Digitalisierung als Chance bei kleineren und mittelständigen Unternehmen

Mittlerweile gibt es immer mehr auch kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe, ihren Online Shop oder auch Rechnungen digitalisieren. Deshalb sehen wir die Digitalisierung als Chance bei kleineren und mittelständigen Unternehmen ein wichtiges Thema.

Warum brauchen auch kleine und mittelständige Unternehmen eine Digitalisierung?

Es gibt immer noch viel Skepsis bei Unternehmern, wenn es um dieses Thema geht.

Oft denken sie, dass ihr Unternehmen nicht die ausreichende Größe hat, um sich mit dem Thema zu befassen. Weit gefehlt, gerade kleinere Unternehmen können Digitalisierung als Chance nutzen, weil Sie schneller entscheiden und umsetzen können. Zudem durch Büroautomatisierungen Ressourcen schonen.

Was sie dabei vergessen ist, dass sie die Arbeit erleichtern können und dass sie sich so neue Möglichkeiten eröffnen, um ihr Unternehmen zum wachsen zu bringen.

Dabei kann Digitalisierung schon ein kleiner Schritt sein wie zum Beispiel bei einem Friseur, der seine Termine online vergibt oder der einen kleinen Shop eröffnet, in dem Kunden Produkte kaufen können.

Der Einsatz dieser kleinen Möglichkeiten entlastet die Mitarbeiter, die ansonsten ein Telefon bedienen müssen und der Friseur kann durch den Shop weitere Einnahmen erzielen.

Wenn mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen arbeiten ist es wichtig, dass Abläufe und die Organisation digitalisiert wird um wertvolle Arbeitszeit zu sparen.

Nicht erst seit der Pandemie – Digitalisierung zeigt sich als Chance – Photo by hj barraza on Unsplash

Was sind die konkreten Vorteile der Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen?

Der Einsatz von Digitalisierung kann einen Quantensprung für kleine und mittlere Unternehmen mit sich bringen:

Zentraler Zugriff auf Informationen

Alle Informationen, die das Unternehmen hat wie Preislisten, Kundendateien, Informationen über Produkte und dergleichen können jederzeit jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen, ob sie im Büro selbst oder von unterwegs arbeiten.

Zwischen 1998 und 2018 nahm Teilzeitarbeit bei beiden Geschlechtern zu: Bei den erwerbstätigen Frauen stieg der Anteil um 5 Prozentpunkte auf 59 Prozent, bei den erwerbstätigen Männern verdoppelte er sich innerhalb von 20 Jahren von 9 Prozent auf 18 Prozent.

Im europäischen Vergleich ist Teilzeitarbeit in der Schweiz überdurchschnittlich verbreitet. Wenn man die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit für Vollzeit- und Teilzeiterwerbstätige berechnet, sind die wöchentlichen Arbeitszeiten in der Schweiz geringer als im Durchschnitt der EU. Setzt man hingegen das Gesamtvolumen der geleisteten Arbeitsstunden ins Verhältnis zur Gesamtbevölkerung ab 15 Jahren, liegt die Schweiz aufgrund der hohen Erwerbstätigenquote – hinter Island – europaweit an der Spitze. Aus dem Trend zur Teilzeitarbeit leitet sich ein weiterer Bedarf an die Infrastruktur für Arbeitgeber ab. Home Office. Durch die Pandemie und Lockdown Erfahrungen verschärft, gibt es immer mehr den Anspruch nicht nur Teilzeit, sondern auch flexibler und im Home Office arbeiten zu können. Wer die Digitalisierung als Chance erkennt und nutzt, setzt daher auf eine Infrastruktur welche dies erlaubt und fördert. Cloud Lösungen sind hier meist ein guter Ansatz.

Am stärksten verbreitet sind flexible Arbeitszeiten bei Berufen mit den höchsten Qualifikationsanforderungen (Führungskräfte: 77%), am geringsten bei Berufen mit den niedrigsten Anforderungen (Hilfsarbeitskräfte: 23%). Dieser Anteil steigt mit der Unternehmensgrösse: Während er bei den Mikrounternehmen 39 Prozent beträgt, liegt er bei kleinen und mittleren Unternehmen bei 44 Prozent und bei Grossunternehmen bei 48 Prozent. Sie wollen mit Ihrem Unternehmen wachsen? Haben Sie die Infrastruktur um mehr Flexibilität bei den Arbeitszeiten zu ermöglichen?

Abläufe werden effizienter gestaltet

Wenn alle Daten an einem Ort gespeichert werden können automatisierte Prozesse eingebunden werden, zum Beispiel der Anstoß von neuen Bestellungen bei Lieferanten, die Erstellung von Rechnungen an Kunden, interne Freigaben, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Damit haben die Mitarbeiter eine Erleichterung und können ihre Zeit effektiver nutzen. Effektiver Umgang mit Abläufen heisst auch reduzieren der Kosten.

Reduzierung der Kosten

Wenn man sich in seinem Unternehmen für die Einführung von Digitalisierung entscheidet fällt viel Papier weg. Man spart sich nicht nur die Kosten für die Anschaffung von Papier sondern auch den Platz, um es aufzubewahren.

Noch viel mehr schlägt es Buche, dass Sie sich und Ihr Team von Routine Arbeiten entlasten können durch Workflows und Automatisierungen. Dadurch wird Ihr Team nicht nur effizienter, sondern gewinnt auch Zeit sich um komplexere, anspruchsvollerer und wichtige Themen zu kümmern. Im Zeitalter wo Fachkräfte und gute Leute knapp sind, sollten wir diese Ressourcen nicht mit Routinen Tätigkeiten vollstopfen.

42 Prozent der Frauen sehen ein Entwicklungspotenzial und 60 Prozent sind es bei den Männern, wenn es um die Reduktion von monotoner Arbeit geht. Gemäss eine Studie von Demoscope.

Es ist ein Fakt und aus der Sicht der Arbeitnehmer kein schlechter, dass die Arbeitszeit in der Schweiz seit 20 Jahren rückläufig ist. Umso wichtiger ist es, in dieser Arbeitszeit effektiv und effizient zu arbeiten und sich zu fokussieren.

Entwicklung der Arbeitszeit in der Schweiz in den letzten 20 Jahren – Quelle: DieVolkswirtschaft.ch

Die Arbeitszeit in der Schweiz hat sich um 150 Stunden beziehungsweise 18 Arbeitstage verringert. Es entpuppt sich die Digitaliserung als Chance für KMU und deren Mitarbeiter die Zeit im Büro so effizient wie möglich zu gestalten. Die Ressourcen geschickt, respektive inskünftig noch geschickter einzusetzen.

Verbesserung des Kundenservice

Der Vorteil ist, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die gespeicherten Daten hat. So kann zum Beispiel ein Verkaufsmitarbeiter bei einem Kundentermin direkt auf die Daten zugreifen oder auch ein Customer Service Mitarbeiter am Telefon schnell auf Fragen reagieren. An dieser Stelle erinnern wir gerne an unseren Blogbeitrag über Chat’s und Messengers und Der Schlüssel zum erfolgreichen virtuellen Verkaufserfolg: Ein fesselndes Erlebnis für den Käufer schaffen

Der Kunde hat veränderte Ansprüche durch die Digitalisierung

Da viele Unternehmen sich für eine Digitalisierung entscheiden hat sich auch das Verhalten und der Anspruch von Kunden verändert. Kunden lernen von Apple, Google & Co was möglich ist und lernen. Beispiel: Das Zahlen per Smartphone via Twint, vor 5 Jahren noch ein Nischenthema, zahlen heute sogar viele Senioren mit Twint.

Kunden wünschen umfassende Beratung via Chat, Videokonferenz und individuelle Lösungen. Dabei wollen sie nicht lange warten und jederzeit einen Status ihrer Lieferungen haben. Track & Trace ist Standard um zu verfolgen wo die Bestellung bleibt, welche – selbst redend – mit hoher Wahrscheinlichkeit per Internet getätigt wurde. Wann haben Sie zum letzten mal einen Fax gesendet?

Auch verschiedene Zahlungsmöglichkeiten sind für Kunden ein wichtiges Kriterium, sich für ihr Unternehmen zu entscheiden. Dabei gilt es, gerade auch im B2B, die klassische Rechnung neben neuen Formen wie Twint nicht zu vernachlässigen. Digitalisierung als Chance nutzen, heisst auch die Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung mit QR Rechnung zu automatisieren. Dank der QR Rechnung können Sie auch die Adressangaben Ihrer zahlenden Kunden zum Beispiel in einem CRM weiterverarbeiten.

Wie können Sie nun die Digitalisierung für Ihr Unternehmen erfolgreich umsetzen?

Zuerst einmal müssen Sie sich dafür entscheiden, welche Bereiche und Abläufe sie digitalisieren möchten.  Dann in welcher Reihenfolge das stattfinden soll.

Dabei müssen Sie die notwendigen Kompetenzen zur Verfügung stellen. Wir von Seiten KMU Digitalisierung, können Sie dabei Unterstützen und Begleiten.

Ganz wichtig ist dabei, dass Sie verstehen, dass es ein Prozess ist, der Veränderungen mit sich bringt, die nach und nach kommen. Deshalb ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden immer auf dem Laufenden halten.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen ist die Digitalisierung Ihres Unternehmens ein sicherer Erfolg.

Quelle: Zahlen und Fakten zur Arbeitszeit Schweiz, Die Volkswirtschaft: https://dievolkswirtschaft.ch/de/2019/10/li-11-2019/