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Was ist Büroautomatisierung? Brauche ich noch mehr Software? Wozu denn überhaupt?

In diesem Artikel sprechen wir über den Sinn und Nutzen von Büroautomationssystemen, damit Sie diese für sich bewerten und abschätzen können. Worum geht es also?

Unter Büroautomatisierung versteht man eine Kombination von Softwarelösungen und automatisierten Prozessen. Das Hauptziel besteht darin, die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Daten mit oder ohne menschliches Eingreifen zu ermöglichen.

Mit anderen Worten, Geräte und Software für die Büroautomation tragen dazu bei, die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen zu rationalisieren. Automatisierungen können Ihren Fachkräften Routinearbeiten abnehmen. Dadurch werden sie entlastet und können sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren.

Büroautomatisierung nutzen, um die Arbeitseffizienz zu verbessern

Lassen Sie uns die Vorteile der Büroautomatisierung genauer untersuchen. Sie werden dann in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung zu treffen, die auf die Bedürfnisse Ihres wachsenden Unternehmens abgestimmt ist.

people sitting on chair

Foto von Redd auf Unsplash

“Menschliche Fehler gehören einfach zum Leben dazu, können aber besonders in einer Büroumgebung sehr kostspielig sein. Wir haben Automatisierungssysteme eingerichtet, um sicherzustellen, dass wir das Risiko ausschalten und klare und genaue Daten erhalten,” erklärte uns jüngst eine Unternehmerin.

Ihre Motivation für Automatisierungssysteme lag also hauptsächlich darin, die Fehlerquote zu reduzieren. Das bedeutet nicht, dass sie ihren Mitarbeitern nicht traut, sondern eher, dass sie sie auf diese Weise von zusätzlicher Arbeit entlasten möchte.

Automatisierungssysteme bieten jedoch noch andere Vorteile.

Vorteile von Büroautomatisierung

  1. Gezielte Lösungen für die Speicherung und Handhabung von Daten
  2. Genaue Verwaltung von Daten
  3. Rationalisierter Informationsaustausch (Ohne Copy & Paste)
  4. Ein Höchstmass an Genauigkeit
  5. Kosteneffizienz

Während einige dieser Vorteile offensichtlich erscheinen, muten andere überraschend an. Schauen wir uns das genauer an.

Gezielte Lösungen für die Speicherung und Handhabung von Daten

Jedes moderne Dokumentenmanagement-System wird für mehrere Zwecke entwickelt. Auch hier besteht die Hauptabsicht darin, Altsysteme zu ersetzen und Nutzern gleichzeitig ein höheres Mass an Kontrolle zu bieten. Mit modernen Systemen können Ihre Mitarbeiter: 

  • Informationen bei Bedarf bearbeiten 
  • Änderungen an alle Beteiligten weitergeben

Ganz gleich, ob es sich um Standarddokumente, PDF-Dateien, Tabellenkalkulationen oder Bilder handelt: Die Fähigkeit, gängige Büroaufgaben zu automatisieren, ist von entscheidender Bedeutung.

Offerten sind bei vielen Unternehmen sehr standartisiert und lassen sich gut automatisieren. Auch Verträge und weitere Dokumente können automatisch generiert und versendet werden. Dabei kann es sich um eine grosse oder kleiner Menge an Daten handeln, die gespeichert, abgerufen oder gemeinsam genutzt werden müssen.

Ein Dokumentenverwaltungssystem verringert (oder beseitigt) den Bedarf an herkömmlichen internen Systemen, die möglicherweise bereits veraltet sind. 

Genaue Verwaltung von Daten

Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Büroarbeit automatisieren können, müssen Sie auch Techniken zur Datenverwaltung anwenden.

Dies ist etwas anderes, als Informationen nur zu erstellen. Vielmehr erleichtert eine moderne Datenverwaltung Managern, Informationen in Echtzeit zu überwachen. Tickersysteme, Rechnungsstellung, Aufgabendelegation und Teamerinnerungen sind nur einige Beispiele dafür, was Büroautomatisierung leisten kann.  

Der Echtzeit-Vorteil ist sowohl für grosse als auch für kleine Unternehmen relevant, die möglicherweise nicht über die internen Ressourcen verfügen, um genau zu verfolgen, was zu tun ist. Dies führt letztlich zu kostspieligen Fehlern. Und in einigen Fällen schädigen solche Fehler den Ruf des Unternehmens.

Ein höheres Mass an Kontrolle trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei. 

Rationalisierter Informationsaustausch

Ein weiterer Vorteil von Büroautomatisierung ist die Möglichkeit, Informationen mit nur einem Mausklick auszutauschen. Anwendungen, die speziell für den Datentransfer zwischen zwei oder mehreren Parteien entwickelt wurden, sind für den modernen Arbeitsplatz unverzichtbar geworden.

Kurz gesagt erleichtert Automatisierung die Zusammenarbeit. Die Automatisierung des Dokumenten-Workflows lässt sich auch dazu verwenden, archivierte Dokumente auszutauschen, Abteilungsprüfungen durchzuführen und eventuell zu behebende Schwachstellen zu ermitteln. 

Ein Höchstmass an Genauigkeit

In der heutigen Büroumgebung können selbst kleinste Fehler schwerwiegende Folgen haben. Hier sind gezielte Automatisierungslösungen den traditionellen Ansätzen weit überlegen. Computer und spezielle Softwareprogramme sind immer präziser als der Mensch.

Von der Berechnung der Kapitalrendite eines bestimmten Projekts bis hin zur Analyse grosser Datenmengen: Büroautomatisierung bietet ein Mass an Präzision, das sonst kaum möglich wäre. 

silver iMac with keyboard and trackpad inside room

Foto von Carl Heyerdahl auf Unsplash

Kosteneffizienz

Zeit ist Geld. Daher ist es nur logisch, dass moderne Büroautomatisierungspakete zu einer drastischen Kostenreduzierung beitragen. Komplexe Aufgaben, für die früher ein eigenes Team erforderlich war, können jetzt an eine Automatisierungssoftware ausgelagert werden.

So kann Büroautomatisierung Kosten sparen: 

  • Dank der Netzkommunikation müssen weniger Reisen zu weit entfernten Orten unternommen werden. 
  • Ausdrucke werden überflüssig (was nicht nur Platz spart, sondern auch die Umwelt schont). 
  • Die Notwendigkeit, zusätzliche Ressourcen zu beschaffen, wird verringert. 
  • Die Benutzerfreundlichkeit dieser Pakete sorgt dafür, dass die Einarbeitungszeit auf ein Minimum reduziert wird.
  • Fachpersonal kann sich auf Fachaufgaben fokussieren, Routinearbeiten werden automatisiert. 

Unternehmen, die massgeschneiderte Büroautomation einsetzen, können ihre Ausgaben mit grösserer Wahrscheinlichkeit senken und im Laufe der Zeit höhere Gewinnspannen erzielen.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass sie ihre Investitionen durch die Effizienzsteigerung in 12 bis 18 Monaten refinanziert haben.

Komponenten der Büroautomation

Nachdem wir nun einige der wichtigsten Vorteile von Büroautomatisierungslösungen betrachtet haben, schlüsseln wir die damit verbundenen Komponenten auf. Es ist dann viel einfacher, das grosse Ganze” zu erkennen.

Workflow-Modellierung

Eines der Hauptziele eines jeden Büroautomatisierungssystems ist die Rationalisierung der Arbeitsabläufe. Die Programme bieten eine Vielzahl flexibler Lösungen, die anschliessend an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation angepasst werden können. Ein benutzerfreundliches Design macht es ausserdem einfach, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. 

Mobile-freundliche Architektur 

Alle Beteiligten sollten von unterwegs aus einfachen Zugang haben. Deshalb sind die meisten Lösungen inzwischen mobilfähig.  

Integrierte Software und Anwendungen

Ein hochwertiges Automatisierungspaket sollte sich nahtlos in andere Architekturen wie VoIP-Systeme und CRM-Software anderer Anbieter integrieren lassen. Dies trägt dazu bei, dass bei der Umstellung wenig bis gar keine Ausfallzeiten anfallen. Dies hilft den Mitarbeitern auch, sich an die neue Architektur zu gewöhnen. 

Aufgabenverwaltung

Unternehmen müssen Fristen und Aufgaben proaktiv angehen, um potenziell schwerwiegende Rückstände zu vermeiden. Moderne Büroautomatisierungswerkzeuge ermöglichen es den Benutzern, Aufgaben in einem Echtzeitszenario zu erstellen, zu ändern und zu modifizieren. Diese Informationen können dann bei Bedarf an alle Beteiligten weitergegeben werden. 

Wirksame Sicherheitsprotokolle

Cybersicherheit ist heute ein wichtiges Thema. Ein Hauptvorteil der Büroautomatisierung ist, dass diese Systeme die neuesten und fortschrittlichsten Sicherheitsoptionen nutzen. Cloudbasierte Speicherlösungen und personalisierte Zugangsberechtigungen sind zwei gängige Beispiele. Viele dieser Parameter können ebenfalls an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. 

Kommunikationssysteme

Nahtlose Kommunikation sollte nie als selbstverständlich angesehen werden. Nicht nur für die Kunden, sondern auch für die Back-Office-Abteilungen sind effektive Kommunikationslösungen von grosser Bedeutung. Ob es um die Verteilung von Buchhaltungszahlen geht, oder um eine Benachrichtigung, dass eine spontane Mitarbeiterbesprechung stattfindet: Effiziente Kommunikation ist ein Schlüsselelement für den Erfolg im modernen Büro. 

Analytik

Eine effektive Büroautomatisierungsplattform sollte eine Vielzahl von Analyselösungen bieten.

Zum Beispiel sollte sie Zugriff auf KPIs (Key Performance Indicators) ermöglichen. Durch Zugriff auf KPIs verstehen alle Beteiligten besser, wohin sich ein Unternehmen bewegen könnte. Und das wiederum ist eine der besten Möglichkeiten, proaktiv und rechtzeitig Änderungen vorzunehmen.

Arbeitsabläufe mit Zoho Orchestly orchestrieren

Ein Beispiel für ein Automatisierungssystem, wie wir es in den vorigen Kapiteln beschrieben haben, ist Zoho Orchestly.

Zoho Orchestly ist eine Plattform zur Orchestrierung von Geschäftsabläufen und eine Ergänzung von Zoho One. Sie hilft Ihnen, Arbeitsabläufe zu automatisieren, die Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen, Transparenz zu schaffen und Ineffizienzen zu beseitigen.

Mit Orchestly können Sie Informationen verschiedener Anwendungen von Zoho One und von Drittanbietern anzeigen und verfolgen.

Wie funktioniert Zoho Orchestly?

orchestra playing their piece

Foto von Manuel Nägeli auf Unsplash

 

 

 

 

 

 

 

Stellen Sie sich ein grosses Sinfonieorchester mit unzähligen Instrumenten vor. Es gibt eine grosse Vielfalt, von gigantischen Tuben und Posaunen bis hin zu winzigen Piccoloflöten und Glocken. Wenn alle Instrumente einer gut komponierten Partitur folgen und von einem geschickten Dirigenten geleitet werden, hören wir Harmonie und Schönheit.

Wie fantastisch wäre es, wenn unsere Geschäftsabläufe so reibungslos ablaufen würden?

Mit Orchestly können Sie eine solche Harmonie erreichen, ganz gleich, wie kompliziert der Prozess ist.

Wie Sie Orchestly nutzen können

Schauen wir uns ein alltägliches Beispiel dafür an, wie ein Team Orchestly nutzen kann:

Eine Marketingagentur, die mit Zoho One arbeitet und Websites für ihre Kunden erstellt, hat den folgenden Arbeitsablauf:

  • Die Arbeit beginnt mit dem Brainstorming von Ideen und Optionen. Dies kann in Connect-Gruppen, Cliq-Kanälen oder bei persönlichen Treffen geschehen.
  • Sobald dies geschehen ist, erstellt ein Autor den Inhalt in Writer. Ein Redaktionsteam prüft den Inhalt im selben Writer-Dokument.
  • Anschliessend leitet das Redaktionsteam den Auftrag an ein Designteam weiter. Die Designabteilung verwendet Desk zur Verwaltung von Anfragen.
  • Weiter geht es zum Entwicklungsteam, das BugTracker verwendet, um Probleme zu protokollieren und den Fortschritt zu verfolgen.
  • Schliesslich muss der Content Manager die Website überprüfen und freigeben, bevor sie an den Kunden geht.

Solche Arbeitsabläufe, an denen mehrere Systeme in Zoho beteiligt sind, sind heute üblich. Wenn die Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams nur über E-Mail oder Anrufe erfolgt, kann es chaotisch werden.

Für die Person, die für diesen gesamten Arbeitsablauf verantwortlich ist, kann es schwierig sein, zu wissen, wo ein bestimmter Auftrag steht und wo die Engpässe liegen. Ausserdem kann es leicht passieren, dass wichtige Schritte wie die redaktionelle Überprüfung oder die Genehmigung durch den Content Manager versehentlich übergangen werden.

Mit Orchestly konnte die Marketingagentur einen Blueprint für den Workflow der neuen Website erstellen – mit einfachen Drag-and-Drop-Optionen und ohne Programmierkenntnisse.

Blueprint für den Service 'Neue Website anfordern' Büroautomation

Blueprint für den Workflow ‘Neue Website’

Konkreter Workflow in Orchestly

Den Blueprint, den wir in unserem obigen Anwendungsbeispiel beschrieben haben, können Sie direkt in Orchestly anlegen. Jede neue Website-Anfrage würde dann einen neuen ‘Job’ erzeugen, der die oben genannten vordefinierten Schritte durchläuft.

Das würde dann idealerweise so aussehen:

  • Sie können verschiedenen Phasen entsprechende Personen zuweisen, so dass sie (und nur sie) zum richtigen Zeitpunkt alarmiert werden.
  • Sie können verschiedene Aktionen festlegen, z.B. dass der Link zum Zoho Writer-Dokument angehängt werden muss, wenn Sie es an den Redakteur senden.
  • Es ist auch möglich, die relevanten Informationen aus den anderen beteiligten Systemen (Connect, Cliq, Writer, Desk und BugTracker) zu ziehen und sie in Orchestly anzuzeigen.
  • Sie können ein Service-Level-Agreement (SLA) einrichten, um bei Verzögerungen mehrere Eskalationsstufen zu haben.
  • Sie können automatische Übergänge zwischen den Stufen konfigurieren und sie bei Bedarf so planen, dass sie nach einer bestimmten Zeitspanne eintreten.
  • Die mitgelieferten Berichte geben Ihnen Aufschluss über Redundanzen und Verzögerungen. Sie können aber auch Ihre eigenen Berichte erstellen, um Ihre Arbeitsabläufe auf eine optimale Leistung abzustimmen.
Orchestrierte Berichte in Zoho Orchestly zur Büroautomation

Orchestrierte Berichte in Zoho Orchestly

Wo Sie Orchestly einsetzen können

Unser Beispiel bezieht sich nur auf Zoho One-Anwendungen, um den Anwendungsfall eines typischen Zoho One-Nutzers zu veranschaulichen. Teams verwenden Orchestly jedoch auch für Workflows, die Anwendungen von Drittanbietern einbeziehen.

Ausserdem setzenPersonal-, Finanz-, IT- und Betriebsabteilungen Orchestly ein. Es eignet sich für viele verschiedene Prozesse, wie z. B. die Genehmigung von Einkäufen, die Einstellung von Mitarbeitern, das Onboarding von Mitarbeitern, die Auftragsabwicklung, das IT-Änderungsmanagement und vieles mehr.

“Ich verwende dieses Tool seit 5 Monaten und finde, dass es sich leicht an die Arbeitsabläufe in unserem Unternehmen anpassen lässt”, sagte Sibaprasad Senapati, IT-Leiter bei Indiens erstem Unternehmenskrankenhaus. “Ich empfehle Orchestly allen, die Probleme haben, die Arbeitsabläufe in ihrer Organisation zu rationalisieren oder zu ‘orchestrieren’.”

Orchestly ist für alle Zoho One Nutzer ohne zusätzliche Kosten verfügbar. Darüber hinaus können wir für Unternehmenslösungen eng mit Ihnen zusammenarbeiten und Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsabläufe mit Orchestly abzubilden. Sie können Zoho Orchestly hier kostenlos testen!

Mehr über Büroautomatisierung erfahren

Es ist klar, dass Büroautomatisierung in den kommenden Jahren eine noch wichtigere Rolle spielen wird als jeher. Der Fachkräftemangel und die Lohnkosten werden ein Treiber für Effizienz sein.

Büroautomatisierung kann nicht nur dazu beitragen, traditionelle Abläufe zu modernisieren. Moderne Systeme sind auch so flexibel, dass sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können.

Hier ist eine kurze Zusammenfassung, warum Büroautomationssysteme wirklich massgeschneiderte Lösungen bieten können: 

  • Ein besserer Einblick ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen. 
  • Die Daten können sicher gespeichert und von allen Beteiligten abgerufen werden. 
  • Die Automatisierung bietet ein zentraleres Mittel zur Verwaltung von Daten. 
  • Mehreren Parteien können gleichzeitig auf Informationen zugreifen. 
  • Sie können einen wesentlich höheren Grad an innerbetrieblicher Genauigkeit erreichen. 
  • Automatisierte Lösungen sparen Zeit, Mühe und Geld. 

Möchten Sie mehr über Ihre Möglichkeiten der Büroautomatisierung erfahren? Sind Sie neugierig darauf, wie diese massgeschneiderten Systeme die Bedürfnisse Ihrer Firma erfüllen können?

Wenn ja, dann ist das Team von KMU Digitalisierung für Sie da. Wir bieten massgeschneiderte Lösungen an, und unsere Fachleute bieten auch in Zeiten des Wandels innovative und flexible Ansätze. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit und kontaktieren Sie uns direkt. 

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