Digitalisierung wird auch für Geschäftsreisende immer relevanter

Die Art und Weise, wie Geschäftsreisen heutzutage geplant und abgerechnet werden, zwischen „damals“ und „heute“ vergleicht, stößt schnell auf zahlreiche Unterschiede. Unter anderem hat es der Digitalismus geschafft, auch hier Einzug zu halten. Geschäftsreisende profitieren heute von mehr flexibilität und schnelleren Abläufen. 

Digitalisierung wird auch für Geschäftsreisende immer relevanter

Das bedeutet: Wo früher Quittungen aufgeklebt, Zeiten händisch eingetragen und Buchungen über das klassische Reisebüro vorgenommen werden mussten, wurden im Laufe der Zeit viele Abläufe automatisiert.

Von den entsprechenden Entwicklungen profitieren sowohl kleine als auch große Unternehmen, die nicht mehr Zeit in die Organisation von Geschäftsreisen investieren möchten als nötig.

Die folgenden Abschnitte zeigen auf, wie es möglich ist, Geschäftsreisen individuell zu planen und sich gleichzeitig auf sein Tagesgeschäft konzentrieren zu können.

Tipp Nr. 1: Tools als „Allrounder Lösungen“

Viele Menschen empfinden es als unglaublich praktisch, zu wissen, dass sie alle Informationen, die sie benötigen, im Blick haben. Wer sich für moderne Tools entscheidet, kann Geschäftsreisen einfach buchen und verwalten. Egal, ob es dann darum geht, eine komplett neue Reise anzulegen oder eine bestehende Reise gegebenenfalls zu verändern: Die Möglichkeiten, die sich mit Hinblick auf einen hohen Nutzerkomfort und eine transparente Darstellung ergeben, überzeugen. 

Hierbei zeigt sich auch, wie praktisch es ist, seine Geschäftsreisen nicht von einer zentralen Stelle im Unternehmen, sondern von den Reisenden selbst planen zu lassen. Viele wissen das hohe Maß an Verantwortung, das ihnen in diesem Zusammenhang übertragen wird, zu schätzen. Damit alles reibungslos funktioniert, ist es jedoch wichtig, die entsprechenden Mitarbeiter zu schulen und ihnen aufzuzeigen, worauf sie bei Flugbuchungen und ähnlichem achten sollten. Ein allgemeiner Leitfaden kann dabei helfen, sich im Alltag zu orientieren. 

Tipp Nr. 2: Apps für Flexibilität bei der Spesenabrechnung

Vor allem im Zusammenhang mit längeren Geschäftsreisen zeigt sich häufig, dass es oft etwas mehr Zeit braucht, um die Spesen im Nachhinein korrekt abzurechnen. Auch hier kann der Bereich der Digitalisierung, ähnlich wie bei der Zeiterfassung, weiterhelfen. 

Eine App, die es schon jetzt geschafft hat, viele Menschen von sich zu überzeugen, ist die Zoho Expense Reisespesen App. Sie zeichnet sich durch einen hohen Nutzerkomfort und viele individuelle Möglichkeiten aus. 

Das Prinzip, das sich hinter dieser Anwendung verbirgt, ist schnell erklärt: Alle Daten, die mit Hinblick auf die Abrechnung von Reisespesen wichtig werden, werden vom System abgefragt. Sie bilden die Grundlage für die finale Abrechnung und schaffen eine verlässliche Basis für die Mitarbeiter, die im Unternehmen damit betraut wurden, die entsprechenden Summen – oft zusammen mit dem Gehalt – zu überweisen.

Tipp Nr. 3: Nachträgliche Bewertungen über Online Umfragen

Während Reviews und nachträgliche Analysen im Projektmanagement eine besonders wichtige Rolle spielen, werden Rückschauen wie diese im Zusammenhang mit Geschäftsreisen von vielen Unternehmen noch stiefmütterlich behandelt. 

Hierbei handelt es sich jedoch um eine tolle Möglichkeit, um die Basis für komfortable Geschäftsreisen in der Zukunft zu schaffen.

Oder anders: Unternehmen sind gut beraten, sich nach einer Geschäftsreise bei ihren Mitarbeitern darüber zu erkundigen, welche Punkte diese im Rahmen ihrer Abwesenheit besonders überzeugt haben und wo gegebenenfalls Nachbesserungsbedarf besteht.

Typische Fragen, die in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle spielen können, sind unter anderem:

• Würde ich dieses Hotel weiterempfehlen?
• Würde ich mir beim nächsten Mal mehr Unterstützung im Zusammenhang mit der Planung meiner Reise wünschen?
• Wusste ich genau, wen ich zu welchem Anlass und in welchem Preisrahmen vor Ort einladen durfte?

Im Rahmen einer Feedback-Umfrage ist es somit immer wieder möglich, die Gegebenheiten rund um Geschäftsreisen in einem Unternehmen kontinuierlich zu verbessern.

Fazit

Der Bereich der Digitalisierung ist auch im Alltag von Geschäftsreisenden nicht mehr wegzudenken. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Verantwortung übertragen und gleichzeitig bestehende Abläufe optimieren möchten, sind gut beraten, einen Blick über den Tellerrand zu wagen. 

Auf Basis der digitalen Lösungen lässt sich häufig nicht nur Zeit sparen. Unter anderem sorgt beispielsweise auch der Verzicht auf Papier dafür, dass mehr Nachhaltigkeit im Unternehmensalltag nichts im Wege steht.

Und übrigens: Wer seinen ökologischen Fußabdruck noch weiter verkleinern möchte, sollte sich gegebenenfalls überlegen, ob es nicht an der ein oder anderen Stelle sinnvoll ist, eine virtuelle Veranstaltung als Alternative zur Geschäftsreise zu planen. So geniessen Geschäftsreisende auch von Zeitersparnis, wenn auch der 100% persönliche Bezug fehlt.