Was ist ein Büroautomationssystem?
Ein Büroautomatisierungssystem ist ein Werkzeug, das es ermöglicht, Daten ohne menschliches Zutun und ohne Ungenauigkeiten von einem System in ein anderes zu übertragen. Diese Tools helfen Unternehmen, Daten zu sammeln, zu verwalten und sicher zu analysieren, um alltägliche Aufgaben und Prozesse zu bewältigen. Es optimiert und automatisiert bestehende Geschäftsprozesse und -abläufe.
Warum ein Büroautomatisierungssystem?
Im heutigen digitalen Zeitalter bieten Büroautomationssysteme eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen jeder Grösse. Leistungsstarke Büroautomationssysteme reduzieren den manuellen Aufwand und speichern eine große Menge an Daten auf kleinem Raum. Sie rationalisieren nicht nur die alltäglichen Aufgaben, sondern beschleunigen auch das Abrufen von Informationen. Darüber hinaus verbessern diese Tools die Transparenz von Prozessen und helfen Unternehmen, Engpässe leicht zu erkennen.Andererseits könnten Sie auch zusehen, wie Daten von alleine fließen – das ist Automatisierung.
Einige der grössten Vorteile der Automatisierung von Büroabläufen sind:
- Verringerung des manuellen Aufwands für die Erledigung alltäglicher Aufgaben
- Verringerung manueller Fehler
- Verkürzung der Bearbeitungszeit für Artikel
- Einblicke in die Leistungskennzahlen von Prozessen
- Grössere Transparenz der Prozesse und Identifizierung von potenziellen Engpässen
- Fundierte Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen
- Büroautomatisierung steigert die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe, aber Sie müssen über E-Mails und digitale Formulare hinausschauen, um sie wirklich zu nutzen.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung zur Büroautomatisierung sind, die die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen auf die nächste Stufe heben kann, sollten Sie sich nicht mit etwas zufrieden geben, das diese fünf Grundvoraussetzungen nicht erfüllt.
Die fünf wichtigsten Tools für die Büroautomatisierung
1. Einfacher Workflow-Designer
Die Erstellung von Arbeitsabläufen war früher die Domäne von hartgesottenen Systemprogrammierern. Als sich die Workflow-Software weiterentwickelte, ging man davon aus, dass die Benutzer auch Programmierer sind.
Ein modernes System zur Büroautomatisierung sollte jedoch den Geschäftsanwender im Blick haben, nicht den Programmierer.
Wenn Sie sich hinsetzen, um ein Tool zur Büroautomatisierung auszuprobieren, beginnen Sie damit, Ihre eigenen Workflows zu erstellen. Wie einfach ist das? Können Sie intuitiv die Abfolge der Aufgaben erstellen, die für die Erledigung eines Prozesses erforderlich sind? Wenn Sie das nicht innerhalb der ersten fünf Minuten herausfinden können, sollten Sie zur nächsten Option übergehen.
Eine Software sollte nicht bestimmen, wie Ihr Unternehmen seine Abläufe gestalten sollte. Sie sollte vielmehr Ihren Teams helfen, die bestehenden Prozesse zu stärken.
2. Mobile Kompatibilität
Ihr Büro ist mobil, und alle Ihre Tools sollten es auch sein. Ganz gleich, ob Sie Mitarbeiter im Aussendienst haben oder einfach nur einchecken wollen, während Sie auf einen Flug warten, das von Ihnen gewählte Büroautomatisierungs-Tool sollte auf dem Telefon eines Mitarbeiters auf einer Reise nach China genauso reibungslos funktionieren wie auf dem PC im Hauptbüro.
Ihre Marketingkampagne darf sich nicht um einen Tag verzögern, nur weil Sie warten müssen, bis Greg aus seinem Urlaub in Machu Picchu zurück ist.
Sie sollten in der Lage sein, Ihre Kernprozesse über eine sichere Cloud laufen zu lassen und sich nie Gedanken darüber machen müssen, wo Ihre Daten sind oder wer sie schützt. Wenn Sie ein Tool zur Büroautomatisierung wie Zoho Flow verwenden, kann Greg den Marketingplan auf seinem Handy von seiner Hotellobby in Peru aus durchgehen und abnicken, bevor er weiterzieht, um Selfies mit den Lamas zu machen.
3. Integration mit anderer Software
Die Software zur Büroautomatisierung ist nicht das Einzige, was Sie verwenden. Sie haben Ihre interne Datenbank, ein CRM, ein Marketing-Automatisierungstool und Ihre Finanzsoftware, und das ist nur der Anfang. Wenn Sie auf so viele Systeme angewiesen sind, brauchen Sie ein Tool, das sich nicht nur auf sich selbst beschränkt.
Von all der Software, die es gibt, sollte sich die Büroautomatisierung am einfachsten mit Ihren anderen Tools integrieren lassen. Wenn das nicht der Fall ist, müssen Sie Daten von einem System zum anderen schieben. Achten Sie bei der Bewertung darauf, welche Art von Vorintegrationen die Büroautomatisierungssoftware bietet oder ob sie die Vorteile einer Verbindung mit einem Tool wie Zapier nutzt, um den Zugang zu Tausenden von anderen Cloud-Tools zu öffnen.
4. Berichte und Analysen
Woher wissen Sie, ob Ihre Büroautomatisierung Ergebnisse liefert? Sie können die Prozessleistung nicht einfach danach beurteilen, wie zufrieden Ihr Team ist. Daten sind der ultimative Entscheidungsträger, und es ist wichtig für Ihr Unternehmen, den Verlauf eines Prozesses, seine Geschwindigkeit, die Qualität der Ergebnisse usw. zu vergleichen.
Die Einführung einer weiteren Software zur Messung Ihrer Workflow-Daten ist zeitaufwändig und unnötig. Warum nicht eine einzige Software verwenden, die mit Berichts- und Analysefunktionen ausgestattet ist? Die besten Produkte für die Büroautomatisierung bieten diese Funktion bereits in ihrem Grundangebot.
5. Optionen für die Zugangskontrolle
Genauso wie Sie den Zugang zu Ihren Büroräumen beschränken sollten, sollten Sie auch die Zugriffsrechte für alle Ihre Geschäftsabläufe festlegen.
Ein gutes Workflow-Automatisierungssystem ist sich dieser sensiblen Anforderung bewusst und verfügt über eine Zugriffskontrolle als Teil seiner integrierten Funktionen. Übersehen Sie diese Funktion nicht, wenn Sie eine Software zur Büroautomatisierung für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen.
Was sind die Funktionen von Software zur Büroautomatisierung?
Eine ideale Software zur Büroautomatisierung:
- Benötigt weniger Platz zum Speichern von Daten
- Optimiert die Speicherung und den Abruf von Daten
- Ruft Informationen sofort ab
- Eliminiert die Notwendigkeit, Papierkram aufzubewahren
- Beseitigt jede Möglichkeit der Datenredundanz
- Ermöglicht mehreren Personen den Zugriff auf die Daten
- Reduziert die Möglichkeit von Fehlern
- Sparen Sie Geld, sparen Sie Zeit, machen Sie einen Schritt in die Zukunft
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Büro automatisiert ist, obwohl es in Wirklichkeit nur digitalisiert ist, ist es an der Zeit, Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und den Schritt zur Büroautomatisierung zu wagen.
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