Prozessmanagement einfach erklärt: Was? Warum und wie?

Prozessmanagement ist ein viel verwendeter Begriff in der heutigen Unternehmenswelt, den bestimmt jede und jeder schon einmal gehört hat. Aber was steht eigentlich hinter diesem Begriff? Was ist Prozessmanagement und warum ist das wichtig für KMU’s?

In dem folgenden Artikel möchten wir zuerst einmal eine Prozessmanagement-Definition geben. Anschließend stellen wir Ihnen verschiedene Prozessmanagement Methoden, Tools und Softwares vor, die Sie dabei unterstützen.

Prozessmanagement Definition

Prozessmanagement findet in sämtlichen Bereichen eines Unternehmens statt. Bevor wir aber das Gesamtbild betrachten können, müssen wir erst einmal die beiden Teilbegriffe definieren.

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess beinhaltet das Zusammenwirken von Menschen, Maschinen und Materialien, um ein bestimmtes Produkt zu erstellen oder eine Dienstleistung zu erbringen. Es ist eine wiederkehrende Abfolge von miteinander verbunden Aktivitäten und Arbeitsschritten, die immer in der gleichen Reihenfolge durchgeführt werden. Es gibt einen bestimmten Input, der zu einem vorab festgelegten Output führt.

Was bedeutet Management?

Das Wort „Management“ ist vom lateinischen Wort für „Führen“ abgeleitet. Damit gemeint ist in diesem Zusammenhang das Führen oder anders gesagt, das Lenken und Steuern von Prozessen aller Art, um die beabsichtigten Ziele zu erreichen. Das Management befasst sich mit der Frage: Wer macht was, wann, wie und womit?

Ziele von Prozessmanagement

Das Hauptziel vom Prozessmanagement ist, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten. Um dies zu garantieren, müssen die Tätigkeiten und Abläufe im Unternehmen laufend überprüft werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass die aktuellen Bedürfnisse der Kunden am Ende effizient und effektiv abgedeckt werden.

Wo wird Prozessmanagement angewendet?

In einer prozessorientierten Organisation findet Prozessmanagement in allen Bereichen statt. Neben den prozessbezogenen Zielen beschäftigen auch Qualität, Zeit, Kosten und Kundenzufriedenheit das Prozessmanagement genauso wie auch die allgemeinen Geschäftsprozesse in der Verwaltung.

Das Prozessmanagement bildet das Dach für Prozessentwicklung, Prozessführung. Prozesskultur.

• Prozessentwicklung: Definieren einer Vision, Mission und Strategie, Prozessmodelle und Arbeitsanweisungen festlegen
• Prozessführung: Prozesse messen, Rollen, Verantwortungen, Kennzahlen und Instrumente festlegen
• Prozesskultur: Umsetzung von Prozessen

Die Grundlage bilden die Hilfsmittel, welche das Prozessmanagement unterstützen. Dazu gehört die technische Unterstützung, Checklisten, Vorlagen, Coachings und dergleichen.

Prozessmanagement Methoden

Als Nächsten wollen wir uns die Methoden anschauen, wie Prozessmanagement aufgebaut und durchgeführt wird.

Abbildung von Prozessen

Als Grundlage müssen erst die Prozesse vollständig abgebildet werden. In der Regel geschieht dies grafisch in einer sogenannten Prozesslandkarte. Man unterscheidet drei unterschiedliche Kategorien von Prozessen:

• Leistungsprozesse (auch Kernprozesse genannt): Diese umfassen den Weg vom Input zum Output. Anders gesagt, ist es die Erstellung eines Produktes oder das Erbringen einer Dienstleistung für den Kunden.
• Supportprozesse: Diese unterstützen die Leistungserbringung und schaffen die Rahmenbedingungen dafür. Hier gehört zum Beispiel das Thema IT oder Human Resources dazu.
• Managementprozesse: In diese Kategorie gehören die Koordination, Steuerung und Überwachung der Prozesse sowie das Festlegen von Richtlinien.

Rollen definieren

Es braucht Personen, die für das Prozessmanagement verantwortlich sind. Entsprechend müssen erst einmal die Rollen klar definiert und zugewiesen werden. Jede Rolle wird klar beschrieben, die wichtigen Punkte zugeordnet. Es muss festgelegt werden, welche Aufgaben die jeweilige Rolle übernimmt, welche Kompetenzen dafür nötig sind und schließlich welche Rechte, Befugnisse und Pflichten mit der Rolle verbunden sind.

Dabei ist stets zu beachten, dass das Prozessmanagement zwei Ziele verfolgt: Die Führung der Prozesse soll sichergestellt und das Ausführen ermöglicht werden.

Es werden drei verschiedene Rollen unterschieden:

• Ausführende Prozessrollen
• Führende Prozessrollen
• Beratende Prozessrollen

Weitere Prozessmanagement Methoden

Es gibt eine Reihe von verschiedenen Methoden, die ebenfalls in den Bereich Prozessmanagement fallen. Dazu gehören zum Beispiel: Business Process Reengeneering, Change Management, Prozesskostenrechnung, Prozessoptimierung, Prozesssteuerung und noch einige mehr.

Kennzahlen sind wichtig, um Prozessleistung zu überwachen, evaluieren und die Zielerreichung zu sichern. Dabei ist es entscheidend, die richtigen Zahlen zu finden, um das Erreichen der Ziele zu garantieren.

Die Vorteile von Prozessmanagement

Prozessorientierung steht im Gegensatz zur herkömmlichen Funktionsorientierung, wo die Arbeit auf verschiedene Abteilungen aufgeteilt wird. Die Verantwortlichkeiten sind auf einen bestimmten Bereich begrenzt und somit ist das Wissen und die Handlungsfähigkeit der Bereichsverantwortlichen eingeschränkt. Die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Bereichen fordern sehr viel Kommunikation und Koordination. Möglicherweise verfolgen die einzelnen Bereiche auch verschiedene oder gar gegensätzliche Ziele.

In einer prozessorientierten Organisation sind die Verantwortlichkeiten auf die Prozesse ausgelegt, die sich durch die gesamte Organisation ziehen. Somit sind ganzheitliche Ansätze möglich, die sich quer durch das Unternehmen ziehen. Dadurch kann die Arbeitsteilung zwischen den Abteilungen überwunden werden und die gesamte Wertschöpfung optimiert werden.

Prozessmanagement Tools & Softwares

Ein erfolgreiches Prozessmanagement steht und fällt mit den richtigen Tools, die Sie verwenden. Entsprechende Software-Anwendungen können Sie dabei in allen Bereichen unterstützen. Sie helfen Ihnen, den Überblick zu behalten, die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens miteinander zu verbinden und die richtigen Daten auszuwerten. Ein großer Teil der Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen fällt automatisch weg, weil alle Beteiligten auf die gleichen Informationen zugreifen können.

Nun stellt sich die Frage, in dieser Vielfalt von Prozessmanagement Tools und Softwares, welche ist die Richtige für Ihr Unternehmen? Die Auswahl an Prozessmanagement Tools ist tatsächlich groß und nicht jede Software passt zu jedem Unternehmen.

Prozessmanagement Software für KMU

Als KMU sind Ihre Mittel in der Regel begrenzt und ein „Monster“ von einer Software bringt Ihnen wenig. Entsprechend empfehlen wir Ihnen, dass Sie nicht die erst beste und bekannteste Lösung wählen, sondern strategisch an die Sache herangehen.

Welche Prozesse gibt es in Ihrem Unternehmen? Zu den wichtigsten und grundlegendsten Prozessen gehören normalerweise:

• Human Resources
• Customer Relations
• Marketing
• Projektmanagement
• Buchhaltung

Was Sie wollen, ist eine Software, die alle Bereiche auf einmal abdeckt und eine, die flexibel ausgebaut werden kann, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern.

Prozessmanagement mit Zoho One

Wir von KMU Digitalisierung empfehlen deshalb Zoho als Prozessmanagement Software, weil es all diese Bedingungen erfüllt. Darüber hinaus ist Zoho sehr benutzerfreundlich in der Bedienung, sodass Sie Zeit und Ressourcen für IT-Personal und lange Schulungen sparen können. Auch was die Kosten betrifft, ist Zoho sehr flexibel an die Bedürfnisse und Möglichkeiten einer KMU angepasst.

Da Zoho eine cloudbasierte Anwendung ist, gibt Ihnen zusätzliche Flexibilität. Ob Ihre Mitarbeiter im Büro, im Homeoffice oder unterwegs sind, macht dann keinen Unterschied mehr. Sie können von überall her auf sämtliche Daten und Informationen zu greifen. Natürlich wird Sicherheit dabei großgeschrieben.

Lassen Sie sich beraten!

Unser Anliegen von KMU Digitalisierung ist es, kleinere und mittlere Unternehmen dabei zu begleiten und unterstützen, die richtigen, maßgeschneiderten Lösungen für Ihr digitales Unternehmen zu finden.

Im Rahmen eines Audits sehen wir uns gemeinsam mit Ihnen alles an und unterstützen Sie anschließend dabei, die für Sie richtigen Lösungen zu finden, damit dem erfolgreichen Prozessmanagement nichts mehr im Wege steht.