7 Tipps zur Auswahl des richtigen VoIP-Dienstes für KMU

Ein Telekommunikationssystem, das alle Anforderungen Ihrer Geschäftskommunikation erfüllt, ist ein Muss für Ihr Kleinunternehmen (KMU). Und ein VoIP (Voice Over Internet Protocol)-Dienst hilft Ihnen dabei, und zwar zu Kosten, die niedriger sind als die, die Sie vielleicht bei Ihrem örtlichen Telefonanbieter bezahlen. Darüber hinaus kann die Telephonie via Internet Ihr Team produktiver machen. In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile und geben Ihnen 7 Tipps zur Auswahl des richtigen VoIP Dienstes für Ihr KMU.

Vorteile der Nutzung von VoIP

Hier sind nur einige der Vorteile der Verwendung eines geschäftlichen Internet-Telefonsystems aufgeführt:

• Sie können Anrufe über Computer, VoIP-Telefone und sogar über Mobiltelefone empfangen.
• Sie können eine Nummer mit mehreren Mitarbeitern teilen.
• Sie können Anrufdauer, Haltezeiten, Wartezeiten und die Gesamtnutzung leicht verfolgen.
• Die meisten VoIP-Dienste für Unternehmen sind mit Anrufweiterleitung, Anrufer-ID, Anklopfen, Anrufweiterleitung und mehr ausgestattet.
• Sie können die gleiche Nummer überall verwenden, wo Sie wollen.
• Es gibt Ihnen eine geschäftliche Telefonnummer, so dass Sie Ihre persönliche Handynummer nicht an Kunden weitergeben müssen.
• Business VoIP bietet günstigere Orts- und Auslandsgespräche.

Die Business-VoIP-Technologie bietet viel Flexibilität und Freiheit, und sie hat es für Unternehmen jeder Größe leicht gemacht, eine geschäftliche Telefonnummer zu haben. Ganz gleich, ob es sich um ein kleines 1-Personen-Unternehmen, ein wachsendes 10-Personen-Team oder ein etabliertes Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern handelt, Sie alle können Business-Internettelefonie nutzen und profitieren.

Wenn Sie jedoch nicht den besten Business-VoIP-Anbieter wählen, können Sie auf einige ernsthafte Herausforderungen stoßen.

Beispielsweise variiert die Sprachqualität bei VoIP-Anrufen je nach Internetverbindung und dem von Ihnen verwendeten Dienstanbieter. Im Gegensatz zu Festnetzanschlüssen verlieren Sie die Internettelefonie-Verbindung bei einem Stromausfall oder einer Internetunterbrechung, aber dies sollte die meisten kleinen Unternehmen nicht beeinträchtigen, wenn Sie gut vorbereitet sind.

Lassen Sie uns dennoch erörtern, wie wir die richtige VOIP-Lösung auswählen können.

Aber die Auswahl der richtigen Internet-Telefonie-Lösung ist ein heikler Prozess. Keine zwei Dienstanbieter haben das gleiche Angebot. Daher müssen Sie wissen, wie Sie denjenigen auswählen, der zum Budget passt und auch Ihre Bedürfnisse erfüllt.

In meinem heutigen Beitrag werde ich fünf Punkte erörtern, die Sie berücksichtigen müssen, bevor Sie die endgültige Entscheidung treffen, das richtige VoIP für Ihr KMU auszuwählen.

Lass uns eintauchen:

1 Ihre Telefonie Anforderungen kennen

Anrufer-ID, Anrufweiterleitung und Anklopfen sind einige grundlegende Funktionen, die ein VoIP bietet. Aber auch andere erweiterte Funktionen wie automatische Vermittlung, Anruf-Screening und Anruftranskription sind möglicherweise in Ihrem Paket enthalten.

Einige Funktionen werden kostenlos mit Ihrem Abonnement geliefert, während andere nach Bedarf hinzugefügt werden.

Bevor Sie sich also für einen Dienstleister, resp. für eine Internettelefonie Lösung entscheiden, umreißen Sie Ihre Anforderungen und listen Sie die gewünschten Funktionen auf. Sie sollten sich nicht für Konferenzfunktionen oder Wartemusik entscheiden, nur weil der Dienstanbieter sagt, dass er diese “kostenlos” hinzufügen wird. Gehen Sie nicht in die Falle.

Informieren Sie sich über Ihre Anforderungen an den VoIP-Dienst und gehen Sie entsprechend vor.

2 Anbieter eingrenzen, die den Anforderungen entsprechen

Sobald Sie Ihre Anforderungen ermittelt haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie viel Sie für ein VoIP bezahlen würden. Schauen Sie sich Ihre aktuellen Telefonrechnungen und andere Ausgaben für Kommunikationssoftware an, die Ihnen entstehen. Notieren Sie alle Funktionen, für die Sie bezahlen, und vergleichen Sie sie mit den von Ihnen benötigten VoIP-Angeboten.

Aber bevor Sie Ihre Optionen einschränken, nehmen Sie auch die “gebündelten Dienste” Ihres derzeitigen Kommunikationssystems. Möglicherweise kommen Sie in den Genuss eines Internet-Plans oder eines Medien-Streaming-Pakets mit Ihrem bestehenden Telefonanschluss. Ein reiner Internettelefonie-Dienst wird diese nicht anbieten. Wobei es für KMU oft irrelevant is ob man noch Netflix mitgeliefert kriegt. Bei einem Startup, welches in der Garage aufgebaut wird und die private Internetverbindung nutzt kann dies ein Kriterium sein.

3 Integrationen von Drittanbietern

Abgesehen von den Anrufabwicklungsdiensten eines VoIP, prüfen Sie auch seine Integration mit anderen Unterstützungssystemen. Wenn Sie über eine Helpdesk-Anwendung verfügen, benötigen Sie Ihren VoIP-Dienst zur Synchronisierung mit dieser. Und die Integration des VoIP-Systems mit Ihrer bevorzugten CRM-Software oder Ihrem Cloud-Storage-Service wird Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren. So können Sie zum Beispiel im CRM Telefonanrufe protokollieren oder Workflows einrichten basierend auf Anrufen. Details dazu am Beispiel von Zoho sehen Sie hier.

Stellen Sie also sicher, dass der VoIP-Dienstanbieter solche Optionen anbietet. Selbst wenn sich das VoIP nicht in eine bestimmte Anwendung integrieren lässt, sollte es API-Integrationen von Drittanbietern unterstützen.

An dieser Stelle präsentieren wir Ihnen, als Certified Partner von Zoho, jene Lösungen, welche sich gut in Zoho Integrieren lassen:

Vollständige Liste aller VoIP Lösungen, welche sich mit Zoho Verbinden lassen. Jedoch sind einzelne Dienste nicht in Europa oder der Schweiz verfügbar.

4 Sicherheit von VoIP

Starke Sicherheitsmerkmale sind eine Priorität für die Geschäftskommunikation. Und das gilt auch bei der Suche nach einem geeigneten VoIP. Telefonie-Daten durchlaufen das Internet, das ein öffentliches Medium und überhaupt nicht sicher ist. Zumindest nicht bei jedem Internet Telefonieanbieter.

Suchen Sie daher nach VoIP-Anbietern, die eine starke Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten. Neben einem robusten Verschlüsselungsrahmen sollten auch fortgeschrittene Sicherheitsoptionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung und sicherer Datenzugriff verfügbar sein. Auch wenn es bei den meisten Ihrer Anrufe nicht um die “nationale Sicherheit” geht, ein gutes Mass an Sicherheit, Vertraulichkeit und Diskretion ist wichtig.

5 Kundenbetreuung

Wenn der Internet-Telefonie-Dienst die primäre Methode sein soll, um mit Ihren Interessenten, Kunden und anderen Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben, muss er durch rechtzeitigen Kundensupport unterstützt werden. Während der anfänglichen Einrichtung und der Integration von Drittanbietern kann es bei einem Internet-Telefonie-Dienst zu Problemen kommen. Und ein engagierter Kundensupport muss rund um die Uhr verfügbar sein, um sich um die Probleme zu kümmern.

Auch nach dem Einsatz des Dienstes benötigen Sie Hilfe bei der Wartung, der Aufrüstung oder bei Ausfällen der Ausrüstung. Nehmen Sie also ein VoIP-Produkt, das über einen vertrauenswürdigen Kundensupport verfügt. Gerne teilen wir hier unsere Erfahrungen mit Ihnen. Fragen Sie uns ungeniert.

6 Plan und Preisgestaltung

Wenn Sie die VoIP-Anbieter, die Ihren Anforderungen entsprechen, in die engere Wahl gezogen haben, prüfen Sie deren Pläne. Berücksichtigen Sie neben der Hardware und Software in Ihrem Paket auch die Kosten für Installation, Wartung und Support. Erkundigen Sie sich auch nach den Stornierungsgebühren, Rückgaberichtlinien und eventuellen Nutzungsbeschränkungen.

7 Merkmale für Mobilität

Alte Telefonsysteme binden die Mitarbeiter an ihren Schreibtisch. Gehostete VoIP-Lösungen tun dies nicht. Viele gehostete VoIP-Anbieter sorgen mit Tools wie einer zuverlässigen, gehosteten VoIP-Mobilfunkanwendung dafür, dass die Produktivität nicht auf das Büro beschränkt bleibt.

Beachten Sie, dass eine gehostete VoIP-Mobilfunkanwendung kein Industriestandard ist. Das bedeutet, dass Sie Ihre Nachforschungen anstellen müssen, um einen Anbieter zu finden, der diesen Dienst anbietet. (Und stellen Sie sicher, dass der gehostete VoIP-Anbieter Ihnen keine zusätzlichen Gebühren für die Nutzung seiner mobilen Anwendung berechnet!)

Fazit zur Wahl der passenden VoIP-Lösung

Das waren die sieben Dinge, die Sie bei der Suche nach dem richtigen VoIP für Ihr KMU oder Startup im Auge behalten sollten. Einige Dienstanbieter werden Ihnen niedrige Preise anbieten, aber sie sind möglicherweise nicht zuverlässig, kompatibel mit Ihrem CRM oder sicher. Andere wiederum bieten Ihnen eine Reihe von Funktionen an, die Sie möglicherweise nicht benötigen.

Machen Sie also eine detaillierte Liste Ihrer Erwartungen an einen Internet-Telefonie-Dienst und prüfen Sie die Angebote, um das passendste auszuwählen, das Ihnen im Rahmen Ihres Budgets ein Maximum an Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kundensupport bietet. Bei Fragen helfen Ihnen die Experten von KMU Digitalisierung gerne weiter oder übernehmen für Sie die Integration.