Blueprints sind der Schlüssel zur Büroautomation

Was sind Blueprints

Sobald eine Dienstleistung oder ein Ablauf definiert ist, ist der nächste Schritt das Design von Blueprints, die den Prozess erfassen. Sprich wir visualisieren den Prozess und dessen Ablauf als Blueprint oder zu Deutsch als Blaupause. Damit wird er verständlich und anwendbar.

Das heisst, ein Blueprint ist ein schrittweiser Arbeitsablauf (Workflow), der die von dem Unternehmen bereitgestellten Dienste automatisiert. Sprich der Kauf eines Kilo Kartoffeln auf dem Markt läuft so ab, dass ich die Sorte wähle, eine bestimmte Mengeabgewogen wird und ich einen Sack Kartoffeln kriege und dafür mein Geld gebe. Fertig ist der Verkaufsprozess.

Im Büroalltag haben wir heute verschiedenste Prozesse, wo Kunden Anfragen senden, Bestellungen aufgeben, sich informieren, Leute eingestellt werden, Projekte genehmigt werden usw. All diese Prozesse lassen sich als Blueprint aufzeigen, festhalten und automatisieren. Siehe hier zu auch das Video anbei. Mit dem Beispiel eines Verkaufsprozesses, in dem ein Lead (Verkaufsgelegenheit) im CRM-System erfasst wird, bis hin zum Abschluss von Geschäften und darüber hinaus. Ihr Unternehmen wird vermutlich über mehrere Vertriebsprozesse verfügen. Zum Beispiel die Generierung und Nachverfolgung von Leads, dem Abschluss von Deals und dem Bestellungsmanagement. Jeder dieser Prozesse besteht aus mehreren Phasen, und verschiedene Teams können für den Abschluss jeder Phase verantwortlich sein.

Wozu helfen Blueprints in der Büroautomation

Blueprints schaffen Transparenz, den Sie zeigen Doppelspurigkeiten oder unnütze Arbeitsschritte schonungslos auf. Basierend auf dieser Transparenz lassen sich anschliessend die Prozessabläufe orchestrieren und automatisieren.

Der Blueprint ist einfach eine Online-Nachbildung eines Geschäftsprozesses. Er erfasst jedes Detail Ihres gesamten Offline-Prozesses innerhalb der Software mit der innkünftig der Prozess umgesetzt werden soll. So erleichtert ein Blueprint die Automatisierung, Validierung und Zusammenarbeit von Teams und macht so Ihren Prozess effizienter und weniger Fehler anfällig.

Wie man einen Blueprint erstellt

An welcher Stelle kann zum Beispiel ein Deal von der “Verhandlungsphase” zu “Discount bewilligt” übergehen?

Oder an welcher Stelle können Sie sagen, dass ein Lead den Status “Kontaktiert” erreicht hat? Nachdem du sie einmal, zweimal, fünfmal kontaktiert hast? Wenn es fünfmal ist, folgen alle Ihre Vertriebsmitarbeiter dem gleichen Verfahren?

Wenn der Prozess, dem Sie offline folgen, nicht genau in der Software erfasst wird, gibt es keine Garantie dafür, dass er in der richtigen Weise ausgeführt wird. Es kann zu Inkonsistenzen und Lücken im Prozess kommen. Dies gilt es frühzeitig zu beachten und entsprechend auszuschliessen.

Wie stelle ich Blueprints dar

Der einfachste Weg, Ihren Blueprint zu gestalten, besteht darin, den gesamten Service in einzelne Schritte aufzuteilen. So wird die Komplexität des grossen ganzen in kleine und überschaubare Schritte und Elemente zerlegt.

Der Personalbeschaffungsprozess, siehe Bild anbei, umfasst beispielsweise Schritte wie die Bearbeitung des Lebenslaufs, die Planung des Interviews, die Auswahl oder Ablehnung des Kandidaten und andere Zwischenschritte, die vom Prozess des Unternehmens abhängen.

Wie setzte ich einen Blueprint um

Innerhalb des Zoho CRM können Blueprints für die CRM Funktionalitäten designed und konzipiert werden. Wer einen Blueprint designen will, der über mehrere Tools geht oder schlicht umfassender ist, für den empfiehlt sich Zoho Orchestly. Denn in einigen Fällen kann mehr als ein Plan erforderlich sein, um den Prozess eines Dienstes zu erfassen.

Beispielsweise werden die Schritte zur Einstellung eines Managers wahrscheinlich von denen eines Praktikanten abweichen. Um solchen Fällen gerecht zu werden, unterstützt Zoho Orchestly mehrere Blueprints für einen Service. Anschliessend werden Blueprints mit Hilfe von Stufen und Übergängen erstellt.

Was ist eine Phase?

Eine Phase ist eine Reihe von Schritten, die auf jeder Ebene voranschreiten, um den Workflow Ihres Plans abzudecken. 

Hier sind die folgenden Phasen zu nennen: Antrag eingereicht, Lebenslaufprüfung und Lebenslauf genehmigt. 

Was ist ein Übergang?

Ein Pfad, der zwei Stufen in einem Blueprint verbindet, wird als Übergang bezeichnet. Übergänge halten die Bedingungen für das Überqueren einer Stufe bis zur nächsten Stufe im Bauplan fest.   

Blueprint Transition (Übergang)

Lebenslauf gesendet, Geprüft und Abgelehnt sind nur einige der Übergänge in der obigen Blaupause. 

Praxis Tip : Wir empfehlen, diese Übergänge durch Aktionswörter zu benennen, da sie von den zugeordneten Benutzern ausgeführt werden sollen.

Welches ist das beste Tool?

Das Englische Magazin PCMag hat dies analysiert und die Leser befragt. Die Resultate sind hier zu lesen im News Beitrag das Beste CRM. Ein Argument Zoho zu diesem besten CRM zu wählen war auch die Möglichkeit von Workflows. Hierzu der Vergleich:

Fazit:

Blueprints sind sehr zentral für die Digitalisierung und Automatisierung im Büro. Sind die Daten im System, dann kann mit dem Blueprint der Prozess designed werden und anschliessend lassen sich diese Automatisieren und somit Ressourcen sparen. Respektive bestehende Ressourcen sinnvoller einsetzen.