Agiles Arbeiten ist ein Begriff, der für ein modernes Arbeitsumfeld steht, unter dem man offene Arbeitsansätze und Erfolg erwartet. Entsprechend setzen heute viele Unternehmen auf agiles Arbeiten. Es handelt sich aber nicht um eine Arbeitsmethode, auf die man von heute auf morgen umstellen kann. Deshalb ist es wichtig, dass man vorher versteht, worum es wirklich geht.
Was ist agiles Arbeiten und wie können Sie es in Ihrer KMU umsetzen? Diesen Fragen wollen wir in dem folgenden Artikel nachgehen.
Agiles Arbeiten Definition
In den vergangenen Jahren hat sich die Arbeitswelt stark gewandelt. Die technischen Entwicklungen und Innovationen der Digitalisierung haben eine Dynamik ausgelöst und führen zu immer mehr Komplexität in den Arbeitsabläufen. Starre Strukturen und bürokratische Prozesse sind da zu schwerfällig und können nicht schnell genug reagieren. Aus dieser Situation entstand der Ansatz des agilen Arbeitens.
Der Begriff „agil“ kommt aus dem Lateinischen und wird von den Wörtern für „beweglich“ und „ausführen, handeln“ abgeleitet. Es geht also darum, dass schnell und flexibel gehandelt wird. Dies fordert eine Bereitschaft, innovativ zu denken und arbeiten, damit eine neue Dynamik geschaffen wird.
Agiles Arbeiten bedeutet allerdings nicht einfach, dass man schneller arbeitet. Es ist eine spezifische, strukturierte Form der Zusammenarbeit. Diese steht häufig im Gegensatz zu den traditionellen Organisation- und Projektstrukturen. Die Hierarchie ist in diesem Fall sehr viel flacher und widerspricht häufig der normalen beruflichen Sozialisierung.
Agiles Arbeiten Voraussetzungen
Bevor Sie in Ihrem Unternehmen auf agiles Arbeiten umstellen können, müssen die Voraussetzungen stimmen. Die Organisation und Struktur im Unternehmen müssen umgedacht werden. Die Umstellung auf agiles Arbeiten ist am Anfang eine Herausforderung. Alte Gewohnheiten können sich immer wieder querstellen und es braucht eine Weile, bis sich die gewünschten Erfolge einstellen.
Gerade in sehr dynamischen Märkten ist ein agiler Arbeitsansatz unerlässlich. Ansonsten wird die Konkurrenz Sie bald abhängen.
Umdenken:
Im gesamten Unternehmen muss erst einmal ein Umdenken stattfinden. Ansonsten kann das mit dem agilen Arbeiten nicht funktionieren. Allen voran müssen die Führungskräfte hinter der Umstellung stehen, damit sie mit Überzeugung die Mitarbeiter darüber informieren können und sie mit begeistern können.
Es wird zu Beginn sehr viel Klärungsbedarf geben und die Rollen im Unternehmen ändern sich. Wenn Sie als Führungsperson mit Überzeugung an die Sache gehen, dann gibt das den Mitarbeitenden auch eine gewisse Sicherheit und Vertrauen.
Wenn Sie als Unternehmen zu einem gemeinsamen Verständnis für agiles Arbeiten gekommen sind, können Sie erste Schritte wagen. Dazu gehört ein Umdenken und Umstrukturieren von Arbeitsprozessen in Projekte und eine neue Aufteilung der Teams.
Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden:
Damit agiles Arbeiten funktioniert, müssen Sie Verantwortung an Ihre Mitarbeitenden abgeben. Dazu ist es wichtig, dass Sie sich gegenseitig Vertrauen und Sie auch glauben, dass Ihre Mitarbeiter dem Leitbild entsprechend handeln und entscheiden werden.
Umfangreiche Kommunikation:
Agiles Arbeiten erfordert viel interne Kommunikation, damit alle Beteiligten stets auf den neuesten Stand sind und die nötigen Informationen für ihre Aufgaben haben.
Die 6 Säulen des agilen Arbeitens
Die Methode des agilen Arbeitens beruht auf sechs Säulen. Diese sind:
1) Freiwilligkeit und Engagement jedes Einzelnen
2) Ein klares Leitbild
3) Einteilung in kurzen Zeitintervallen
4) Fokus auf dem Kunden
5) Kleine und selbstorganisierte Teams
6) Hohe Werteorientierung
Freiwilligkeit und Engagement jedes Einzelnen
Alle im Team müssen freiwillig agil arbeiten wollen, denn aus dieser Freiwilligkeit ergibt sich auch die Freude am Mitgestalten.
Jeder gibt sein Bestes, übernimmt Verantwortung für sein Handeln und steuert zum Erfolg bei. Mitläufer, die eigentlich nicht überzeugt sind, können nicht lange mitgeschleift werden. Sie müssen sich früher oder später entscheiden, ob sie dabei sein wollen oder nicht.
Ein klares Leitbild
Zum Leitbild gehören die Werte und Ziele des Unternehmens. Diese müssen den Mitarbeitern klar kommuniziert werden. Aus dem Leitbild werden auch die Strategien abgeleitet. Sie bilden den Rahmen, an dem sich die Mitarbeiter orientieren können.
Die einzelnen Entscheidungen werden an der Vision und dem Ziel des Unternehmens ausgerichtet. Es ist entscheidend, dass sich jedes Teammitglied mit dem Leitbild identifizieren kann.
Die Ziele und Leitbilder müssen verschiedene Fragen abdecken, wie vor allem die Frage nach dem Warum. Sie beziehen den Kunden mit ein und formulieren einen konkreten Wertebeitrag.
Einteilung in kurzen Zeitintervallen
Beim agilen Arbeiten werden die Zeitintervalle relativ kurz gehalten. Es ist ein Prozess und die Arbeitsergebnisse werden in regelmässigen Abständen evaluiert. So kann man sehr schnell auf neue Anforderungen eingehen und die Prioritäten laufend anpassen. Es wird stets nur bis zum Ende des kommenden Intervalls geplant.
Diese Herangehensweise fordert auch den Mut, Entscheidungen immer wieder zu hinterfragen. Innerhalb des Teams sollte regelmässig Feedback gegeben werden, um die Arbeitsweise und Performance weiter zu verbessern. Diese Feedbackschleifen sind ein fester Bestandteil des Prozesses.
Fokus auf dem Kunden
Der Kunde spielt beim agilen Arbeiten eine zentrale Rolle. Seine Probleme und Bedürfnisse werden laufend analysiert, müssen verstanden und antizipiert werden.
Dies kann zum Beispiel bedeuten, dass man ein Prototyp eines Produktes entwickelt und bereits so früh wie möglich dem Kunden präsentiert. Basierend auf seinem Feedback wird das Produkt anschliessend optimiert und weiterentwickelt.
Kleine und selbstorganisierte Teams
Agiles Arbeiten setzt voraus, dass die Teams relativ klein und eigenständig organisiert sind. Den Teams und einzelnen Mitarbeitenden wird die Verantwortung übertragen. Alle wichtigen Entscheidungen werden direkt in dem Team getroffen auf Grundlage der vereinbarten Ziele. Damit übernimmt das Team auch direkt die Verantwortung für das Erreichen der Ziele. Jedes Mitglied im Team beteiligt sich entsprechend aktiv an der Zielerreichung.
Als Richtlinie gilt, dass die Teams maximal eine Grösse von 5-8 Personen haben. Sie müssen auch über alle notwendigen Ressourcen und Kompetenzen verfügen, die zum Erreichen der Ziele nötig sind.
Hohe Werteorientierung
Alle Aufgaben haben einen konkreten und messbaren Wert. Dabei werden neben den Erwartungen des Unternehmens auch jene der Kunden berücksichtigt. Nur Massnahmen, die einen Wert für das Unternehmen oder den Kunden haben, werden durchgeführt. Es werden immer wieder die Prioritäten neu evaluiert und gesetzt.
Prioritäten setzen bedeutet hier auch, dass man zu gewissen Aufgaben “Nein” sagen muss, weil man ansonsten den Fokus verliert.
Agiles Arbeiten Vorteile
In einem dynamischen Markt können Sie heute eigentlich kaum noch bestehen, wenn Sie nicht agil arbeiten. Auf diese Weise können Sie sich ständig an neue Bedingungen und Erwartungen anpassen und Ihre Prozesse laufend neu adjustieren.
Indem Sie die Aufgaben laufend evaluieren und auf sich ändernde Umstände reagieren, können Sie am Ende auch eine höhere Qualität der Arbeit erreichen.
Die Entwicklungen auf dem Markt lassen sich nicht immer langfristig abschätzen und Risiken nicht immer ausreichend einkalkulieren. Wer schnell reagieren kann und sich flexibel anpasst, wird auch nicht so schnell überrascht. So sind Sie weniger anfällig, können konkurrenzfähig bleiben und sich sogar profilieren, wenn die Konkurrenz langsamer reagiert.
Ein weiterer Vorteil des agilen Arbeitens ist die stärkere Mitarbeiterbindung. Dadurch, dass die Mitarbeitenden stärker in die Prozesse eingebunden sind, mehr Mitbestimmungsrecht haben und sogar Verantwortung übernehmen, leisten sie einen unmittelbaren, sichtbaren Beitrag zum Erfolg des Unternehmens. Sie fühlen sich entsprechend stärker mit ihrem Arbeitgeber verbunden, weil sie viel stärker beteiligt sind.
Digitale Tools für agiles Arbeiten
Der Ansatz des agilen Arbeitens entstand durch die Digitalisierung. Dieser Trend wird sich auch in naher Zukunft weiter entwickeln und an Bedeutung gewinnen. Es lohnt sich also, wenn Sie den Schritt zur digitalen, agilen KMU wagen.
Eine Vielzahl von digitalen Tools erleichtern die agile Zusammenarbeit im Team. Unser Favorit ist hier das All-in-One Tool Zoho One, da sehr intuitiv zu bedienen ist und eine Vielzahl von Funktionen abdeckt. Sollten Sie Fragen dazu haben, beraten wir Sie gerne.