienstnummer nicht zu ändern.

Skalierbarkeit

Die meisten Unternehmen stagnieren nicht bei einer bestimmten Größe – sie expandieren und wachsen. Ein VoIP-System kann mit wachsenden Unternehmen Schritt halten und eine expandierende Belegschaft nahtlos unterstützen. Anstatt bei jeder neuen Anmietung neue Hardware zu kaufen, vereinfacht VoIP den Onboarding-Prozess und bietet Ihnen einfache, problemlose Erweiterungsmöglichkeiten.

Erweiterte Funktionen

VoIP bietet eine Reihe von nützlichen Funktionen, die Ihre Kommunikation rationalisieren, wie z. B. automatische Vermittlung oder Anrufweiterleitung. Funktionen wie diese können sich äußerst positiv auswirken. Zum Beispiel können sie den Eindruck vermitteln, dass Sie größer und zuverlässiger sind als Ihre Konkurrenten. Die Option für Mehrparteiengespräche ist ebenfalls praktisch. Mitarbeiter und Teams können mit ihr per Konferenzgespräch kommunizieren, ohne eine separate Plattform zu verwenden.

Anruf- und Tonqualität

Die VoIP-Technologie ist so weit fortgeschritten, dass technische Probleme selten auftreten. Mit einer zuverlässigen Internetverbindung erleben Sie immer eine klare und stabile Verbindung, ganz gleich, wo auf der Welt Sie sich befinden.

Flexibel mit mehreren Geräten

Mit VoIP brauchen Sie kein separates Telefon mehr, das auf Ihrem Schreibtisch steht und Platz wegnimmt. Stattdessen können VoIP-Systeme direkt von Ihrem Computer oder Ihrem persönlichen Mobiltelefon aus betrieben werden. Diese Flexibilität bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter ständig verbunden sein können. Außerdem spart Ihr Unternehmen Geld und Platz, da weniger Hardware benötigt wird.

Verbesserte Sicherheit

Betrügerische Telefonanrufe sind im Geschäftsleben immer häufiger anzutreffen. VoIP ist in der Lage, IP-Technologie wie Verschlüsselung und Identitätsmanagement zu nutzen, um das Risiko von Sicherheitsbedrohungen zu minimieren.

VoIP-Nachteile

Eine zuverlässige Verbindung ist unerlässlich

Wenn Sie beabsichtigen, ein VoIP-System in Ihrem Büro zu installieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über eine starke, zuverlässige Internetverbindung verfügen. Ohne sie kann das gesamte System ausfallen. Dies kann für Mitarbeiter im Home Office zum Problem werden. Während VoIP das Arbeiten von zu Hause auf der einen Seite viel einfacher macht, müssen Ihre Mitarbeiter auf der anderen Seite sicherstellen, dass sie über leistungsfähiges Internet verfügen.

Latenzzeit

VoIP verwendet Datenpakete zum Senden von Nachrichten wie E-Mails, Video oder Audio. Wenn die Pakete am Zielort angekommen sind, werden sie in ihrer ursprünglichen Form wieder zusammengesetzt. Wenn sich die Übertragung verzögert, können die Pakete falsch zusammengesetzt werden. Dies kann zu Audio-Jitter und anderen Problemen mit der Gesprächsqualität führen.

Während dieses Problem meist die Folge einer schlechten Internetverbindung ist, kann es auch durch einen unzureichenden VoIP-Router oder unzureichende Ethernet-Kabel verursacht werden.

Glücklicherweise können diese Probleme in der Regel durch den Kundendienst Ihres VoIP-Providers gelöst werden.

Keine Standortverfolgung

Da die VoIP-Kommunikation unglaublich flexibel und hochportabel ist, kann es für Dritte schwierig sein, den Standort des Anrufs zu verfolgen. Diese Informationen sind nicht immer notwendig – aber in Notfällen können sie wichtig werden. Und in bestimmten Fällen ist die Standortverfolgung für VoIP sogar gesetzlich vorgeschrieben.

SIP-Vorteile

Flexibilität

SIP ist ein unglaublich flexibles Protokoll. Es arbeitet unabhängig von der Art der verwendeten Sitzung (Video, Sprache und Text).

Anpassbar

SIP ist ein sogenannter offener Standard. Das bedeutet, dass er von jedem und jedem System verwendet und angepasst werden kann.

Einfache Fehlerbehebung

Alle SIP-Nachrichten sind in klarem, lesbarem Text gehalten. Das bedeutet, dass Sie keinen Code verstehen müssen, um eventuell auftretende Probleme zu beheben.

Kann mehrere Benutzer beherbergen

SIP ist für mehrere Benutzer ausgelegt. Wenn Sie Konferenzgespräche mit einer Reihe von Mitarbeitern führen müssen, können diese mit jedem beliebigen Medium an dem Gespräch teilnehmen. Im Gegensatz zu anderen Protokollen können Benutzer hier an einem Videoanruf mit einem Audioanruf teilnehmen, anstatt sich als Videoanruf anzumelden.

SIP-Nachteile

Weniger bekannt

Da SIP ein relativ neues Protokoll ist, gibt es weniger Menschen, die verstehen, wie es funktioniert. Ältere Protokolle werden im Allgemeinen besser verstanden. Möglicherweise müssen Sie in eine gründliche Schulung Ihres IT-Teams investieren, bevor Sie dieses Protokoll installieren können.

Noch in Entwicklung befindliche Funktionen

Einige Funktionen von SIP befinden sich noch in der Entwicklung.

Nicht immer effizient für Textnachrichten

Beim Senden von Textnachrichten kann SIP Ihre Gateways stärker belasten.

FAQs zu VoIP und SIP

Was brauche ich für den Einstieg in VoIP?

Welche Ausrüstung genau Sie benötigen, hängt davon ab, welche VoIP-Methode Sie verwenden.
Zuallererst benötigen Sie aber eine starke und zuverlässige Wi-Fi-Breitbandverbindung. Glasfaserverbindungen sind in der Regel am zuverlässigsten. Mit unbegrenzter Breitbandverbindung (Flatrate) können Sie so viel kommunizieren, wie Sie möchten, ohne abgeschnitten zu werden oder von zusätzlichen Gebühren überrascht zu werden.

Möglicherweise müssen Sie ferner Software auf Ihrem Computer installieren, wenn dies das Gerät ist, auf dem Sie das VoIP-System verwenden werden. Eventuell benötigen Sie auch ein Headset, Lautsprecher und Mikrofon, je nach den Möglichkeiten Ihres Computers und Ihren persönlichen Vorlieben.

Wenn Sie beabsichtigen, das VoIP-System auf Ihrem Smartphone zu nutzen, müssen Sie wahrscheinlich eine App installieren – und dann können Sie loslegen!

Kann ich meine alte Telefonnummer behalten?

Dies alles hängt von Ihrer VoIP-Einrichtung ab. Einige Anbieter ermöglichen Ihnen, Ihre alte Nummer auf Ihr neues System zu portieren. In anderen Fällen kann es erforderlich sein, dass Sie eine neue Nummer erhalten.

Sobald Sie jedoch mit dem neuen VoIP-System eingerichtet sind, sollten Sie in der Lage sein, die gleiche Nummer beizubehalten – egal, wohin Sie gehen.

Benötige ich dann überhaupt noch einen Festnetzanschluss?

In den meisten Fällen müssen Sie Ihren Festnetzanschluss am Laufen halten, um Ihr Breitband zu erhalten – das bedeutet, dass viele Unternehmen keine andere Wahl haben werden, als an ihrem alten Festnetzanschluss festzuhalten.

In einigen Fällen kann es darüber hinaus auch sinnvoll sein, einen Festnetzanschluss als Notfall-Backup für den Fall eines Internetausfalls aktiv zu halten.

Kann ich eine Nummer mit einer anderen Vorwahl wählen?

Ja. In den meisten Fällen sollten Sie eine Telefonnummer mit einer anderen geografischen Ortsvorwahl wählen können. Dies kann nützlich sein, wenn Sie bestimmte lokale Gemeinschaften ansprechen und als lokale Marke wirken wollen – auch wenn sich Ihre Hauptgeschäftsstelle an einem anderen Ort im Land befindet.

Wie lange dauert die Installation?

Die Installation ist schnell gemacht, da normalerweise keine zusätzliche Hardware erforderlich ist. Alles, was Sie benötigen, ist Ihr Computer und Ihre Internetverbindung. Da es sich um eine reine Software-Installation handelt, kann die Einrichtung oft in wenigen Minuten durchgeführt werden.

Kann ich andere VoIP-Netze kontaktieren?

Einige VoIP-Anbieter lassen offene Netzwerke (sogenanntes Peering) zu. In der Regel erhalten Sie bei der Wahl von Nummern, die in anderen Netzen liegen, eine Vorwahl, die es Ihnen erlaubt, den Anruf kostenlos zu tätigen.