Wie Sie ein Publikum für Ihre virtuellen Veranstaltungen anziehen

Virtuelle Veranstaltungen gibt es schon seit Jahren. Es mag daher überraschen, dass immersive virtuelle Welten zu stagnieren scheinen, während virtuelle Veranstaltungen für die B2B Welt einen Boom erleben.

Ein Grund dafür könnte sein, dass Sie keine Software herunterladen, keine komplexen Avatare erstellen oder lernen müssen, wie man sich in einer komplexen 3-D-Umgebung bewegt, wenn Sie virtuelle Veranstaltungen nutzen.

Es gibt aber noch einen anderen Trend, der erwähnenswert ist. Kurzlebige virtuelle Veranstaltungen, die ursprünglich dazu gedacht waren, die mangelnde Teilnahme an physischen Konferenzen auszugleichen, entwickeln sich immer mehr zu virtuellen Geschäftszentren, in denen an verschiedenen Orten mehrere virtuelle Veranstaltungen stattfinden.

Wie Sie ein Publikum für Ihre virtuellen Veranstaltungen anziehen

Zuerst – was sind virtuelle Veranstaltungen? Virtuelle Veranstaltungen sind Veranstaltungen, bei denen Teilnehmer online und nicht physisch anwesend sind. Sie werden oft mithilfe von digitalen Technologien und Plattformen durchgeführt, die es den Teilnehmern ermöglichen, von verschiedenen Orten aus an der Veranstaltung teilzunehmen. Hier sind einige gängige Arten von virtuellen Veranstaltungen:

1. Webinare: Dies sind Online-Seminare, bei denen ein Sprecher oder Moderator ein Thema präsentiert und Fragen von Teilnehmern beantwortet. Webinare werden häufig für Schulungen, Präsentationen und Informationsveranstaltungen eingesetzt.
2. Online-Konferenzen: Virtuelle Konferenzen ähneln physischen Konferenzen, bieten jedoch Vorträge, Workshops, Diskussionen und Networking-Möglichkeiten über das Internet an. Teilnehmer können sich in virtuellen Konferenzräumen treffen.
3. Live-Streams: Live-Streams sind Echtzeitübertragungen von Veranstaltungen, die über das Internet zugänglich sind. Dies kann alles von Konzerten über Sportveranstaltungen bis hin zu Produktpräsentationen umfassen.
4. Virtuelle Messen und Ausstellungen: Unternehmen können ihre Produkte oder Dienstleistungen in virtuellen Messehallen präsentieren. Besucher können digital durch die Ausstellung gehen und sich über Angebote informieren. Beispiel vikima.ch für eine Schweizer virtuelle Messe.
5. Online-Workshops und Schulungen: Diese Veranstaltungen bieten Schulungen und Weiterbildungen in virtueller Form an. Sie sind besonders nützlich für berufliche Entwicklung und Fortbildung.
6. Hybride Veranstaltungen: Einige Veranstaltungen kombinieren physische und virtuelle Komponenten, indem sie Teilnehmern die Möglichkeit bieten, entweder vor Ort oder online teilzunehmen.

Virtuelle Veranstaltungen bieten mehrere Vorteile, darunter die Möglichkeit, eine breitere Zielgruppe zu erreichen, Kosten für Reisen und Unterkunft zu sparen und Flexibilität in Bezug auf den Standort der Teilnehmer. Sie wurden besonders während der COVID-19-Pandemie verstärkt genutzt, aber auch darüber hinaus sind sie eine wichtige Ergänzung zu physischen Veranstaltungen geworden.

Nach dem wir nun wissen was virtuelle Veranstaltungen sind, die Frage wie kriege wir Leute in und zu diesen virtuellen Events?

1. Eine Strategie für virtuelles Engagement entwickeln

Unternehmen haben entdeckt, dass eine Strategie für virtuelles Engagement ihnen einen neuen Kanal bietet, um ihre Zielgruppen zu erreichen. Ihre Plattformen für virtuelles Engagement bleiben 24/365 geöffnet, um mit Interessenten, Kunden und Mitarbeitern rund um den Globus in Kontakt zu treten.

Dementsprechend ist das virtuelle Engagement auf dem Weg, zu einer Schlüsselkomponente im Marketing-Mix einiger innovativer Unternehmen zu werden.

Für diejenigen, die noch nicht an einer virtuellen Veranstaltung teilgenommen haben, hier ein Überblick über die Möglichkeiten:

• Die Teilnehmer, die sich auf der Registrierungsseite angemeldet haben, treffen sich an einem virtuellen Ort (im Internet), um zu lernen, zusammenzuarbeiten und Netzwerke aufzubauen.
• Die Teilnehmer haben die Kontrolle über die vom vertrauenswürdigen Organisator bereitgestellte Umgebung. Sie können zu verschiedenen Standorten navigieren, mit Anbietern in Kontakt treten und sich mit Gleichgesinnten vernetzen, die ähnliche Interessen und Ziele haben.
• Sie können sich Konferenzsitzungen ansehen, mit Moderatoren und Teilnehmern chatten, Informationsmaterial oder Videos ansehen und ihre Netzwerke ausbauen. Die automatische Live-Chat-Übersetzung hilft ihnen, Sprachbarrieren zu überwinden.
• Da die virtuelle Umgebung immer verfügbar ist, können die Teilnehmer an all diesen Aktivitäten teilnehmen, wann immer es in ihren Zeitplan passt, ohne dass sie reisen oder das Büro verlassen müssen.

Der jüngste Boom virtueller Veranstaltungen zeigt jedoch, dass jede Veranstaltung – ob physisch oder virtuell – ein starkes, relevantes Publikum braucht, um ein Erfolg zu werden. Auch wenn Inhalte nach wie vor das Wichtigste sind, können Sie die Chancen auf das Erreichen Ihrer Teilnehmerzahlen erhöhen, indem Sie bewährte Praktiken anwenden.

Je früher Sie Ihre Kampagne starten, desto größer sind die Chancen auf eine hohe Teilnehmerzahl. Am besten beginnen Sie mit der Werbung für Ihre virtuelle Veranstaltung 60-90 Tage vor dem Veranstaltungstermin.

2. Erleichtern Sie die Registrierung

Die Erstellung einer ansprechenden Website für die Veranstaltungsregistrierung ist einer der wichtigsten Schritte, um die Aufmerksamkeit der Besucher zu erregen – und schließlich eine Registrierung zu erreichen.

Das Erscheinungsbild sollte das Thema der Veranstaltung oder den Gegenstand der Veranstaltung unterstreichen. Beschränken Sie die Textmenge und verwenden Sie Grafiken und Videos, um die Aufmerksamkeit zu erregen.

Ihre Anmeldeseite sollte übersichtlich und informativ, aber dennoch einladend sein. Minimieren Sie die Anzahl der Felder, die der Anmelder ausfüllen muss. Jedes weggelassene Feld erhöht Ihre Konversionsrate und die Chancen stehen gut, dass Sie später, während der Veranstaltung, weitere Informationen einholen können.

Der beste Weg, ein Publikum anzuziehen, besteht darin, ein oder zwei bekannte Persönlichkeiten zu gewinnen, die über Themen sprechen, die für Ihre Zielgruppe von großem Interesse sind. Virtuelle Veranstaltungen bieten den Teilnehmern die Möglichkeit, mit den Rednern persönlich in Kontakt zu treten und Fragen zu stellen, die sie sonst nicht beantwortet bekommen würden. Nutzen Sie diese Möglichkeit und bewerben Sie sie in der Vorbereitungsphase.

3. Ein weites Netz auswerfen

Erstellen Sie eine integrierte Kampagne, die interne und externe Quellen kombiniert, um Anmeldungen zu gewinnen. Erstellen Sie einen Werbekalender für die Zeit bis zum Veranstaltungsdatum. Bestimmen Sie die Anzahl und Häufigkeit der E-Mails sowie das Zielgruppensegment. Nutzen Sie Ihre Website, externe Websites, Branchen-Newsletter, Partner sowie Ihre Referenten und deren Communities.

E-Mail-Marketing-Kampagnen sind nach wie vor das wichtigste Mittel, um Ihre Registrierung voranzutreiben. Ihre Hausliste wird wahrscheinlich die effektivste Quelle für Anmeldungen sein.

Erwägen Sie die Anmietung oder den Kauf von zielgerichteten Listen mit zusätzlichen Namen. Ihre Konversionsraten werden bei diesen Listen niedriger sein, da sie mit Ihrem Unternehmen oder Produktangebot nicht vertraut sind.

Fügen Sie Ihrer E-Mail eine Tagesordnung bei. Viele Menschen möchten das Programm im Voraus kennen, damit sie entscheiden können, ob sie die gesamte Veranstaltung oder nur einen Teil davon besuchen wollen. Ein bewährtes Verfahren ist es, Frühbuchern als Anreiz für die Anmeldung kostenlose Geschenkkarten (z. B. iTunes, Starbucks) anzubieten. Ein solcher Anreiz sollte auf der Anmeldeseite deutlich sichtbar angezeigt werden.

4. Soziale Medien nutzen

Die Nutzung von Social-Media-Websites wie LinkedIn, Facebook, Twitter und sogar YouTube kann Ihnen helfen, Begeisterung zu wecken und die Zahl der Anmeldungen zu erhöhen. Hinzufügen von soziale Medien als Teil Ihrer Werbestrategie im Vorfeld einer Veranstaltung ist beliebt und kostengünstig – viele der Tools sind kostenlos.

• Erstellen Sie eine Veranstaltungsseite auf Facebook und eine Veranstaltungseinladung auf LinkedIn
• Tweeten Sie regelmäßig über Ihre Veranstaltung vor, während und nach der Veranstaltung (vergessen Sie nicht, einen #Hashtag zu verwenden).
• Schalten Sie eine Pay-per-Click-Facebook-Anzeige für die Veranstaltung.
• Erstellen Sie kurze, werbliche 20-30 Sekunden lange Videoclips und starten Sie einen YouTube-Kanal für Ihre Veranstaltung.
• Aktivieren Sie die Social-Media-Tools innerhalb der virtuellen Plattform, so dass die Teilnehmer während der Veranstaltung die Möglichkeit haben, Ihre Veranstaltung zu bewerben.

Sie können Ihre Anmeldung auch mit einer Branchenumfrage oder -befragung verbinden und einen Preis als Anreiz anbieten. Wenn Sie genügend Zeit haben, bitten Sie Ihr Publikum um Beiträge zur Tagesordnung.

So produzierte Unisfair beispielsweise eine virtuelle Veranstaltung, bei der das Publikum über eine Online-Abstimmung über das Thema des Hauptredners abstimmen konnte. Das erhöht das Engagement im Vorfeld und beeinflusst die Teilnehmerzahl am eigentlichen Veranstaltungstag.

5. Lassen Sie Ihre Werbeaktionen laufen

Bei virtuellen Veranstaltungen ist die Zahl der Anmeldungen am Tag vor der Live-Veranstaltung und am Tag der Veranstaltung selbst oft sehr hoch. Lassen Sie also nicht locker, sondern verstärken Sie Ihre Werbeanstrengungen, wenn die Veranstaltung näher rückt.

Vergessen Sie nicht, Ihre Veranstaltung unterhaltsam zu gestalten, z. B. indem Sie ein Thema wählen oder Ihre Redner bitten, den Spaß zu vermitteln, den sie bei der Aufnahme eines Videos hatten.

Ein Veranstalter wählte kürzlich ein Strandthema, hielt Sitzungen in Palapa-Hütten ab und bat die Redner, Hawaii-T-Shirts zu tragen. Andere ließen die Kamera während der Aufnahmephase durch lustige Szenen rollen, die sie zu unterhaltsamen Clips zusammenstellten, um ihre Veranstaltung zu bewerben.

6. Reminder vor dem Event

Senden Sie den wichtigsten Teilnehmern die Sie unbedingt dabei haben wollen eine schriftlichen Reminder. Dies kann ein Brief sein, eine Postkarte oder ein originelles Mailing. Zum Beispiel eine Banderole um eine Tüte Mikrowellen Pop-Corn mit dem Hinweis auf die virtuelle Veranstaltung und wünschen Sie schon jetzt einen guten Appetit. Sie dürfen Kreativ sein!

Zusammenfassung

Eine aggressive, kreative und konsequente Anwerbung von Teilnehmern ist für den Erfolg entscheidend. Die Gewinnung von Teilnehmern ist die erste Phase des Prozesses für virtuelle Veranstaltungen, gefolgt von der Konzentration auf eine einwandfreie Durchführung und der Nachbereitungsphase der Veranstaltung.

Genießen Sie den Prozess und die Vorteile, die er Ihnen bringen wird.