Tipps und Tricks für das erfolgreich Home Office

Home Office erlebt einen Boom, nicht zuletzt wegen der Corona-Pandemie. Bereits früher haben einige Firmen und Mitarbeiter deren Vorteile und Nachteile kennen gelernt. Beachtet man gewisse Verhaltensregeln und verfügt über die technischen Voraussetzungen, dann werden die Nachteile massiv reduziert.

Bei KMU Digitalisierung leben wir den digitalen Ansatz seit der Gründung vor 2 Jahren und profitieren nun von der dezentralen Organisation. Wir durften viele Erfahrungen machen und lernen. Auf dieser Basis ist dieser Artikel entstanden.

Organisation und einen klar definierten Arbeitsraum

Homeoffice, ah ja die wo auf dem Sofa rumhängen. Ist ein beliebter Vorwurf. Sicherlich ist es keine gute Idee, vom Sofa oder Bett aus zu arbeiten. Jedoch kann ein Sofa für eine Videokonferenz sehr eignet sein. Die Bezeichnung „Home Office“ hat einen guten Grund und legt bereits nahe, was wichtig ist: bestimmen Sie dafür einen Bereich (es muss kein ganzes Zimmer sein), in dem Sie ungestört und ohne äußere Ablenkung arbeiten können. Der Esstisch, am Nachmittag der Balkon oder die Terrasse. Organisieren sie sich zu Hause und schaffen Sie sich Arbeits- oder Kommunikationszonen.

Kleider machen Leute – ziehen Sie sich so an, als wären Sie im Büro

Es ist verlockend im Pyjama den ganzen Tag rum zu hängen. Dies hat etwas vom Sonntags-Feeling. Sich Arbeitstauglich zu kleiden obwohl Sie zuhause arbeiten, hat aber eine große psychologische Wirkung: Es stellt Ihr Gehirn auf „Arbeitsmodus“ und verhindert, dass sie vor lauter Entspannung nicht in Gang kommen. Behalten Sie Ihre Tagesabläufe bei. Spätestens bei der nächsten Videokonferenz machen Sie so auch einen deutlich besseren ja professionelleren Eindruck. Was uns gleich zum nächsten Punkt führt…

Digitale und verschiedene Kommunikationsformen

Telefongespräche oder E-Mails, Textnachrichten oder Chat, jeder hat seine ganz eigenen, persönlichen Vorlieben, um mit anderen Kontakt aufzunehmen und zu pflegen. Im Homeoffice ist es wichtig, alle Formen gut zu beherrschen und die zur Situation passende Kommunikationsform auszuwählen. So kann es je nach Situation besser sein, eine E-Mail zu schreiben statt zu telefonieren, genauso wie es sinnvoller sein mag, statt Nachrichten zu verschicken eine Videokonferenz abzuhalten. Wählen Sie also bewusst aus, für welche Kommunikationsform Sie sich entscheiden und seien Sie offen für verschiedene Wege.

Nach unseren Erfahrungen ist es von grossem Vorteil, wenn Sie viele oder alle Formen der Kommunikation zentral über ein Device bedienen können. So müssen Sie nicht zwischen verschiedenen Geräten hin und her wechseln. Unsere Kunden oder Team Chats laufen daher entweder über WhatsApp via Browser auf dem Laptop oder via Chat der voll in unsere Applikationen integriert ist. Sprich egal ob ich im CRM, an einer Präsentation oder an der Buchhaltung bin, ich sehe immer die Nachrichten und Fragen der Kollegen an mich.

Vermeiden Sie Multitasking

Es ist verlockend, E-Mails zu beantworten oder andere Aufgaben zu erledigen, wenn man in einer Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern festsitzen, die kein Ende findet. Das gilt insbesondere, wenn man sich bereits von seinen Teamkollegen isoliert fühlt. Aber der Verlust der Konzentration (und des Blickkontakts) kann anderen den Eindruck vermitteln, dass der Kollege im Homeoffice desinteressiert oder sogar eingebildet ist.

Um einen guten Eindruck zu hinterlassen und dem Drang nach Multitasking zu widerstehen, können sich Homeoffice-Worker einfach etwas weiter von ihrem Computer entfernt positionieren, so dass sie von der Taille an sichtbar sind. Ihre Teamkollegen sollten ihre Hände sehen können und sie sollten oft direkt in die Kamera schauen, damit ihre Teamkollegen virtuellen Blickkontakt haben. Je nach Situation ist es auch legitim, dezent und anständig auf den Zeitplan zu verweisen. Genau gleich wie klassische Meetings sollten auch Videokonferenzen effizient und zielorientiert geführt werden.

Home Office heisst nicht 24 Stunden Arbeit

Arbeitgeber und Kunden müssen verstehen lernen, dass auch im digitalen Zeitalter nicht eine 24 Stunden Verfügbarkeit die Normalität ist. Vielleicht braucht es Krisen wie die Corona Pandemie um dies zu lernen.

Aber auch Arbeitnehmer müssen lernen flexibel und doch zu sich selber streng zu sein und sich selber feste Anfangs- und Endzeiten für den persönlichen Arbeitstag fest zu legen, die Sie auch konsequent einhalten. Dabei geht es nicht nur darum sicherzustellen, dass Sie eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeiten, wenn Sie genau um acht Uhr starten und um fünf Uhr aufhören. Feste Arbeitszeiten schaffen die Grundlage dafür, die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen. Zudem ist eine klare Abgrenzung zwischen Arbeitsleben und Privatleben insbesondere für die Arbeit von zuhause aus enorm wichtig, damit Sie mental gesund bleiben.

Zugleich kann auch eine Prise Flexibilität helfen, in dem man nach Absprache im Team gewisse Zeitfenster frei gestaltet werden. Zum Beispiel am Montag ab 15.30 Uhr keine Meetings zu machen, damit das Amt als Curling-Coach platz hat und 2 Stunden die an diesem Tag fehlen dafür fix am Samstag morgen oder Donnerstag Abend einzuplanen.

Planung und Arbeitslisten

Nur wer weiss was er will und wohin er geht, kann sagen ob er seine Ziele erreicht hat. Damit konzentriert auf ein bestimmtes Ziel hin gearbeitet werden kann, ist es hilfreich, sich eine tägliche Aufgabenliste zu erstellen. So können Sie selbst kontrollieren, wie erfolgreich Sie Ihre Arbeit machen, auch wenn Sie dies zuhause tun. Dieser Tip ist daher für Silo- oder Homeoffice Arbeiter genau gleich wertvoll. Setzen Sie sich kritisch damit auseinander, welche Priorität die einzelnen Aufgaben haben und legen Sie fest, was bis zum Ende des Tages erledigt sein muss. Anschliessend überprüfen Sie, welche Aufgaben Sie erledigen konnten, und welche nicht. Daraus ergibt sich dann wieder die Planung für den nächsten Tag und eröffnet Ihnen die Möglichkeit, die eigene Leistung zu bewerten und Ihre Aufgaben konsequent zu organisieren. So lernen Sie auch, frühzeitig zu erkennen was Sie an Ihrer Arbeitsorganisation und -platz ändern sollten um effizienter und effektiver zu sein.

Machen Sie Pausen

Was im Büro gilt, über Kleidung und Arbeitsbereich haben wir schon gesprochen, gilt auch im Homeoffice. Es ist wichtig von Zeit zu Zeit eine Pause einzulegen, – so wie Sie das auch im Büro machen würden. Verlassen Sie den Arbeitsbereich bewusst, holen Sie sich einen Tee oder Kaffee oder stehen kur auf den Balkon. So gibt Ihnen die Pause die Möglichkeit, den Kopf wieder freizubekommen und manche Dinge aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten, so dass Sie anschließend mit neuer Energie an Ihre Aufgaben gehen können.

Vermeiden Sie Ablenkungen durch Familie oder Freunde

Gerade wenn die Schulen geschlossen sind ein schwieriges Thema und diese Regel ist vielleicht etwas verwirrend: Sie sollen/können Ihre Familie natürlich nicht ignorieren, wenn Sie gebraucht werden. Aber machen Sie aus der Arbeit im Home Office keine Gruppenveranstaltung. Setzen Sie auch hier klare Grenzen und bitten Sie die Familie oder Freunde, Sie so zu behandeln, als wären Sie tatsächlich im Büro. Ansonsten laufen Sie Gefahr, Ihre Aufgaben aus den Augen zu verlieren.

Der Krisen-modus.

Sind Ihre Kinder jedoch nicht in der Schule oder betreut, so ist es umso wichtiger gemeinsam Regeln und Arbeitspläne zu machen. Papi arbeitet eine Stunde an Projekt XY – in dieser Zeit lesen die Kinder oder machen Hausaufgabe Z und dann wird 15-30 Minuten die Arbeit und das gelernte der Kinder besprochen und neue Lernziele definiert. Ja, die Arbeitszeit für Papi verlängert sich auf Grund der zusätzlichen Pausen. Im Kriesen-Modus ist es legitim und es ist wichtig hier an die Solidarität zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu appellieren und dies zu leben.

Vielleicht kann auch die Nachbarin ein, zwei Stunden auf alle Kinder aufpassen und Sie revanchieren sich am Nachmittag mit 2 Stunden Betreuung.

Home office Arbeiter müssen sich um Nähe kümmern – Kommunizieren Sie aktiv

Trotz aller Möglichkeiten, die uns moderne Kommunikationsmittel bieten: der persönliche Austausch ist immer noch ein sehr wichtiges menschliches Bedürfnis. Falls Sie dauerhaft von zuhause arbeiten, sollten Sie Ihre Kunden und Kollegen regelmäßig persönlich treffen, zum Beispiel beim Lunch. Oder Sie richten sich einen festen Tag pro Woche ein, in dem Sie vor Ort im Büro sind und den persönlichen Kontakt aufrechterhalten. Kurzfristig kann dies für 1-2 Monate unterbrochen werden, wenn die Umstände dies erfordern. Es sollte aber nicht die Regel werden.

Tägliche Arbeitsroutine hilft

Routine klingt negativer als es ist. Oft hat es einen negativen Beigeschmack im Sinne von langweilig, lästig und ermüdend. Jedoch ein klar strukturierter Arbeitsablauf hingegen ermöglicht Ihnen, sich in die Arbeit zu vertiefen und verbessert Ihre Konzentrationsfähigkeit. Dadurch finden Sie leichter in den  „Arbeitsmodus“, egal ob im Büro oder Home Office. Auf die gleiche Weise können Sie Ihre Pausen in ihren Arbeitstag einbetten.

Belohnung nicht vergessen

Auch im Homeoffice sollten Sie sich für die Arbeit belohnen. Ein frischer Kaffee oder eine längere Pause nach einem erfolg motiviert. Denn kleine Belohnungen über den Tag verteilt, honorieren Ihre Leistung und steigern nachweislich Ihre Motivation. Die Möglichkeiten, sich bewusst etwas Gutes zu tun, sind im Home Office wesentlich größer als in der Firma – also nutzen Sie diesen Vorteil!

Bei mir heisst diese Belohnung übrigens “Ghandi Pur” ein ganz ausgezeichneter indischer Kaffee von Kaffeepur.ch – wie heisst diese bei Ihnen?

Klare Abmachungen

Ganz wichtig ist es auch, zwischen Ihnen und Ihrem Team, respektive Ihrem Arbeitgeber klare Abmachungen zu vereinbaren und einzuhalten. Diese Abmachungen können je nach dem variieren oder der aktuellen Situation angepasst werden – aber sie müssen offen, ehrlich und Transparent geklärt werden.

Wenn Sie diese Regeln beachten, werden Sie alle Annehmlichkeiten genießen können, die Arbeiten von zuhause aus ermöglicht, ohne dass Sie dabei Ihre Motivation oder Produktivität opfern müssen. Denn Wohlbefinden und Kreativität sind eine wichtige Grundlage dafür, unser Menschliches-Potenzial ganzheitlich zu aktivieren. Kommt der Krisenfall dazu, ist es umso wichtiger um als Gesellschaft stark aus dieser Krise heraus zu kommen.

Tipps und Tricks fürs Home Office

Sollten Sie zudem auf Grund Ihrer technischen Infrastruktur an die Grenzen stossen, kontaktieren Sie uns ungeniert. Wir helfen Ihnen gerne rasch Ihre Unternehmen ins digitale Zeitalter zu bringen, praxis- und umsetzungsnah.