Die Auswahl des passenden CRM-Systems ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine Entscheidung von strategischer Tragweite. Ein CRM ist mehr als nur eine Software: Es strukturiert Kundenbeziehungen, verknüpft Prozesse, liefert Entscheidungsgrundlagen und bildet oft das digitale Rückgrat der Unternehmensentwicklung. Auf dem Markt buhlen zahlreiche Anbieter um die Gunst von KMU. Besonders oft fällt die Wahl dabei auf zwei SaaS-Lösungen für KMU: Zoho vs. HubSpot. Beide Systeme gelten als populär, ausgereift und vielseitig – doch welches passt besser zu den spezifischen Anforderungen eines KMU?
Dieser CRM Vergleich verzichtet bewusst auf blosse Feature-Tabellen und fokussiert sich stattdessen auf die echten Anforderungen aus dem Unternehmensalltag. Welche Software bringt langfristig den grössten Nutzen? Welche versteckten Kosten lauern hinter vermeintlich kostenlosen Einsteigerpaketen? Und wie wichtig ist eigentlich die Frage, wo deine Daten gespeichert werden? Wir gehen diesen Fragen auf den Grund und zeigen, was “Zoho vs HubSpot” für KMU wirklich bedeutet.
Zoho vs HubSpot: Die Grundausrichtung
Beide Systeme verfolgen den Anspruch, ein “All-in-One”-CRM anzubieten. Doch der Weg dahin unterscheidet sich deutlich:
Zoho CRM ist Teil der umfangreichen Zoho-One-Plattform mit über 45 nahtlos integrierten Business-Apps. Es richtet sich explizit an KMU, die ein umfassendes, skalierbares System benötigen, das mit ihnen wachsen kann. Die Philosophie: Lieber ein etwas komplexerer Einstieg, dafür langfristig mehr Kontrolle und geringere Gesamtkosten.
HubSpot CRM punktet mit einfacher Bedienung, starkem Marketing-Fokus und niedrigschwelligem Einstieg. Besonders kleine Online-Agenturen oder Start-ups schätzen die intuitive Nutzeroberfläche. Die Philosophie: Schnell loslegen, wenig Schulungsaufwand, starke Tools für Content-Marketing und Lead-Generierung.
Benutzerfreundlichkeit: Einstieg vs. Entwicklung
HubSpot wird in Tests und Nutzerbewertungen regelmässig für seine hervorragende Usability gelobt. Das Interface ist klar strukturiert, viele Funktionen erschließen sich ohne Anleitung, und auch ohne Vorkenntnisse ist ein schneller Start möglich. Das ist besonders für Teams ohne eigene IT-Ressourcen ein großer Vorteil.
Zoho CRM hingegen bietet mehr Konfigurationsmöglichkeiten und erfordert etwas mehr Einarbeitungszeit. Wer jedoch bereit ist, sich einzuarbeiten – oder mit einem Berater zusammenarbeitet – profitiert schnell von der Flexibilität des Systems. Die Benutzeroberfläche wurde in den letzten Jahren deutlich modernisiert, ohne dabei an Tiefe zu verlieren.
Fazit in Sachen Usability: Wer schnell starten will, ist mit HubSpot gut bedient. Wer ein System will, das sich langfristig an die eigenen Prozesse anpasst, fährt mit Zoho besser.
CRM Vergleich bei den Kosten: Gratis ist nicht gleich günstig
Ein entscheidender Punkt im Vergleich “Zoho vs HubSpot” ist das Preismodell. Viele KMU lassen sich von kostenlosen Einstiegsversionen blenden – und stehen später vor einer Kostenlawine, sobald das Unternehmen wächst oder mehr Funktionen benötigt werden.
HubSpot CRM startet kostenlos, allerdings nur mit Basisfunktionen. Sobald es um Automatisierung, Reporting, benutzerdefinierte Pipelines oder Teammanagement geht, müssen kostenpflichtige Module hinzugebucht werden. Die Preisstruktur ist dabei nicht linear: Viele Funktionen sind an bestimmte “Hubs” gebunden (Marketing, Sales, Service), die separat berechnet werden. Schnell landen KMU bei mehreren Hundert Euro pro Nutzer und Monat.
Zoho CRM hingegen verfolgt ein transparentes Preismodell. Schon die Standard-Version bietet viele Funktionen, die bei HubSpot erst in teuren Add-ons enthalten sind. Mit dem Paket “Zoho One” erhalten Unternehmen Zugriff auf alle Zoho-Anwendungen zu einem Fixpreis pro Nutzer (aktuell ca. 37 Euro/Monat) – inklusive CRM, Buchhaltung, HR, Projektmanagement, Analytics u.v.m.
Aus finanzieller Sicht ist Zoho vor allem für wachsende KMU die kalkulierbarere und langfristig günstigere Lösung.
Datenschutz und Hosting: Europa vs. transatlantisch
Ein oft unterschätztes, für europäische KMU aber entscheidendes Thema ist der Datenschutz. Die DSGVO stellt klare Anforderungen an die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten.
Zoho betreibt eigene Rechenzentren in der EU (z. B. Frankfurt und Amsterdam). Kundendaten verlassen Europa nicht und es gibt keine Datenweitergabe an Drittstaaten. Das Unternehmen ist in Privatbesitz und verfolgt eine datenschutzfreundliche Strategie.
HubSpot hingegen spiegelt die Daten zwar auf europäischen Servern, hat seinen Hauptsitz aber in den USA. Damit gelten streng genommen die Regelungen des “Cloud Act” – US-Behörden könnten im Zweifel auf Daten zugreifen. Wer hohe Anforderungen an Datenschutz stellt, sollte das berücksichtigen.
Im “Zoho vs HubSpot” Vergleich ist Zoho in Sachen Datenschutz klar im Vorteil, insbesondere für Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten oder in regulierten Branchen tätig sind.
Siehe zum Thema Alternativen zu US Software auch diesen Artikel Bye, bye Big Tech.
Erweiterbarkeit und API-Integration
Beide Systeme bieten Schnittstellen zu zahlreichen Drittanwendungen. Doch auch hier gibt es Unterschiede:
Zoho CRM ist Teil eines riesigen Ökosystems. Viele zusätzliche Tools (z. B. Zoho Campaigns, Zoho Books, Zoho Creator) sind direkt integrierbar, ohne auf externe Anbieter zurückgreifen zu müssen. Die API ist offen, gut dokumentiert und besonders für Entwickler interessant, die eigene Anwendungen oder Portale anbinden wollen.
HubSpot punktet mit einer breiten Palette an Marketplace-Integrationen, vor allem im Bereich Marketing und E-Commerce. Die API ist ebenfalls leistungsfähig, jedoch ist die Anpassungstiefe oft eingeschränkter als bei Zoho.
Fazit im CRM Vergleich: Wer viele Systeme verbinden oder eigene Tools entwickeln will, findet in Zoho mehr Freiheit.
Praxisrelevante Unterschiede für KMU
Die Frage “Zoho vs HubSpot” entscheidet sich oft nicht an der Anzahl der Features, sondern an ihrer Relevanz für den Arbeitsalltag. Wichtige Unterschiede für KMU:
- Skalierung: Zoho lässt sich vom Solo-Selbstständigen bis zum Mittelstand ausbauen, ohne Systemwechsel. HubSpot skaliert gut im Marketing, wird aber bei ERP-nahen Anforderungen schnell unflexibel oder teuer.
- ERP-Integration: Zoho bietet mit Zoho Books und Zoho Inventory eigene Tools für Buchhaltung und Warenwirtschaft. HubSpot hingegen eignet sich primär für Marketing und Vertrieb.
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Zoho bietet umfassendere Pakete zu stabileren Preisen.
Beratung und Entscheidungsfindung
In der Praxis hat sich gezeigt, dass viele KMU die Auswahlfrage nach “Zoho vs HubSpot” zu kurzfristig angehen. Dabei ist die wichtigste Frage: Was wird das Unternehmen in 1–2 Jahren brauchen? Wer sich heute wegen eines kostenlosen Einsteigerpakets für HubSpot entscheidet, zahlt möglicherweise in einem Jahr das Vierfache an Lizenzen, weil Module für Automatisierung, Reporting und Support fehlen.
In der Beratung gilt: Wer ein wachsendes Unternehmen mit breitem Digitalisierungsvorhaben plant, ist mit Zoho meist besser beraten. Wer jedoch ein kleines Marketing-Team mit Fokus auf Kampagnensteuerung hat, kann mit HubSpot schnell starten – sollte aber die Skalierungskosten im Blick behalten.
Gibt es hybride Ansätze?
Theoretisch lassen sich beide Systeme kombinieren – etwa HubSpot für das Marketing, Zoho für den Vertrieb. In der Praxis ist das jedoch selten sinnvoll. Die Redundanzen führen zu Dateninkonsistenz, erhöhtem Pflegeaufwand und doppelten Kosten. Wer ernsthaft digitalisieren möchte, sollte sich für eine Plattform entscheiden und dort in die Tiefe gehen.
Fazit: Zoho vs HubSpot – was passt besser?
Beide Systeme haben ihre Berechtigung. Doch im CRM Vergleich für KMU überzeugt Zoho durch eine ausgewogene Kombination aus Funktionsvielfalt, Preisstabilität, Datenschutzkonformität und Erweiterbarkeit.
HubSpot ist ein hervorragender Einstieg für Content-getriebene Start-ups, die schnell wachsen wollen und keine komplexen ERP-Prozesse haben. Für KMU mit umfassender Prozesslandschaft, hohem Automatisierungsbedarf und klarer Wachstumsstrategie ist Zoho hingegen oft die nachhaltigere Wahl.
SaaS-Lösungen für KMU müssen mehr leisten als Leads zu erfassen. Sie müssen Strukturen schaffen, Prozesse vernetzen und mit dem Unternehmen mitwachsen. In dieser Disziplin ist Zoho heute die robustere und flexiblere Plattform.
Wer also die Frage “Zoho vs HubSpot” stellt, sollte nicht nur auf die Startkosten schauen, sondern auf das, was danach kommt.