Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik in Cliq ist eine großartige Zeitmanagementmethode, die unsere Produktivität bei der Arbeit verbessert. Diese Technik hat schon vielen geholfen, schneller zu arbeiten, ihre Effizienz zu steigern und ihre Work-Life-Balance zu erhalten. Der Schwerpunkt dieser Technik liegt auf der Steigerung der Produktivität bei großen Aufgaben, die kreative geistige Energie erfordern, aber sie kann für jede Art von Aufgabe verwendet werden.
Die Pomodoro-Technik wurde von Francesco Cirillo auf der Grundlage eines tomatenförmigen Küchentimers entwickelt, den er besaß (daher der Name: pomodoro ist italienisch für Tomate). Die Methode sieht vor, dass Sie Ihre Zeit in kurze 25-Minuten-Schritte einteilen und am Ende jeder 25-Minuten-Sitzung eine 5-minütige Pause einlegen. Jeder 25-Minuten-Zeitraum wird als “pomodoro” bezeichnet, und nach vier aufeinanderfolgenden pomodoros macht man eine längere Pause von 15 oder 30 Minuten.
Die Schritte der Pomodoro-Technik
- Bereiten Sie Ihre Aufgabenliste für den Tag vor.
- Stellen Sie einen Timer für 25 Minuten ein (ein Pomodoro).
- Mit der Arbeit beginnen.
- Machen Sie nach einem Pomodoro eine fünfminütige Pause.
- Gehen Sie wieder an die Arbeit. Wiederholen Sie diesen Vorgang viermal. (Arbeitsleistung: 4×25 = 100 Minuten; Pausenzeit: 3×5 = 15 Minuten)
- Nach 4 Pomodoros machen Sie eine 30-minütige Pause.
Betrachten wir als Beispiel meinen eigenen Arbeitstag. Wenn ich um 8 Uhr morgens mit der Arbeit beginne und um 13 Uhr Mittagspause mache, schaffe ich bis dahin acht Pomodoros. Wenn ich dann von 14 Uhr bis 17 Uhr arbeite, kann ich nach dem Mittagessen sechs Pomodoros machen. Das bedeutet, dass ich insgesamt etwa 350 Minuten pro Tag arbeite (fast sechs Stunden). Mit der Pomodoro-Technik kann ich jetzt die gleiche Menge an Arbeit, die ich normalerweise in einem Zeitrahmen von 10 bis 12 Stunden erledige, in etwa sechs Stunden erledigen. Die richtige Anwendung der Pomodoro-Technik hilft, Leerlaufzeiten und Aufschieberitis zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Wissenschaftliches Fundament
Im Wesentlichen haben Menschen zwei grundlegend unterschiedliche Denkweisen, welche fokussiert und diffus bezeichnet werden können. Oft ist es eine gute Idee, wenn man sich direkt auf die Situation konzentriert hat, die Dinge wieder zur Ruhe kommen zu lassen und sich ein wenig mehr Zeit zu nehmen. Auf diese Weise kann mehr neuronale Verarbeitung stattfinden, oft unterhalb des Bewusstseins im diffusen Modus. Die Sache ist die, dass es oft Zeit braucht, bis die neuronale Verarbeitung stattfindet, und auch Zeit, um die neuen neuronalen Strukturen aufzubauen, die es uns ermöglichen, etwas Neues zu lernen. Deshalb ist es so wichtig, die Prokrastination zu bekämpfen. Der einfachste Weg, die Prokrastination zu bekämpfen, ist die Anwendung der Pomodoro-Technik. Diese kurze, 25-minütige Phase der Konzentration, gefolgt von einer kleinen mentalen Entspannung. Durch Übung und Wiederholung können wir die neuronalen Strukturen, die wir beim Lernen von etwas Neuem aufbauen, verbessern und stärken. Übung und Wiederholung sind besonders wichtig für abstraktere Themen. Das Gedächtnis ist natürlich ein wichtiger Aspekt des Lernens und Arbeitens.
Zoho Cliq & die Pomodoro-Technik
Erinnerungen sind eine Notwendigkeit in unserer hypervernetzten Arbeitswelt, in der es kompliziert sein kann, den Überblick über den eigenen Zeitplan und die Aufgabenliste zu behalten, aber auch über die Aufgaben, die anderen zugewiesen wurden. Die Erinnerungsfunktion von Cliq kann die Pomodoro-Technik noch einfacher und praktischer machen.
Sie müssen lediglich Erinnerungen für die Pomodoros einrichten, die Sie für den Tag geplant haben. Denken Sie daran, Ihre fünfminütigen Pausen und die längeren Pausen alle vier Sitzungen einzuplanen, wenn Sie Ihre Erinnerungen einstellen. Lesen Sie unsere Wissensdatenbank, um zu erfahren, wie Sie in Cliq Erinnerungen einrichten.
Bevor Sie Ihre Pomodoro-Erinnerungen einstellen, planen Sie Ihre Aufgaben mit einer Checkliste in Zoho Sheets oder Zoho Notebook (oder verwenden Sie ein beliebiges Aufgabenmanagement-Tool) und nutzen Sie die Cliq Bots, um Benachrichtigungen über Ihre Arbeit zu erhalten.
Wie viele von uns wissen, bringt die Arbeit von zu Hause aus einzigartige Herausforderungen und Chancen mit sich. Vielleicht müssen Sie Besorgungen machen oder Wäsche waschen, aber mit der Pomodoro-Technik können Sie diese Aufgaben in Ihren Tag einbauen, ohne Ihren Arbeitsfluss zu unterbrechen.
Wenn Sie 12 Pomodoros an einem Tag schaffen, haben Sie neun kurze Pausen und zwei lange Pausen. Nutzen Sie die kurzen Pausen, um einen Snack zu sich zu nehmen oder Ihre Wäsche zu wechseln, während eine der langen Pausen Ihre Mittagspause sein könnte und die andere für Sport oder Besorgungen genutzt werden kann.
Der verbesserte Pomodoro
Wenn Sie mit der Pomodoro-Technik vertraut sind, können Sie eine erweiterte Version verwenden, die sich am besten für die Arbeit mit Cliq eignet. Wir nennen sie TIP, ein Akronym für “Teamarbeit, Einzelarbeit und Planung”. “Gruppieren Sie Ihre Arbeitsaufgaben in drei verschiedene Kategorien und unterteilen Sie sie in verschiedene Pomodoros. Hier ist ein Beispiel, wie das aussehen könnte:
1. Teamarbeit
Sie können diese Zeit nutzen, um Besprechungen anzusetzen, sich per Audio- oder Videoanruf zu unterhalten und die Arbeit mit Ihren Kollegen zu besprechen, indem Sie die Option der Bildschirmfreigabe nutzen. Wenn das gesamte Team auf dem gleichen Stand ist, werden Besprechungen kürzer und produktiver, und die Diskussionen können zielgerichtet geführt werden.
2. Individuelle Arbeit
Legen Sie fünf oder sechs Pomodoros für Arbeiten fest, die Ihre individuelle Aufmerksamkeit erfordern. Das sind die Konzentrationszeiten. Achten Sie darauf, dass diese Pomodoros in die Zeit fallen, in der Sie geistig am meisten zu tun haben, sei es am Morgen oder am späten Nachmittag. Dies hilft Ihnen, konzentriert zu bleiben und nicht den Schwung zu verlieren, so dass Sie alle Aufgaben in dieser Zeit erledigen können.
3. Planung
Beenden Sie den Tag immer mit einem Planungs-Pomodoro. Dies ist die Zeit, in der Sie die Punkte auf Ihrer Aufgabenliste abhaken und die an diesem Tag geleistete Arbeit messen sowie den nächsten Tag planen. Planen Sie während dieser Zeit Ihre Termine und Erinnerungen für den nächsten Tag. Sie können entweder die altbewährte Methode eines persönlichen Planers verwenden, um Ihre erledigten Aufgaben abzuhaken, oder Sie können die use the Cliq+ Notebook-Integration nutzen Cliq+ , um Ihre Aufgaben schnell zu notieren und dann abzuhaken. Mit der Bot-Funktion von Cliq können Sie auch wichtige Aufgaben für den nächsten Tag als Benachrichtigung hinzufügen.
Wir haben ausführlich darüber gesprochen, wie Sie cliq am besten nutzen und durch die Pomodoro-Technik in Ihre Arbeit integrieren können. Aber was machen Sie während der kurzen Pausen?
- Lesen Sie die täglichen Nachrichten mit Cliqs Feeds Arena .
- Überprüfen Sie Ihre Social-Media-Kanäle und veröffentlichen Sie ein Update.
- Stehen Sie auf und trinken Sie ein Glas Wasser.
- Gehen Sie um Ihren Arbeitsplatz herum und machen Sie einige Dehnübungen, um den Kreislauf zu verbessern.
- Hören Sie sich Ihre Lieblingsplaylist an.
- Machen Sie eine Atem- oder Meditationsübung.
- Machen Sie sich ein Getränk oder einen kleinen Snack für die Arbeit.
- Organisieren und entrümpeln Sie Ihren Arbeitsbereich.
- Gießen Sie die Pflanzen.
- Machen Sie einige schnelle Übungen. Sie können zum Beispiel jeden Tag üben, eine Planke so lange wie möglich zu halten, bis Sie sie während der gesamten kurzen Pause halten können.
Lange Besprechungen und lange Telefonate tragen zu Arbeitsmüdigkeit und Burnout bei, vor allem, wenn wir von zu Hause aus und weit weg vom Rest unseres Teams arbeiten. Die Anwendung der Pomodoro-Technik kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern, Ihre Energie während des Arbeitstages zu erhöhen und sogar Ihrem Team helfen, Besprechungszeiten zu verkürzen und effizienter zusammenzuarbeiten. Probieren Sie es mit Cliqs Reminders aus und lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, was Sie davon halten! Weitere Tipps zum erfolgreichen Arbeiten im Home Office können Sie zudem in diesem Blogbeitrag lesen.
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