Die 10 besten Tipps für virtuelle Veranstaltung Organisatoren mit kleinem Budget

Geringere Kosten sind einer der wichtigsten Vorteile einer virtuellen Veranstaltung. Sie müssen sich nicht um die Anmietung eines Veranstaltungsortes, die Organisation von Parkplätzen, den Transport und die Logistik kümmern. Wenn Sie also etwas Geld sparen und gleichzeitig eine erstklassige Veranstaltung durchführen möchten, ist eine virtuelle Veranstaltung die beste Wahl. Geringere Kosten bedeuten auch nicht unbedingt geringere Qualität. Wenn die Organisatoren virtueller Veranstaltungen ihr Geld an den richtigen Stellen ausgeben, können sie das meiste für ihr Geld herausholen, ohne ein Loch in ihre Tasche zu bohren. 

Die 10 besten Tipps für virtuelle Veranstaltung Organisatoren mit kleinem Budget

Die Aufwertung Ihrer Veranstaltung durch Zusatzfunktionen wie Gamification und Networking mag nach unnötigen Ausgaben klingen. Sie können sich jedoch als unerlässlich erweisen, damit Veranstaltungsorganisatoren mit der Veranstaltung Geld verdienen und diese Ausgaben durch Einnahmen ausgleichen können. Hier sind einige der effektivsten Tipps für Veranstalter, um mit möglichst geringen Nettoausgaben das Beste aus ihrer Veranstaltung herauszuholen.

Virtuelle Veranstaltungen wie Messen wo auch wir präsent sind, werden immer beliebter

1. Wiederverwendbare Inhalte veröffentlichen

Die Inhalte Ihrer virtuellen Veranstaltung, wie Poster, Webinare, Präsentationen, Broschüren usw., können eine der Hauptattraktionen für die Teilnehmer sein. Die Entwicklung und Bereitstellung von Inhalten für Ihre Teilnehmer mit Hilfe von Funktionen für virtuelle Veranstaltungen kann Ihre Veranstaltung also sehr viel ansprechender und effektiver machen. 

Webinare und digital aufgezeichnete Vorträge können auch zu einem späteren Zeitpunkt genutzt werden. Photo by Malte Helmhold on Unsplash

Eine der besten Möglichkeiten, das Beste aus Ihrer Veranstaltung herauszuholen, besteht darin, Inhalte zu veröffentlichen, die Sie später und auf verschiedene Weise nutzen können. So können Sie beispielsweise ein Live-Webinar aufzeichnen und es für den Rest der Veranstaltungstage als On-Demand-Video bereithalten. Sie können auch digitale Veranstaltungsposter für soziale Medien und Ihre Website verwenden. Auf diese Weise müssen Sie Ihre Inhalte nicht ständig aktualisieren und stellen gleichzeitig sicher, dass Ihre Teilnehmer einen Mehrwert daraus ziehen. 

2. Passen Sie Ihre Veranstaltung an

Veranstaltungsorganisatoren gehen oft davon aus, dass mehr Anpassungen mehr Geld bedeuten. Virtuelle Veranstaltungsplattformen wie vFairs bieten jedoch erschwingliche Optionen für individuelle Veranstaltungsthemen und -bilder. Sie können die benutzerdefinierte Veranstaltungsplattform optimal nutzen, indem Sie mehr Bereiche für die Sichtbarkeit von Sponsoren hinzufügen und Ihre Markenfarben einfügen, um die Veranstaltung wirklich zu Ihrer zu machen.

Sie können sich um die visuelle Gestaltung Ihrer Veranstaltung bemühen, ohne viel Geld ausgeben zu müssen. Es gibt mehrere Vorlagen, die Sie verwenden können, um Ihren virtuellen Raum anders aussehen zu lassen. Ausstellungshallen, Foyer, individuell gestaltete Netzwerkräume, Networking-Lounges und andere Bereiche der vFairs-Plattform sind vollständig anpassbar. Besprechen Sie alle Optionen mit Ihrem Projektmanager (PM), um die bestmögliche Anpassung der Veranstaltung zu erreichen und gleichzeitig das Budget einzuhalten.  

3. Funktionen für gesponserte Veranstaltungen hinzufügen

Das Sammeln von Sponsorengeldern für Ihre Veranstaltung kann eine der besten Möglichkeiten sein, Kosten und Einnahmen in Einklang zu bringen. Die meisten Aussteller werden bereit sein, für zusätzliche Privilegien etwas mehr zu zahlen. Sie können Ihren Sponsoren nicht nur Branding-Möglichkeiten bieten, sondern auch gesponserte Veranstaltungen wie Webinare, Quizspiele oder ein Spiel anbieten.

Viele Veranstalter organisieren gesponserte Webinare für ihre Gold- oder Platinsponsoren. Dabei ist die Leistung der Veranstalter das Sie eine breite Masse an Teilnehmern mobilisieren können. So können Organisatoren auch einen Aussteller dazu bringen, die Preise für ein Spiel wie ein Quiz oder eine Rangliste zu sponsern. Ganze Spielbereiche, Lounges und Networking-Funktionen könnten ebenfalls gesponsert werden, um mehr Einnahmen zu erzielen.

Virtuelle Veranstaltungsplattformen wie vFairs machen all dies mit verschiedenen Zahlungsgateway-Integrationen wie Stripe, PayPal usw. möglich. Teile der Zahlung können einfach durch eines dieser Gateways geleitet werden, um sie an einen Aussteller oder Sponsor weiterzuleiten.

4. Traffic mit Add-Ons steigern

Spiel- und Vernetzungsfunktionen wie Schnitzeljagd, räumliche Vernetzung oder intelligentes Matchmaking können sich wie unnötige Ausgaben anfühlen. Sie können aber auch dazu beitragen, die Besucherzahlen zu erhöhen und mehr Umsatz zu generieren. 

Viele Veranstalter nutzen solche Add-ons, um mehr Besucher zu einem bestimmten gesponserten Stand oder anderen Bereichen zu leiten, die die Manager bei ihrer Veranstaltung hervorheben möchten. Sie können zum Beispiel die Leaderboard-Funktion hinzufügen, um die Teilnehmer zu motivieren, einen Sponsorenstand zu besuchen. Im Gegenzug können sie mehr Punkte oder einen Preis erhalten. Sie können die Aussteller bitten, einen kleinen Aufpreis für die erhöhten Besuchsmöglichkeiten zu zahlen, und das Add-on wird nicht als finanzielle Belastung empfunden. 

5. Ein Willkommensvideo hinzufügen

Eine fantastische Möglichkeit, Ihre Veranstaltung sofort aufzuwerten, ist das Einfügen eines Begrüßungsvideos gleich zu Beginn. Sie können die Teilnehmer begrüßen, über einige Besonderheiten der Veranstaltung sprechen, Ankündigungen machen oder ihnen helfen, sich leicht durch das Video zu bewegen.

vFairs bietet das Begrüßungsvideo als kostenloses Add-on zu jeder virtuellen Veranstaltung an. Sie können auch Mini-Anleitungsvideos in verschiedenen Bereichen der Plattform einfügen, um den Teilnehmern die Navigation zu erleichtern. Sie können eine großartige Ergänzung für Ihre virtuelle Veranstaltung sein und sie für das Publikum viel ansprechender machen.

6. E-Mail-Erinnerungen versenden

Gut konzipierte E-Mail-Marketingkampagnen für Ihre virtuelle Veranstaltung können die Teilnehmerzahl erhöhen. Sie können Anmeldeerinnerungen, Vorankündigungen für die Veranstaltung selbst oder andere Ankündigungen verschicken. Die vFairs-Plattform bietet kostenlose, ansprechende E-Mail-Erinnerungen, die Organisatoren von Veranstaltungen nutzen können. Sie können Ihnen dabei helfen, die Veranstaltung bekannt zu machen und das Interesse des Publikums an Ihrer Veranstaltung zu messen, um entsprechend zu planen.

Newsleter und e-Mail Marketing sind unerlässlich und je spezifischer und Zielgenauer eingeladen werden kann, umsobesser. In Einladungen sollte zum Beispiel immer ein Link zum Kalendereintrag drin sein. Denn sind Sie im Kalender Ihrer Kunden eingetragen, steigt die Wahrscheinlichkeit der Teilnahme…

7. Aktivieren von Push-Benachrichtigungen bei Ereignissen

Moderne Plattformen bietet auch kostenlose Push-Benachrichtigungen während der Veranstaltung, um Ankündigungen zu machen oder die Aufmerksamkeit des Publikums zu wecken. Die Benachrichtigungen werden in der rechten unteren Ecke der Veranstaltungsplattform angezeigt und sind kaum zu übersehen. Sie sind ein effektives Mittel, um Ihre virtuelle Veranstaltung aufzupeppen und Erinnerungen zu verschicken.

Zum Beispiel beginnt bald ein gesponsertes Webinar, das die Teilnehmer nicht verpassen sollen. Als Event-Administrator können Sie eine Benachrichtigung für angemeldete Teilnehmer versenden, damit diese daran teilnehmen. Dies ist einfach vom Backend aus einzurichten und bietet einen sofortigen Anreiz für die Beteiligung der Teilnehmer.

8. Zugänglichkeitsmerkmale hinzufügen

Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung veranstalten, sollten Sie auch dafür sorgen, dass sie für alle Ihre Teilnehmer zugänglich ist. Menschen mit einem Zugänglichkeitsdefizit können von Untertiteln, Übersetzungen, Textgrößenanpassungen, Farbkontrasten und anderen solchen Funktionen wirklich profitieren.

Das richtige Tool kann sie kostenlos zur Plattform hinzufügen und Ihre Veranstaltungen für alle zugänglicher und inklusiver machen. Barrierefreie Funktionen können dafür sorgen, dass alle Teilnehmer gleichermaßen eingebunden werden und das Beste aus der Veranstaltung herausholen können.

Virtuelle Veranstaltungen wie zum Beispiel virtuelle Messen vikima.ch wo auch wir Aussteller sind, werden immer beliebter.

9. Mehrere Veranstaltungslizenzen kaufen

Wenn Sie im Voraus planen, können Sie auch bei der Durchführung virtueller Veranstaltungen viel Geld sparen. Wenn Ihre Organisation mehrere Veranstaltungen im Jahr plant, können Sie die Kosten senken, indem Sie alle Lizenzen im Voraus zusammenstellen.

10. Prüfen Sie die Lite-Preise

Nicht alle Veranstaltungen sind gleich groß, und Ihre könnte viel kleiner sein als eine andere. Es macht also keinen Sinn, gleich viel Geld zu bezahlen. Viele Veranstaltungsplattformen bieten für kleinere Veranstaltungen vergünstigte Preise an. Sie können Ihren Ansprechpartner fragen, ob Ihre Veranstaltung für diese Art von Preisnachlass in Frage kommt.

Kleinere Veranstaltungen bieten in der Regel weniger Möglichkeiten für Sponsoring und haben auch eine geringere Teilnehmerzahl. Wenn Sie sich also Sorgen machen, dass Sie nicht genügend Einnahmen erzielen können, kann selbst ein kleiner Rabatt viel bewirken. Scheuen Sie sich nicht, Ihre PMs oder Vertriebsmitarbeiter um einen Rabatt zu bitten.

Schlussfolgerung 

Die Senkung der Kosten für Ihre virtuelle Veranstaltung kann weitgehend davon abhängen, ob Sie eine virtuelle Veranstaltungsplattform finden, die eine Vielzahl von Add-ons bietet, die als Sponsoring-Möglichkeiten für Ihre Veranstaltung dienen können. Die gute Plattformen ermöglichen gesponserte Stände, Events, Gamification-Funktionen, Webinare, animierte Logos in der Lobby und vieles mehr. Darüber hinaus gibt es viele kostenlose Funktionen im Standardpaket, die Ihnen helfen können, Ihre ideale virtuelle Veranstaltung zu realisieren. Auf der anderen Seite kann es sich lohnen, sich an eine bestehende Plattform oder virtuelle Messe dran zu hängen um von der Bekanntheit und dem Brand zu profitieren. Denn für Sie uns Ihre Partner zahlt es sich nur aus, wenn Traffic da ist.

Lassen Sie sich nicht von Ihrem Budget zurückhalten, denn es gibt viele Möglichkeiten, die Sie nutzen können.