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Enterprise Resource Planning (ERP)-Software zentralisiert Abläufe wie Finanzen, Personalwesen, Inventar und Lieferkettenmanagement. Dadurch sind ERPs robuster als Customer Relationship Management (CRM)-Software. Also werden Unternehmen bei der Verwaltung von Kontaktinteraktionen und Geschäften unterstützt. Infolgedessen sind ERPs teurer als CRMs, schwer zu erlernen. In der Regel sind sie leistungsfähiger als das, was viele Unternehmen benötigen, um erfolgreich zu sein. Wir werden Ihnen im Folgenden erläutern, was ERP und CRM bieten.

Hier erfahren Sie, wann Sie ein ERP und CRM einsetzen sollten und für wen sie am besten geeignet sind:

  • ERP: Am besten geeignet für mittlere bis große Unternehmen mit komplexen Buchhaltungsprozessen. Dort wird ein zentrales Tool für alle ihre Geschäftsvorgänge benötigt, um die Produktivität zu verbessern
  • CRM: Bestens geeignet für kleine bis mittlere Unternehmen und Kleinstunternehmen, die ihre Vertriebsprozesse vereinfachen möchten. Hiermit kann man die Kundenbeziehungen zu verbessern und den Umsatz zu steigern.

Sie können mehr darüber erfahren, wie CRMs Startups und kleinen Teams zum Erfolg verhelfen.

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Software unterstützt die Zusammenarbeit – physisch oder im Home Office. Photo by Unsplash

Wie ERP und CRM zusammenarbeiten

ERP und CRM erleichtern beide das Wachstum. Damit helfen sie, die Rentabilität Ihres Unternehmens zu verbessern. Ein ERP-System mit integriertem CRM ist wesentlich kostengünstiger als zwei separate Anwendungen zu unterhalten. Außerdem fördert es eine bessere Zusammenarbeit der Mitarbeiter und schnellere Vertragsgenehmigungsprozesse. Zum Beispiel benötigt die Finanzabteilung eines Unternehmens Zugriff auf das CRM-System, um die Provisionen ihrer Vertriebsmitarbeiter zu berechnen.

Die meisten ERP-Systeme zwar über ein CRM-Modul als eine ihrer Funktionen verfügen. Sie müssen aber kein ERP verwenden, um zusätzliche Funktionen zu erhalten. So können also ERP und CRM auch kombiniert werden. Es gibt viele eigenständige CRMs, wie z. B. HubSpot CRM, die in einfachere und benutzerfreundlichere Buchhaltungstools wie QuickBooks integriert werden können.

Wann wird ein ERP eingesetzt?

ERP-Systeme werden verwendet, um sowohl Front- als auch Back-Office-Funktionalitäten eines Unternehmens oder einer Organisation zu verwalten. Sie sollten ein ERP benutzen, wenn Sie ein Programm zur Integration mehrerer Geschäftsprozesse sowie zur Verbesserung der internen Kommunikationssysteme und des Datenaustauschs benötigen. Viele Systeme können auch so konfiguriert werden, dass ERM und CRM Module hinzugefügt werden können, die spezifische Geschäftsanforderungen erfüllen.

Ziehen Sie den Einsatz eines ERP in Erwägung, wenn Sie alle folgenden Geschäftsprozesse miteinander kombinieren wollen:

  • Finanzmanagement: Hilft Ihnen bei der Planung, Organisation und Bestimmung der besten Verwendung Ihrer Geschäftsmittel sowie beim Management von Risiken für den Betrieb und die finanzielle Stabilität.
  • Buchhaltung: Verfolgt, speichert und analysiert Finanzdaten, z. B. Debitoren, Budgets und Hauptbuch.
  • Verwaltung der Humanressourcen (HR): Erledigt HR-Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Einstellung, Onboarding, Vergütungsmanagement und Zeiterfassung.
  • Auftragsverwaltung: Verfolgt Bestellungen vom Eingang bis zur Auslieferung. So wird verhindert, dass Bestellungen verloren gehen, die Lieferrate zu verbessern. Somit bleibt die Kundenzufriedenheit zu erhalten.
  • Fertigung: Unterstützt bei der Produktplanung, -überwachung und -prognose sowie bei der Beschaffung von Rohstoffen, die im Unternehmen benötigt werden.
  • Berichte und Analysen: Stellt Informationen über Geschäftsvorgänge zusammen. Generiert außerdem visuelle Berichte für den internen Gebrauch, für Prüfpfade und gesetzliche Anforderungen.
  • CRM: Speichert und organisiert Kundenbeziehungsdaten in einer zentralisierten Datenbank und automatisiert Vertriebs- und Marketingprozesse.

Die Kombination von Modulen in ERP-Software variiert von einem Anbieter zum anderen. Auch Finanz- und Buchhaltungsmodule sind typischerweise in Basispaketen enthalten. Weitere Module, die separat angeboten werden können, sind Einkauf, Bestandsmanagement, Supply Chain Management, Projektmanagement, Workforce Management, E-Commerce und Marketing Automation.

Beispiele von Top-ERP-Anbietern

Die besten ERP-Anbieter bieten Pakete, die alle Ihre Geschäftsprozesse über eine einzige Plattform abwickeln. Sie können so konfiguriert werden können, dass sie den branchenspezifischen Anforderungen eines Unternehmens entsprechen. Ein exzellentes ERP-System ermöglicht außerdem allen Teammitgliedern und Abteilungen den Zugriff auf Echtzeitdaten aus einer Datenbank. Hier sind einige der von uns empfohlenen Top-ERP-Anbieter:

  • NetSuite: Eine Cloud-basierte Business-Management-Lösung, die Kernprozesse automatisiert und Echtzeit-Einblicke in die betriebliche und finanzielle Leistung mittlerer bis großer Unternehmen bietet.
  • SAP ERP: Ein System, das über eine On-Premise- oder Cloud-basierte Bereitstellung einen zentralen Ort für eine Vielzahl von Arbeitsabläufen bietet, z. B. Finanzmanagement, Personalwesen und Produktionsmanagement.
  • Microsoft Dynamics 365: Eine Reihe modularer Software-as-a-Service (SaaS), die ERP- und CRM-Funktionen kombiniert und Unternehmen dabei hilft, ihre Kundenbeziehungen, Personalprozesse und Geschäftsaktivitäten zu verwalten und zu optimieren.
  • Sage Intact: Ein Cloud-ERP-System, das Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, den Einkauf, die Auftragsverwaltung und das Berichtswesen für wachstumsstarke kleine und mittlere Unternehmen bietet.
  • Zoho Inventory: Verwalten Sie Ihre Offline- und Online-Bestellungen mit diesem effizienten Auftragsverwaltungssystem. Außerdem können Sie Bestellungen, Rückstände und Drop-Shiping in einer einzigen Bestandsverwaltungsanwendung erstellen, 5 oder mehr Lager verwalten und vieles mehr. Zoho Inventory ist vollintegriert in Zoho CRM und Zoho Books.

ERP-Kosten

Die Kosten für ein ERP-System hängen von der Art der Bereitstellung, dem Preismodell und der Implementierung ab, die ein Anbieter anbietet. Unternehmen, die eine On-Premise-Implementierung nutzen, zahlen in der Regel eine durchschnittliche Lizenzgebühr von 7.400 Franken pro Benutzer, plus Infrastruktur (Server) und deren Wartung. Bei Cloud-basierten ERPs liegen die Abonnementgebühren zwischen 10 und 150 Franken pro Benutzer und Monat. In der Regel gibt es Optionen für monatliche und jährliche Abonnements.

Der Implementierungsprozess kostet typischerweise zwischen CHF 25.000 und CHF 750.000 für kleine bis mittlere Unternehmen. Bei großen Unternehmen können die Kosten zwischen 1 und 10 Mio. CHF liegen. Die Implementierungsgebühr umfasst in der Regel zusätzliche Module, Anpassungen, Beraterhonorare, Hardware und Schulungen.

Wann Sie ein CRM verwenden sollten

CRM-Lösungen helfen Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Leads, Kunden und Geschäfte. Sie sollten sich für ein CRM entscheiden, wenn Sie ein Tool benötigen, um Ihren Vertrieb und die Kundenbindung zu optimieren. Sie können damit Ihren Umsatz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Es bietet außerdem Berichts- und Analysefunktionen, die Ihnen zusammenfassende Berichte über Verkaufszahlen, Leistung und Trends liefern.

Kernfunktionen der einzelnen CRM-Typen

CRM-Software ist für die meisten kleinen Unternehmen die bessere Wahl, vor allem im Vergleich zur Verwaltung von Geschäften in einer Tabellenkalkulation, wenn Sie Folgendes wünschen:

  • Vertriebsautomatisierung: Rationalisiert manuelle administrative Schritte im Vertriebsprozess, damit sich Ihr Vertriebsteam mehr auf den Verkauf konzentrieren kann.
  • Marketing-Automatisierung: Automatisiert E-Mail-Marketing-Kampagnen, Workflows, Social-Media-Inhalte und andere Marketingaufgaben, um Leads zu pflegen und Ihr Unternehmen zu vergrößern.
  • Service-Automatisierung: Reduziert die menschliche Arbeitskraft im Kundenservice erheblich, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Arbeitskosten zu senken.
  • Data Warehousing: Speichert Daten aus verschiedenen Quellen und organisiert sie an einem zentralen Ort.
  • Data Mining: Analysiert und interpretiert gespeicherte Daten, um Trends und Muster aufzudecken, die bei der Verbesserung von Vertriebs-, Marketing- und Kundendienststrategien hilfreich sind.
  • Online-Analytische Verarbeitung (OLAP): Verleiht dem CRM seine Prognosefähigkeiten, damit Sie datengesteuerte Geschäftsentscheidungen treffen können. OLAP im Detail erklärt.
  • Interaktionsmanagement: Protokolliert die Touchpoints Ihrer Kunden mit Ihrem Unternehmen in einer zentralen Datenbank.
  • Kanal-Management: Verfolgt das Engagement der Kunden und optimiert die Kommunikation mit ihnen auf ihren bevorzugten Kanälen.
  • Dokumentenverwaltung: Erfasst, verfolgt, speichert und erleichtert die gemeinsame Nutzung der elektronischen Dokumente Ihres Unternehmens.

Wussten Sie das?

Einige CRM-Plattformen bieten Tools, die normalerweise in ERP-Systemen enthalten sind, wie digitale Signaturen, Konfiguration, Preis und Angebot (CPQ), HR-Funktionen und Finanzmanagement. Diese Funktionen sind entweder in ihren Plänen integriert oder werden als Add-ons mit einer Integration von Drittanbietern angeboten. Add-on-Funktionen und Integrationen bieten kleinen Unternehmen eine erschwinglichere Option für die Erweiterung der Funktionen ihres CRMs als ein Upgrade auf ein ERP-System.

Wenn Sie tiefergehendes Wissen über die Kernfunktionen und Vorteile von CRM wünschen, lesen Sie unseren Artikel über die Arten von CRM.

Beispiele von Top-CRM-Anbietern

Die besten CRM-Lösungen für kleine Unternehmen sind einfach zu bedienen und haben erschwingliche Preisoptionen. Außerdem enthalten sie zentrale CRM-Funktionen wie Kontakt- und Vertriebsmanagement, Reporting und E-Mail-Automatisierung. Hier sind einige unserer Top-Empfehlungen für kleine Unternehmen:

  • Freshworks CRM: Ein voll funktionsfähiges CRM, das einfach zu bedienende Tools für Kontaktmanagement, Vertriebspipeline und Berichte bietet. Es hat auch eine integrierte Telefonanlage.
  • Pipedrive: Ein CRM, das eine visuelle Vertriebs-Pipeline bietet, damit Sie Ihre Geschäfte leichter verfolgen können.
  • Zoho CRM: Eine anpassbare CRM-Lösung mit Multichannel-Engagement, Zwei-Wege-Helpdesk-Integration, Social-Media-Integration, E-Mail-Analysen und einem nativen Dialer.
  • HubSpot: Eine “kostenlose”, skalierbare und einfach zu bedienende Lösung mit umfassenden Kontakt-, Deal- und Lead-Management-Funktionen für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern. Es bietet auch Module für Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Lesen Sie auch den Artikel zum Vergleich von Hubspot/Zoho.

Wenn Sie nach Anbietern suchen, die kostenlose Optionen anbieten, sehen Sie sich unseren Leitfaden für die beste kostenlose CRM-Software an.

CRM-Kosten

Es gibt eine Vielzahl von CRM-Anbietern, die einen kostenlosen Plan mit eingeschränkten Funktionen, Datenspeicher und Anpassungsmöglichkeiten anbieten. Kostenpflichtige Pläne für kleine Unternehmen beginnen bei etwa 12 CHF pro Benutzer und Monat.

Pakete für mittlere bis große Unternehmen, die erweiterte Anpassungen bieten, kosten zwischen CHF 40 und CHF 150 pro Benutzer und Monat. Optionen auf Enterprise-Niveau liegen bei 300 CHF pro Benutzer und Monat oder mehr. Die meisten Anbieter bieten auch kostenlose Testversionen ihrer beliebtesten Pakete für 14 bis 30 Tage an. Nutzen Sie dies unbedingt und machen Sie sich mit dem Interface vertraut.

Warum Sie ein CRM brauchen, zeigt auch dieser Artikel auf.

Unterm Strich

Beim Vergleich von ERP und CRM gibt es keinen Sieger, da sie unterschiedliche Zielanwender und Funktionsumfänge haben. Ein ERP wird für den Geschäftsbetrieb von wachstumsstarken mittleren bis großen Unternehmen empfohlen. Für kleinere Unternehmen ist es besser, mit einem eigenständigen CRM zu beginnen, da es die Anforderungen an die Vertriebs-, Marketing- und Service-Automatisierung erfüllt, die zur Verbesserung der Kundenbeziehungen und zum Wachstum des Unternehmens erforderlich sind.

Wenn Sie auf der Suche nach einem vollwertigen CRM mit kostenlosen und einfach zu bedienenden Kontaktmanagement-Tools sind, sollten Sie Zoho One in Betracht ziehen. Sie kriegen hier das Beste aus beiden Welten, sowohl ein CRM für die Kundendaten, wie aber auch Zoho Books für die Buchhaltung und Zoho Inventory für die Lagerbewirtschaftung und dies zum Preis der günstiger ist als viele einzelne Lösungen.

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