E-Mail KMU Digitalisierung Schweiz
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Die durchschnittliche Person verbringt ungefähr 28 % ihres Arbeitstages mit E-Mails. Das entspricht ca. 2,6 Stunden pro Tag. Das sind 35 Stunden pro Woche. Und das bedeutet, dass wir alle eine Menge E-Mails erhalten. Insbesondere nach den Ferien ist die Inbox meist voll.

Sicher, man kann jede einzelne E-Mail durchgehen und löschen, was man nicht braucht. Aber wer hat schon die Zeit dazu?

Hier sind fünf Tipps, die Ihnen helfen, Ihren E-Mail-Posteingang unter Kontrolle zu halten – und dabei Ihren Verstand zu bewahren.

Chaos abbestellen

Denken Sie an all die nutzlosen, lästigen Nachrichten, die Sie von Online-Shops oder Diensten erhalten, für die Sie sich nie angemeldet haben. Sie nehmen wertvollen Platz in Ihrem Posteingang ein und lenken ab, wenn Sie versuchen, eine wichtige E-Mail zu finden.

Wenn Sie sie nicht regelmäßig lesen, melden Sie sich ab! Das wird Ihnen auf lange Sicht eine Menge Ärger ersparen.

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Filter einrichten

Erstellen Sie Filter und sortieren Sie E-Mails nach Kategorien wie Absender und Betreffzeile in verschiedenen Ordnern. Auf diese Weise finden Sie alle E-Mails von Ihrem Chef, Teamkollegen oder Kunden, ohne sich durch Dutzende von Nachrichten wühlen zu müssen. Bonus: Sie können Filter verwenden, um sich auf einmal von Mailinglisten abzumelden, indem Sie einen Filter erstellen, der alle E-Mails löscht, die von einer bestimmten Spammer-Adresse stammen.

Sich auf das Wesentliche konzentrieren und Ordner und Tags verwenden

Einige Elemente in Ihrem Posteingang sind wichtiger als andere – wichtige E-Mails von Ihrem Team, Ihrem Chef oder Ihren Kunden fallen in diese Kategorie.

Viele Menschen haben ihre Arbeits-E-Mails mit ihrem Telefon verbunden, d. h. sie erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn sie eine neue E-Mail erhalten (egal, ob diese wichtig ist oder nicht). Der beste Weg, um zu vermeiden, dass man durch diese Benachrichtigungen abgelenkt wird, ist, die nicht notwendigen Benachrichtigungen auszuschalten, während man an einer Aufgabe arbeitet.

Alte E-Mails löschen

Wenn Sie noch E-Mails von vor Jahren in Ihrem Posteingang haben, löschen Sie sie! Sie nehmen nur Platz in Ihrem Konto weg und erschweren es Ihnen, neuere (und manchmal wichtige) Nachrichten zu finden.

E-Mail-Adressen nur weitergeben, wenn es notwendig ist

Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail-Adresse verwenden, um sich für ein Konto zu registrieren, öffnen Sie sich für weitere unerwünschte Nachrichten. Wenn es die Website erlaubt, sollten Sie stattdessen eine Wegwerf-E-Mail-Adresse verwenden. Eine solche bekommen Sie zum Beispiel hier: https://www.hour.email/

Sie können auch herausfinden, ob ein Unternehmen Ihre Daten weitergibt oder verkauft, indem Sie vor der Anmeldung die Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder die Datenschutzrichtlinie sorgfältig lesen. Wenn Sie diese auf der Homepage nicht finden können, sollten Sie eine kurze Suche nach dem Namen des Unternehmens und Datenschutzrichtlinie” durchführen. 

Fazit: Ihren Posteingang zu verwalten kann schwierig sein, aber die richtigen Tools können helfen

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Filter und Kontrollpunkte in Ihrem Posteingang einrichten können, ist es jetzt an der Zeit, es zu lernen! Probieren Sie Zoho Mail (Teil von Zoho One) aus und lernen Sie in schnellen Schritten, wie Sie Ihre Inbox managen.

Betrachten Sie es nicht als lästige Pflicht, sondern als Chance zu Selbstverbesserung und Wachstum.

Je besser Sie Ihre E-Mails organisieren, desto besser werden Sie zurechtkommen. Viel Erfolg und guten Start nach den Ferien!

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