Kollaboration neu gedacht mit Vani von Zoho

In einer Zeit, in der Teamarbeit zunehmend verteilt, asynchron und visuell geprägt ist, wachsen die Anforderungen an Kollaborations- und Whiteboard-Tools ständig. Zoom‑Meetings, Slack‑Threads und endlose E‑Mail‑Karawanen reichen oft nicht mehr aus, um kreative Prozesse und strategische Planung effektiv abzubilden. Zoho hat mit Vani ein neues Kapitel in seinem Produktportfolio aufgeschlagen: Eine Plattform, die das Konzept eines „infinite canvas“ mit Echtzeit‑Kollaboration, Medien‑Einbettung und Kommunikationsfunktionen verbindet. Ein weiteres Tool, dass die Zusammenarbeit unterstützt, neben dem neulich vorgestellten Annotator App.

Im Folgenden nehme ich Vani unter die Lupe: Ich erläutere Funktionen, Einsatzszenarien, Vorteile und Grenzen – und setze sie abschliessend ins Verhältnis zu einem der stärksten Wettbewerber: Miro.

Was ist Zoho Vani?

Ursprung und Positionierung

Vani ist Teil der Zoho‑Familie, positioniert als eigenständiges Produkt, das sich auf visuelle Kollaboration fokussiert. Zoho bewirbt es als Plattform, auf der Teams denken, arbeiten und gemeinsam liefern können – in einem unendlichen digitalen Raum, ohne starre Strukturen.

Der offizielle Blog von Zoho beschreibt Vani als Antwort auf den Frust mit zu vielen Werkzeugen (Slack, Zoom, E-Mail) und als Ort, an dem „Ideen direkt ins Handeln überführt werden“ können. Die Vision: weniger Tool‑Wechsel, mehr kreativer Flow.

In der Zoho‑Produktübersicht ist Vani neben anderen Werkzeugen wie CRM, Projektmanagement, Office‑Apps etc. aufgeführt, was es erlaubt, es in das grössere Zoho‑Ökosystem einzubetten. Jedoch ist Vani nicht teil von Zoho One.

Kernideen und Konzept

• Infinite Canvas: Jeder „Space“ in Vani ist eine unendliche Fläche, auf der Nutzer beliebig Inhalte platzieren, skalieren, gruppieren und verknüpfen können.

• Kollaboration in Echtzeit: Live-Cursor, Kommentarfunktionen, Reaktionen, Voice Notes – alle Elemente, die in modernen Remote‑Teams erwartet werden.

• Multimediale Einbettung: Dokumente, Tabellen, Bilder, Videos – auch externe Inhalte via Einbettung sind möglich.

• Integrationen & Automatisierung: Vani lässt sich via Zoho Flow mit über 1.000 Apps verbinden, womit Workflows wie das Erstellen, Duplizieren oder Aktualisieren von Spaces automatisiert werden können. Link zu Zoho Flow

• Templates & Kits: Vani liefert vorgefertigte Bausteine für gängige Anwendungsfälle (z. B. Flowcharts, Marketingpläne, Wireframes) – die sogenannten Kits, die bei Projektstart Zeit sparen sollen.

• Catchups (Video & Meeting-Funktionen): Nutzer können direkt innerhalb von Vani Meetings oder Video‑Sessions starten, ohne den Raum verlassen zu müssen – inklusive Cursor‑Synchronisation und Medienzugriff.

• Rollen und Sicherheit: Als Teil des Zoho-Ökosystems ist Vani integrierbar in Systeme wie Zoho Directory, was zentralisierte Nutzerverwaltung und Sicherheitsrichtlinien ermöglicht.

Preismodell

Vani folgt einem Freemium‑Modell:

• Free‑Plan: Für Einzelpersonen oder kleine Teams – unbegrenzte Spaces, Basisfunktionen wie Text, Shapes, Sticky Notes, Uploads bis 25 MB, und Basiskits.

• Bezahlpläne: Ab ca. USD 4 pro Nutzer pro Monat (jährliche Zahlung) – mit erweiterten Funktionen, mehr Speicher und individuellerem Teilen von Spaces.

Der Preis ist vergleichsweise zurückhaltend, insbesondere, wenn man bedenkt, dass etablierte Wettbewerber oft deutlich teurer sind.

Was bringt Vani – Nutzen & Vorteile

In der Praxis adressiert Vani zahlreiche typische Herausforderungen moderner Teamarbeit. Hier sind die wichtigsten Nutzenaspekte:

1. Reduzierung von Tool‑Fragmentierung

Ein häufiges Problem in Unternehmen besteht darin, dass Teams ständig zwischen Chat, Video, Whiteboard, Dokumenten und Projektmanagement wechseln müssen – was Kontextverlust und Effizienzbrüche erzeugt. Vani versucht, diese Fragmentierung zu reduzieren, indem es viele Funktionen in einem Raum zusammenführt (Brainstorming, Besprechung, Dokumentintegration).

Das bedeutet: weniger Fensterwechsel, weniger verlorene Ideen, schnellerer Zugriff auf eingebettete Materialien.

2. Natürliche Kreativität & visuelles Denken

Der infinite Canvas erlaubt nichtlineares Denken – Nutzer können Ideen frei platzieren, gruppieren, verbinden, verschieben. Das ist näher am klassischen Whiteboarding, aber mit digitalen Vorteilen (Skalierung, Kopieren, Undo etc.).

Mittels Sticky Notes, Pfeilen, Formen oder verbundenen Flows lassen sich Konzepte strukturieren und visualisieren – ideal für Workshops, UX, Product Mapping, Marketing-Kampagnen und Strategiebildung.

3. Echtzeit-Zusammenarbeit & Synchronicität

Der Mehrwert moderner Whiteboard-Tools liegt in der simultanen Arbeit mehrerer Personen. Vani liefert:

• Live-Cursor-Anzeige, damit man sieht, wer wo gerade arbeitet

• Kommentarfunktion & Mentions, um gezielt Feedback zu geben

• Reaktionen & Emojis für schnelle soziale Signale

• Voice Notes, um Gedanken verbal festzuhalten (als Alternative zur schriftlichen Notiz)

• Direkte Meeting‑Integration (Catchups) ohne Plattformwechsel

So können Teams schneller in gemeinsamen „Ideenraum“ eintauchen und direkt losarbeiten, ohne die Session zu unterbrechen.

4. Zentraler Zugriff auf Ressourcen

Weil Vani Medien, Dokumente, Videos und externe Inhalte einbetten oder verlinken kann, verschwinden klassische Grenzen zwischen Whiteboard und Content‑Bibliothek. Nutzer haben zentralen Zugriff auf relevante Materialien, ohne zwischen Anwendungen springen zu müssen.

Das ist besonders nützlich in Cross‑Functional-Teams, wo Marketing, Produktmanagement, Design und Technik gemeinsam an Projekten arbeiten.

5. Effiziente Workshops, Planung & Moderation

Dank Templates, Kits und Strukturierungswerkzeugen lässt sich ein Workshop oder Planungssession schneller organisieren. Moderator:innen können vorbereitete Bausteine einsetzen, Gruppenräume einrichten, Diagramme aufbauen – all das mit geringem Setup-Aufwand.

6. Automatisierung & Integration in Unternehmensprozesse

Über Zoho Flow lassen sich in Vani ausgelöste Aktionen in automatisierte Workflows transformieren – z. B. das automatische Erstellen von Spaces oder Hinzufügen von Nutzerrollen.

Da Vani Teil der Zoho‑Familie ist, ergibt sich Potenzial zur tieferen Integration mit anderen Zoho-Produkten wie CRM, Sprints, WorkDrive, Mail etc. Für Unternehmen, die bereits Zoho einsetzen, könnte das ein starker Hebel sein.

7. Kosteneffizienz im Vergleich

Mit einem Einstiegspreis von USD 4 pro Nutzer pro Monat (bei jährlicher Zahlung) bietet Vani eine vergleichsweise preiswerte Alternative zu etablierten Tools im Markt. Für Teams mit begrenztem Budget kann das ein ausschlaggebender Faktor sein.

Grenzen, Herausforderungen und potenzielle Schwachstellen

Kein Produkt ist perfekt – auch Vani weist derzeit noch Schwächen auf, die man bei der Evaluierung berücksichtigen sollte:

1. Reifegrad & Marktakzeptanz

Da Vani relativ neu ist, besitzt es weniger etablierte Nutzer- und Erfahrungsbasis im Vergleich zu langjährig am Markt befindlichen Tools. Bewertungen, Erfahrungsberichte oder Vergleichsdaten sind noch begrenzt.

Ein Blick auf PeerSpot zeigt, dass Miro in den Rankings deutlich weiter oben liegt; Vani wird dort derzeit noch nicht stark bewertet oder oft gar nicht gelistet – weil neu.

2. Feature‑Tiefe und Spezialisierung

Einige Funktionen, die bei etablierten Whiteboard‑Tools ausgereift sind, könnten bei Vani noch Verbesserungspotenzial haben:

• Diagramm- und Flowchart-Funktionen: Bei sehr komplexen Diagrammen, technischen Flows oder UML-Darstellungen fehlt eventuell die Tiefe von spezialisierten Tools.

• Datenverknüpfung & Live‑Daten: Miro erlaubt oft die Integration von Live-Datenquellen, Umfragen, Dashboards etc. In Vani könnten solche Features noch limitiert sein.

• Sichtbare Skalierungsgrenzen: Bei stark grossen oder komplexen Räumen ist Performance eine Herausforderung für viele Tools – ob Vani hier ähnlich limitiert ist wie andere Plattformen, hängt von der Entwicklung ab.

• Benutzerdefinierte Plugins/SDK: Während Miro eine breite Plugin/SDK-Infrastruktur hat, ist nicht klar, wie offen Vani künftig sein wird für externe Erweiterungen.

3. Sharing & Zugriffssteuerung im Free-Plan

Im Free-Level ist das Teilen von Spaces eingeschränkt: Es ist nur möglich, sie mit dem gesamten Team und nicht mit einzelnen Personen zu teilen. Diese Einschränkung kann in Szenarien, in denen Sie mit externen Stakeholdern (z. B. Kunden, Partnern) arbeiten, hinderlich sein.

4. Abhängigkeit vom Zoho‑Ökosystem

Vani liegt in der Zoho‑Welt – das ist für bestehende Zoho-Anwender ein Vorteil, kann aber für Firmen, die andere Plattformen nutzen, zu Integrationsaufwand oder Systemhemmnissen führen. Wenn man nicht in das Zoho‑Ökosystem eingebunden ist, entfällt ein Teil des Mehrwerts. Jedoch nicht Teil von Zoho One.

5. Begrenzter Bekanntheitsgrad & Community

Tools wie Miro profitieren von einer grossen Community, unzähligen Tutorials, Hacks und Dritt-Templates. Vani muss diese Community erst noch aufbauen – dadurch sind in frühen Phasen gewisse Funktionalitäten, Best Practices oder Ressourcen eventuell weniger zugänglich.

6. Skalierung & Grosskundenfähigkeit

Ob Vani in sehr grossen Enterprise-Umgebungen mit Hunderten oder Tausenden von Nutzer:innen, strengen Compliance-Anforderungen oder dedizierten SLAs mithalten kann, bleibt abzuwarten. Miro und andere etablierte Werkzeuge haben hier oft einen Vorsprung in Funktionen wie Single Sign-On, Governance, Audit-Logs, dedizierte Supportlevel etc.

Vani vs. Miro – Vergleich im Detail

Miro ist eine der bekanntesten Plattformen für visuelle Zusammenarbeit und ein gängiger Vergleichspartner bei neuen Tools. Im Folgenden ein strukturierter Vergleich zwischen Vani und Miro Board, ergänzt um Stärken, Schwächen und Nutzungsszenarien.

Vergleich aus Nutzersicht

• Für Zoho‑Anwender: Wenn Ihr Unternehmen bereits Zoho-Produkte einsetzt, ist Vani ein natürlicher Kandidat, da Sie von Integrationen, Single Sign-On und gemeinsamer Nutzerverwaltung profitieren können.

• Für Teams mit heterogenen Tools: Miro ist derzeit oft die sicherere Wahl, da es breite Schnittstellen zu vielen Plattformen bietet (z. B. Slack, Figma, Jira etc.).

• Budgetbewusste Teams: Vani bietet ein überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis, insbesondere wenn man viele Funktionen bereits im Basisprodukt inkludiert bekommt.

• Große Unternehmenseinsätze: Miro hat hier mehr Reife. Vani könnte mit der Zeit aufholen, aber momentan sollten Sie bei kritischen Szenarien genau prüfen (Performance, Governance, Support etc.).

Einige Vergleichsquellen bestätigen diese Einschätzungen: Zum Beispiel führt SoftwareAdvice Miro als etablierten Marktleader mit hohen Bewertungen, während Vani noch in den Vergleichstabellen auftaucht, aber oft als „aufstrebend“ bezeichnet wird. Auch auf SourceForge-Vergleichen werden Miro und Vani gegenübergestellt, wobei oft noch Funktionen ergänzt oder aktualisiert werden müssen. Appvizer weist darauf hin, dass Miro in bestimmten Bereichen wie Diagrammerstellung funktionsreicher sein könnte als Vani.

Einsatzszenarien und Anwendungsfälle

Um zu veranschaulichen, wo Vani besonders stark sein kann, hier eine Reihe typischer Use Cases:

1. Produktentwicklung & Roadmapping
   Teams können Features auf dem Canvas strukturieren, Abhängigkeiten visualisieren, Stakeholder direkt in den Raum einladen und Änderungen diskutieren – alles ohne Kontextwechsel.

2. Strategie‑Workshops & Visionsentwicklung
   Beim Mapping von Zielen, Stakeholdern, SWOT oder Szenarioplänen erlaubt der grosse Raum das freie Denken mit Struktur.

3. Marketing-Planung & Kampagnenkonzeption
   Teams können Assets, Content-Pläne, Funnels, Customer Journey Maps und kreative Assets direkt im selben Board verbinden.

4. UX / UI Brainstorming & Wireframing
   Wireframes, Moodboards oder Flowdiagramme können nebeneinander entwickelt und mit Stakeholdern geteilt werden.

5. Remote‑Moderation & Hybrid-Meetings
   Durch Catchups im Board kann der Moderator visuell führen, Elemente live bearbeiten, Kommentare einholen – ideal für Workshops, Sprint-Planung oder Reviews.

6. Cross-funktionale Zusammenarbeit
   Marketing, Produkt, Design, Technik – alle können in demselben Raum arbeiten, Inhalte einbetten oder verlinken und ständig synchron bleiben.

7. Dokumenten- oder Datenvernetzung
   Inhalte aus Dokumenten, Tabellen, Bildern oder Videos können im Kontext eingebettet werden, um die Verbindung zwischen Visualisierung und Inhalten eng zu halten.

Empfehlungen für die Einführung und Nutzung

Wenn Sie überlegen, Vani in Ihrem Team einzusetzen, sind hier praxisnahe Empfehlungen:

• Pilotphase starten: Beginnen Sie mit einem kleineren Team oder Projekt, um Prozesse und Nutzerakzeptanz zu testen.

• Templates & Kits nutzen: Setzen Sie standardisierte Templates ein, um den Einstieg zu erleichtern und Konsistenz zu erzeugen.

• Workshops moderieren lernen: Ein Vani‑Board übernimmt nicht automatisch Moderationsqualitäten – Schulungen helfen, Tools wie Timer, Gruppenräume oder Moderationslayouts effizient zu nutzen.

• Governance definieren: Legen Sie zu Beginn fest, wer welche Rechte hat (z. B. Bearbeiten, Kommentieren, Löschen), um Chaos auf grossen Boards zu vermeiden.

• Integrationen ausprobieren: Nutzen Sie Zoho Flow, um wiederkehrende Aktionen zu automatisieren (z. B. Erstellen von Boards per Trigger, Synchronisation mit Projektmanagement-Tools).

• Skalierungsgrenzen testen: Arbeiten Sie früh mit großen Boards, komplexen Inhalten und mehreren Nutzern gleichzeitig, um eventuelle Performanceprobleme früh zu erkennen.

• Feedback & Iteration einplanen: Da Vani noch in der Wachstumphase ist, sollte regelmäßig geprüft werden, welche Funktionen fehlen und wie sich das Produkt entwickelt.

Fazit

Zoho Vani bringt frischen Wind in die Landschaft der visuellen Kollaboration: Mit seiner Philosophie eines integrierten, unendlichen Raums, kombiniert mit Meeting‑ und Medienintegration, zielt es darauf ab, Teamarbeit natürlicher und effizienter zu gestalten.

Seine Vorteile liegen insbesondere dort, wo Teams visuell denken, multimedial zusammenarbeiten und Tools konsolidieren wollen. Der Einstiegspreis ist attraktiv, und die Einbindung in das Zoho‑Ökosystem kann für viele Unternehmen ein starker Hebel sein.

Doch Vani befindet sich noch am Anfang seiner Reise. Seine Marktpräsenz, Feature‑Tiefe, Community und Enterprise-Reife stehen hinter den heute etablierten Lösungen wie Miro zurück. Wer Sicherheit, breite Integrationen oder maximale Skalierbarkeit braucht, wird mit Miro aktuell oft auf der sicheren Seite sein.

Dennoch: Für viele Teams könnte Vani schon heute eine überzeugende Alternative sein – insbesondere, wenn visuelle Kollaboration, Einfachheit und Kosteneffizienz im Mittelpunkt stehen.