Tipps zur Optimierung der Ausgaben für Startups

Jedes Unternehmen hat Ausgaben, also sollte auch jedes Unternehmen über eine ordnungsgemäße Ausgabenerfassung und -abstimmung verfügen. Wenn es jedoch um die Verwaltung von Ausgaben geht, betrachten Startups oft nur ihre monatlichen Gesamtausgaben. Dies kann dazu führen, dass mehr ausgegeben wird, als sich das Unternehmen leisten kann, dass der Kassenbestand und der Kassen-Nullstand falsch berechnet werden und dass keine prüfungsfähigen Finanzberichte erstellt werden. In diesem Artikel geben wir Tipps zur Optimierung der Ausgaben für Startups die sich auszahlen.

Ausgaben für Startups

Bei kleineren Unternehmen ist es oft die Situation, dass das Geld in der Kasse als Gewinn betrachtet wird oder schlicht Kosten nicht nicht richtig kalkuliert werden.

Wenn es um die Verwaltung der Ausgaben geht, betrachten Startups oft nur ihre monatlichen Gesamtausgaben.

1. Beginnen Sie so bald wie möglich mit einem angemessenen Ausgabenmanagement.

Existenzgründer sollten schon in den ersten Tagen ihres Unternehmens damit beginnen, ihre Ausgaben zu erfassen, und sei es nur durch das Führen eines Protokolls der Transaktionen in einem Excel-Dokument. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es zunehmend komplexer und zeitaufwändiger, die Ausgaben der vergangenen Monate oder Jahre im Nachhinein zu organisieren; wenn Sie also von Anfang an Zeit in die Ausgabenverwaltung investieren, ersparen Sie sich in Zukunft viel Ärger.

Unser Bild der coolen Start ups ist nicht immer ganz korrekt – Photo by Shridhar Gupta on Unsplash

Es ist auch wichtig, dass Sie klare Unternehmensrichtlinien für Ausgaben in Ihrer Organisation festlegen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, welche Arten von Ausgaben zulässig sind und wie sie ihre Ausgaben dokumentieren und einreichen müssen.

Ohne genaue und umfassende Aufzeichnungen über die Ausgaben wissen Sie nicht, wie Ihr Unternehmen in Bezug auf wichtige Kennzahlen für Start-ups abschneidet, z. B. die Kundenakquisitionskosten (CAC) und das Verhältnis zum Kundenlebenszeitwert (LTV:CAC). Außerdem können Sie mit einer ordnungsgemäßen Ausgabenverwaltung voraussagen, wie lange die Liquidität Ihres Unternehmens reichen wird, was es zu einem wichtigen Element einer genauen Finanzplanung für Start-ups in der Anfangsphase macht.

2. Verwalten Sie Ihre Ausgaben mit einer Software.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie eine Software für die Ausgabenverwaltung einsetzen, um Ausgabendaten zu erfassen, Ausgabenberichte zu erstellen und Ausgaben zu verarbeiten. Die meisten Buchhaltungssoftwares (z. B. Zoho Books, QuickBooks oder Xero) unterstützen Integrationen mit Spesenverwaltungssoftware (Zoho Expense), die Spesendaten automatisch importieren, synchronisieren und kategorisieren können und so das Spesenverwaltungssystem für Ihre Steuern optimieren.

Wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, die für Geschäftsausgaben entschädigt werden müssen oder Firmenkreditkarten verwenden, werden Sie wahrscheinlich von der Ergänzung Ihres Buchhaltungssystems durch eine spezielle Software zur Verwaltung von Mitarbeiterausgaben wie Zoho Expenses profitieren. Diese Plattformen helfen dabei, Papierbelege in digitale Belege umzuwandeln und Daten von verschiedenen Bankkonten zusammenzuführen, so dass es einfacher ist, sich einen vollständigen Überblick über die Ausgaben der Mitarbeiter zu verschaffen, und verfügen über benutzerfreundliche Portale, über die Ihr Team Ausgaben zur Genehmigung einreichen kann.

Viele Startups verwenden auch Firmenkreditkarten, die speziell für die Bedürfnisse von Startups entwickelt wurden, die über integrierte Funktionen zur Ausgabenverwaltung verfügen, die den Prozess der Ausgabenverwaltung weiter optimieren. Fragen Sie bei Ihre Bank nach und vergleichen Sie die Konditionen auch mit jenen der Bank WIR. Gerade die o% Finanzierung und die Kreditkarte ohne Transaktionsgebühren im Ausland kann sich auszahlen.

3. Ordnen Sie Ihre Ausgaben in Kategorien.

Wenn Sie nur die Gesamtausgaben für den Monat betrachten, wissen Sie nicht, wie gut (oder wie schlecht) Ihr Unternehmen tatsächlich läuft. Wenn die Gesamtausgaben geringer sind als die Gesamteinnahmen, könnten Sie davon ausgehen, dass Ihr Startup finanziell gesund ist, aber das ist nicht unbedingt der Fall. Es ist zum Beispiel wichtig, Ihre Ausgaben in Kategorien zu sortieren, um zu verstehen, wie viel es Ihr Unternehmen kostet, die verkauften Waren zu produzieren (COGS). Wenn die Herstellungskosten die mit den Waren erzielten Einnahmen übersteigen, ist das Unternehmen nicht nachhaltig.

Legen Sie Kategorien für Ihre Ausgaben fest, sowohl für Fixkosten (wie Miete, Geschäftsversicherung und Website-Hosting wie zum Beispiel PlanetHoster) als auch für variable Kosten (wie bezahlte Werbung, Anwaltskosten, Reisekosten und Unternehmenssteuern), und richten Sie diese Kategorien in Ihrer Buchhaltungssoftware ein, um alle Ausgaben zu klassifizieren. Die GAAP (Generally Accepted Accounting Principles, allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze) enthalten keine festen Regeln für die in jeder Kategorie zu berücksichtigenden Ausgaben, daher ist es wichtig, ein Kategorisierungssystem zu definieren, das für das Geschäftsmodell und die Branche Ihres Start-ups sinnvoll ist.

4. Begrenzen Sie die Ausgabenüberschreitung mit granularer Ausgabenverfolgung.

Wenn Sie die Ausgaben sehr detailliert erfassen, können Sie feststellen, in welchen Bereichen Ihr Startup unnötige Ausgaben hat. Die Gesamtausgaben Ihres Vertriebsteams mögen zum Beispiel angemessen erscheinen, aber wenn Sie diese Zahlen aufschlüsseln, um die individuellen Ausgaben jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters zu ermitteln, stellen Sie vielleicht fest, dass einige Mitarbeiter doppelt so viel ausgeben wie andere, aber unterdurchschnittliche Umsatzzahlen erzielen. Es lohnt sich auch, die genauen Produkte zu erfassen, die Ihre Mitarbeiter kaufen, anstatt sie beispielsweise allgemein als “Softwarelizenzen” zu verbuchen. Wenn mehrere Mitarbeiter das gleiche Produkt kaufen, können Sie möglicherweise Geld sparen, indem Sie doppelte Abonnements kündigen oder einen Unternehmensrabatt aushandeln.

5. Kostenfallen vermeiden

Abgesehen von einem optimalen Umgang mit den Ausgaben für Start ups macht es schlicht auch einfach Sinn, eine Software Lösung für den Betrieb des Startups zu verwenden welche zahlbar sind und wo sich die Kosten stabil halten. So zum Beispiel bei Zoho One. Sie brauchen keine weitere Software und können alles mit Zoho abdecken zum Preis von 37.- € pro Monat.

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