Wie man einen virtuellen Event-Marketingplan entwirft

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben Ihre virtuelle Veranstaltung mit allem Drum und Dran vorbereitet. Sie sind sich sicher, dass jeder, der teilnimmt, Spaß haben und mit einem guten Gefühl nach Hause gehen wird… und trotzdem meldet sich niemand an. Woran liegt das? Eine virtuelle Veranstaltung, die nicht richtig vermarktet wird, findet kein Publikum. Denn wenn Ihre Zielgruppe nicht von der Veranstaltung erfährt, wie soll sie dann daran teilnehmen? Darin liegt die Bedeutung eines virtuellen Event-Marketingplan. Wir erklären diesen und liefern eine Vorlage, die Sie dabei unterstützt. 

Viele Organisationen kommunizieren zwar über ihre virtuellen Veranstaltungen, aber nur wenige setzen einen ganzheitlichen Plan um, der von einer kohärenten Strategie gestützt wird. Diese Lücke ist es, wo Veranstaltungsplaner bei ihren Marketingbemühungen versagen. Wenn das auch auf Sie zutrifft, keine Sorge! Wir zeigen Ihnen alles, was Sie über das Marketing für virtuelle Veranstaltungen wissen müssen, und schlagen Ihnen eine Vorlage vor, die Sie für einen dauerhaften Erfolg nutzen können.

Was ist ein virtueller Event-Marketingplan?

Ein virtueller Event-Marketingplan hilft Ihrer Veranstaltung, das richtige Publikum und die richtige Teilnehmerzahl zu erreichen. Sie können ihn als Checkliste verwenden, um sich auf den Start vorzubereiten und auf dem Weg dorthin einen Event-Hype aufzubauen.

Ein solches Dokument hilft Ihnen dabei: 

• Gehen Sie Ihre Marketingbemühungen organisiert und effizient an. 
• Verfolgen Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort, zusammen mit den Personen, die für sie verantwortlich sind.
• Halten Sie alle Ihre Interessengruppen stets auf dem Laufenden.
• Zeigen Sie potenziellen Sponsoren den Wert der Veranstaltung. 

Warum einen virtuellen Event-Marketingplan erstellen? 

Ein Event-Marketingplan hält Sie nicht nur auf Kurs, sondern gibt Ihnen auch Ideen und regt Sie an, in neuen Bahnen zu denken. Außerdem sparen Sie viel Zeit, die Sie dann für produktive und kreative Aufgaben im Rahmen der Veranstaltung einsetzen können. 

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie eine Vorlage für einen virtuellen Event-Marketingplan äußerst nützlich sein kann.  

1. Macht den Prozess bequemer

Eine Vorlage macht den Planungsprozess sehr bequem. Anstatt neue Dateien und Blätter für all Ihre Event-Marketing-Aktivitäten erstellen zu müssen, können Sie einfach eine Vorlage zum Ausfüllen und Nachverfolgen Ihrer Aktualisierungen verwenden. Das macht es Ihnen auch leichter, sich auf Ihre Ziele zu konzentrieren. 

2. Macht den Plan leicht teilbar

Vorlagen für das Eventmarketing haben in der Regel ein benutzerfreundliches Layout. Noch besser ist es, wenn sie online gehostet werden und leicht zu teilen sind. Auf diese Weise können alle Beteiligten den Plan leicht verstehen und wissen genau, was sie zu tun haben. Das hilft auch Ihrem Team, denn so kann jeder seinen Teil dazu beitragen, dass Sie alles im Blick haben.

3. Sorgt dafür, dass Sie nichts verpassen

Wenn Sie die gesamte Marketingplanung von Grund auf neu machen, werden Sie zwangsläufig einige Dinge übersehen. Eine sorgfältig gestaltete Marketingvorlage zeigt Ihnen alles, was Sie brauchen, damit das nicht passiert. 

Eine Vorlage dient auch als Checkliste, auf die Sie und Ihr Team bei Bedarf zurückgreifen können. Auf diese Weise haben Sie alles, was Sie brauchen, parat und müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie bis zur letzten Minute etwas vergessen. Schließlich wollen Sie bei all der Energie und den Ressourcen, die Sie in eine Veranstaltung stecken, nicht, dass Ihr Marketing das Ziel verfehlt. 

Sehen wir uns an, wie eine solche Vorlage für einen virtuellen Event-Marketingplan aussehen kann. 

Wie schreibt man einen Event-Marketingplan?

Sie können mit einem so einfachen Tool wie einer Google-Tabelle beginnen oder eine Vorlage für das Eventmarketing verwenden. Im aktuellen Klima ist KI der letzte Schrei und Sie können sogar mit ChatGPT-gestützte Marketing-Tools. Es hängt wirklich davon ab, wie viel Zeit Sie haben und wie gut Sie die Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung verstehen. Schauen wir uns einige wichtige Dinge an, die Sie berücksichtigen sollten. 

1. Definieren Sie Ziele für Ihre Kampagnen

Quantifizieren Sie so viel wie möglich von Ihrem Plan. Egal, ob es sich um Details zur Budgetierung oder um Zielvorgaben für die Zielgruppe handelt, Sie müssen mit Zahlen arbeiten. Diese dienen als Benchmarks und ermöglichen es Ihnen, Ihren Erfolg besser zu messen. 

Bei einem Tag der offenen Tür an einer Universität könnten Sie beispielsweise Schüler und/oder Studenten ansprechen. Wie viele von ihnen würden Ihre Werbebotschaften sehen? Und wie viele würden sich für die Veranstaltung anmelden? Diese Pläne werden Ihnen helfen, Ihre Marketingmaßnahmen zu skalieren.

Erstellen Sie Benchmarks auf der Grundlage vergangener Ereignisse 

Der einfachste Weg, Ziele für Ihre Veranstaltung festzulegen, ist, mit dem zu beginnen, was Sie wissen. Verwenden Sie die Anmeldezahlen, die Teilnehmerzahlen und das Budget von ähnlichen Veranstaltungen, die Sie in der Vergangenheit durchgeführt haben, um den Erfolg Ihrer aktuellen Veranstaltung zu messen. 

Diese Richtwerte sind ideal, wenn Sie bereits virtuelle Veranstaltungen durchgeführt haben. Wenn es sich jedoch um Ihre erste virtuelle Veranstaltung handelt, ist es wichtig zu wissen, dass Sie weniger ausgeben und höhere Anmeldequoten erzielen werden als bei früheren persönlichen Veranstaltungen. 

Analyse der Industriestandards und Mitbewerber

Sie können möglicherweise Folgendes finden Fallstudien und andere Untersuchungen, die die Zahlen Ihrer Konkurrenten oder anderer Unternehmen in Ihrer Branche aufzeigen. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Veranstaltungen haben, könnte dies ein guter Weg sein, um Ihre eigenen Veranstaltungsziele festzulegen.

Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie diesen Ansatz verfolgen. Möglicherweise finden Sie nur Informationen über sehr erfolgreiche Veranstaltungen, aber keine echten Ergebnisse. Verwenden Sie diese Zahlen als Ziel mit goldenem Stern, mit dem Vorbehalt, dass Sie diese Zahlen möglicherweise nicht beim ersten Mal erreichen. 

2. Bestimmen Sie Ihre Strategie

Wie werden Sie die Ziele, die Sie sich gesetzt haben, erreichen? Hier besteht für Gastgeber die Gefahr, dass sie die Klarheit verlieren und einen Fehltritt begehen. 

Es ist wichtig zu verstehen, dass das Posten auf Social-Media-Konten zwar nützlich sein kann, aber keine ganzheitliche Strategie darstellt. Gehen Sie in die Tiefe, um zu verstehen, wie Ihre Botschaften positioniert und übermittelt werden sollten, um die beste Reaktion zu erzielen. Ihr Massnehmen im virtuellen Event-Marketingplan sollten in alle Ihre Marketingaktivitätem integriert sein und Zusammenspielen.

Industrieforschung betreiben

Bevor Sie eine Taktik planen, sollten Sie recherchieren, wie der Stand der Dinge in der Branche ist und wie Ihre Konkurrenten mit ihrem Publikum kommunizieren. Dann nutzen Sie diese Informationen zu Ihrem Vorteil. Welche Probleme gibt es in der Branche, die Sie mit Ihrer Veranstaltung lösen können? Ermitteln Sie einige Marktlücken, die durch Ihre Veranstaltung geschlossen werden können. 

Führen Sie auch eine Wettbewerbsanalyse durch. Veranstalten Ihre Konkurrenten virtuelle Events? Wenn ja, wie bewerben sie diese bei ihrem Publikum? 

Wenn sie keine virtuellen Veranstaltungen durchführen, fragen Sie sich, warum. Vielleicht sind virtuelle Veranstaltungen ein neues Konzept für Ihr Publikum, und Sie müssen eine Menge Handarbeit einplanen. Dies ist ein wichtiger Punkt, den Sie in Ihren Marketingplan und Ihr Messaging einbeziehen müssen. Dazu später mehr.

Messaging auf der Grundlage von Schmerzpunkten entwickeln 

Das Hauptziel Ihrer Veranstaltung ist es, ein Problem für Ihre Interessengruppe(n) zu lösen. Obwohl Sie wahrscheinlich einen guten Eindruck davon haben, wo die Probleme liegen, sollten Sie mit den Stakeholdern und internen Vertretern sprechen. Sie werden Ihnen helfen zu verstehen, wie sie über diese Probleme sprechen. 

Die Verwendung der Sprache, die diese Interessengruppen verwenden, und die klare Erklärung, dass Sie eine Lösung für dieses Problem präsentieren werden, sind ein äußerst effektiver Weg, um das Interesse zu wecken. 

Erreichen Sie Ihre Kunden dort, wo sie sind

Wahrscheinlich haben Sie einige bewährte Kanäle, die Sie für die regelmäßige Kommunikation mit Ihren Kunden nutzen. Zu den beliebten Methoden gehören natürlich E-Mail-Marketingstrategien, soziale Medien, Ihre Unternehmensblog und Landing Pages. Aber haben Sie sich jemals wirklich damit beschäftigt, worauf die Menschen am besten reagieren? Nutzen Sie diese Zeit, um herauszufinden, wie Sie die höchste Antwortrate erzielen, und setzen Sie auf diese Kanäle. 

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um mit neuen Kanälen zu experimentieren, vor allem, wenn Sie ein breites Publikum erreichen wollen. Vielleicht haben Sie noch nie TikTok ausprobiert oder Video für B2B-Marketing ausprobiert, aber Sie wissen, dass Ihre Zielgruppe zu den Hauptnutzern dieser Kanäle passt. Oder vielleicht haben Sie sich bisher gescheut, Empfehlungsmarketing auszuprobieren. 

Sie können auch auf den KI-Zug aufspringen und versuchen, die neuesten Trends für KI-gestützte Marketing-Tools. Sie können die Arbeit schneller und einfacher machen und sind einen Versuch wert, wenn es darum geht, jede Art von Veranstaltung zu bewerben.

Da sich das digitale Marketing heutzutage so schnell verändert, müssen Sie die für Ihr Publikum relevantesten Kanäle untersuchen. Hier finden Sie eine Liste möglicher Kanäle, die Sie in Ihren Event-Marketingplan aufnehmen können:

• Facebook: B2C-Unternehmen, die Millennials, Gen-X und Boomers ansprechen 
• Facebook-Gruppen: Nischengemeinschaften – für jedes Interesse, jeden Beruf und jedes Hobby gibt es eine Facebook-Gruppe. 
• Meetup: Bauen Sie eine Community rund um Ihr Thema auf, Meetup verbindet Sie mit interessierten Eventteilnehmern
• LinkedIn: Geschäftsleute
• LinkedIn Gruppen: Geschäftsleute mit spezifischen Interessen und Nischengemeinschaften
• Twitter: Allgemeine Öffentlichkeit interessiert sich für aktuelle Themen
• Instagram: Millennials und Gen-Z 
• E-Mail: Ihre bestehende Liste von Interessenten
• Google-Anzeigen: Bezahlte Suche für alle, die nach Ihren Schlüsselwörtern suchen
• Unternehmens-Blog: Organische Suche
• Mitteilungen an die Presse: Veröffentlichungen

Dies könnte Ihre Gelegenheit sein, um herauszufinden, wie motiviert Ihre Markenbefürworter sind, Ihre Veranstaltung zu teilen, wenn ihnen ein Rabattcode oder ein Preis versprochen wird. Seien Sie kreativ!

3. E-Mail-Marketing-Kampagnen entwerfen

Unabhängig davon, auf welche Kanäle Sie abzielen, die E-Mail sollte einer davon sein, da sie branchenübergreifend und vertikal einen konstant hohen ROI liefert. Und es ist eine großartige Möglichkeit, Ihre bestehenden Listen anzusprechen, da diese bereits an Ihrer Marke und Ihren Aktivitäten interessiert sind.

Um diese zu planen, erstellen Sie einen E-Mail-Marketingplan für Ihre Veranstaltung. Definieren Sie die folgenden Punkte:

• Legen Sie die Anzahl der zu versendenden E-Mails fest. Dazu gehört auch die Anzahl der Erinnerungen, die Sie verschicken werden.
• Wählen Sie die Listen aus, die Sie ansprechen wollen. Stellen Sie sicher, dass es sich nur um Ihre Kontakte handelt, die sich für den Erhalt von E-Mails von Ihnen entschieden haben. 
• Legen Sie den Inhalt für jede E-Mail fest. Geben Sie in jeder Ihrer Mitteilungen das Datum und die Uhrzeit sowie einen Anmeldelink an. 
• Legen Sie die Zeit für die einzelnen E-Mail-Blasts fest. 
• Definieren Sie alle A/B-Tests, die Sie durchführen möchten.
• Verfolgen Sie Öffnungen, Registrierungen und Click-Through-Raten. 

Pro-Tipp: Sie können Ihre E-Mail-Marketing-Plattform mit Zoho CRM integrieren, um detailliertere Informationen über die Reise Ihrer Teilnehmer von ihren ersten Eindrücken bis zur Veranstaltung und dann zum Abschluss zu erhalten. 

4. Gestaltung von Bildmaterial und Texten für die Werbung in sozialen Medien

Erstellen Sie das Marketingmaterial für Ihre Beiträge in den sozialen Medien. Dazu gehören sowohl die Beschriftungen für Ihre Beiträge als auch die dazugehörigen Bilder. 

Entwerfen Sie UTMs für jeden einzelnen Beitrag, damit Sie wissen, welche Kanäle das meiste Engagement hervorrufen. So können Sie auch Ihre Werbemaßnahmen optimieren. 

Es lohnt sich, einen einzigartigen Veranstaltungs-Hashtag zu kreieren und ihn bei Ihren Werbemaßnahmen, einschließlich sozialer Beiträge, zu verwenden. Ein einprägsamer Hashtag eignet sich nicht nur hervorragend für das Branding, sondern ist auch eine einfache Möglichkeit für Sie, soziale Netzwerke zu beobachten. Wenn Sie Ihren Hashtag auf allen Plattformen verfolgen, können Sie sehen, was Ihr Publikum im Vorfeld, während und sogar nach der Veranstaltung sagt.

5. Einen Haushalt aufstellen

Dies ist einer der wichtigsten Teile Ihres Event-Marketingplans. Stellen Sie ein spezielles Budget für Ihre Marketingkampagnen bereit und trennen Sie es von anderen Veranstaltungskosten. Entscheiden Sie, wie dieses Budget auf die verschiedenen Plattformen, Kanäle und Kampagnen aufgeteilt werden soll.

Einige wichtige Aspekte, die Sie für Ihr virtuelles Veranstaltungsmarketing Budget zu berücksichtigen sind:

• Medien im Freien
• Kommerzielle Anzeigen
• Bezahlte Landing Page, Registrierung oder Einladungsdienste** 
• Bezahlte Werbung über Google, Bing 
• Werbung in den sozialen Medien
• Produktionskosten

6. Alle Partner ins Boot holen

Wenn Sie für Ihre Veranstaltung Partnerschaften mit anderen Unternehmen eingehen, z. B. mit Ausstellern einer Fachmesse, sollten Sie sich mit ihnen abstimmen und Marketingmaterial von ihnen erhalten.

Sie möchten auch, dass sie über ihre Marketingkanäle für Sie werben, um einen Multiplikatoreffekt zu erzielen. Redner und Aussteller können Ihre Veranstaltung ankündigen und ihre Zuhörer wissen lassen, dass sie auf der Veranstaltung auftreten werden.

7. Entwerfen Sie Marketingmaterial, das auf der Veranstaltung ausgestellt werden soll.

Für Ihre virtuellen Veranstaltungen benötigen Sie Banner und Stände, die Sie an verschiedenen Orten aufstellen können. Einige davon werden Sie von Ihren Partnern erhalten, aber Sie müssen auch für Ihre Marke werben. Schließlich sind Sie der Organisator! 

Das Begrüßungsbanner in der Hauptlobby sollte Ihre Marke und die Konferenz deutlich hervorheben. Je nach Gestaltung Ihres virtuellen Raums sollten Sie auch Logos oder Anzeigen in den Hallen oder Ständen platzieren. Sie können auch Veranstaltungsvideos und PDF-Ressourcen auf Ihrer Veranstaltung bereitstellen. 

Weisen Sie alle diese Ressourcen Ihrem Grafik- und Marketingteam zu. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, damit sie rechtzeitig für Ihre Veranstaltung geliefert werden. Denken Sie daran, dass Sie auch Zeit für Überarbeitungen benötigen. 

8. Legen Sie Ihre Zeitvorgaben fest

Fügen Sie in Ihren Marketingplan Zeitpläne für die einzelnen Phasen ein. Es ist wichtig, dass Sie sich viel Zeit für die Werbung für Ihre Veranstaltung nehmen, möglicherweise sogar bis zu einem Jahr im Voraus. Im Folgenden finden Sie einige empfohlene Zeitpläne für die Werbung für Ihre virtuellen Veranstaltungen:

• 1 Jahr – 6 Monate vorher: Bewerben Sie Ihre Sponsoring- und Ausstellerpakete. Dies gibt Ihnen und Ihren Partnern genügend Zeit, um sicherzustellen, dass alles richtig vorbereitet ist, und gibt Ihren Partnern die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung bei ihrem eigenen Publikum zu bewerben.
• 2-3 Monate vorher: Werben Sie mit einer Frühbucheranmeldung. Locken Sie Ihre Markentreue mit Preisnachlässen und ermitteln Sie, wie effektiv Ihre Kommunikation ist. Nutzen Sie die Fragen und Kommentare, die Sie von Ihren Frühbucher-Teilnehmern erhalten, um Ihr Marketing in Zukunft zu verbessern.
• 6 Wochen vorher: Kündigen Sie den regulären Kartenverkauf an. Hier können Sie beginnen, Ihre Marketingbemühungen zu verdoppeln. Nutzen Sie jeden effektiven Kanal, um Ihre Reichweite zu maximieren, und verfeinern Sie Ihre Botschaften, um Ihre Anmeldungen zu maximieren. 

9. Umsetzung Ihrer Taktik

Haben Sie bemerkt, dass ich nicht einmal das Posten auf Instagram, das Versenden einer E-Mail oder das Veröffentlichen einer Pressemitteilung erwähnt habe? Das liegt daran, dass Taktiken das Allerletzte sind, woran Sie bei Ihrer virtuellen Event-Marketingplan Vorlage denken sollten. 

Wenn Sie zu diesem Schritt kommen, sollte Ihre Taktik sehr klar sein. Führen Sie Ihr neu erworbenes Wissen über Ihre Zielgruppe, Ihre Branche, Ihre Mitbewerber, Ihr Messaging und Ihr Budget zu einer Checkliste mit umsetzbaren Punkten zusammen. 

Wenn Ihre Recherchen zum Beispiel ergeben haben, dass Sie über Instagram Reels eine große Reichweite erzielen, nutzen Sie diese, um die Sichtbarkeit Ihrer Veranstaltung zu erhöhen. Wenn Sie viel über E-Mails erreicht werden, schreiben Sie knackige E-Mail-Kopien und CTAs, um die erste Welle von Anmeldungen anzustoßen.  

Vergessen Sie nicht, jede Taktik mit einem Ziel zu verbinden. Teilen Sie dann Ihre personellen Ressourcen auf, um jeden Aspekt Ihres virtuellen Event-Marketingplans zu bewältigen. 

10. Bewerten Sie Ihre Leistung

Nach dem Ende Ihrer Veranstaltung ist es wichtig zu verstehen, wie Ihre Marketingmaßnahmen für virtuelle Veranstaltungen gewirkt haben. Es ist wichtig, das Gesamtbild anhand eines Makrosets zu verstehen und zu verfolgen, wie jede Ihrer Taktiken zum Erreichen des Ziels beigetragen hat, das sie unterstützt hat. 

Makrosätze

Die Makrodaten bestimmen den Erfolg Ihrer Veranstaltung als Ganzes. Diese Metriken mögen offensichtlich erscheinen, aber sie sind es dennoch wert, hervorgehoben zu werden. Die Verfolgung dieser Kennzahlen ermöglicht es Ihnen zu verstehen, ob Ihre Event-Marketing-Bemühungen erfolgreich waren, um ein Publikum für Ihre Veranstaltung zu gewinnen.

Schauen wir uns einige Beispiele an.

• Anmeldungen
• Teilnehmerzahlen (d. h. wie viele Personen sich bei Ihrer Veranstaltung angemeldet haben / wie viele sich registriert haben)
• Einbindung von Sponsoren und Ausstellern (und, falls möglich, finanzieller Gewinn durch diese Partner)
• Bewertungen der Feedback-Umfrage 

Das Makro-Feedback kann auch qualitative Angaben enthalten, z. B. Anekdoten von Teilnehmern und Ausstellern über ihre Erfahrungen im Vorfeld und während der Veranstaltung. Ignorieren Sie dieses Feedback nicht. Nutzen Sie es stattdessen, um Ihre Messdaten zu ergänzen und ein umfassenderes Bild ihrer Erfahrungen zu zeichnen. 

Taktische Metriken

Wenn Sie verstehen möchten, wie Ihre Marketingbemühungen verlaufen sind, weisen Sie jeder Ihrer Taktiken als Teil Ihrer Vorlage für virtuelles Eventmarketing Kennzahlen zu. Es ist wichtig, diese Kennzahlen im Zusammenhang mit dem Ziel zu betrachten, das sie unterstützen. 

Nehmen wir eines unserer Beispiele von vorhin. Wenn Sie Instagram Reels verwendet haben, um viel Aufmerksamkeit für Ihre Veranstaltung zu bekommen, müssen Sie nachverfolgen, wie viele Aufrufe Sie dadurch erhalten haben, und sonst nichts. Nur weil es nicht zu Anmeldungen geführt hat, heißt das nicht, dass es nicht effektiv war. Warum? Weil das nicht das Ziel der Veranstaltung war. Wenn die Veranstaltung viele Aufrufe erzielt hat, dann war sie erfolgreich. 

Wenn zum Beispiel Ihr E-Mail-Newsletter – der die Anmeldungen ankurbeln sollte – nicht das gebracht hat, was Sie geplant hatten, ist das eine Taktik, die Sie neu bewerten müssen. Vielleicht sollten Sie überdenken, welche Aktionen die Teilnehmer nach einem E-Mail-Newsletter durchführen, oder Sie sollten diese Taktik für die nächste Veranstaltung ganz aus Ihrer Liste streichen.

Schlussfolgerung

Das scheint sehr einfach und sollte eigentlich selbstverständlich sein. Viele Menschen schenken ihrem Eventmarketing jedoch nicht diese Aufmerksamkeit und bleiben daher in einem Werbezyklus stecken, der nicht für sie bestimmt ist. Nehmen Sie sich also die Zeit, die Leistung im Nachhinein zu bewerten und zu besprechen, und lesen Sie immer wieder unsere Blogartikel für weitere Tipps und Tricks.

Wir von KMU Digitalisierung können Ihnen helfen Ihren virtuellen event-Marketingplan zu erstellen und umzusetzen. Kontaktieren Sie uns ungeniert.