Wir alle kennen die Zwei-Minuten-Regel von David Allen: Wenn eine Handlung weniger als zwei Minuten dauert, sollte sie in dem Moment erledigt werden, in dem sie festgelegt wird. Einem Freund eine SMS schreiben, die Pflanzen giessen, die Arbeit delegieren – wenn es weniger als zwei Minuten dauert, sollte man es einfach tun, anstatt es auf später zu verschieben. Aber das Leben und die Arbeit sind nicht nur eine Aneinanderreihung von Zwei-Minuten-Aufgaben. Ein grosser Teil unserer Arbeit erfordert Zeit und Mühe. Selbst wenn es sich nicht um etwas handelt, das wir sofort erledigen können, ist es wichtig, den Überblick zu behalten, damit wir es dann tun, wenn es nötig ist. Hier ist also unsere neue Zwei-Minuten-Regel: Wenn eine Tätigkeit mehr als zwei Minuten dauert, fügen Sie sie Ihrer Aufgabenliste hinzu und weisen Sie sie sich selbst oder der richtigen Person zu! Zoho ToDo setzt hier an und wird in diesem Artikel beschrieben.
Zoho Tasks heisst jetzt Zoho ToDo: Neue Funktionen und eine völlig neue mobile App
Treffen Sie Zoho ToDo-Ihr perfekter Begleiter für die Planung und Zuweisung Ihrer täglichen To-Dos. Zoho ToDo war früher unter dem Namen Zoho Tasks bekannt und wurde nun umbenannt, um den Charakter und die Einfachheit unserer App widerzuspiegeln und gleichzeitig leistungsstark und funktionsreich zu sein. Diese App – die auch ein integraler Bestandteil von Zoho Mail ist – vereint Aufgaben aus allen Zoho-Apps an einem Ort und wird so zu Ihrem Aufgaben-Hauptquartier in Zoho. Mit bereits mehr als 20.000 Aufgaben, die täglich in Zoho ToDo hinzugefügt werden, können Sie sicher sein, dass Sie in guten Händen sind.
Egal, ob es sich um Ihre persönlichen Aufgaben oder um Aufgaben handelt, an denen Sie im Team zusammenarbeiten möchten, Zoho ToDo hilft Ihnen, diese zu organisieren und perfekt zu planen. Sie müssen nicht jedes Mal an Ihrem Desktop oder Laptop sitzen, wenn Sie dies tun wollen. ToDo kann wie eine Inspiration jederzeit auftauchen, und da Gerätegrenzen der Vergangenheit angehören, können Sie auf Zoho ToDo über unsere ganz neuen App die für Handys und Tablets entwickelt wurde. Ihre Daten werden perfekt synchronisiert, so dass Sie zwischen den Geräten wechseln können, je nachdem, ob Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen oder unterwegs sind. Bevor Sie zum Store gehen und die App sofort herunterladen, werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Funktionen, die Sie nicht verpassen sollten.
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Eine einzige App für mehrere Bedürfnisse: Persönliche und Gruppenaufgaben
Es ist zwar wichtig, Privat- und Berufsleben voneinander zu trennen, aber es wird einfach zu mühsam, wenn Sie jedes Mal zwischen zwei verschiedenen Apps wechseln müssen, wenn Sie zwischen Ihrer privaten und Ihrer dienstlichen Arbeit hin und her jonglieren. Vielleicht sind Sie gerade in Ihrem Garten und kümmern sich um Ihre Pflanzen, als Ihnen einfällt, dass Sie den Status eines Dokuments aktualisieren müssen, oder Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und planen Ihren Tag, als Ihnen einfällt, dass Sie am Abend noch Lebensmittel einkaufen müssen. Zoho ToDo verfügt sowohl über persönliche Aufgabenkategorien als auch über Gruppenaufgabenkategorien, die Ihnen helfen, sowohl Ihre persönlichen, alltäglichen To-Dos als auch Ihre Einzel- und Gruppenaufgaben, die Sie bei der Arbeit erledigen müssen, übersichtlich zu protokollieren.
Ein Tag nach dem anderen: Der Blick auf die Tagesordnung
Leben Sie lieber im Hier und Jetzt, als das grosse Ganze im Blick zu haben? Dann ist die Agenda-Ansicht genau das Richtige für Sie, wenn Sie Zoho ToDo öffnen. Sie gibt Ihnen einen Überblick über alles, was an diesem Tag zu tun ist, und hilft Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was im Moment am wichtigsten ist.
Mehr Hände bei der Arbeit: Kollaborative Funktionen für den Sieg
Für Aufgaben, die eine bessere Teamarbeit erfordern, bietet Ihnen Zoho ToDo Funktionen zur Zusammenarbeit im Stil der sozialen Medien direkt in jedem Element Ihrer Aufgabenliste. Sie können eine Aufgabe mögen, jemanden einladen, Ihre Aufgabe zu sehen, Ideen zu kommentieren und zu diskutieren oder sogar private Kommentare und Antworten hinterlassen, wenn nötig.
Weniger Aktionen, größere Wirkung: Sprachbefehle und Scannen von Dokumenten
Sind Sie gerade mit etwas anderem beschäftigt und wünschten, Sie hätten einen Assistenten, der diese Aufgaben für Sie erledigt? Nun, sagen Sie es einfach! Sie können Sprachbefehle auf Ihrem iPhone verwenden, um neue Aufgaben in Zoho ToDo zu erstellen. Siri wird Sie nach Ihren Eingaben fragen und die Aufgabe erledigen. Außerdem können Sie sich die manuelle Arbeit sparen, indem Sie Ihre Papierdokumente scannen und den Text sofort in Aufgaben umwandeln. Sie können die gescannten Elemente entweder als mehrere Aufgaben oder als Unteraufgaben unter der Hauptaufgabe erstellen. Tun Sie weniger, aber erreichen Sie mehr!
Wir würden gerne weitermachen, aber wir hören hier auf und lassen Sie den Rest erkunden. Gehen Sie rüber zu dieser Seite um mehr über die exklusiven Funktionen der mobilen App zu erfahren und die App herunterzuladen.
Neue Funktionen im Web für Zoho ToDo
Auch in unserer Web-App gibt es interessante Neuigkeiten und Funktionen! Hier ist ein kleiner Vorgeschmack auf das, was in den nächsten Wochen in Zoho ToDo zu erwarten ist:
Ein umfassendes visuelles Dashboard für den Profi-Planer in Ihnen
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, und es spart auch einige Minuten! Für die Zahlenjongleure und Diagramm-Enthusiasten unter Ihnen haben wir eine ganze Reihe neuer umfangreicher Dashboard-Berichte und -Diagramme entwickelt. Hier werden alle wichtigen aufgabenbezogenen Informationen in verschiedenen Diagrammformaten dargestellt, die Sie nach Bedarf anpassen und eingrenzen können. Wenn Sie beispielsweise ein Team leiten, können Sie überprüfen, an wie vielen offenen Aufgaben Hans Muster gerade arbeitet, oder die laufenden und abgeschlossenen Aufgaben einer Gruppe für den letzten Monat vergleichen. Die Möglichkeiten sind endlos, und Sie können diese Ergebnisse nach Belieben anpassen, indem Sie nach den verschiedenen Aufgabenfeldern filtern.
Veröffentlichen Sie Ihre Aufgaben für ein größeres Publikum
Es ist die vierte Woche Ihres neuen Projekts, und Sie und Ihre Teamkollegen sind mit Feuereifer bei der Sache. Während jeder in Ihrem Team oder Ihrer Gruppe sehen kann, wie gut die Dinge laufen, haben Menschen ausserhalb Ihrer Gruppe, wie Ihre Leitung oder andere Teams, keine Ahnung. Wenn Sie also mit Ihrer guten Arbeit prahlen oder Ihren Stakeholdern die Aufgaben präsentieren müssen, brauchen Sie sie nicht zur Gruppe hinzuzufügen oder ihnen Screenshots zu schicken, sondern können Ihre Aufgaben einfach veröffentlichen, damit alle sie sehen können. Die Freigabe kann auf eine einzelne Person, das gesamte Unternehmen oder jeden im Internet beschränkt werden. Ihre Aufgaben sind dann für alle einsehbar, aber Mitglieder außerhalb Ihrer Gruppe können keine Änderungen daran vornehmen.
Take away
Bei all diesen neuen Funktionen werden wir in den nächsten Wochen sicher noch mehr von Ihnen hören! Testen Sie Zoho ToDo sowohl im Web als auch auf Ihren Handys und lassen Sie uns wissen, was Sie denken.
