In unserer Welt, in der digitale Prozesse Standard sind, ist die elektronische Signatur nicht mehr wegzudenken. Verträge, Vereinbarungen und rechtlich bindende Dokumente werden immer häufiger online unterzeichnet. Doch nicht jede elektronische Signatur hat den gleichen rechtlichen Stellenwert. Gerade für Unternehmen, die mit sensiblen oder regulierten Daten arbeiten, ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) der Goldstandard. In diesem Artikel erklären wir, was QES genau ist, welche Vorteile sie bietet und wie Unternehmen in der Schweiz und Europa mit Zoho Sign gesetzeskonform und effizient arbeiten können.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur gemäss der eIDAS-Verordnung in der EU und dem Schweizer Pendant ZertES. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und wird nur dann anerkannt, wenn sie auf einem qualifizierten Zertifikat basiert und durch eine qualifizierte Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde.
Kurz gesagt: Eine QES ist die digitale Version einer händischen Unterschrift – aber mit höchster Sicherheit und Rechtskraft.
Ein paar technische Merkmale:
- Sie wird durch eine prüfbare digitale Identität der unterzeichnenden Person gestützt.
- Sie nutzt asymmetrische Verschlüsselungsverfahren.
- Sie wird durch eine Vertrauensdiensteanbieterin wie Swisscom Trust Services abgesichert.
Warum Unternehmen QES brauchen
Für viele Geschäftsprozesse reicht eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur aus. Doch in bestimmten Fällen ist QES nicht nur sinnvoll, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Beispiele:
- Verträge mit hoher rechtlicher Relevanz
- Einwilligungen im medizinischen Bereich
- Dokumente im Finanz- oder Versicherungswesen
- Arbeitsverhältnisse mit besonderen Anforderungen
Unternehmen, die hier nicht korrekt handeln, riskieren rechtliche Unsicherheiten und Compliance-Probleme.
Die QES bietet eine eindeutige Beweiskraft, hohe Sicherheit und volle Rechtssicherheit.
Gerade in der Schweiz ist die Situation klar geregelt: Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) empfiehlt für alle digital signierten Dokumente die QES. In bestimmten Branchen ist sie sogar Pflicht.
Vorteile der QES im Unternehmensalltag
- Rechtssicherheit und Compliance
Unternehmen vermeiden rechtliche Streitigkeiten, weil die Signatur eindeutig nachvollziehbar ist und der Unterzeichner zweifelsfrei identifiziert werden kann. - Sicherheit auf höchstem Niveau
Durch Verschlüsselung, Identitätsprüfung und Zertifikate ist Manipulation praktisch ausgeschlossen. - Zeiteinsparung und Effizienz
Kein Drucken, Scannen, Versenden mehr. Alles digital, schnell und ortsunabhängig. - International gültig
Durch eIDAS in der EU und ZertES in der Schweiz ist die QES länderübergreifend anerkannt. - Vertrauen bei Partnern und Kunden
Eine qualifizierte Signatur zeigt Professionalität und Sorgfalt im Umgang mit rechtlich relevanten Daten.
Zoho Sign: QES-konform und einfach zu bedienen
Viele Unternehmen schrecken vor der QES zurück, weil sie denken, der Prozess sei kompliziert. Das muss nicht sein. Mit Zoho Sign ist die Erstellung und Verwaltung von qualifizierten elektronischen Signaturen einfach, schnell und vollständig konform mit ZertES.
Zoho Sign bietet:
- Integration mit Swisscom Trust Services: Die Identität der Unterzeichnenden wird gemäß ZertES validiert.
- Kompletter QES-Workflow: Vom Hochladen des Dokuments bis zur Archivierung – alles in einem System.
- Benutzerfreundliches Interface: Keine technische Vorkenntnis notwendig.
- Nahtlose Integration mit anderen Zoho-Produkten und Drittanbieter-Tools.
Ob für HR-Dokumente, Kundenvereinbarungen oder regulatorisch relevante Verträge – Zoho Sign macht den QES-Prozess einfach und rechtssicher.
Wie funktioniert QES mit Zoho Sign konkret?
- Dokument hochladen
- Unterzeichner hinzufügen und Identitätsprüfung starten (z.B. via Swisscom Mobile ID)
- Dokument signieren lassen
- Rechtskonformes Archiv erhalten
Jeder Schritt ist abgesichert und dokumentiert. Unternehmen sparen sich nicht nur Zeit, sondern auch potenzielle Rechtsstreitigkeiten.
Praxisbeispiele aus dem Unternehmensalltag
- Finanzdienstleister: Müssen Verträge mit Kund:innen digital, aber rechtssicher unterzeichnen lassen. QES ist hier Pflicht. Mit Zoho Sign kann das sofort umgesetzt werden.
- Spitäler und Kliniken: Einwilligungen von Patient:innen, Behandlungsverzichte, Aufklärungsbögen – alles kann digital und sicher unterzeichnet werden.
- Personalabteilungen: Arbeitsverträge, Spesenregelungen oder Zeugnisse lassen sich mit QES rechtssicher digitalisieren.
- Versicherungen: Vertragsunterlagen und Policen können ortsunabhängig und mit voller rechtlicher Wirkung abgeschlossen werden.
ZertES-konforme Signaturen: Ein Muss für Schweizer Unternehmen
Die ZertES-konforme qualifizierte elektronische Signatur ist in der Schweiz nicht nur anerkannt, sondern aktiv empfohlen. Unternehmen, die digital arbeiten wollen, kommen langfristig nicht an ihr vorbei.
Zoho Sign erfüllt alle Anforderungen der ZertES und ermöglicht es Schweizer Unternehmen, gesetzeskonform und effizient zu handeln.
In Kombination mit einem vertrauenswürdigen Anbieter wie Swisscom bietet Zoho Sign ein rundes Paket: Sicher, einfach, professionell.
Fazit
Die digitale Transformation in Unternehmen ist ohne elektronische Signaturen nicht denkbar. Doch wer auf Nummer sicher gehen will, braucht mehr als nur irgendeine Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet die höchste Sicherheit, Rechtskraft und Vertrauenswürdigkeit.
Zoho Sign macht QES einfach.
Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, ZertES- und eIDAS-Konformität und Integration mit Swisscom Trust Services ist es die ideale Lösung für Unternehmen in der Schweiz und darüber hinaus.
Wer digitale Prozesse ernst nimmt, kommt an qualifizierte elektronische Signatur (QES) nicht vorbei – und wer das smart umsetzen will, sollte Zoho Sign nutzen.