5 Schritte zur Planung und Durchführung von schnellen, effizienten Meetings

Planen und leiten Sie schnelle, effiziente Meetings? Das bescheidene Meeting hat einen schlechten Ruf. Oft gilt es in den Augen der Teilnehmer als Zeitverschwendung. Und ja, Meetings, also Sitzungen können teuer sein. Mit dem Rechner vom Harvard Business Review können Sie dies für Ihre nächsten Sitzungen selber mal Nachrechnen.

Genau wie E-Mail, Slack und Smartphones waren Meetings nie dazu gedacht, jede Minute unseres wachen Lebens in Anspruch zu nehmen. Aber irgendwie haben sie es doch getan. Wenn Sie einen Blick in den Kalender von jemandem werfen, der mehrere Projekte am Laufen hat (also so ziemlich jeder), werden Sie feststellen, dass ein albtraumhafter Stapel von Meetings, Ereignissen, Alarmen und Erinnerungen die Zeit in Anspruch nimmt.

5 Schritte zur Planung und Durchführung von schnellen, effizienten Meetings

Zeit damit auf zu Räumen, denn Meetings sind im Grunde genommen nur Gelegenheiten, um Informationen auszutauschen. Wenn Sie sich Ihr Projekt wie einen Roadtrip quer durchs Land vorstellen, dann sollten Meetings eigentlich nur die kurzen Boxenstopps sein, um aufzutanken, Ihr GPS zu überprüfen und Snacks mitzunehmen.

Aber allzu oft werden diese Boxenstopps zu Truckstops. Anstatt schnell das Nötigste zu besorgen und weiterzufahren, bleiben wir stecken. Das muss sich ändern.

Regelmäßige, schnelle und effiziente Besprechungen sind eine der sichersten Methoden, um ein Projekt voranzubringen (und sind ein wesentlicher Bestandteil des Agile- und Scrum-Projektmanagements).

Wenn Sie sich also davor fürchten, eine weitere Einladung zu einer Besprechung zu versenden oder zu erhalten, finden Sie hier einige bewährte Methoden, wie Sie eine erfolgreiche Besprechung durchführen können. Wir haben sogar Tagesordnungen und Vorlagen beigefügt, die Sie für so ziemlich jede Besprechung, die Sie veranstalten oder an der Sie teilnehmen, verwenden können.

Hier sehen Sie, wie wir diesen Blogbeitrag strukturiert haben:

Schritt 1: Erkundigen Sie sich vor der Buchung, wie hoch die tatsächlichen Kosten für dieses Treffen sind.
Schritt 2: Planen Sie so viel Zeit wie nötig ein.
Schritt 3: Legen Sie eine klare Tagesordnung fest und verteilen Sie diese im Voraus.
Schritt 4: Konzentrieren Sie sich auf das Treffen (und hören Sie auf, einen schlechten Einfluss auszuüben)
Schritt 5: Wissen Sie, was der nächste Schritt ist (Tipp: Es ist kein weiteres Meeting)
Bonus: 4 gängige Besprechungsagenden und Vorlagen für schnellere und effizientere Aktualisierungen

Sind Sie bereit? Lassen Sie uns beginnen:

Die Psychologie, warum Meetings so schrecklich sind

Man sollte meinen, dass eine Gruppe intelligenter Menschen, die ein bestimmtes Ziel verfolgen, ihre Zeit gut nutzen würde. Aber leider sind wir in eine “mehr ist besser”-Mentalität verfallen, wenn es um die in Meetings verbrachte Zeit geht.

In den letzten 40 Jahren haben die Meetings an Häufigkeit und Dauer zugenommen. Eine Studie hat ergeben, dass die durchschnittliche Führungskraft 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringt. Im Durchschnitt werden 15% der Zeit Ihres Unternehmens in Meetings verbracht – eine Zahl, die seit Jahren kontinuierlich gestiegen ist. Mit der Ausnahme der Pandemie. Aber dies ist vorbei und wir sind wieder im alten Trott.

Und das ist nicht nur ein quantitatives Problem. Die meisten Menschen glauben, dass die Qualität der Besprechungen gesunken ist.

In einer Umfrage unter 182 Führungskräften aus verschiedenen Branchen gaben 65 % an, dass Meetings sie davon abhalten, ihre eigene Arbeit zu erledigen. 71% sagten, Meetings seien unproduktiv und ineffizient. Und 64% sagten, dass Meetings auf Kosten von tiefgreifenden Überlegungen gehen.

Wie konnte es also dazu kommen, dass Meetings nicht nur so zahlreich, sondern auch so schrecklich sind?

Das Problem scheint auf einen einfachen Kampf hinauszulaufen: sofortige vs. verzögerte Belohnung.

Unsere Gehirne bevorzugen Belohnungen, die sofort eintreten – sofortige Belohnung. Das ist der Grund, warum Sie auf der Büroparty ein Stück Kuchen essen (obwohl Sie eigentlich abnehmen wollen) oder sich von dringenden Aufgaben ablenken lassen und wichtigere Arbeiten aufschieben.

Meetings sind auch eine fantastische Möglichkeit, sofortige Befriedigung zu erhalten.

Wenn wir einfach nur über ein Thema sprechen, haben wir oft das Gefühl, etwas erreicht zu haben. In Wirklichkeit haben wir die eigentliche Arbeit aber nur auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Warum sollten wir uns stundenlang an einem schwierigen Problem abmühen, ohne uns eine Belohnung zu versprechen, wenn wir in einem einstündigen Gespräch das Gefühl haben können, echte Fortschritte gemacht zu haben?

Wenn wir über ein Problem sprechen, haben wir das Gefühl, dass wir es erreicht haben. Doch in Wirklichkeit haben wir die eigentliche Arbeit nur auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.

Schlechte Meetings sind nicht nur verlorene Zeit. Sie machen Ihr Unternehmen aktiv kaputt.

Das wäre nicht so schlimm, wenn wir nur ein paar Meetings zu bewältigen hätten. Aus den obigen Statistiken geht jedoch klar hervor, dass dieses Problem zu einer Epidemie geworden ist. Die Zeit, die in sinnlosen oder langen Besprechungen verbracht wird, ist nicht nur deshalb schlecht, weil es sich um verlorene Zeit handelt, sondern auch wegen des Nebeneffekts, den sie mit sich bringt:

Besprechungen schaffen Arbeit

Wir wissen bereits, dass Meetings selbst eine Form der sofortigen Befriedigung sind. Aber sie zwingen uns auch dazu, andere Formen der sofortigen Befriedigung zu tun. Jeder, der schon einmal in einem größeren Team gearbeitet hat, kennt die Art von Arbeit, die bei den meisten Meetings anfällt:

“Lassen Sie uns das weiter recherchieren und später in der Woche wiederkommen”.

“Wir wissen nicht, was die Antwort ist, also lassen Sie uns zunächst einige Optionen erkunden.

Das Problem ist, dass sich diese Dinge wie echte Arbeit anfühlen. Und obwohl ein gewisses Mass an Recherche oder Erkundung immer notwendig ist, haben schlechte Meetings die Angewohnheit, ihre Bedeutung in den Wind zu schießen.

Besprechungen schaffen mehr Besprechungen

“Lassen Sie uns noch eine weitere Besprechung darüber abhalten”, ist wahrscheinlich der meistgehörte Satz in jeder schlechten Besprechung. Der nächste Schritt nach dieser Besprechung? Eine weitere Besprechung! So wird aus einer unbedeutenden Zusammenkunft eine vielköpfige Meeting-Hydra. Schneiden Sie einen Kopf ab, und zwei werden an seiner Stelle erscheinen.

Besprechungen schaffen FOMO und Verwirrung der Prioritäten

Das Schlimmste ist wahrscheinlich, dass eine Kultur der schlechten Meetings ein Gefühl der Angst erzeugt, etwas zu verpassen, selbst wenn Sie wissen, dass Sie nicht teilnehmen müssen. Warum sollten Sie eine Stunde lang im hinteren Teil eines Raumes sitzen und Gesprächen zuhören, die Sie nicht betreffen?

Plötzlich verlagern sich unsere Prioritäten von der Arbeit, von der wir wissen, dass wir sie erledigen müssen, auf die Teilnahme an jeder möglichen Besprechung, nur damit wir nicht das Gefühl haben, etwas zu verpassen.

5 Schritte für ein schnelles, effizientes Meeting, wenn es Ihr Meeting ist

All dies soll nicht heißen, dass Besprechungen von Natur aus schlecht sind.

Wenn sie gut geführt werden, können Besprechungen ein schneller Weg sein, um ein Problem zu lösen, eine großartige Möglichkeit, um einen Konsens für eine wichtige Entscheidung zu finden, oder sogar ein guter Weg, um Verbindungen und Kameradschaft in Ihrem Team aufzubauen. Vor allem in einem Team, das aus der Ferne arbeitet, sind Besprechungen eines der wirkungsvollsten Instrumente, um den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie miteinander verbunden und auf dem Laufenden sind.

Meetings sind nicht an sich schlecht. Wir machen sie schlecht.

Die meisten schlechten Meetings sind auf ein dreifaches Problem zurückzuführen:

1. Zu häufig
2. Schlechtes Timing
3. Schlecht geführt

Aber es ist kein hoffnungsloser Fall. Unabhängig davon, ob Sie ein Meeting organisieren oder daran teilnehmen, können Sie einige Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie keine Zeit verschwenden.

Schritt 1: Bevor Sie buchen, fragen Sie sich, wie hoch die wahren Kosten dieses Meetings sind

Die wahren Kosten von Meetings

Die Häufigkeit, mit der Sie Meetings buchen, kann sich direkt darauf auswirken, wie produktiv sie sind. Wie viele von uns landen in wiederkehrenden Besprechungen, bei denen wir in den ersten Minuten in unseren Telefonen blättern, während die beiden einzigen Personen, die eigentlich dabei sein sollten, ein Gespräch führen?

Bevor Sie eine weitere Einladung verschicken, sollten Sie sich fragen, wie hoch die wahren Kosten dieses Meetings sind. Eine Möglichkeit, sich darüber klar zu werden, ist zu überlegen, wie viel die Zeit, um die Sie bitten, Ihr Unternehmen tatsächlich kostet.

In einer Studie über Zeitbudgetierung in großen Unternehmen fand Bain & Company heraus, dass ein einziges wöchentliches Treffen von Managern der mittleren Ebene ein Unternehmen 15 Millionen Dollar pro Jahr kostete! Scheint viel? Kommt sicherlich auf die Grösse des Unternehmens an aber es kostet schnell, viel Geld…

Wenn Sie den Preis abschätzen, kommen Sie zumindest von der Einstellung weg, dass Sie Meetings nur buchen, “weil Sie das so machen”, und fragen sich, ob sie wirklich notwendig sind. Zeit und Konzentration sind unsere wertvollste Ressource. Wenn Sie sich vor Augen halten, was Sie den Menschen mit einem Meeting wirklich wegnehmen, können Sie sicherstellen, dass Sie das Beste daraus machen.

Wenn du z.B. ein Managementteam mit 5 Personen und einem Jahresgehalt von 100.000 CHF pro Person hast und diese durchschnittlich 15 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, betragen deine wöchentlichen Meetingkosten allein für diese Personen 4.076 CHF und deine jährlichen Kosten schockierende 212.000 CHF! Wenn du das um 40 % reduzieren kannst, sparst du 85.000 CHF pro Jahr! Autsch… Das ist fast eine Fachkraft!

Rechnen Sie Ihre Sitzungskosten aus, mit diesem kostenlosen Rechner und da USD und CHF fast paratität haben können Sie es auch einfach eins zu eins umrechnen.

 

Schritt 2: Planen Sie die minimal benötigte Zeit ein

Sobald Sie entschieden haben, dass sich die Durchführung des Meetings lohnt, müssen Sie sich ehrlich darüber Gedanken machen, wie viel Zeit Sie wahrscheinlich benötigen werden. Wenn Sie nur mit den üblichen 30- oder 60-minütigen Besprechungsblöcken arbeiten, könnten Sie eine Menge Zeit vergeuden.

Das Parkinsonsche Gesetz ist ein altes Sprichwort, das besagt:

“Die Arbeit dehnt sich so aus, dass sie die Zeit ausfüllt, die für ihre Erledigung zur Verfügung steht”.

Das heißt, selbst wenn Sie sicherheitshalber eine einstündige Besprechung gebucht haben, werden Sie diese Stunde auch ausfüllen.

Und die Leute, mit denen Sie sich treffen? Sie werden mindestens eineinhalb Stunden, wenn nicht sogar mehr, an produktiver Arbeit verlieren. Selbst ein “superschnelles Meeting” wird mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie verlangen.

Fidji Simo, VP of Product bei FaceBook, sagt stattdessen, dass Sie immer hinterfragen sollten, wie viel Zeit Sie für ein Meeting benötigen.

“Viele Leute machen sich keine Gedanken darüber, wie viel Zeit man realistischerweise für etwas einplanen sollte. Sie nehmen einfach 30 Minuten für ein kleines Gespräch und 60 Minuten für ein größeres Gespräch an. Das führt dazu, dass die Kalender wie ein Schweizer Käse aussehen.”

Stattdessen setzt sie die Mindestzeit für Besprechungen auf 10-15 Minuten fest und überlässt es den Teilnehmern, mehr Zeit anzufordern, wenn sie meinen, dass sie sie brauchen.

Außerdem sollten Sie Richtlinien festlegen, wann Besprechungen stattfinden können. Auf diese Weise weiß jeder, wann er damit rechnen muss, von seiner Arbeit abgezogen zu werden, und kann entsprechend planen. Wählen Sie Zeiten oder Wochentage, die für Ihr Team geeignet sind. Anstatt einen Kalender zu haben, der wie ein Tatort aussieht, sollten Sie jeden Tag zwischen 15 und 17 Uhr für Besprechungen freigeben oder den Dienstag zum “Verwaltungstag” machen.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle wissen, wann sie sich treffen und wann sie arbeiten sollen.

Schritt 3: Legen Sie eine klare Tagesordnung fest und verteilen Sie diese im Voraus

Sobald die Besprechung anberaumt ist, liegt es an Ihnen, für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

Setzen Sie nicht einfach ein Treffen an und hoffen Sie, dass sich die Dinge von selbst regeln. Sie müssen das Schiff lenken. Das beginnt damit, dass Sie genau wissen, was Sie mit dem Treffen erreichen wollen. Wenn es kein klares Ziel gibt, wird niemand wissen, was von ihm erwartet wird.

Lenken Sie das Schiff

Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über die Probleme, die Sie besprechen wollen, und arbeiten Sie diese aus. Danach können Sie eine klare Tagesordnung aufstellen und diese im Voraus verschicken, damit jeder Zeit zum Nachdenken hat und mit ausgereiften Ideen an Bord kommt. (Als Bonus: Manchmal genügt es, die Themen, die Sie besprechen wollen, durchzudenken, um festzustellen, dass Sie nicht einmal ein ganzes Treffen brauchen, um sie zu besprechen).

Eine Sache, auf die Sie achten sollten, ist das Hinzufügen zu vieler Tagesordnungspunkte. Es kann eine gute Idee sein, in der von Ihnen einberufenen Besprechung so viel wie möglich zu besprechen, aber Sie müssen genügend Zeit für die Erörterung der einzelnen Themen einplanen, anstatt zu versuchen, sie einfach abzuarbeiten (oder die Besprechung viel zu lange dauern zu lassen).

Der Autor Paul Axtell, schlägt vor, dass Sie als Ziel 20 % weniger Punkte auf die Tagesordnung setzen und 20 % mehr Zeit für jeden Punkt einplanen sollten. Sie können sich auch vorbereiten und wissen, wie Sie jeden dieser Punkte leiten werden. Gehen Sie Ihre Tagesordnungspunkte durch und fragen Sie:

• Wer könnte das Gespräch am besten beginnen?
• Wer ist von den Ergebnissen betroffen und muss daher nach seiner Meinung gefragt werden?
• Wer wird höchstwahrscheinlich eine andere Meinung haben?
• Wer sind die alten Hasen, die spüren könnten, ob wir einen Fehler machen oder etwas übersehen?

Ein nützlicher Nebeneffekt dieser Vorbereitung ist, dass Sie sich mehr dafür einsetzen, dass das Treffen ein gutes wird.

Es ist sehr ärgerlich, wenn man sich die ganze Arbeit macht und dann ein schlechtes Meeting hat. Es erhöht die mentalen Kosten des Meetings und Sie werden eher innehalten und darüber nachdenken, ob es sich überhaupt lohnt, das Meeting abzuhalten.

Schritt 4: Konzentrieren Sie sich auf das Meeting (und hören Sie auf, einen schlechten Einfluss auszuüben)

Sie denken vielleicht, dass es keine große Sache ist, Ihr Handy während eines Teils der Besprechung herauszuholen, der Sie nicht betrifft. Aber als Organisator geben Sie den Ton und die akzeptierten Verhaltensweisen für alle vor.

Wenn Sie während einer Besprechung Multitasking betreiben, wird Ihr Team das auch tun.

Das bedeutet, dass Informationen verpasst werden. Besprechungen werden länger, weil die Teilnehmer sich wiederholen müssen. Und die Redner haben das Gefühl, dass ihre Ideen und Probleme nicht wichtig sind. Das kann Ihre Kultur zerstören.

Gehen Sie stattdessen mit gutem Beispiel voran, indem Sie während der Besprechung vollständig anwesend sind. Bitten Sie die Gruppe um die Erlaubnis, das Gespräch bewusst zu steuern und legen Sie Richtlinien fest, um Ablenkungen zu bekämpfen.

Für die meisten Teams ist die einfachste Regel, während der Besprechungen auf technische Geräte zu verzichten (es sei denn, sie sind für das Thema relevant). Verwenden Sie das, was der Verhaltensdesigner Nir Eyal als “digitale Hutablage” bezeichnet – eine Möglichkeit, sich entweder physisch oder geistig von der Technologie zu trennen, die ständig an Ihrer Aufmerksamkeit zerrt.

Wenn Sie Ablenkungen während der Besprechungen verbieten, werden diese hochkonzentriert, fesselnder und produktiver.
Es wird Ihnen anfangs schwer fallen, aber wenn Sie Ablenkungen während der Besprechungen verbieten, werden Sie hyperkonzentriert, fesselnder und produktiver sein.

Schritt 5: Wissen Sie, was der nächste Schritt ist (Hinweis: Es ist kein weiteres Meeting)

Wenn Sie die Tagesordnung festgelegt und das Gespräch gelenkt haben, sollte jeder genau wissen, was er nach der Besprechung zu tun hat. Leider verlassen viele Teamkollegen die Besprechung nicht mit einem direkten Ziel oder einer Aufgabe, sondern warten nur auf die nächste Besprechung.

Stellen Sie sicher, dass Sie am Ende des Meetings Zeit haben, um genau zu besprechen, was erwartet wird und was beschlossen wurde. Es mag sich seltsam anfühlen, aber diese Zusammenfassungen stellen sicher, dass niemand im Unklaren über die Entscheidung oder seine Rolle beim weiteren Vorgehen gelassen wird.

Nehmen Sie sich 2 Minuten Zeit, um zusammenzufassen, was gesagt wurde:

• Wir haben das Thema X diskutiert und uns für Y entschieden
• A ist dafür verantwortlich, dass die Design-Assets bis Montag fertig sind.
• B wird mit dem Bau eines Prototyps beginnen und sollte bis zum Treffen nächste Woche etwas für uns alle haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch angeben, was Sie tun werden, damit jeder das Gefühl hat, dass er seinen Beitrag leistet und dem gesamten Team gegenüber verantwortlich ist.

Eine gute Möglichkeit ist, diese nächsten Schritte in Ihren Besprechungsnotizen festzuhalten und sie anschließend mit allen zu teilen. Vergessen Sie auch nicht, zu erwähnen, was Sie selbst tun werden. Auf diese Weise hat jeder das Gefühl, dass er seinen Beitrag leistet und gegenüber dem gesamten Team rechenschaftspflichtig ist.

Wie Sie den reibungslosen Ablauf von Besprechungen sicherstellen, wenn Sie selbst anwesend sin

Und was ist, wenn Sie selbst an einer Besprechung teilnehmen? In vielen Unternehmenskulturen hat man das Gefühl, dass man keinen Einfluss auf den Ablauf einer Besprechung hat. Aber als Teilnehmer haben Sie auch eine Verantwortung dafür, dass die Besprechung reibungslos verläuft.

Erstens: Nehmen Sie proaktiv nur an den richtigen Besprechungen teil

Wenn eine Besprechungsanfrage eingeht, kann es sich so anfühlen, als müssten Sie auf Ja klicken. Aber jedes Meeting, zu dem Sie ja sagen, bedeutet, dass Sie weniger Zeit haben, um an Ihrer wichtigen Arbeit zu arbeiten.

Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen, bevor Sie die Einladung annehmen. Sobald Sie die Tagesordnung sehen, fragen Sie, wie Sie am besten dazu beitragen können. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie Ihre Zeit für das Treffen nicht optimal nutzen können, sollten Sie erklären, warum Sie nicht teilnehmen sollten. Niemand in der Führungsetage wird bestreiten, dass Sie Ihre Zeit lieber produktiver verbringen möchten, als in einer Besprechung Däumchen zu drehen, an der Sie nicht teilnehmen müssen.

Kommen Sie vorbereitet und seien Sie aufgeschlossen

Wenn die Besprechung wichtig ist und Ihre Teilnahme Sinn macht, tun Sie alles, was in Ihrer Macht steht, damit sie reibungslos verläuft. Recherchieren Sie und kommen Sie vorbereitet, um alle Fragen zu beantworten, die auftauchen könnten. Der persönliche Aspekt von Besprechungen kann Ihnen auch dabei helfen, kreativere Lösungen für das jeweilige Problem zu finden, sofern Sie bereit sind, zu reden und Probleme zu diskutieren.

4 Vorlagen für schnellere Meetings

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Besprechung ist, dass Sie wissen, worüber Sie sprechen sollen. Was Sie in Ihre Tagesordnung aufnehmen, hängt zwar von Ihrem Unternehmen und Ihren Zielen ab, aber es gibt einige Vorlagen, mit denen Sie arbeiten können, um sich zu konzentrieren.

Wir haben Beispiele für Besprechungsagenden für vier der gängigsten Besprechungen zusammengestellt: Daily Scrums, All-Hands, One-on-Ones und Strategie- oder Entscheidungsmeetings. Diese können Sie kostenlos hier bestellen.

1. Tagesordnung für Scrum-Meetings (Standup)

In der agilen Entwicklung und bei Scrum hält das Team täglich ein Meeting ab, das “Scrum” genannt wird. Tägliche Scrums folgen einer bestimmten Vorlage und sind streng auf 15 Minuten begrenzt, um die Unterhaltung kurz zu halten.

Beste Praktiken

• Halten Sie Ihr Projektmanagement-Tool wie Planio bereit, um zu sehen, woran alle arbeiten.
• Planen Sie die Besprechung entsprechend dem Zeitplan und der Arbeitsumgebung Ihres Teams.
• Stellen Sie sicher, dass alles, was gesagt wird, für das gesamte Team von Bedeutung ist (Einzelgespräche können zu jeder anderen Zeit geführt werden).
• Bleiben Sie aufrecht, damit die Besprechung schnell vorankommt.
• Fehler, auf die Sie achten sollten
• Verwandeln Sie das Scrum nicht in ein ausführliches Status-Meeting.
• Scrum Master sollten während des Meetings nicht mit dem Mikromanagement beginnen.
• Lassen Sie das Scrum nicht in eine Planungssitzung ausarten.
• Es ist nicht der richtige Zeitpunkt für technische Diskussionen.
• Halten Sie die Besprechung nicht weit vom Arbeitsort entfernt ab.

2. Tagesordnung für das All-Hands-Meeting

Das All-Hands-Meeting oder Team-Meeting ist eine der größten verpassten Gelegenheiten, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und für die Arbeit zu begeistern. Auch wenn es mühsam sein kann, alle an einem Ort (virtuell oder physisch) zu versammeln, ist es doch eine der einfachsten Möglichkeiten, eine Kultur aufzubauen, Ideen auszutauschen und Kontakte zu knüpfen.

Beste Praktiken

• Fassen Sie sich kurz: Die Tagesordnung ist der Schlüssel. Halten Sie sie unterhaltsam und spannend.
• Wählen Sie eine Häufigkeit, die für Ihre Größe sinnvoll ist: Wöchentlich funktioniert gut, solange Sie nicht zu groß werden (denken Sie an 500+).
• Seien Sie offen und transparent: Dies ist Ihre Chance, Vertrauen und eine Kultur aufzubauen. Vergeuden Sie sie nicht.
• Beziehen Sie alle mit ein (vor allem die Mitglieder des Remote-Teams).
• Feiern Sie kleine Erfolge und besprechen Sie Ziele und Messgrößen.
• Fehler, auf die Sie achten sollten
• Machen Sie keinen Daten-Dump: Zahlen mögen für Sie aufregend sein, aber Ihr Team braucht nicht zu hören, dass Sie jede Kennzahl aufzählen.
• Bleiben Sie positiv: Dies ist nicht der richtige Zeitpunkt, um individuelle Probleme anzusprechen oder solche, die besser in einem privateren Rahmen behandelt werden sollten.
• Stellen Sie sicher, dass es kollaborativ ist: Dies ist kein Gespräch, sondern eine Besprechung. Erlauben Sie Kommentare und Vorschläge, solange sie nicht die Tagesordnung verfälschen.

3. Tagesordnung und Gliederung für ein persönliches Treffen

Das persönliche Gespräch zwischen Ihnen und einem Teammitglied ist eine Gelegenheit für Feedback, Coaching, den Aufbau von Beziehungen und die Festlegung von Prioritäten. Wenn Sie es richtig machen, ist es eines der effektivsten Managementwerkzeuge, die Sie haben. Der ehemalige CEO von Intel, Andy Grove, sagte sogar, dass sich die Investition in Zeit für Führungskräfte 10-fach auszahlt.

Beste Praktiken

• Wählen Sie die richtige Häufigkeit für jede Person in Ihrem Team.
• Entscheiden Sie sich für längere (1 Stunde) oder kürzere Besprechungen: Diese sind mehr als nur eine kurze Besprechung und sollten auch als solche behandelt werden.
• Wenn etwas dazwischen kommt und Sie beschäftigt sind, verschieben Sie den Termin, sagen Sie nicht ab.
• Bereiten Sie eine Tagesordnung vor und teilen Sie diese vorher mit.
• Halten Sie das Einzelgespräch an einem Ort ab, an dem Sie sich offen unterhalten können.
• Halten Sie einen regelmäßigen Zeitplan ein, damit Ihre Gesprächspartner wissen, wann sie zu erwarten sind.
• Hören Sie aktiv zu und machen Sie sich Notizen.
• Lassen Sie die Tabellenkalkulation hinter sich und beginnen Sie mit echtem Projektmanagement.

Fehler, auf die Sie achten sollten

• Machen Sie es nicht zu einem Status-Update: Wählen Sie übergeordnete Themen wie Karriereweg, Ziele, Hindernisse und Feedback.
• Bereiten Sie die Themen vor, aber lassen Sie Zeit für eine offene Diskussion.
• Verlassen Sie das Gespräch nicht ohne einen klaren nächsten Schritt, egal ob es sich dabei um eine Aktion oder eine Folgemaßnahme handelt.

4. Strategie-/Entscheidungsbesprechungen im Team

Teamweite Strategiebesprechungen sind eine der schwierigsten Besprechungen, die man unter Kontrolle halten muss. Wenn Sie vor großen Entscheidungen stehen, die sich auf die Arbeit aller auswirken, werden Sie es mit mehr (und stärkeren) Meinungen zu tun haben als je zuvor. Während Brainstorming und Entscheidungsfindung in der Gruppe Themen sind, die ganze Beiträge verdienen, finden Sie hier einige Grundlagen für die Durchführung produktiver Strategiesitzungen:

Bewährte Praktiken

• Ermutigen Sie zu Offenheit, aber scheuen Sie sich nicht, zu debattieren.
• Halten Sie den Schwung aufrecht, indem Sie festlegen, wer das Gespräch kontrolliert oder leitet.
• Verwenden Sie Zeitvorgaben, die die Produktivität steigern, ohne zu stressig zu werden.
• Lassen Sie das Team sich im Voraus vorbereiten, indem Sie die aktuelle Strategie überprüfen.
• Sorgen Sie dafür, dass jeder unabhängig von seiner Position beteiligt ist.
• Fragen Sie “Was funktioniert gut?” und “Was könnte besser laufen?”.
• Beenden Sie die Sitzung mit einem klaren Aktionsplan für die nächsten Schritte.

Fehler, auf die Sie achten sollten

• Gehen Sie nicht zu weit. “Wachstum” ist keine Strategie.
• Reden Sie nicht nur über das Budget oder finanzielle Ziele.
• Machen Sie das Treffen nicht zum A und O der Diskussion. Strategie und große Entscheidungen erfordern ständige Aufmerksamkeit und Bewertung.

Kostenloser download der Templates:

Abschließende Gedanken zur Durchführung schnellerer, effizienterer Besprechungen

Die meisten Besprechungen sind zwar schrecklich, weil sie nicht genügend Struktur oder Zweck haben, aber es ist fast immer von Vorteil, wenn kluge Leute zusammenkommen, um zu diskutieren.

Wie bei den meisten Dingen, die Ihnen beim Aufbau Ihres Unternehmens helfen, gibt es auch bei der Planung und Durchführung von Besprechungen keine Patentlösung. Die obigen Tagesordnungen und Vorlagen helfen Ihnen zwar bei den meisten Besprechungsszenarien, aber es ist wichtig, daran zu denken, dass Maßhalten der Schlüssel ist.

Eine große Besprechung ab und zu kann sich also durchaus lohnen (vor allem, wenn Sie ein Remote-Team sind), aber denken Sie daran, dass jeder, mit dem Sie zusammenarbeiten, hier ist, um seine beste Arbeit zu leisten. Und das bedeutet in der Regel nicht, in einer Besprechung zu sitzen.

Projektmanagement Applikationen wie Zoho Project können helfen Projekte zu organisieren und zu strukturieren. Diese Transparenz hilft bei Meetings als Basis. Mit diesen Tipps, wie hier dargestellt, holen Sie schnell viel Geld heraus. Es kann sein, dass Sie sogar wesentlich mehr sparen durch effiziente Meetings als Sie für Zoho One inkl. Zoho Projects (Projektmanagement), Zoho Meetings (Videokonferenz), Zoho Cliq (Teamchat) usw. ausgeben. Denn dies kostet nur 440 CHF pro Jahr/Mitarbeiter und bietet viele Möglichkeiten der Büroautomatisierung und nicht nur für effiziente Meetings. Kontaktieren Sie uns ungeniert für eine spezifische Beratung, gerne auch ganz effektiv via Videokonferenz.