Prozessdokumentation ist der ultimative und umfassende Leitfaden für die Praxis. Finden Sie heraus, was es ist, wie man es erstellt, warum es wichtig ist, welche Vorteile es bringen kann und was als beste Praxis gilt. Wollen Sie mehr wissen? Dann fangen wir an. Bereit zum Eintauchen?
Prozess-Dokumentation
Was ist Prozessdokumentation?
In der Prozessdokumentation werden die notwendigen Schritte zur Erledigung von Aufgaben und Arbeitsabläufen dargestellt – eine Möglichkeit, jeder Person innerhalb einer Organisation zu zeigen, “wie” sie etwas tun soll. Es wird eine Blaupause für bewährte Verfahren, interne Prozesse und Arbeitsabläufe erstellt, wie ein Prozess abgeschlossen werden sollte und immer reibungslos verläuft.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Prozesse zu dokumentieren: Geschäftsprozess-Mapping, Diagramme, Videos, Richtlinien, Tutorials, Checklisten – und sogar GIFs.
Eine gängige Form der Prozessdokumentation, von der Sie wahrscheinlich schon gehört haben, ist eine Standardarbeitsanweisung (kurz SOP), die in einer Vielzahl von Branchen verwendet werden. Im Gesundheitswesen werden zum Beispiel SOPs für die ärztliche Visite und die Aufnahme von Patienten, um das Risiko von Fehlern und Unfällen zu verringern.
Es können jedoch alle Arten von Prozessen dokumentiert werden – Lebensmittelzubereitung, Auswahl neuer Lieferanten, Budgetierung, Gehaltsabrechnung und Buchhaltung… Solange es einen standardisierten Prozess gibt, kann er dokumentiert werden.
Es kommt nur darauf an, ob Sie sich entscheiden, Ihre Zeit in diese Arbeit zu investieren.
Strategie der Prozessdokumentation
Wo fangen Sie mit Ihrer Prozessdokumentationsstrategie an? Legen Sie klare Ziele und Vorgaben fest. Fragen Sie sich
Was wollen Sie mit der Dokumentation von Geschäftsprozessen und der Arbeit mit der Prozessdokumentation erreichen? Haben Sie ein bestimmtes Ziel, das Sie mit Ihren Prozessen erreichen wollen?
Welche? Wie entscheiden Sie, welche Prozesse Sie dokumentieren müssen? Erstellen Sie eine Liste und ermitteln Sie, welche Abläufe und Prozesse Sie regelmäßig nutzen, die für das Tagesgeschäft von zentraler Bedeutung sind und die eine hohe Fehlerquote aufweisen
- Welche Prozesse sind für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung?
- Welche Verfahren verwenden Sie am häufigsten?
- Welche sind der Schlüssel zur Einhaltung von Vorschriften und Branchenbestimmungen?
- Welche Prozesse weisen eine hohe Fehlerquote auf?
- Welche Verfahren schützen die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter?
- Für welche Prozesse werden Werkzeuge und Geräte benötigt?
Wer: Wer kann das meiste Wissen über die einzelnen Prozesse vorweisen? Dieses Erfahrungswissen kann der Schlüssel zur Dokumentation bewährter Verfahren und zur Erstellung eines detaillierten Leitfadens sein. Wie führen die Mitarbeiter den Prozess tatsächlich durch? Gehen sie anders vor, weil sie eine bessere Methode zur Erledigung der Aufgabe oder des Prozesses kennengelernt haben?
Um Informationen zu sammeln, werden Menschen durch einen Prozess begleitet, interviewt und befragt oder sie werden gebeten, einen Bericht über die Schritte zu schreiben, die sie zum Abschluss des Prozesses unternehmen.
Ressourcen: Verstehen Sie den Bedarf an Ressourcen, Schlüsselinformationen oder Werkzeugen und Ausrüstung, die für viele Prozesse erforderlich sind. Haben Sie bereits Prozessrichtlinien, mit denen Sie arbeiten können?
Umsetzung: Wie werden Sie die Prozessdokumentation anwenden? Wie werden Sie die Arbeit mit den Prozessdokumenten einführen? Haben Sie sich eine Software für das Geschäftsprozessmanagement angeschaut, die auch Tools zur Prozessautomatisierung und zum Workflow-Management bietet?
Optimierung des Prozessablaufs – Müssen die Dinge in sequenzieller Reihenfolge ablaufen oder können sie auch nicht-sequentiell durchgeführt werden? Was macht den idealen Prozess aus?
Ergebnisse: Welche Ergebnisse wollen Sie erreichen? Wie werden Sie den Erfolg messen?
Wie man Prozessdokumentation erstellt
Die Prozessdokumentation sollte von unten nach oben beginnen – bei den Projektmitarbeitern, die direkt in das Tagesgeschäft eingebunden sind. Lassen Sie das Wissen, das sich aus der gelebten Erfahrung ergibt, nicht außer Acht – nutzen Sie es voll aus!
Trotzdem kann es nicht schaden, eine breitere Perspektive mit einem “frischen” Blick zu gewinnen. Beziehen Sie auch diejenigen mit ein, die nicht aktiv an den Prozessen beteiligt sind.
Jetzt, wo Sie Ihr Team haben, können wir uns damit beschäftigen, was Sie tun müssen, um Ihren Prozess erfolgreich zu dokumentieren:
- Beginnen Sie mit dem Prozessnamen – nichts Ausgefallenes – halten Sie ihn klar und prägnant (z. B. Content Publishing).
- Definieren Sie den Start- und Endpunkt – wo Sie beginnen und wo Sie ankommen müssen. Prozesse können durch Ereignisse ausgelöst werden (eine Beschwerde), oder sie können ergebnisorientiert sein (Gewinnung neuer Kunden).
- Dokumentieren Sie Ihre Aktivitäten – diese sollten in Verbform abgegeben werden. Zum Beispiel: Kopien genehmigen oder Formulare verteilen.
- Organisieren Sie Ihre Prozesse – jetzt haben Sie alle Aktivitäten, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind, stellen Sie sicher, dass sie in der richtigen Reihenfolge erfolgen und kritische Entscheidungspunkte* hervorgehoben werden.
- Überprüfen und testen – Vergewissern Sie sich, dass Sie keine überflüssigen Rollen eingefügt oder wichtige Informationen ausgelassen haben – lassen Sie Ihren Ablauf überprüfen.
- Delegieren Sie Rollen – Legen Sie fest, wer die Verantwortung für jeden Schritt übernimmt.
- Prozess umschreiben – hier wird die Dokumentation in den entsprechenden Kanälen veröffentlicht. Viele Unternehmen nutzen die Grundsätze des Wissensmanagements, wie z. B. “Single Sources of Truth“, um sicherzustellen, dass alle Prozesse an einer Stelle im Unternehmen zu finden sind – vielleicht in einer Software oder im Intranet.
- Kontinuierliche Prozessüberprüfung – Das ist noch nicht alles. Die Prozesse sollten kontinuierlich überprüft werden. Dies kann durch alle relevanten Interessengruppen geschehen, oder Sie können einen Berater beauftragen oder externe Auftragnehmer um Feedback bitten. Freuen Sie sich über Feedback und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor!
*Ein Beispiel für einen wichtigen Entscheidungspunkt ist der Abschluss eines Ereignisses oder Meilensteins. Nehmen wir an, Sie stellen Ihren monatlichen Newsletter fertig. Dann wäre ein wichtiger Entscheidungspunkt die Fertigstellung des ersten Entwurfs (und die anschliessenden Bearbeitungsentscheidungen).
Warum ist Prozessdokumentation wichtig?
Warum Prozesse und Verfahren dokumentieren? Laut dem BP Trends Bericht 2020 über Geschäftsprozessmanagement gaben nur 1,5 % der 129 befragten Unternehmen an, dass alle ihre Prozesse modelliert und dokumentiert sind.
Dennoch stimmten 72 % der Unternehmen voll und ganz zu oder stimmten zu, dass BPM-Verfahren und -Technologien zur Verbesserung der Effizienz, Vielseitigkeit und Kundenzufriedenheit ihres Unternehmens beitragen.
Woran liegt es also, dass Unternehmen ihre Prozesse nicht dokumentieren? Vielleicht liegt es an Zeitmangel, an der Angst, “zu unternehmensorientiert” zu werden, oder daran, dass man es für eine sinnlose Aufgabe hält, wenn sich ständig Änderungen ergeben. Manche Unternehmen glauben, dass die Standardisierung die Kreativität dämpfen würde – Standardisierung und Kreativität sind kein gutes Paar.
Aber als Taiichi Ohno – einer der Gründerväter des weltweit bekannten Unternehmens Toyota Produktionssystems – einmal sagte:
“Wo es keinen Standard gibt, kann es auch kein kaizen.”
Die Standardisierung kann die Kreativität fördern, denn sie gibt den Mitarbeitern Zeit zum Nachdenken, anstatt sich an unzählige Prozesse zu erinnern. Aber um anerkannt zu werden, ist Dokumentation unerlässlich.
Vorteile der Prozessdokumentation
Klare, dokumentierte Prozesse und Checklisten verringern die Anzahl der zu treffenden Entscheidungen, beseitigen Unklarheiten über die Art und Weise, wie ein Prozess abzulaufen hat, und verkürzen die Zeit für die Erledigung von Aufgaben.
Wenn alle Beteiligten denselben Geschäftsprozess befolgen, erhalten Sie einheitliche Dienstleistungs- oder Produktionsstandards, die Ihren Kunden zugute kommen.
Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Vorteilen, die die Prozessdokumentation für Unternehmen bietet:
Reduziert die Anfälligkeit von Unternehmen
Es besteht ein geringeres Risiko, dass Sie im Stich gelassen werden, wenn ein Mitarbeiter krank wird, das Unternehmen verlässt oder in Jahresurlaub geht. Es kann Tage dauern, bis ein Mitarbeiter herausfindet, wie man etwas macht, wenn er nicht weiß, wo es zu finden ist. Wenn Ihr Unternehmen dagegen mit dem Wissensaustausch auf dem neuesten Stand ist, kann er so schnell wie möglich wieder loslegen!
Verbesserte Effizienz und Qualität – mit weniger Fehlern!
Eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung verringert die Verwirrung, vermeidet Fehlentscheidungen und Entscheidungsmüdigkeit verringert sich ebenfalls. In einem Umfeld, in dem all diese Faktoren gegeben sind und alle denselben Prozessen folgen, werden Aufgaben konsistenter erledigt, und der hohe Standard wird aufrechterhalten.
Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften
Die Einhaltung von Verfahren stellt sicher, dass die Mitarbeiter die sichersten Schritte bei der Ausführung von Aufgaben befolgen. Dies erhöht die Sicherheit aller Mitglieder eines Teams und zeigt, dass ein Unternehmen die Regeln und Einhaltung von Vorschriften.
Prozessoptimierung und Konsistenz
Unternehmen sollten bestrebt sein, ihre Kapazität optimal auszunutzen. Die Dokumentation von Prozessen ermöglicht dies in zweierlei Hinsicht. Die Visualisierung des Prozesses ermöglicht eine einfachere Analyse (Engpässe), und da der Prozess von allen Teammitgliedern gemeinsam genutzt wird, können die Mitarbeiter ihr Fachwissen über mögliche Verbesserungen einbringen.
Wenn ein Prozess nicht dokumentiert wird, bedeutet dies im Grunde, dass jeder ihn jedes Mal anders ausführt und er von jemandem neu erfunden wird. Die Dokumentation von Prozessen bietet eine einzige Quelle der Wahrheit.
Effizienteres Onboarding von Mitarbeitern
Standardisierte Dokumente für neue Mitarbeiter können viel Zeit sparen, wenn sie gerade erst anfangen. Sie helfen ihnen, sich visuell mit ihrer Rolle und ihren täglichen Aufgaben vertraut zu machen, so dass sie schneller vorankommen können.
Die Auslagerung von Aufgaben an Auftragnehmer und Freiberufler ist einfacher, da sie sich schnell an Ihre Arbeitsweise anpassen können.
Unterstützung bei der Arbeit von zu Hause aus (WFH) oder Beschäftigung von Fernarbeitern.
Urlaubs-, Urlaubs-, Krankheits- und Mutterschaftsvertretungen oder vorübergehende Vertretungen, wenn eine Person das Unternehmen verlässt und der Einstellungsprozess läuft.
Prozessautomatisierung
Die Prozessdokumentation hilft bei der Identifizierung von Aufgaben und Prozessen, die automatisiert werden können, was sowohl Zeit als auch Ressourcen spart.
Skalierbarkeit von Unternehmen
Dokumentierte Prozesse erleichtern die Skalierung Ihres Unternehmens, das Franchising, die Gründung von Tochtergesellschaften oder den Verkauf Ihres Unternehmens, da die Prozesse und Verfahren klar und eindeutig definiert sind und das Unternehmen problemlos nach hohen Standards weiterarbeiten kann.
Wissensbewahrung und -austausch
Aufzeichnung von Prozessen und Geschäftskenntnissen darüber, wie bestimmte Geschäftsprozesse ablaufen, vor allem, wenn nur wenige Personen dieses wichtige Wissen kennen. Wenn eine Person geht, geht auch das Prozesswissen mit ihr.
Wissensmanagement und Stummes Wissen ist ein wichtiges Element für Unternehmen.
Die Dokumentation von Prozessen ermöglicht es, das Geschäftswissen für den Fall einer größeren Katastrophe festzulegen, einen Wiederherstellungsplan zu erstellen, Kontinuitätsplanung, oder Bus-Faktor. Das macht Ihr Unternehmen weniger angreifbar.
Geld und Ressourcen sparen
Die Reduzierung von Fehlern spart nicht nur Zeit und Geld, sondern ermöglicht es den Teammitgliedern auch, schneller und auf einem höheren Niveau zu arbeiten und die Qualität zu verbessern.
Bewährte Praktiken der Prozessdokumentation – Was ist zu beachten?
Prozessdokumentation ist wichtig, aber sie muss richtig gemacht werden. Im Folgenden finden Sie 10 Tipps, wie Sie optimale Verfahren sicherstellen können:
- Legen Sie Ihr Dokument an einem zentralen Ort ab, der leicht zugänglich ist.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Anweisungen klar und prägnant sind, frei von Jargon und Abkürzungen, die nicht allgemein bekannt sind.
- Sichern Sie Ihr Dokument – verwalten Sie den Zugriff durch eine sichere Anmeldung.
- Sichern Sie Ihre Dateien – wir alle kennen das mulmige Gefühl, ungespeicherte Arbeit zu verlieren.
- Machen Sie die Dinge nicht zu kompliziert – stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse klar definiert und nicht zu weit gefasst sind. Erstellen Sie bei Bedarf mehr als einen Prozess.
- Stellen Sie sicher, dass das Dokument einfach und leicht zu bearbeiten ist.
- Nachverfolgung und Kontrolle der vorgenommenen Änderungen – die Autoren der Dokumente können Änderungen vornehmen, aber ältere Versionen können archiviert werden.
- Erstellen Sie Vorlagen für die Prozessdokumentation (wenn Sie ähnliche Prozesse haben).
- Verknüpfen Sie verwandte Dokumente miteinander – es macht durchaus Sinn, wenn ein Prozess organisch zu einem anderen Prozess führt.
- Stellen Sie sicher, dass Sie über einen effektiven Kommunikationsplan verfügen, um zu gewährleisten, dass Ihre Dokumente die Mitarbeiter erreichen, die sie benötigen.
Prozessdokumentation steigert die Produktivität
Wir geben zu, dass die Dokumentation Ihrer Prozesse eine langwierige und mühsame Aufgabe sein kann, insbesondere wenn Sie ein grösseres Unternehmen mit mehreren Prozessen sind. Es kostet Zeit und Mühe, und die Vorteile sind vielleicht nicht sofort ersichtlich.
Wenn Sie jedoch darüber hinausblicken können, kann die Prozessdokumentation Ihrem Unternehmen so viel Reichtum, Wert und Produktivität bringen. Sie ist ein sicherer Weg, um Verschwendung zu vermeiden und die Effizienz in allen Bereichen zu steigern.
An dieser Stelle kann KMU Digitalisierung oder ein anderer externer Partner Ihrem Unternehmen helfen. Wir bieten Ihnen eine Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse in Checklisten zu dokumentieren, die über integrierte Anleitungen verfügen, die den Teammitgliedern helfen, jede Aufgabe oder jeden Prozess bestmöglich auszuführen.
Wir speichert alle Dokumente in Zoho Learn an einem zentralen Ort, auf den Sie rund um die Uhr von jedem Ort der Welt (mit Internet) zugreifen können. Schützen Sie Ihre Daten mit sicherem Log-in und Backups, damit Ihre Geschäftsprozessdokumente sicher und zugänglich bleiben.
Ob es sich nun um eine einfache Checkliste oder ein Video mit Skript handelt, der Zweck bleibt derselbe – finden Sie also heraus, was für Sie funktioniert, und investieren Sie Ihre Zeit sinnvoll!
