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Vom Chaos zur Klarheit: Eine KI-gestützte Erkundung der besten Tools für das Büromanagement

automatation KMU Digitalisierung Schweiz

Photo by Carl Heyerdahl on Unsplash

Haben Sie Schwierigkeiten, mit den rasanten Anforderungen des modernen Geschäftsbetriebs Schritt zu halten? Werden Sie von einer Flut von Papierkram überwältigt und haben Schwierigkeiten, Ressourcen zu verwalten, die Leistung zu verfolgen und effektiv zusammenzuarbeiten? Wenn ja, dann sind Sie nicht allein. Da Unternehmen ständig expandieren und sich weiterentwickeln, kann die Bewältigung des Tagesgeschäfts mühsam werden. Tools für das Büromanagement versprechen Abhilfe. Wir schauen es an zusammen mit KI und Ihrer Meinung.

Eine KI-gestützte Erkundung der besten Tools für das Büromanagement

Bei Unternehmensmanagementlösungen kommen leistungsstarke Tools zur Rationalisierung der Arbeitsabläufe ins Spiel, welche zur Verbesserung der Kommunikation und letztlich zur Förderung des Wachstums nutzen. Da viele Unternehmensakteure den Arbeitsplatz als ihr “Büro” betrachten, ist Büroverwaltungssoftware ein weit verbreiteter Suchbegriff für Unternehmen, die Softwaretools zur Verwaltung ihrer Geschäftsabläufe suchen. Tools für das Büromanagement können einen echten Mehrwert bieten.

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In diesem Beitrag werden wir die wichtigsten Funktionen von Office-Management-Tools untersuchen. Und um mit dem neuesten Buzz in der KI-Technologie Schritt zu halten, werden wir mit ChatGPT, dem KI-Chatbot, zusammenarbeiten, um einige der beliebtesten Software-Tools auf dem Markt für jede Kategorie zu identifizieren.

Verwaltung der Aufgaben 

Innerhalb eines Teams oder eines Unternehmens umfasst das Aufgabenmanagement die Organisation, Verfolgung und Erledigung von Aufgaben. Dazu gehören in der Regel die Identifizierung von Aufgaben, deren Delegierung an Teammitglieder, die Festlegung von Prioritäten und die Verfolgung des Fortschritts. Büroverwaltungssoftware ist mit einer Vielzahl von Aufgabenverwaltungswerkzeugen ausgestattet, z. B. Aufgabenzuweisungen, Aufgabenlisten, Terminerinnerungen und Fortschrittsverfolgung. Diese Tools helfen Teams dabei, organisiert und konzentriert zu arbeiten und den Überblick zu behalten.

Mithilfe von Aufgabenlisten können Teammitglieder eine Liste von Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität erstellen und sie nach ihrer Erledigung abhaken. Mit Aufgabenzuweisungen hingegen können Benutzer anderen Personen bestimmte Aufgaben zuweisen und Fristen für deren Erledigung festlegen. Mit der Fortschrittsverfolgung können Teammitglieder und Manager den Status jeder Aufgabe genau im Auge behalten und etwaige Probleme oder Verzögerungen sofort erkennen. Darüber hinaus stellen Terminerinnerungen sicher, dass die Teammitglieder über anstehende Fristen informiert sind und so Verzögerungen vermeiden können.

Als wir chatGPT baten, einige der beliebtesten Aufgabenverwaltungssoftware für Unternehmen aufzulisten, antwortete es uns so.

Task management

Sie fragen sich, warum die 10. Anwendung in dieser Liste besonders hervorgehoben wurde. Nun, lesen Sie weiter, und Sie werden herausfinden, warum!

Zeiterfassung 

Bei der Zeiterfassung geht es um die Messung und Aufzeichnung der für verschiedene Aufgaben, Projekte und Aktivitäten aufgewendeten Zeit mit dem Ziel, den Fortschritt zu überwachen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und ein effektives Zeitmanagement sicherzustellen. Automatische Zeiterfassung und Zeiterfassungsbögen gehören zu den Werkzeugen, die in Büroverwaltungssoftware verfügbar sind.

Algorithmen und maschinelles Lernen werden von automatischen Zeiterfassungstools verwendet, um die für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten aufgewendete Zeit zu erfassen. Diese Tools überwachen die Aktivitäten der Nutzer auf ihrem Computer, einschließlich der genutzten Anwendungen und Websites, und weisen sie den entsprechenden Aufgaben oder Projekten zu. Eine andere Art von Zeiterfassungstools sind Stundenzettel, mit denen die Benutzer die für verschiedene Aufgaben und Tätigkeiten aufgewendete Zeit manuell erfassen können. Dies ist besonders nützlich für Personen, die an mehreren Projekten oder Aufgaben mit unterschiedlichen Abrechnungssätzen oder Kunden arbeiten.

Als wir chatGPT baten, eine Liste der am häufigsten verwendeten Zeiterfassungssoftware zur Verfügung zu stellen, antwortete es mit den folgenden Informationen.

Time tracking solutions

Kalenderverwaltung 

Der Prozess der Organisation und Planung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen für ein Unternehmen oder ein Team wird als Kalendermanagement bezeichnet. Gemeinsame Kalender, Planungstools und Erinnerungsfunktionen gehören zu den vielen Kalenderverwaltungstools, die von Büroverwaltungssoftware angeboten werden.

Gemeinsame Kalender und Planungstools ermöglichen es den Teammitgliedern, die Zeitpläne der anderen einzusehen, was die Planung von Besprechungen und Terminen erleichtert und gleichzeitig sicherstellt, dass jeder verfügbar ist, wenn er gebraucht wird. Erinnerungsfunktionen helfen den Teammitgliedern, den Überblick zu behalten und keine wichtigen Termine oder Besprechungen zu verpassen. Diese Tools steigern die Produktivität, verbessern die Zusammenarbeit und tragen zur Erzielung hochwertiger Ergebnisse bei. Transparenz ist ein Vorteil der Tools für das Büromanagement.

Als wir chatGPT um eine Übersicht der beliebtesten Kalenderverwaltungssoftware auf dem Markt baten, kam dies dabei heraus.

Calendar management

Dateiverwaltung 

Die Dateiverwaltung umfasst die Organisation, Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten an einem zentralen Ort, auf den alle Teammitglieder zugreifen können, und ermöglicht so eine kohärente Zusammenarbeit bei Aufgaben und Projekten. Büroverwaltungssoftware bietet verschiedene Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien, z. B. Cloud-basierten Speicher, Dokumentenverwaltungssysteme und Software zur Versionskontrolle. Moderne Tools für das Büromanagement bieten solche integrierte Lösungen an.

Der Cloud-Speicher ersetzt physische Speichergeräte, indem er den Teammitgliedern ermöglicht, Dateien online zu speichern und darauf zuzugreifen. Diese Lösung ist besonders nützlich für Remote-Teams mit geografisch verstreuten Mitgliedern. Neben der gemeinsamen Nutzung von Dateien unterstützen Dokumentenmanagementsysteme Teams bei der Verwaltung, Organisation und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten. Mit Funktionen wie Zugriffskontrolle und Prüfpfaden können Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne dass Informationen verloren gehen oder unbefugte Änderungen vorgenommen werden. Versionskontrollsoftware ermöglicht es Teammitgliedern, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten und dabei die Änderungen zu verfolgen.

Als Antwort auf unsere Anfrage hat chatGPT einige der beliebtesten Datenverwaltungssoftware auf dem Markt aufgelistet.

file management/data management

Verwaltung der Ressourcen 

Büroverwaltungssoftware bietet verschiedene Tools für die Ressourcenverwaltung, darunter Funktionen für die Ressourcenplanung, Terminierung, Zuweisung und Nachverfolgung. Diese Werkzeuge helfen bei der Verwaltung von Personal, Finanzen, Material, Ausrüstung und Zeit und stellen sicher, dass die Ressourcen effizient genutzt werden.

Die Funktionen der Ressourcenplanung ermöglichen es Unternehmen, den Bedarf zu prognostizieren. Ressourcen werden bewertet und bestimmt, und mögliche Engpässe werden ermittelt. Die Zeitplanung stellt sicher, dass die Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, einschließlich Personal, Ausrüstung und andere. Mithilfe von Funktionen zur Ressourcenzuweisung können Unternehmen Ressourcen auf der Grundlage von Fähigkeiten, Verfügbarkeit und anderen Kriterien zuweisen. Tools zur Ressourcenverfolgung behalten die Ressourcennutzung im Auge, analysieren die Auslastung und identifizieren Unter- und Überbeanspruchung.

Ressourcen sind bei allen knapp und begrenzt, seien dies Finanzielle Ressourcen oder personelle Ressourcen. Fachkräfte fehlen zum einen, aber es stellt sich auch die Frage, setzen wir die Vorhandenen richtig ein. Tools für das Büromanagement können helfen vom langweiligen Excel-Listen abfüllen und repetitiven Aufgaben weg zu kommen.

Als wir chatGPT konsultierten, stellte es uns diese Liste von häufig genutzter Ressourcenmanagement-Software zur Verfügung, die von Unternehmen verwendet wird.

resource management solution

Kommunikation 

Im Zusammenhang mit der Unternehmensführung bedeutet Kommunikation den Austausch von Informationen und Ideen zwischen Einzelpersonen und Teams innerhalb einer Organisation. Eine effektive Kommunikation gewährleistet, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Zugang zu wichtigen Informationen, wie z. B. Unternehmensrichtlinien und -verfahren, haben. Büroverwaltungssoftware, also Tools für das Büromanagement bieten eine Reihe von Kommunikationswerkzeugen, wie z. B. informelles Instant Messaging, Videokonferenzen, Chats und E-Mail.

E-Mail ist das am weitesten verbreitete Kommunikationsmittel, das hauptsächlich zum Versenden von Nachrichten, Dateien und Dokumenten verwendet wird. Es ist ideal für die formelle Kommunikation, z. B. für den Versand von Nachrichten an Kunden und Auftraggeber. Ein weiteres beliebtes Kommunikationstool ist Instant Messaging, das es Teammitgliedern ermöglicht, in Echtzeit zu kommunizieren, und somit ideal für die informelle Kommunikation ist. Die Zusammenarbeit wird durch Videokonferenzen erleichtert, ein effektives Tool für virtuelle persönliche Treffen zwischen Teams, die an entfernten Standorten arbeiten.

Bei der Suche nach Beratung von ChatGPT, lieferte es eine Zusammenstellung von Kommunikations-Management-Software weitgehend von Unternehmen eingesetzt.

communication and collaboration platform

Leistungsverfolgung 

Bei der Leistungskontrolle geht es um die Bewertung und Überwachung der Leistung von Einzelpersonen, Teams und der gesamten Organisation. Büroverwaltungssoftware bietet eine Reihe von Werkzeugen zur Leistungsverfolgung, z. B. Funktionen zur Leistungsplanung, -überwachung, -bewertung und -berichterstattung. Diese Tools für das Büromanagement helfen Unternehmen, ihre Leistung zu bewerten, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und ihre Abläufe zu optimieren. Reports können so automatisiert erstellt und versendet werden oder mit echtzeitdaten aufbereitet werden.

Die Leistungsplanung umfasst die Festlegung von Zielen und die Definition von Messgrößen zu deren Erreichung. Die Leistungsüberwachung verfolgt die Messgrößen und ermittelt Bereiche, in denen es an Leistung mangelt. Bei der Leistungsbeurteilung wird die Leistung der Mitarbeiter anhand festgelegter Kriterien bewertet und es wird Feedback gegeben, um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.

Auf die Frage, welche der begehrten Leistungsverfolgungsprogramme auf dem Markt erhältlich sind, antwortete chatGPT mit den folgenden Informationen.

Performance management solution

Finanzverwaltung  

Die Finanzverwaltung ist ein wesentlicher Aspekt der Unternehmensführung, der die Planung, Organisation, Kontrolle und Überwachung der finanziellen Aktivitäten umfasst. Büroverwaltungssoftware bietet Finanzverwaltungstools, die Organisationen dabei helfen, ihre finanziellen Ressourcen effizient zu verwalten.

Finanzverwaltungssoftware bietet Tools für die Rechnungsstellung, die Kostenverfolgung und die Finanzberichterstattung. Mit Fakturierungswerkzeugen können Unternehmen Rechnungen erstellen und versenden. Tools zur Kostenverfolgung helfen bei der Überwachung von Ausgaben und der Ermittlung von Bereichen, in denen Kosten gesenkt werden können. Mit den Werkzeugen für die Finanzberichterstattung werden Berichte erstellt, die einen Überblick über die finanzielle Leistung des Unternehmens geben und eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglichen. Diese Tools für das Büromanagement sind Werzeuge die helfen Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, genaue Aufzeichnungen zu führen und ihre finanzielle Leistung zu überwachen.

Auf Nachfrage bei chatGPT haben wir eine Zusammenstellung von Finanzverwaltungssoftware erhalten, die von Unternehmen häufig genutzt wird.

Finance management

Lustiger weise erscheint hier auch noch Zoho Invoice, welches eigentlich vollständig in Zoho Books integriert ist und über früher oder lang verschwinden wird.

Zusammenfassend 

Büroverwaltungs-Tools sind unerlässlich, um die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken. Diese Tools bieten eine Reihe von Funktionen für die Verwaltung von Kommunikation, Aufgaben, Zeit, Dokumenten, Buchhaltung und Finanzen, damit Ihr Unternehmen effizienter arbeiten kann.

Die Tatsache, dass chatGPT in jeder Kategorie Zoho-Anwendungen anbietet, bestätigt die Effektivität von Zoho als Wegbereiter in der Welt der Business-Management-Lösungen. Zoho One – das alle diese Anwendungen in einer Suite bündelt – umfasst alle notwendigen Office-Management-Tools sowie eine Vielzahl anderer Funktionen, um alle für ein erfolgreiches Unternehmenswachstum erforderlichen Funktionen effektiv durchzuführen. Der Preis für Zoho One, mit über 40 Anwendungen beginnt bei 37€ pro Monat/Lizenz. Hier muss sich Zoho absolut nicht verstecken, wobei der Preis nicht das hauptkriterium sein soll. Vielmehr sind die Funktionalitäten und die Verknüpfungen untereinander wichtig.

Daher ist die Software-Suite von Zoho One viel mehr als nur ein Tool für die Büroverwaltung. Sie fungiert als integriertes Betriebssystem für Ihr Unternehmen und ermöglicht es Ihnen, Ihre Büroprozesse zu verwalten und eine einheitliche Plattform für alle Ihre Abläufe, Aktivitäten und Mitarbeiter zu schaffen. Durch die Verwendung von Zoho One, kann Ihr Unternehmen können Sie die Unannehmlichkeiten vermeiden die oft separate Logins erfordern, unterschiedliche Schnittstellen und Funktionen haben und nicht miteinander kommunizieren. Mit Zoho One sind alle Tools, die Sie benötigen, in einer Plattform integriert, was die Verwaltung, Automatisierung und Rationalisierung Ihrer Geschäftsabläufe erleichtert. Kontaktieren Sie uns ungeniert für eine Demo oder einen Demo Account.

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