SaaS (Software as a Service) hat die Landschaft sowohl für die Endnutzer als auch für die Anbieter verändert und das Spielfeld in hohem Maße nivelliert. Wie bei jeder anderen Technologie gibt es jedoch auch bei der Nutzung von SaaS als Bereitstellungskanal für Anwendungen und andere Dienste Herausforderungen und Fallstricke. SaaS bietet Unternehmen jeder Grösse eine kostengünstige Alternative zum Kauf und zur Wartung einer eigenen Infrastruktur. Dennoch ist es wichtig, die mit SaaS verbundenen Risiken und Herausforderungen zu berücksichtigen, bevor der endgültige Wechsel vollzogen wird. Die SaaS-Implementierung ist ein möglicher Fallstrick den es einfach zu umgehen gilt.
Die Umstellung auf Cloud Computing wird als Zeichen dafür angesehen, dass ein Unternehmen bereit ist, mit der Technologie Schritt zu halten. Doch trotz aller Fortschritte gilt die Technologie immer noch als relativ neu. Da sich Unternehmen bei der Bereitstellung unternehmenskritischer Dienste auf Drittanbieter verlassen müssen, hat der Endnutzer nicht immer die volle Kontrolle über die Dinge. Beginnen wir mit einigen wichtigen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Nutzung und Implementierung von SaaS, insbesondere in einer hybriden IT-Infrastruktur.
Wir haben bereits über die Vorteile und Herausforderungen der Nutzung von SaaS-Lösungen ausführlich behandelt, so dass Sie vielleicht auch einen Blick auf diesen Beitrag werfen sollten.
Herausforderungen und Fallstricke bei der SaaS-Implementierung
Fragen der Integration
Eine unzureichende Saas-Integration kann zu einer Vielzahl von Problemen führen, z. B. wenn Buchhaltungs- oder Vertriebsdaten nicht mit dem CRM-System synchronisiert werden. Da die Benutzer ständig Änderungen vornehmen und Dateien in verschiedene Systeme hochladen, kann einiges schiefgehen, wenn die Daten nicht in allen Systemen korrekt aktualisiert werden. So kann es beispielsweise zu Fehlern bei der Rechnungsstellung kommen, und das System könnte anfangen, Rechnungen an die falschen Empfänger zu senden.
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Hybride Infrastruktur
Vor Ort installierte Software und SaaS-Lösungen passen manchmal nicht gut zusammen. Die SaaS-Integration der vorhandenen Software vor Ort mit Cloud-basierten Lösungen kann für Unternehmen zu einer Herausforderung werden und die Vorteile einer hybriden Technologie zunichte machen. Der Dienstanbieter und die IT-Mitarbeiter müssen eng zusammenarbeiten, um eine nahtlose Cloud-Integration zu gewährleisten.
Obwohl viele SaaS-Anbieter Integrationsdienste anbieten, sollten IT-Manager die notwendigen Schritte unternehmen, um eine nahtlose Integration mit ihren bestehenden Systemen zu gewährleisten. Ein Cloud-Beratungsunternehmen oder ein digitalisierungsspezialist wie KMU Digitalisierung, kann eine grosse Hilfe sein, wenn der Lösungsanbieter keine Integrationsdienste anbietet oder wenn es dem IT-Team schwerfällt, die SaaS-Implementierung selbst vorzunehmen.
Integrations Kosten
Die Integration erfordert hochqualifizierte Fachleute, die nicht in jedem IT-Team vorhanden sind. Dies kann die Implementierungskosten erhöhen, da die Kosten für die SaaS-Integration recht hoch sein können. Unternehmen müssen unter Umständen externe Ressourcen wie Integration-as-a-Service-Unternehmen beauftragen. Die beste Strategie zur Senkung der Integrationskosten besteht darin, eine Lösung zu wählen, die eine nahtlose Integration mit allen Systemen bietet, die ein Unternehmen verwendet, und die vorzugsweise über eine offene API verfügt.
Zugangskontrolle
Die Zugangskontrolle ist eine weitere Herausforderung für Unternehmen beim Übergang zur Cloud. Das liegt vor allem daran, dass sich die Überwachungseinstellungen und die Zugriffskontrolle nicht immer reibungslos von herkömmlicher Software zu einer SaaS-Lösung übertragen lassen. Die Administratoren müssen die vollständige Kontrolle darüber haben, wer auf was zugreifen kann, aber manchmal sind sie sich des Zugriffs nicht bewusst, insbesondere in der Übergangsphase.
Zeitliche Beschränkungen
Die Umstellung von On-Premises auf die Cloud kann Zeit in Anspruch nehmen, was sich auf den Geschäftsbetrieb und letztlich auf die Einnahmen auswirken kann. Unternehmen, die auf die Cloud umsteigen, haben es in der Regel eilig, ihre Anwendungen und Dienste zum Laufen zu bringen. Die Arbeit kann sich in dieser Phase verzögern, daher müssen Unternehmen sorgfältig planen, um Serviceunterbrechungen zu vermeiden.
SaaS-Sättigung
Eine zu grosse Auswahl kann das IT-Personal überfordern und erschwert die Auswahl der richtigen Lösung entsprechend den Geschäftsanforderungen. Es gibt Tausende von SaaS-Anbietern, und jeder behauptet, dass seine Lösungen die besten sind. So gibt es beispielsweise allein in der Kategorie der Teamzusammenarbeit mehr als 300 Produkte von bekannten Anbietern. Selbst die meisten Nischenlösungen stehen in starkem Wettbewerb, was an sich nichts Schlechtes ist, aber die Suche nach der richtigen Lösung erschweren kann.
Für das IT-Team ist es praktisch nicht möglich, sich für jede Lösung anzumelden und sie auszuprobieren, bevor es eine endgültige Entscheidung trifft. In diesem Fall können Bewertungsseiten eine grosse Hilfe sein, und die Konzentration auf Bewertungen kann die Entscheidung erheblich erleichtern. Rund 95 % der Kunden lesen Online-Rezensionen, bevor sie eine endgültige Entscheidung treffen – eine aussagekräftige Statistik für Unternehmen, die Zeit in das Lesen vertrauenswürdiger Software-Rezensionen investieren sollten.
Überspezialisierung
Obwohl viele SaaS-Anbieter behaupten, All-in-One-Lösungen anzubieten, ist es in Wirklichkeit so, dass die meisten SaaS-Lösungen nur in einem oder zwei Bereichen hervorragend sind. Unternehmen müssen oft mehrere Lösungen für verschiedene Zwecke einsetzen, was zu einer Überspezialisierung führt (was mit Sättigung einhergeht). Integrationsfunktionen können die Kluft zwischen verschiedenen Systemen überbrücken, so dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass die Lösungen, die sie einsetzen wollen, gut miteinander harmonieren.
Auswahl des Abonnementplans und der Preisgestaltung
Obwohl ein monatlicher Plan die kostengünstigste Option zu sein scheint, kann er auf lange Sicht teurer sein. Dann gibt es noch das Problem der versteckten Kosten und Gebühren im Zusammenhang mit Abonnements, die anfangs vielleicht nicht offensichtlich sind, aber die Gesamtkosten in die Höhe treiben können. Dieser Fallstrick lässt sich leicht vermeiden, wenn man den Bedarf des Unternehmens genau ermittelt und ihn mit dem Angebot des Anbieters abgleicht.
Unternehmen, die planen, eine Lösung länger als ein Jahr zu nutzen, sollten besser ein Jahresabonnement abschliessen, während Monatsabonnements eher für Unternehmen geeignet sind, die mehr Zeit benötigen, um herauszufinden, was für sie am besten funktioniert.
Dem SLA wird nicht die nötige Aufmerksamkeit geschenkt
In einem SLA (Service Level Agreement) wird festgelegt, was man vom Anbieter erwarten kann und wie man vorgehen soll, wenn etwas schief läuft. Nicht zu wissen, was man vereinbart hat, kann zu verschiedenen Problemen führen und die Beziehung zwischen Anbieter und Kunde langfristig beeinträchtigen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die SLA ihren spezifischen Anforderungen entspricht und dass alles, was in der Vereinbarung steht, von beiden Parteien klar verstanden wird.
Datensicherheit
Dies ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen bei der Umstellung auf cloudbasierte Dienste. Untersuchungen zeigen, dass fast 60 % der Menschen für die meisten ihrer Konten dasselbe Passwort verwenden, während viele Passwörter verwenden, die zu leicht zu erraten sind, wie z. B. 123456. Das bedeutet, wenn ein Anbieter gehackt wird, stehen die Chancen gut, dass die Hacker auch Zugang zu anderen Konten eines Kunden erhalten.
Dies macht die Sicherheit zu einer ernsthaften Herausforderung, die alle Unternehmen bewältigen müssen, um ihre wertvollen Daten zu schützen. Zu den verschiedenen Sicherheitsmaßnahmen, die Unternehmen in diesem Zusammenhang ergreifen können, gehören die Verwendung einer 2-Faktor-Authentifizierung (zumindest für Mitarbeiter, die Zugang zu sensiblen Daten haben) und die Verschlüsselung der Datenspeicherung und -übertragung.
Seriöse SaaS-Anbieter wie Microsoft Azure, Zoho und Amazon Web Services können teurer sein als herkömmliche Anbieter, aber die Vorteile in puncto Sicherheit sind den Mehrpreis wert. Das ist der Hauptgrund dafür, dass mehr als 70 % des Public-Cloud-Marktes allein diesen Anbietern gehören.
Schlussfolgerung
Mit einem erwarteten weltweiten Umsatz von 278 Milliarden Dollar bis 2022 (Gartner), wird erwartet, dass SaaS trotz der Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der SaaS-Implementierung konfrontiert sind, weiterhin florieren wird. Die meisten dieser Herausforderungen lassen sich jedoch durch gründliche Recherche, ordnungsgemässe Integration, Verständnis der Geschäftsanforderungen und sorgfältige Auswahl des Anbieters weitgehend überwinden. Mit einem zuverlässigen und seriösen Dienstanbieter werden SaaS-Implementierung und Umstellung einfacher und weniger problematisch, und das ist vielleicht der wichtigste Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Daten in die Cloud stellen.
