So budgetieren Sie wie ein Profi für virtuelle Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen sind eine grossartige Möglichkeit, mit Ihren Kunden, Partnern und anderen Interessengruppen in Kontakt zu treten, ohne dass Sie sich die Mühe machen müssen, zu reisen, eine Veranstaltung vor Ort zu organisieren und zu veranstalten. Doch egal, wie viel Geld Sie für Ihre Veranstaltung bereitstellen, die Kosten können sich schnell summieren. Dennoch müssen Sie Ihre Ausgaben effizient planen. 

Kein Unternehmen verfügt über unbegrenzte Mittel und Geld für seine Veranstaltungen, und das gilt sicher auch für Ihr Unternehmen. Deshalb sollten Sie eine gut geplantes Budget in den Händen halten und es mit den relevanten Interessengruppen im Betrieb teilen. So können Sie die bestmögliche Veranstaltung ausrichten, ohne sich mit finanziellen Problemen herumschlagen zu müssen. Auch wenn virtuelle Veranstaltungen günstiger sind als physische Messen.

Warum brauchen Sie ein Budget für Ihre virtuelle Veranstaltung?

Ein virtuelles Veranstaltungsbudget hilft Ihnen, Ihre Aktivitäten und Ausgaben entsprechend zu planen, damit Sie nicht zu viel ausgeben. Es dient als Orientierungshilfe bei der Erstellung von Tagesordnungen, der Einladung der richtigen Redner und der Anschaffung der richtigen Software. Hier erfahren Sie, warum Sie ein solches Budget erstellen sollten, bevor Sie mit der Organisation Ihrer Veranstaltung beginnen. 

Beispiel Virtuelle Messe vikima.ch als option für Virtuelle B2B-Veranstaltungen

Erwartungen setzen

Zunächst einmal können Sie die Erwartungen an sich selbst und Ihre Aussteller festlegen. Wenn Sie über ein kleineres Budget verfügen, wissen Sie, dass Sie bei der Ausstattung Ihrer Veranstaltung nicht aufs Ganze gehen sollten. Wenn Sie jedoch viel Geld zur Verfügung haben, können Sie eine phänomenale virtuelle Veranstaltungen ausrichten, über die man noch lange spricht. 

Ausgaben verfolgen

Ein gut durchdachtes Budget hilft Ihnen auch dabei, die Ausgaben nachzuvollziehen. So müssen Sie nach der Veranstaltung nicht mühsam herausfinden, wofür Sie was ausgegeben haben. Das hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und herauszufinden, ob die Einnahmen die Kosten wert waren. Außerdem erhalten Sie eine vollständige Kostenaufstellung für Buchhaltungs- und Bestätigungszwecke. 

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Ausgaben, die Sie in Ihrem Budget für hybride oder virtuelle Veranstaltungen berücksichtigen müssen.

• Software für Veranstaltungen
• Mobile Veranstaltungs-App
• E-Mail-Marketing
• Aufsuchende Marketingkampagnen
• Einladung von Ausstellern & Onboarding 
• Personalkosten
• Kosten für Sprecher

Es gibt auch einige zusätzliche Ausgaben, für die Sie Ihr Budget verwenden können.

• Gamification
• Instrumente zum Engagement
• Networking-Lounges
• Grad der Immersion in die Umwelt
• Spezial Eigenschaften
• Integrationen
• Physischer Reminder Mailing zum Termin

Marketing-Pläne erstellen

Wenn Sie ein festes Budget haben, wissen Sie, wie viel Sie für Eventmarketing ausgeben können. Veranstaltungsmarketing ausgeben können. Wenn Sie nur begrenzte Mittel zur Verfügung haben, werden Sie natürlich sehr gezielt und präzise vermarkten. Wenn Sie jedoch bereit sind, viel Geld auszugeben, können Sie alles geben und umfangreiche Marketingkampagnen für Ihre virtuellen Veranstaltungen durchführen. 

Bewertung der Investitionsrentabilität

Es mag verlockend sein, alles in Ihre virtuelle Veranstaltungen zu stecken, was Sie können. Wenn Sie jedoch unüberlegt Geld ausgeben, führt dies häufig zu einer Verschwendung von Ressourcen. Mit einem im Voraus geplanten Budget können Sie in jedem Bereich der Veranstaltung genau den richtigen Betrag ausgeben. Auf diese Weise erzielen Sie eine hohe Rendite für Ihr virtuelles Event, je nach den Zielen, die Sie sich gesetzt haben. 

Bei der Bewertung Ihres ROI sollten Sie auch die Quellen für den Mittelzufluss berücksichtigen. Die wichtigsten Quellen für die meisten virtuellen und hybriden Veranstaltungen sind:

• Förderer/Sponsoren
• Eintrittskarten
• Budget für Veranstaltungen und Marketing 

Ein professionell erstelltes Budget hilft Ihnen also, den Erfolg Ihrer virtuelle Veranstaltungen zu bewerten. Dann können Sie Ihre Strategien entsprechend neu ausrichten.

Da Sie nun wissen, warum Sie ein virtuelles Veranstaltungsbudget benötigen, sollten Sie versuchen, Ihr eigenes zu erstellen. Natürlich müssen Sie bei der Erstellung dieses Budgets die richtige Methodik anwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen. 

Wie Sie für Ihre virtuelle Veranstaltung budgetieren

Die Erstellung eines eigenen Budgets für Ihre virtuelle Veranstaltungen ist gar nicht so schwierig. Sie müssen nur ein paar einfache Schritte befolgen, und schon kann es losgehen!

1. Berücksichtigen Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung

Bewerten Sie zunächst Ihre Veranstaltungsziele. Was wollen Sie mit Ihrer virtuellen Veranstaltung erreichen? Ist es der Verkauf von Eintrittskarten? Ist es die Generierung von Leads? Oder wollen Sie einfach das Bewusstsein für ein Thema schärfen? Nicht alle Veranstaltungen haben die Erzielung von Gewinnen zum Ziel, daher müssen Sie dies im Voraus herausfinden. Planen Sie dann Ihre Sponsoring- und Ticketing-Strategien entsprechend. 

2. Zuordnung des Haushalts zu den Prioritäten

Überlegen Sie, wo Sie entsprechend Ihren Zielen am meisten ausgeben wollen. Welche Merkmale oder Aspekte der Veranstaltung sind es wert, dass Sie etwas mehr ausgeben, und worauf können Sie verzichten. Auf diese Weise können Sie entscheiden, wofür Sie Ihre Mittel einsetzen wollen, und verhindern, dass Sie zu viel oder zu wenig Geld ausgeben. 

3. Wählen Sie messbare Kennzahlen

Jetzt, da Sie Ihre Ziele kennen, müssen Sie sie quantifizieren. Seien Sie realistisch und legen Sie Zielzahlen für Ihre Ziele fest. Verfolgen Sie außerdem die Ticketverkäufe, die erzielten Einnahmen, die generierten Leads und die Besucherfrequenz. Mit der professionellen Plattform-Tools können Sie sogar die Interaktionen am Stand und andere relevante Daten sammeln. Sie sollten sich also mit all diesen Kennzahlen befassen und über Methoden verfügen, sie numerisch zu messen. 

4. Erstellen Sie eine Budget-Tabelle 

Als Nächstes erstellen Sie ein detailliertes Arbeitsblatt mit einer vollständigen Aufschlüsselung des Budgets und der Planung. Verwenden Sie Tabellen für Ihre Pläne und Budgetierung, damit Sie alles in einem einfachen und organisierten Format haben. 

5. Event Tools & Lösungen suchen

Sobald Sie Ihre Kosten geplant haben, können Sie nach entsprechenden Tools und Lösungen suchen. Anhand Ihres Budgets können Sie herausfinden, welche Tools Sie sich leisten können und für welche Pakete Sie sich entscheiden sollten. Verschiedene Lösungen für die Veranstaltungsplanung haben unterschiedliche Preisstufen, mit entsprechendem Funktionsumfang. Je nach Applikation können Sie einen komplett personalisierten Preis- und Funktionsplan erhalten. So finden Sie genau das, was Sie wollen, ohne dass Sie Ihr Budget ändern müssen. 

Sie müssen aber nicht zwingend eine eigene Plattform aufbauen, Sie können sich auch bequem auf einer virtuellen Messe einmieten und die bestehende und eingespielte Infrastruktur nutzen.

Virtuelle Veranstaltungen wie Messen wo auch wir präsent sind, werden immer beliebter

KMU Digitalisierung zum Beispiel ist auf der vikima.ch präsent mit einem Messestand und veranstaltet dort Referate und virtuelle Veranstaltungen.

6. Getrennte Budgets für Veranstaltungen und Marketing

Das müssen Sie von Anfang an bedenken. Lassen Sie die Pläne für das Eventmarketing und das eigentliche Eventhosting nicht ineinander übergehen. Andernfalls könnten Sie in beiden Prozessen Probleme bekommen. Stellen Sie einen bestimmten Betrag für Marketingaktivitäten zur Verfügung, und unterteilen Sie diese gründlich nach Medium, Kampagne oder was auch immer Sie bevorzugen. 

7. Einnahmeströme planen

Wie werden Sie an der Veranstaltung verdienen? Was ist Ihre Geschäftsmodell mit der virtuellen Veranstaltung? Wenn Sie eine kostenpflichtige Veranstaltung planen, sollten Sie sich überlegen, wie Ihre Branche beschaffen ist. Handelt es sich um eine spezialisierte Branche mit hochkarätigen Schulungsprogrammen? Wenn ja, können Sie die Preise relativ hoch halten. Wenn Sie jedoch etwas wie eine virtuelle Karrieremesse veranstalten, müssen Sie die Preise niedrig halten, damit Ihr Zielpublikum die Veranstaltung besuchen kann. 

Darüber hinaus müssen Sie auch die Preise für Ihre Aussteller- und Sponsoring-Pakete berücksichtigen. Schaffen Sie Sponsoring-Stufen, um alle Arten von Partnern und deren Budgets anzusprechen. Wenn Sie verschiedene Arten von Ständen anbieten, sollten Sie die Preise je nach ihren Merkmalen unterschiedlich gestalten. Recherchieren Sie außerdem die Standards Ihrer Branche, und legen Sie dann Ihre Preislisten fest. 

8. Planen Sie Ihre Budgetquellen

Sie sollten auch einen Überblick über Ihre Finanzquellen haben. Unabhängig davon, ob Sie Unternehmensressourcen nutzen, Spenden verwenden oder Sponsorengelder ausgeben, müssen Sie diese richtig zuordnen. So können Sie herausfinden, ob Sie Ihr Budget effizient einsetzen, und erhalten eine ungefähre Zahl für die zu erwartenden Erträge. 

Für jede Branche wird Ihr Budget aus einer anderen Quelle stammen. Dadurch wird festgelegt, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben.

1. Firmenveranstaltungen für Mitarbeiter: Budget für Humanressourcen
2. Konferenzen/Fachmessen: Eintrittskarten und/oder Sponsoren
3. Schulveranstaltungen: Spenden und/oder Sponsoren
4. NGO-Veranstaltungen: Spenden

9. Planen Sie für unerwartete Eventualitäten

Denken Sie daran, dass die Dinge nicht immer reibungslos laufen. Legen Sie keine so restriktiven Haushaltsgrenzen fest, dass nichts mehr umgeschichtet werden kann, wenn die Zeit gekommen ist. Planen Sie für unerwartete Probleme und Eventualitäten, und halten Sie einen Puffer bereit. Dieser Betrag muss nicht zu hoch sein, aber Sie sollten dennoch einen gewissen Spielraum in Ihrem Veranstaltungsbudget für unerwartete Situationen haben. 

10. Alle Stakeholder auf dem Laufenden halten

Vergewissern Sie sich, dass alle relevanten Interessengruppen mit Ihren Plänen einverstanden sind. Ganz gleich, ob es sich um Ihre Vorgesetzten, Ihr Finanzteam oder Ihre Sponsoren handelt – sie alle müssen informiert sein. Dies wird zu einem reibungslosen Ablauf beitragen. 

Wichtigste Erkenntnisse

Abschließend müssen Sie einen angemessenen Budgetplan für Ihre virtuelle Veranstaltung erstellen. Dies sollte Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und Ihre Ressourcen effizient zu nutzen. Außerdem können Sie anhand eines Budgets den Ertrag Ihrer Veranstaltung verfolgen und lernen, wie Sie die Dinge bei künftigen Veranstaltungen verbessern können.