Die Organisation und Strukturierung Ihres Unternehmens ist der Schlüssel zur Verwaltung Ihres wertvollsten Vermögens – Ihrer Zeit. Die Auswahl einiger grundlegender Softwarepakete, die Ihnen diese Arbeit abnehmen, kann Ihnen viel Zeit und Mühe ersparen. Diese Software ist über das Internet leicht erhältlich und bietet oft kostenlose oder sehr kostengünstige Optionen für kleine Unternehmen.
“Die Organisation und Strukturierung Ihres Unternehmens ist der Schlüssel zur Verwaltung Ihres wertvollsten Gutes – der Zeit.”
Basissoftware, die Sie benötigen
Wenn ein Unternehmen neu Gegründet wird oder das bestehende Unternehmen auf den neusten Technischen Stand gebracht werden soll, stellt sich oft die Frage nach der richtigen Basissoftware. Welche Software brauchen wir um nicht nur die aktuellen Prozesse reibungslos abwickeln zu können, sondern auch die zukünftigen. Was für Tools benötigen wir um die Prozesse zu verbessern, zu vereinheitlichen und vielleicht sogar diese zu automatisieren? Denn gerade wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren zahlt sich aus, denn auch wenn es zum Beispiel pro Tag 10 Minuten Ersparnis sind, ist dies auf ein Jahr 2’000 Minuten und wenn es 4-5 Mitarbeiter sind mit Zeitersparnissen, dann macht dies 8′-10’000 Stunden – eine 50% Stelle kommt da schnell zusammen. Es kann sich daher lohnen nicht nur als Start up, sondern auch als etabliertes Unternehmen sich Gedanken über die richtige Basissoftware zu machen.
Wichtig bei der Auswahl der Basissoftware sollte nicht nur der Preis sein, sondern Kriterien wie Vernetzung und Skalierbarkeit. Sprechen die einzelnen Applikationen miteinander? Heisst, kann ich den Kunden aus dem CRM mit einem Newsletter bedienen, ihm Rechnungen senden, sehe ich Ihn im Projektmanagement Tool, respektive sehe ich im CRM seine Rechnungen oder laufenden Projekte. Nur wenn diese Verbindungen gegeben sind – ohne manuelle exporte/importe von Excel Listen, kann eine effiziente Arbeit ermöglich werden.
Hier sind unsere Empfehlungen für die Software, mit der Sie beginnen können. Denken Sie daran, dass Sie für den Anfang nicht alle diese Lösungen benötigen. Im Abschnitt “Produkte” finden Sie weitere Einzelheiten zu diesen Lösungen.
- Buchhaltung. Ein grundlegendes Buchhaltungspaket, mit dem Sie Rechnungen für die Bezahlung von Lieferanten, Rechnungen für die Rechnungsstellung und das Inkasso von Kunden, Bankkonten und Bargeldbestände erstellen und im Auge behalten können und das eine zentrale Stelle für alle Ihre geldbezogenen Geschäftsaktivitäten darstellt. Beispiele hierfür sind Bexio oder Zoho Books. Im Abschnitt “Produkte” unter Online Buchhaltung finden Sie einen Überblick über die besten Softwarepakete für die Buchhaltung von Kleinunternehmen.
- Aufgabenverwaltung. Bei den vielen Aufgaben, die jeden Tag auf Ihren Schreibtisch kommen, kann man sich leicht in den Details verlieren. Ein einfaches Aufgabenmanagement-Tool, mit dem Sie alle Aufgaben im Auge behalten und sie nach Datum und Priorität ordnen sowie anderen Teammitgliedern zuweisen können, kann unglaublich hilfreich sein. Dies kann im CRM oder mittel Projektmanagement Tool erfolgen. Zoho ToDo ist die Applikation für Aufgaben, welche in Zoho CRM und vielen weiteren Zoho Applikationen vollintegriert ist und daher sicherstellt, dass Aufgaben nicht doppelt erfasst werden müssen oder das Sie auch beim Empfänger ankommen.
- Projektverwaltung. Während Aufgabenmanagement-Tools für bestimmte Aufgaben hilfreich sind, ist es oft notwendig, dass Sie eine Reihe von Aufgaben für eine bestimmte Initiative durchführen. Wenn Sie z. B. Ihre Website einführen, können Sie dies sicherlich als eine Reihe von Aufgaben in einem Aufgabenmanagement-Tool erstellen, aber bei einem solchen Projekt mit vielen beweglichen Teilen ist es vielleicht hilfreicher, ein Projektmanagement-Tool zu verwenden, mit dem Sie Projekte erstellen, Aufgaben erstellen, Aufgaben zuweisen, sehen können, wo Sie auf dem richtigen Weg sind oder zurückfallen und den Überblick auf einer ganzheitlicheren Ebene behalten.
- Dokumentenverwaltung. Die von Ihnen und anderen Teammitgliedern erstellten Dokumente und Dateien sind schwer zu überblicken. Ein einziger Ort in der Cloud (d. h. über das Internet), an dem Sie und mehrere Teammitglieder auf Dokumente zugreifen können, ist eine sehr effiziente Möglichkeit, den Überblick zu behalten. Und wenn Sie diese Tools richtig organisieren – z. B. mit einem Ordner für Marketing, Vertrieb und Produkt – können Sie eine schöne Struktur schaffen, die Sie und Ihre Ressourcen organisiert und auf derselben Seite hält. Wir nutzen hier Zoho Workdrive, weil hier alle Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten können am gleichen Dokument und immer – auch aus dem Home Office – zugriff haben.
- Virtuelle Rezeptionistin oder Anrufbeantworterin. Ein virtueller Empfangsdienst tritt an die Stelle einer herkömmlichen Empfangsdame und bietet einen automatischen Anrufbeantwortungsdienst. Virtuelle Rezeptionisten erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da sie ein höheres Anrufvolumen bewältigen und rund um die Uhr Telefone beantworten können. Sie können auch wesentlich weniger kosten als die Einstellung eines persönlichen Mitarbeiters, der dieselbe Aufgabe übernimmt. Durch das teilen des Zoho Calenders kann der outgesourcede Empfang hier die Verfügbarkeit prüfen und Termine vereinbaren.
- Tools für Online-Meetings und Webkonferenzen. In einer Welt, in der wir heute hauptsächlich über das Internet kommunizieren und zusammenarbeiten, ist es wichtig, das richtige Werkzeug zur Verfügung zu haben. Sie brauchen nicht nur etwas, das zuverlässig ist und einwandfrei funktioniert, sondern auch ein Tool, das für alle Ihre Mitarbeiter einfach zu bedienen ist. Zoho Meetings ist ein perfektes Tool hierzu.
- Digitales Marketing. Newsletter oder eine Serie von Onboardings e-Mails mit Tipps und Anleitungen können sehr wertvoll sein für neue Kunden und Produkte Nutzer. Es erhöht die Kundenzufriedenheit und reduziert die Anrufe im Kundendienst. Mit Zoho Campaigns haben wir das perfekte und in die Zoho Familie integrierte Tool am Start.
Wie wir bereits erwähnt haben, brauchen Sie nicht alle diese Programme vom ersten Tag an, aber angesichts der Tatsache, dass viele von ihnen kostengünstig als Teil des Bundles Zoho One erhältlich sind, werden Sie feststellen, dass Sie eher früher als später damit anfangen sollten, um effizienter zu sein.
Leistungsübersicht Zoho One als Basissoftware für Unternehmen
Die Basissoftware die Sie für den Betrieb Ihres Unternehmen benötigen heisst Zoho One, beinhaltet über 40 Applikationen und deckt 95% der notwendigen Software ab. Vielleicht brauchen Sie noch eine Software für Bildbearbeitung wie Canva oder zum Schneiden von Videos. Dies kann Zoho nicht, aber alles andere.
Einfache Finanzierung der Basissoftware
Das beste, die Software kostet lediglich 37€ pro Mitarbeiter/Monat, sprich 444€ pro Jahr und wir bieten interessante Finanzierungslösungen an zusammen mit der Bank WIR. So kann ein WIR Kredit zu 0% Zins helfen die entsprechenden Applikationen zu kaufen und zu implementieren. Sogleich sparen Sie Schweizer Franken bei den Ausgaben durch das ablösen von teuren, schlecht integrierten und veralteten Software Tools. Ein Wechsel der Basissoftware ist also alles andere als teuer, sondern fast schon kostenlos.