Es gibt viele Definitionen und mehrere Möglichkeiten, dies zu tun, Geschäftsprozessmodellierung (Business Process Modelling = BPM) ein wenig verwirrend sein, vor allem für einen Anfänger. Aber wenn Sie tiefer einsteigen, werden Sie feststellen, dass es bei den meisten Ansätzen keine großen Unterschiede gibt. In diesem Lernprogramm zur Geschäftsprozessmodellierung erfahren Sie mehr über die verschiedenen Definitionen, Funktionen und die Geschichte von BPM. Ausserdem werden wir kurz auf die verschiedenen Techniken der Geschäftsprozessmodellierung eingehen.
Darum geht es im Beitrag
Definition der Geschäftsprozessmodellierung
Unter den vielen Definitionen, die online für die Geschäftsprozessmodellierung verfügbar sind, sind die folgenden, die unsere Aufmerksamkeit erregt haben;
- BPM ist ein Mechanismus zur Beschreibung und Kommunikation des aktuellen oder geplanten zukünftigen Zustands eines Geschäftsprozesses.
- BPM ist ein Mittel zur Darstellung der Schritte, Teilnehmer und Entscheidungslogik in Geschäftsprozessen.
- BPM ist eine Methode zur Verbesserung der organisatorischen Effizienz und Qualität. Ihre Anfänge liegen in der kapital- und gewinnorientierten Wirtschaft, aber die Methodik ist auf jede organisierte Tätigkeit anwendbar.
- BPM zielt darauf ab, die Unternehmensleistung zu verbessern, indem die Effizienz von Verbindungsaktivitäten bei der Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung optimiert wird.
- BPM ist eine Reihe von Aktivitäten zur formalen Darstellung von Geschäftsprozessen, die eine Analyse und weitere Verbesserung dieser Prozesse ermöglichen.
- Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist eine Kombination verschiedener prozessbezogener Schritte wie Prozessabbildung, Prozessentdeckung, Prozesssimulation, Prozessanalyse und Prozessverbesserung.
Da dies alles zutrifft, kann man zusammenfassen, wie die Arbeit in einem Unternehmen oder einer Organisation erledigt wird.
Wie sich BPM entwickelt hat
BPM hat sich in den letzten zwei bis drei Jahrzehnten rasant entwickelt und frühere Praktiken der Organisationseffizienz wie die Time and Motion Study (TMS) oder das Total Quality Management (TQM) ersetzt. Diese Nachfrage nach BPM ist das Ergebnis von,
- Erhöhung der Transparenz und Rechenschaftspflicht aller Organisationen, einschließlich der öffentlichen Dienste und der Regierung
- Zunahme der Nutzung von Informations- und Kommunikationssystemen
- Moderne Komplexität der Wirtschaft
BPM kann aufgrund seines technischen Charakters, der Betonung des Prozesses und der analytischen Ansätze und Verantwortlichkeiten, die sich aus der Verbesserung der Qualität ergeben, als Qualitätsmanagement-Tool betrachtet werden. Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist sehr nützlich für das Änderungsmanagement von Organisationen.
Bemerkenswerte Funktionen der Geschäftsprozessmodellierung
Eine zusammenfassende Liste der BPM-Merkmale lautet wie folgt;
- BPM ist in der Regel ein Diagramm, das eine Abfolge von Aktivitäten darstellt. Es zeigt in der Regel Ereignisse, Aktionen und Verknüpfungen oder Verbindungspunkte in der Abfolge von Ende zu Ende.
- Sie konzentriert sich hauptsächlich auf Prozesse, Aktionen und Aktivitäten usw.
- Ein Geschäftsprozessmodell umfasst sowohl IT-Prozesse als auch menschliche Prozesse.
- Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist funktionsübergreifend und vereint in der Regel die Arbeit und Dokumentation von mehr als einer Abteilung im Unternehmen.
- Ressourcen zeichnen sich innerhalb von BPM dadurch aus, wie sie verarbeitet werden.
- Menschen (Teams, Abteilungen usw.) werden im BPM in Bezug auf das, was sie wann und aus welchen Gründen tun, charakterisiert, insbesondere wenn verschiedene Möglichkeiten oder Optionen bestehen, wie in einem Flussdiagramm.
- Die Modellierung von Geschäftsprozessen kann auch Aktivitäten von Prozessen und Systemen externer Organisationen umfassen, die in den Primärprozess einfliessen.
- In großen Unternehmen werden die Geschäftsprozessmodelle aufgrund ihrer Grösse und Komplexität in der Regel detaillierter analysiert und dargestellt als in kleinen Unternehmen.
- Die Modellierung von Geschäftsprozessen wird in gewissem Masse auch durch die verschiedenen computergestützten Werkzeuge oder Software definiert, die bei der Anwendung ihrer Methoden verwendet werden. Diese Werkzeuge entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, und daher ist es ratsam, offen zu bleiben, wie BPM eingesetzt werden kann.
Geschäftsprozessmodell-Hierarchie
Die folgende Hierarchie wird hauptsächlich bei der Prozessmodellierung für große Unternehmen verwendet. Sie kategorisiert alle Prozesse einer Organisation in fünf Stufen, so dass es einfacher ist, die Ergebnisse zu rationalisieren.
Geschichte der Geschäftsprozessmodellierung
Die Ursprünge von BPM reichen Jahrhunderte zurück. Lassen Sie uns also einen kurzen Überblick über die Geschichte der BPM geben.
In der Antike wurde die Produktion in Heimarbeit von einer Person durchgeführt, die einen Gegenstand von Anfang bis Ende herstellte. Als Fabriken zum Standard wurden, erwies es sich als zeitaufwändig und ineffizient, wenn viele Beschäftigte einen Gegenstand auf einmal herstellten.
In seinem Werk “Division of Labour” aus dem Jahr 1776 vertrat Adam Smith die Ansicht, dass die Aufteilung des Produktionsprozesses und die Schaffung spezieller Aufgaben den Prozess vereinfachen und beschleunigen würden. Er zeigte, dass das Ergebnis sehr viel effizienter sein würde, wenn die verschiedenen Phasen der Herstellung von verschiedenen Personen in einer Kette von Aktivitäten durchgeführt würden. Damit war der Geschäftsprozess geboren.
Anfang 1900 “Time and Motion” – Frederik Winslow Taylor dachte weiter und verschmolz seine “Zeitstudie” mit der “Bewegungsstudie” von Frank & L. Gilbreth, was zu neuen wissenschaftlichen Managementmethoden (1911) und den berüchtigten “Zeit- und Bewegungsstudien” führte. Diese Studien dokumentierten und analysierten Arbeitsprozesse mit dem Ziel, den Zeitaufwand und die Anzahl der mit den einzelnen Prozessen verbundenen Handlungen zu verringern und damit sowohl die Produktivität als auch die Effizienz der Arbeitnehmer zu verbessern. Dies wurde von den Arbeitgebern mit Begeisterung aufgenommen und von den Arbeitnehmern mit Zynismus und Feindseligkeit betrachtet.
Anfang bis Mitte der 1900er Jahre “the one best way” – Frank Gilbreth entwickelte die erste Methode zur Dokumentation von Prozessabläufen. Er präsentierte sein Papier “Process charts – First Steps to Finding the One Best Way” 1921 der American Society for Mechanical Engineers (ASME). Bis 1947 wurde der ASME-Standard für Prozessdiagramme unter Verwendung der ursprünglichen Notation von Gilbreth allgemein angenommen.
Enttäuschung über das Fliessband in den 1930er Jahren – Im ersten Jahrzehnt des 20th Jahrhunderts war “Zeit und Bewegung” ein vertrautes Konzept, das dem modernen “wissenschaftlichen” Zeitalter entsprach. Im Jahr 1936 machte sich jedoch Ernüchterung breit, die sich in Charlie Chaplins Film Moderne Zeiten widerspiegelte. Der Film persiflierte die Massenproduktion und das Fließband und spiegelte die kulturelle Desillusionierung über die triste Tretmühle der Industrie während der großen Depression wider. Es ist vielleicht kein Zufall, dass Theorien zur Optimierung der Produktivität und diejenigen, die am meisten davon profitieren, stärker in Frage gestellt oder kritisiert werden, wenn der Wirtschaftszyklus in eine Rezession mündet.
Workflow Mitte der 1970er Jahre – Zwischen 1975 und 1985 florierte die Forschung und Entwicklung im Bereich der Büroautomation. Spezielle Workflow-Technologien und der Begriff “Workflow” wurden eingeführt. BPM hat zwar seine historischen Ursprünge im Workflow, doch gibt es zwei wesentliche Unterschiede:
- Dokumentenbasierte Prozesse, die von Menschen durchgeführt werden, stehen im Mittelpunkt von Workflow-Systemen, während sich BPM sowohl auf Menschen als auch auf Systemprozesse konzentriert.
- Workflow befasst sich mit den Prozessen innerhalb einer Abteilung, während BPM die Prozesse der gesamten Organisation betrifft.
In den 1980er Jahren, dem Zeitalter der Qualität, war Qualität oder Total Quality Management (TQM) die angesagte Management- und Geschäftsprozesstheorie, die von Deming und Juran vertreten wurde. Sie wurde zunächst im Ingenieurwesen und in der Fertigung eingesetzt und basiert auf der japanischen Philosophie des Kaizen oder der kontinuierlichen Verbesserung. Ziel war es, schrittweise Verbesserungen der Prozesse in Bezug auf Kosten, Qualität, Service und Geschwindigkeit zu erreichen.
Schlüsselaspekte des Total Quality Management haben sich inzwischen durchgesetzt und wurden erfolgreich an die Unternehmen der 2000er Jahre angepasst. Six Sigma und Lean Manufacturing sind die bekanntesten dieser Methoden.
In den 1990er Jahren wurde das Business Process Re-engineering (BPR)
Anfang der 1990er Jahre trat das Business Process Re-engineering auf den Plan und gewann in der Geschäftswelt zunehmend an Bedeutung. Während TQM (das zu diesem Zeitpunkt an Popularität verlor) auf eine schrittweise Verbesserung der Geschäftsprozesse abzielte, verlangte BPR eine radikale Veränderung der Geschäftsprozesse und der Leistung.
Im Jahr 1993 entwickelten Michael Hammer und James Champy das Konzept in ihrem Buch “Re-engineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution“. Sie erklärten, dass es sich dabei um einen revolutionären, schnellen und drastischen Prozess handele und nicht um einen evolutionären und schrittweisen. Es war ein großer Erfolg und wurde von Unternehmen und Beratern mit Begeisterung aufgenommen. Die Re-Engineering-Industrie wuchs und triumphierte, bevor sie zu erlahmen begann.
Ende der 1990er Jahre war BPR als Ansatz für die gesamte Organisation dramatisch in Ungnade gefallen. Es erwies sich für die meisten Unternehmen als zu langatmig, wurde daher schlecht ausgeführt und wurde folglich als Ansatz für das gesamte Unternehmen verdrängt.
Kritiker dieser völlig “neuen Besen“-Methode würden sagen, dass es unmöglich sei, in einer bereits etablierten Organisation einen Neuanfang zu machen. Weitere Kritikpunkte waren, dass sie entmenschlichend und mechanistisch sei und sich auf Handlungen und nicht auf Menschen konzentriere (Taylorismus).
Entscheidend ist, dass er mit den Begriffen “Verlagerung“, “Umstrukturierung” und “Verkleinerung” von Organisationen in Verbindung gebracht wird, die alle als Euphemismen für Entlassungen verwendet werden. Nicht das, was Hammer und Champy sich vorgestellt hatten.
In den 2000er Jahren wurde die Geschäftsprozessmodellierung (BPM)
Die besten Grundsätze des Business Process Re-engineering haben im BPM noch immer Bestand, allerdings in einem weniger drastischen, weniger brutalen und besser handhabbaren Massstab. Die Lehren daraus sind gezogen worden, Geschäftsprozessmodellierung kann und wird funktionieren, aber sie muss mit Vorsicht behandelt werden. Der Schlüssel liegt in der Umsetzung. Wenn sie sensibel und integrativ durchgeführt und umgesetzt wird, kann sie sowohl für das Unternehmen als auch für seine Mitarbeiter von Vorteil sein.
Für eine Belegschaft, die in Verwaltungsaufgaben ertrinkt, von denen viele wiederholt oder erneut in mehrere Datenbanken eingegeben werden, BPM eine grossartige Sache sein. Es kann Zeit freisetzen, um sich auf die “wertschöpfenden” Aufgaben zu konzentrieren, die befähigend und lohnend sind: mit Kunden zu sprechen und ihnen zuzuhören, Entscheidungen zu treffen oder das zu tun, was sie gut können, anstatt sich mit langweiligen und sinnlosen Aufgaben zu beschäftigen.
BPM ist effektiv wie jede andere Methode auch. In den falschen Händen kann es eine Organisation und ihre Mitarbeiter ersticken und behindern. Das Werkzeug liefert nicht die Ergebnisse – es kommt darauf an, wie man es einsetzt.
Verschiedene Geschäftsprozessmodellierungstechniken
Bei der Implementierung der Geschäftsprozessmodellierung gibt es viele Techniken, die im Laufe der Jahre erprobt und getestet worden sind. Einige haben nur wenige Nachteile, andere haben sich als erfolgreich erwiesen.
- Flussdiagramm-Technik
- Datenflussdiagramme – die Yourdon-Technik
- Rollen-Aktivitäts-Diagramme (RAD)
- Rollen-Interaktions-Diagramme (RID)
- Gantt-Diagramm
- Integrierte Definition für Funktionsmodellierung (IDEF)
- Farbige Petri-Netze (CPN)
- Objektorientierte Methoden (OO)
- Workflow-Technik
- Simulation
- Notation zur Modellierung von Geschäftsprozessen (BPMN)
- UML-Aktivitätsdiagramm
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