„Wissen ist Macht“ besagt ein bekanntes Sprichwort und weist damit darauf hin, dass Wissen eine nicht zu unterschätzende Ressource ist. Wissen spielt in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle und deshalb ist Wissensmanagement ebenfalls von großer Bedeutung.
In dem folgenden Artikel möchten wir erst einmal erläutern, was mit Wissensmanagement überhaupt gemeint ist, warum es so wichtig ist und welche Vorteile Sie davon haben. Des Weiteren stellen wir Ihnen verschiedene Wissensmanagement Tools, Softwares und Methoden vor, die besonders für kleinere Unternehmen sehr wertvoll sein können.
Was ist Wissensmanagement? Eine Definition
Als Erstes müssen wir Wissensmanagement einmal definieren. Dabei ist es wichtig, dass wir Wissen und Informationen voneinander abgrenzen.
Informationen:
Informationen sind lediglich einzelne Daten, die wie andere Güter behandelt werden können. Das bedeutet, dass Informationen somit auch ganz normal gekauft und verkauft werden können. Sie sind die Grundlage für Wissen.
Wissen:
Wenn Informationen mit Vorwissen kombiniert und entsprechend interpretiert werden, entsteht daraus Wissen. Wird das Wissen von mehreren Personen zusammen gebracht, spricht man von organisatorischem Wissen, was daraus entsteht.
Wissensmanagement:
Wissensmanagement wiederum beschäftigt sich nun mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Es ist weit mehr als nur Informationsmanagement.
Die Bedeutung von Wissen:
In einer Wissensgesellschaft gehört Wissen zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Das spezifische Wissen eines Unternehmens oder einer Organisation erlaubt es, bestimmte Produkte und Dienstleistungen anzubieten und sich somit von der Konkurrenz abzuheben. Wissen ist somit ein Wettbewerbsvorteil. Es ist für ein Unternehmen entscheidend, dass Wissen aufgebaut, genutzt und bewahrt wird. Dies ist eine zentrale Aufgabe für das Management.
Grundlagen für Wissensmanagement
Für Wissensmanagement brauchen Sie entsprechende Werkzeuge, die Ihnen helfen, Wissen zu dokumentieren, wiederzufinden und weiterzugeben. Analoge Systeme verlieren zunehmend an Bedeutung und digitale Lösungen spielen heutzutage eine zentrale Rolle. Damit gemeint sind IT-Systeme wie Intranets, Wissensdatenbanken oder Dokumentenmanagement-Systeme.
Was in den IT-Systemen gespeichert wird, sind lediglich Informationen. In dem Moment, wo die Informationen von Mitarbeitern genutzt und ausgetauscht werden, wird aus ihnen Wissen. Nicht alles Wissen ist jedoch in IT-Systemen gespeichert, sondern wird von Mitarbeitern direkt weiter gegeben. Manches komplexes Wissen liegt in der Erfahrung von Mitarbeitern und wird so an die Gruppe weiter vermittelt.
Zur Aufgabe von Wissensmanagement gehört auch, die Mitarbeitenden zu motivieren und befähigen, Wissen aufzubauen, nutzen und aneinander weiterzugeben.
Die Vorteile von gutem Wissensmanagement
Wissensmanagement ist nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für KMU, Non-Profit-Organisationen und Startups von Wichtigkeit. Hier kann es sogar noch wichtiger sein, dass Wissen von Anfang an verteilt wird und es nicht von der Anwesenheit von einzelnen Mitarbeitern abhängig ist. Es kann sonst geschehen, dass wichtiges Wissen verloren geht, weil Mitarbeiter beispielsweise aufgrund von Krankheit ausfallen. Ein gutes Wissensmanagement ermöglicht Ihnen reibungslose Abläufe auch dann, wenn Mitarbeiter ausfallen oder neue dazu kommen.
- Wissensmanagement vereinfacht zudem den Austausch von Wissen unabhängig von Ort und Zeit. Dies erleichtert die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg oder das remote Arbeiten unabhängig von Ort und Zeit.
- Gutes Wissensmanagement stellt sicher, dass wichtige Informationen gut zugänglich sind und unterstützt somit Mitarbeiter bei Entscheidungen.
- Wenn Informationen und Wissen gut dokumentiert sind, steigert dies zudem die Produktivität. So kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter nicht Zeit verlieren, indem Sie lange nach Informationen suchen oder diese sogar neu beschaffen, obwohl sie bereits vorhanden sind.
Wissensmanagement Tools
Die Herausforderung besonders für kleinere Unternehmen besteht darin, die richtigen digitalen Lösungen zu finden. Diese sollten auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sein, was auch die Finanzierbarkeit betrifft. Wichtig ist dabei zu bedenken, dass Wissensmanagement ein kontinuierlicher Prozess ist und sich stets weiter entwickelt. Die gewählten Strukturen, Systeme und Prozesse müssen entsprechend flexibel und ausbaufähig sein, damit Sie mit dem Unternehmen mitwachsen können.
Die Wahl der richtigen Tools
Es gibt auch hier eine Vielzahl von unterschiedlichen Softwares für Wissensmanagement und die verschiedensten Systeme. Als KMU lohnt es sich oft nicht, in große und teure Software Systeme zu investieren, weil diese nicht auf Ihre Bedürfnisse angepasst sind. Wir empfehlen Ihnen, auf benutzerfreundliche und flexible Systeme zu setzen, die mit Ihnen mitwachsen können.
Die All-in-One Software Zoho hat zudem den Vorteil, dass die unterschiedlichsten Funktionen in einer Software zusammengefasst sind. Damit sparen Sie sich unzählige Schnittstellen zwischen den verschiedenen Anwendungen Ihrer digitalen KMU. Sie können Zoho für Ihre Buchhaltung, die interne Kommunikation, das Projektmanagement und Ihr gesamtes Wissensmanagement verwenden.
Wissensmanagement Tools: Anwendungsbereiche
Es gibt unterschiedliche Wissensmanagement Methoden, die in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens zum Einsatz kommen können.
Wissensdatenbank Zoho Wiki
Zoho Wiki ist ganz explizit eine Anwendung, um eine Wissensdatenbank zu erstellen und Informationen zu teilen, 2021 wird dies Anwendung zudem komplett überholt und um das Element Learning (LMS) erweitert. Sie dürfen sich freuen. Die Darstellung überzeugt dadurch, dass sie sehr anschaulich und übersichtlich ist. Sie können darin unterschiedliche Seiten und Unterseiten zu verschiedenen Themen anlegen. Inhalte können beispielsweise über Tags kategorisiert werden oder über die Suchfunktion schnell gefunden werden. Die Benutzerverwaltung hilft Ihnen, zu regeln, wer auf welche Inhalte Zugriff und welche Berechtigungen hat.
Sie haben hier die Möglichkeit, mit einer einfachen Wissensdatenbank anzufangen und diese über die Zeit weiter auszubauen und zu gestalten. Zoho Wiki lässt sich sehr flexibel entsprechend Ihren Ressourcen einsetzen. Ihr Wissen ist hier auf jeden Fall sicher und für Ihre Mitarbeiter gut zugänglich aufbewahrt.
Zoho Learn Wissenvermitteln
Zoho Learn ist eine cloud-basierte Learning Management System (LMS) von Zoho, die es Unternehmen ermöglicht, Schulungen und Kurse online anzubieten. Mit Zoho Learn können Unternehmen eine eigene Schulungsplattform erstellen, um ihren Mitarbeitern oder Kunden Zugang zu Schulungsinhalten und -ressourcen zu geben.
Zoho Learn bietet eine Vielzahl von Vorteilen:
- Einfache Verwaltung von Schulungsinhalten: Zoho Learn ermöglicht es Unternehmen, Schulungsinhalte einfach zu verwalten, indem sie Kurse und Lernpfade erstellen, Inhalte hochladen und die Fortschritte der Teilnehmer verfolgen.
- Personalisierte Schulungen: Mit Zoho Learn können Unternehmen personalisierte Schulungen erstellen, indem sie individuelle Lernpfade für die Teilnehmer erstellen und den Fortschritt jedes Teilnehmers verfolgen.
- Integrierte Prüfungen und Zertifikate: Zoho Learn bietet integrierte Prüfungen und Zertifikate, um den Fortschritt der Teilnehmer zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten erwerben.
- Mobiles Lernen: Zoho Learn ist für mobile Geräte optimiert, sodass die Teilnehmer von überall aus lernen können.
- Kosteneffizienz: Zoho Learn ist eine kostengünstige Lösung im Vergleich zu anderen LMS, da sie keine Softwareinstallation erfordert und keine laufenden Kosten für Wartung und Support hat.
Insgesamt bietet Zoho Learn eine einfache und kosteneffiziente Lösung für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern oder Kunden Schulungen und Kurse online anbieten möchten.
Zu den wichtigsten Wissensmanagement-Tools gehört sicher das digitale Projektmanagement. Indem Sie Ihr Projektmanagement über eine Software steuern, wird bereits viel wichtiges Wissen an einem zentralen Ort gesammelt und weiter verwendet. Alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter haben dadurch den Überblick über den aktuellen Stand, können wichtige Informationen zu einzelnen Etappen einfügen oder darauf zugreifen. Das Ziel von digitalen Projektmanagement-Tools ist, dass Informationen gesammelt und Wissen weitervermittelt wird.
Zoho Projects ist die Projektmanagement-Anwendung von Zoho. Es liefert Ihnen zu Ihren Projekten eine Vielzahl an nützlichen Daten, die Sie bei der Auswertung unterstützen. Des Weiteren lassen sich Abschlussberichte oder Briefings sehr leicht erstellen. Alle diese Daten werden zentral und sicher gespeichert und sind für zukünftige Projekte wertvolles Wissen. Darüber hinaus unterstützt dieses Wissen auch die Optimierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen.
Wie sieht die Zukunft des Wissensmanagement aus?
Die Zukunft des Wissensmanagements wird wahrscheinlich von einigen wichtigen Trends geprägt werden, die sich derzeit abzeichnen:
- Machine Learning und künstliche Intelligenz: Die Verwendung von Machine Learning und künstlicher Intelligenz wird wahrscheinlich zunehmen, um das Wissensmanagement zu automatisieren und zu verbessern. Dies könnte beispielsweise dazu beitragen, das Wissen von Mitarbeitern zu erfassen und zu verwalten, indem es automatisch von verschiedenen Quellen wie E-Mails, Chatverläufen und Dokumenten erfasst wird.
- Integration von Collaboration-Tools: Collaboration-Tools werden wahrscheinlich immer stärker in das Wissensmanagement integriert werden, um Mitarbeiter dabei zu unterstützen, Wissen zu teilen und zu kooperieren. Dies könnte zum Beispiel durch die Integration von Chat-Tools oder von Tools zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten erfolgen.
- Personalisierte Lernplattformen: Die Verwendung personalisierter Lernplattformen wird wahrscheinlich zunehmen, um Mitarbeitern individuell angepasste Lernpfade und Schulungsinhalte bereitzustellen. Dies könnte dazu beitragen, das Lernen für Mitarbeiter zu optimieren und ihre Fähigkeiten und Kompetenzen zu verbessern.
- Nutzung von Cloud-Technologien: Die Verwendung von Cloud-Technologien wird wahrscheinlich weiter zunehmen, um das Wissensmanagement zu vereinfachen und zu verbessern. Dies könnte beispielsweise dazu beitragen, dass Mitarbeiter von überall aus auf Wissensressourcen zugreifen können und dass das Wissen leicht zwischen verschiedenen Standorten und Teams geteilt werden kann.
Insgesamt wird die Zukunft des Wissensmanagements wahrscheinlich von Fortschritten in der Technologie und der Integration von Collaboration-Tools und personalisierten Lernplattformen geprägt sein. Die Verwendung von Cloud-Technologien wird wahrscheinlich auch dazu beitragen, das Wissensmanagement zu vereinfachen und zu verbessern.
Beratung durch KMU Digitalisierung
Mit diesem kurzen Überblick über das Thema Wissensmanagement wollten wir Ihnen aufzeigen, wie wichtig eine Auseinandersetzung mit dem Thema für Ihr Unternehmen ist. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Wissen digital gespeichert und weiterverwendet werden kann. Alleine Zoho verfügt über 40 integrierte Anwendungen, die zu einem erfolgreichen Wissensmanagement beitragen.
Wir von KMU Digitalisierung unterstützen Sie gerne dabei, die richtigen Wissensmanagement Methoden und Softwares für Ihr Unternehmen zu finden, damit Sie Ihre wichtigsten Ressourcen erfolgreich verwalten können.
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