Prozessoptimierung – Wie Sie Ihre Effizienz steigern

In jedem Unternehmen laufen tagtäglich unzählige Prozesse parallel ab. Manche haben sich vor vielen Jahren so eingebürgert, andere sind vielleicht etwas weniger festgelegt. Wer als Unternehmen wachsen und weiterkommen will, tut gut daran, die verschiedenen Abläufe zu kennen und gelegentlich kritisch zu betrachten.

Prozessoptimierung ist in jedem Unternehmen wichtig. Das gilt unabhängig von der Größe, der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens. Es wird immer etwas geben, was verändert und verbessert werden kann. Häufig braucht es auch nicht die Hilfe von Experten, um einige Dinge im Betrieb zu verändern und optimieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie selbstständig Prozesse optimieren können.

Prozessoptimierung Definition: Worum geht es?

Wenn wir den Begriff selbst ansehen, dann handelt es sich kurz gesagt, um die Optimierung von Prozessen. Dies reicht natürlich noch nicht aus als Prozessoptimierung Definition.

Was ist ein Prozess?

Zuerst muss die Frage geklärt werden, was unter einem Prozess verstanden wird. Ein Prozess ist eine Abfolge von geordneten Aktivitäten. Diese werden durch eine oder mehrere Ereignisse ausgelöst und führen zu einem bestimmten Ergebnis. Es handelt sich um wiederkehrende Aufgaben, die bestimmten festen Abläufen folgen. In einem Prozess sind häufig mehrere Abteilungen involviert und er kann in verschiedene Teilprozesse aufgegliedert werden.

Was ist Prozessoptimierung?

Bei der Prozessoptimierung geht es nun darum, Abläufe sichtbar zu machen und zu dokumentieren. So können sie anschließend analysiert, Schwachstellen aufgedeckt und der Work-Flow verbessert werden. Diese Analyse sollte regelmäßig durchgeführt werden, da es immer wieder Potenzial gibt, um noch effektiver und effizienter zu wirtschaften. In der Regel geht es darum, die Qualität zu steigern und Kosten einzusparen.

Was ist dabei zu bedenken?

Wenn Prozesse in Frage gestellt werden und Veränderungen angestrebt werden, ist das nicht immer für alle Beteiligten einfach. Manche Prozesse haben sich möglicherweise über viele Jahre so etabliert und eine Veränderung kostet viel Einsatz von den beteiligten Mitarbeitern.

Sich selbst und seine Arbeit zu hinterfragen, braucht Mut und Offenheit. Nicht jeder reagiert gleich auf Veränderungen und manch einer sträubt sich vielleicht sogar dagegen. Daher ist es wichtig, dass im Rahmen von geplanten Veränderungen gut kommuniziert wird, damit die Beteiligten hinter den Veränderungen stehen können.

Es ist jedoch unabdinglich, dass immer wieder gefragt wird, warum Abläufe so sind, wie sie sind und ob sie nach wie vor die erwünschte Wirkung zeigen.

Prozessoptimierung Beispiel: Ziele

Prozessoptimierung kann in verschiedenen Bereichen des Unternehmens durchgeführt werden. Die Ziele können daher stark variieren. Häufig dreht es sich dabei darum, dass die Kosten gesenkt werden und die Wirtschaftlichkeit hingegen gesteigert wird. Dies muss aber nicht immer der Fall sein.

Beispiele für Ziele:

• Nachhaltigkeit steigern
• Auslastung verbessern
• Produktionskosten senken
• Produktivität steigern

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Ziele, die auch charakteristisch für das Unternehmen sein können. Heutzutage spielen soziale Ziele, wie der Umweltschutz und Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle. Solche Ziele können sein, dass man den Energieverbrauch senken will oder die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern möchte.

Die verschiedenen Ziele sind eng miteinander verbunden. Dadurch, dass die Auslastung optimiert wird, kann auch die Produktivität gesteigert werden. Wenn eine Reduktion der Ressourcen erreicht werden kann, sinken wahrscheinlich auch die Produktionskosten. Der Einsatz der Ressourcen hat auch mit Nachhaltigkeit und Effizienz zu tun, indem Sie Verschwendung vermeiden und den Einsatz der Ressourcen optimieren.

Prozessoptimierung Methoden

Es gibt eine Reihe von verschiedenen Methoden zur Prozessoptimierung. Häufig ist es sinnvoll, verschiedene Ansätze zu kombinieren, um das optimale Ergebnis zu erhalten. Die Grundlage der Prozessoptimierung bilden verschiedene Analysetools.

Prozesse sichtbar machen

Bevor Prozesse optimiert werden können, müssen sie erst einmal zu Papier gebracht werden, damit sie sichtbar werden und Sie wissen, wo es Verbesserungspotenzial gibt.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Sie am besten da anfangen, wo Prozesse viel Zeit und Ressourcen einnehmen. Da lohnt sich die Optimierung am meisten. Auch wiederholtes Kundenfeedback zu einem bestimmten Thema, kann Anlass für das Optimieren von Prozessen geben.

Brainstorming: kreatives Teamwork

Eine klassische Methode, um Prozessoptimierung anzugehen, ist das Brainstorming mit dem Team. Alle Beteiligten setzen sich zusammen und bringen ihre Gedanken und Ideen auf den Tisch. In einem ersten Schritt werden einfach nur so viele Ideen wie möglich zusammen getragen, ohne sie zu analysieren oder zu kommentieren.

Ein Hilfsmittel, um Struktur in das Brainstorming zu bekommen, ist die Mindmap. Dabei steht das Hauptthema in der Mitte und weitere Unterthemen werden darum herum angeordnet. Diese kreativen Ansätze fördern die Teamfähigkeit, indem zum Beispiel die Idee des einen von anderen weiterentwickelt werden kann.

Digitale Analyse Tools

Verschiedene digitale Tools sind bei der Prozessoptimierung äußerst hilfreich und steigern auch hier die Effizienz. Wenn Sie Ihr Unternehmen von Anfang an digital aufbauen, können Sie bereits sehr viel Zeit und Ressourcen sparen. Zögern Sie nicht, auch in einem etablierten Unternehmen eine gute Mischung von digitalen Werkzeugen einzubauen. Sollten Sie dabei Unterstützung wünschen, werden wir Sie gerne auf diesem Weg begleiten.

Software-Systeme wie Zoho Projects fürs Projektmanagement oder Books für die Buchhaltung halten Abläufe, Einsatz von Ressourcen und noch vieles mehr direkt digital fest. Verschiedene Analysefunktionen helfen, um Prozesse und Optimierungspotenzial ohne großen Aufwand sichtbar zu machen. Durch grafische Darstellungsmöglichkeiten sehen Sie auf einen Blick, wo Ihre Ressourcen eingesetzt werden.

Business-Process-Reengineering

Manchmal ist es notwendig und sogar effizienter sämtliche Geschäftsprozesse neu zu gestalten. Dies kann ein sehr großer Einschnitt bedeuten, bei dem möglicherweise ganze Geschäftszweige komplett entfernt werden. Es wäre aber auch der perfekte Moment, um Ihr Unternehmen digital aufzurüsten.

Lean-Management

Hinter Lean-Management verbirgt sich eine Prozessoptimierung – Methode, die darauf abzielt, den Produktionsprozess schlanker zu machen. Die Idee ist, dass Verschwendung minimiert wird und überflüssige Schritte herausgenommen werden.

Prozessoptimierung Beispiel mit viel Potenzial

Im Folgenden möchten wir Ihnen zwei Bereiche der Prozessoptimierung vorstellen, mit denen in jedem Unternehmen mit wenig Aufwand sehr viel erreicht werden kann.

Produktivität steigern durch Automatisierung

Durch die Automatisierung von Prozessen kann die Produktivität Ihres Unternehmens ebenfalls erheblich gesteigert werden. Dies setzt einen gewissen Grad der Digitalisierung voraus. Es können zum Beispiel verschiedene Customer Journeys digital angelegt werden, sodass entsprechende personalisierte Newsletter automatisch an die Kunden verschickt werden. Dadurch sparen Sie ein mühsames Datenauslesen und den individuellen Versand.

Verbesserung der Kommunikation

Ein Beispiel von Prozessoptimierung mit weitreichenden Konsequenzen ist die Verbesserung der Kommunikation. Hierfür gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Möglichkeiten. Die Kommunikation prägt sämtliche Bereiche unseres Lebens und Gleiches gilt auch für ein Unternehmen.

Hier geht es vorwiegend darum, dass Kommunikationswege verkürzt werden und die interne Kommunikation verbessert wird. Durch moderne digitale Kommunikationskanäle kann an dieser Stelle sehr schnell viel bewegt werden. Durch die Optimierung Ihrer internen Kommunikation können Sie Ihre Produktivität erheblich steigern. Lernen Sie mehr darüber in unserem Blogartikel zu dem Thema.