budgetieren von virtuelle Veranstaltung

Eine virtuelle Veranstaltung ist eine großartige Möglichkeit, mit Ihren Kunden, Partnern und anderen Interessengruppen in Kontakt zu treten, ohne dass Sie sich die Mühe machen müssen, zu reisen, eine Veranstaltung vor Ort zu organisieren und zu veranstalten. Doch egal, wie viel Geld Sie für Ihre Veranstaltung bereitstellen, die Kosten können sich schnell summieren. Dennoch müssen Sie Ihre Ausgaben effizient planen. 

Kein Unternehmen verfügt über unbegrenzte Mittel und Geld für seine Veranstaltungen, und das gilt auch für Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie eine gut geplant Budget in den Händen halten und es mit den relevanten Interessengruppen teilen. So können Sie die bestmögliche Veranstaltung ausrichten, ohne sich mit finanziellen Problemen herumschlagen zu müssen. In diesem Artikel helfen wir Ihnen.

Warum brauchen Sie ein Budget für Ihre virtuelle Veranstaltung?

Im Internet ist doch alles Gratis, oder? Leider nein. Auch wenn eine Zoom Lizenz für ein Jahr weniger Kostet als ein Flugticket. Damit ist es ja nicht getan. Ein virtuelles Veranstaltungsbudget hilft Ihnen, Ihre Aktivitäten und Ausgaben entsprechend zu planen, damit Sie nicht zu viel ausgeben. Es dient als Orientierungshilfe bei der Erstellung von Tagesordnungen, der Einladung der richtigen Redner und der Anschaffung der richtigen Software. Hier erfahren Sie, warum Sie ein solches Budget erstellen sollten, bevor Sie mit der Organisation Ihrer Veranstaltung beginnen. 

Erwartungen setzen

Zunächst einmal können Sie die Erwartungen an sich selbst und Ihre Aussteller festlegen. Wenn Sie über ein kleineres Budget verfügen, wissen Sie, dass Sie bei der Ausstattung Ihrer Veranstaltung nicht aufs Ganze gehen sollten. Wenn Sie jedoch viel Geld zur Verfügung haben, können Sie eine phänomenale Veranstaltung ausrichten, über die man noch lange spricht. 

Ausgaben verfolgen

Ein gut durchdachtes Budget hilft Ihnen auch dabei, die Ausgaben nachzuvollziehen. So müssen Sie nach der Veranstaltung nicht mühsam herausfinden, wofür Sie was ausgegeben haben. Das hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und herauszufinden, ob die Einnahmen die Kosten wert waren. Außerdem erhalten Sie eine vollständige Kostenaufstellung für Buchhaltungs- und Bestätigungszwecke. 

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Ausgaben, die Sie in Ihrem Budget für virtuelle oder hybride Veranstaltungen berücksichtigen müssen.

  • Software für Veranstaltungen (Zoom, Zoho Backstage)
  • Veranstaltungs-Applikation (Eigene Messe-Software oder Stand an digitaler Messe)
  • E-Mail-Marketing (MailChimp, Zoho Campaigns)
  • Marketingkampagnen für Besucher (Zoho Social, Soziale Medien)
  • Einladung von Ausstellern & Onboarding ((sofern Sie Messeveranstalter sind))
  • Personalkosten (Kunden-Chats betreuen usw.)
  • Kosten für Sprecher/Gastreferent (Webinar auf dem Messestand zieht Leute an)

Es gibt auch einige zusätzliche Ausgaben (sofern Sie nicht bereits Zoho One nutzen), für die Sie Ihr Budget verwenden können.

  • Gamification
  • Instrumente zum Engagement
  • Virtuelle Networking-Lounges
  • Grad der Immersion (Eintauchen) in die Umwelt
  • Spezialisiert Eigenschaften (Konfiguratoren, Animationsvideo, Firmen/Produkt-Video)
  • Integrationen von Terminbuchungsapplikationen (Zoho Bookings)

Marketing-Pläne erstellen

Wenn Sie Marketing-Pläne erstellen, ist es wichtig, das verfügbare Budget im Auge zu behalten. Wenn Ihr Budget begrenzt ist, sollten Sie gezielte und präzise Marketingmaßnahmen ergreifen. Wenn Sie jedoch bereit sind, viel Geld zu investieren, können Sie umfangreiche Marketingkampagnen für Ihre virtuellen Veranstaltungen durchführen. Allerdings ist dies nicht unbedingt erforderlich. Virtuelle Events wie Messen oder Webinare bieten ein großes Potenzial für Synergien.

Nehmen wir zum Beispiel eine virtuelle Messe. Dort können Sie als Attraktion einmal wöchentlich ein Webinar anbieten, das entweder live oder als Aufzeichnung mit einem betreuten Chat stattfindet. Die Ankündigung des Webinars eignet sich gut für Blogbeiträge, Posts in den sozialen Medien und Newsletter. Aus dem Transkript des Webinars können Sie weitere Blogbeiträge erstellen, die Sie auf verschiedenen Kanälen teilen können. Auf diese Weise haben Sie eine Vielzahl von Inhalten produziert und Reichweite über verschiedene Kanäle generiert, um Leads zu generieren – und das alles mit bescheidenem Aufwand.

Bewertung der Investitionsrentabilität

Es mag verlockend sein, alles in Ihre virtuelle Veranstaltung zu stecken, was Sie können. Wenn Sie jedoch unüberlegt Geld ausgeben, führt dies häufig zu einer Verschwendung von Ressourcen. Mit einem im Voraus geplanten Budget können Sie in jedem Bereich der Veranstaltung genau den richtigen Betrag ausgeben. Auf diese Weise erzielen Sie eine hohe Rendite für Ihr virtuelles Event, je nach den Zielen, die Sie sich gesetzt haben. Wenn Sie es geschickt machen, wie unter Marketing-Pläne beschrieben, können Sie sehr viel herausholen aus Verhältnis mässig wenig.

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung Ihres ROI (Return on Invest) auch Ihre Einnahmequellen. Die wichtigsten Quellen für die meisten virtuellen und hybriden Veranstaltungen sind:

  • Sponsoren ((sofern Sie Messeveranstalter sind))
  • Eintrittskarten ((sofern Sie Messeveranstalter sind))
  • Verkäufe und Leads aus und auf der Messe
  • Branding Stärkung der Wahrnehmung ihrer Marke, Ihres Unternehmens

Ein professionell erstelltes Budget hilft Ihnen also, den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu bewerten. Dann können Sie Ihre Strategien entsprechend neu ausrichten.

Da Sie nun wissen, warum Sie ein virtuelles Veranstaltungsbudget benötigen, sollten Sie versuchen, Ihr eigenes zu erstellen. Natürlich müssen Sie bei der Erstellung dieses Budgets die richtige Methodik anwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen. 

Wie Sie für Ihre virtuelle Veranstaltung budgetieren

Die Erstellung eines eigenen Budgets für Ihre virtuelle Veranstaltung ist gar nicht so schwierig. Sie müssen nur ein paar einfache Schritte befolgen, und schon kann es losgehen!

1. Berücksichtigen Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung

Bewerten Sie zunächst Ihre Veranstaltungsziele. Was wollen Sie mit Ihrer virtuellen Veranstaltung erreichen? Ist es der Verkauf von Eintrittskarten? Ist es die Generierung von Leads? Oder wollen Sie einfach das Bewusstsein für ein Thema schärfen? Nicht alle Veranstaltungen haben die Erzielung von Gewinnen zum Ziel, daher müssen Sie dies im Voraus herausfinden. Planen Sie dann Ihre Sponsoring- und Ticketing-Strategien entsprechend. 

2. Zuordnung des Budgets zu den Prioritäten

Überlegen Sie, wo Sie entsprechend Ihren Zielen am meisten ausgeben wollen. Welche Funktionen oder Aspekte der Veranstaltung sind es wert, dass Sie etwas mehr ausgeben, und worauf können Sie verzichten. Auf diese Weise können Sie entscheiden, wofür Sie Ihre Mittel einsetzen wollen, und verhindern, dass Sie zu viel oder zu wenig Geld ausgeben. 

3. Wählen Sie messbare Kennzahlen

Jetzt, da Sie Ihre Ziele kennen, müssen Sie sie quantifizieren. Seien Sie realistisch und legen Sie Zielzahlen für Ihre Ziele fest. Verfolgen Sie außerdem die Ticketverkäufe, die erzielten Einnahmen, die generierten Leads und die Besucherfrequenz. Mit den meisten digitalen Messe-Plattform können Sie sogar die Interaktionen am Stand und andere relevante Daten messen. Sie sollten sich also mit all diesen Kennzahlen befassen und über Methoden verfügen, sie numerisch zu messen. Dadurch können Sie die Kosten rechtfertigen, aber auch lernen und sich laufend verbessern.

4. Erstellen Sie eine Budget-Tabelle 

Als Nächstes erstellen Sie ein detailliertes Arbeitsblatt mit einer vollständigen Aufschlüsselung des Budgets und der Planung. Sie können eine Vorlage für virtuelles Veranstaltungsmarketing aus dem Internet verwenden, um sich das Leben leichter zu machen. Verwenden Sie Tabellen für Ihre Pläne und Budgetierung, damit Sie alles in einem einfachen und organisierten Format haben. 

5. Forschung Event Tools & Lösungen

Sobald Sie Ihre Kosten geplant haben, können Sie nach geeigneten Tools und Lösungen suchen. Anhand Ihres Budgets können Sie herausfinden, welche Tools Sie sich leisten können und für welche Pakete Sie sich entscheiden sollten. Verschiedene Lösungen für die Veranstaltungsplanung haben unterschiedliche Preisstufen, mit entsprechendem Funktionsumfang. Mit manchen können Sie einen komplett personalisierten Preis- und Funktionsplan erhalten. So finden Sie genau das, was Sie wollen, ohne dass Sie Ihr Budget ändern müssen. 

6. Getrennte Budgets für Veranstaltungen und Marketing

Das müssen Sie von Anfang an bedenken. Lassen Sie die Pläne für das Eventmarketing und das eigentliche Eventhosting/-stand nicht ineinander übergehen. Andernfalls könnten Sie bei beiden Prozessen Probleme bekommen. Stellen Sie einen bestimmten Betrag für Marketingaktivitäten zur Verfügung, und unterteilen Sie diese gründlich nach Medium, Kampagne oder was auch immer Sie bevorzugen. 

7. Einnahmeströme planen

Wie werden Sie an der Veranstaltung verdienen? Wenn Sie eine kostenpflichtige Veranstaltung planen, sollten Sie sich überlegen, wie Ihre Branche beschaffen ist. Handelt es sich um eine spezialisierte Branche mit hochkarätigen Schulungsprogrammen? Wenn ja, können Sie die Preise relativ hoch halten. Wenn Sie jedoch etwas wie eine virtuelle Karrieremesse veranstalten, müssen Sie die Preise niedrig halten, damit Ihr Zielpublikum die Veranstaltung besuchen kann. 

Darüber hinaus müssen Sie auch die Preise für Ihre Aussteller- und Sponsoring-Pakete berücksichtigen. Schaffen Sie Sponsoring-Stufen, um alle Arten von Partnern und deren Budgets anzusprechen. Wenn Sie verschiedene Arten von Messeständen anbieten, sollten Sie die Preise je nach deren Merkmalen unterschiedlich gestalten. Recherchieren Sie außerdem die Standards Ihrer Branche, und legen Sie dann Ihre Preislisten fest. 

Wenn Sie als reiner Aussteller auf der virtuellen Messe präsent sind, sollten Sie Anzahl Besucher, Anzahl Klicks, Anzahl Terminvereinbarungen, Anzahl Abschlüsse usw. in Betracht ziehen. Idealerweise rechnen Sie Umsatz oder Gewinn / Investitionen – ist der Gewinn grösser so lohnt es sich.

8. Planen Sie Ihre Budgetquellen

Sie sollten auch einen Überblick über Ihre Finanzquellen haben. Unabhängig davon, ob Sie Unternehmensressourcen nutzen, Spenden verwenden oder Sponsorengelder ausgeben, müssen Sie diese richtig zuordnen. So können Sie herausfinden, ob Sie Ihr Budget effizient einsetzen, und erhalten eine ungefähre Zahl für die zu erwartenden Erträge. 

Für jede Branche wird Ihr Budget aus einer anderen Quelle stammen. Dadurch wird festgelegt, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben.

  1. Firmenveranstaltungen für Mitarbeiter: Budget für Humanressourcen HR
  2. Konferenzen/Fachmessen: Eintrittskarten und/oder Sponsoren, resp Marketing
  3. Schulveranstaltungen: Spenden und/oder Sponsoren, Markting
  4. NGO-Veranstaltungen: Spenden

9. Planen Sie für unerwartete Eventualitäten

Denken Sie daran, dass die Dinge nicht immer reibungslos laufen. Legen Sie keine so restriktiven Haushaltsgrenzen fest, dass nichts mehr umgeschichtet werden kann, wenn die Zeit gekommen ist. Planen Sie für unerwartete Probleme und Eventualitäten, und halten Sie einen Puffer bereit. Dieser Betrag muss nicht zu hoch sein, aber Sie sollten dennoch einen gewissen Spielraum in Ihrem Veranstaltungsbudget für unerwartete Situationen haben. 

10. Alle Stakeholder auf dem Laufenden halten

Vergewissern Sie sich, dass alle relevanten Interessengruppen mit Ihren Plänen einverstanden sind. Ganz gleich, ob es sich um Ihre Vorgesetzten, Ihr Finanzteam oder Ihre Sponsoren handelt – sie alle müssen informiert sein. Dies wird zu einem reibungslosen Ablauf beitragen. 

Wichtigste Erkenntnisse

Abschließend müssen Sie einen angemessenen Budgetplan für Ihre virtuelle Veranstaltung erstellen. Dieser Artikel sollte Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und Ihre Ressourcen effizient zu nutzen. Außerdem können Sie anhand eines Budgets den Ertrag Ihrer Veranstaltung verfolgen und lernen, wie Sie die Dinge bei künftigen Veranstaltungen verbessern können. Viel Erfolg.

 

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