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Digitale Technologien für kleine und mittlere Unternehmen entwickeln sich ständig weiter – und das in einem Tempo, das so manchen Betrieb vor Herausforderungen stellen kann. Befolgen Sie diese 5 Schritte, um die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen problemlos zu bewältigen!

Das 5-Schritte-Modell basiert auf unseren eigenen Erfahrungen und auf Erkenntnissen aus dem Acht-Schritte-Modell von Harvard-Wirtschaftsprofessor John Keller. Digitale Transformation ist Change. Aber Change, also Wandel muss nicht schlecht sein. Nutzen Sie die Chance.

Bevor wir in diesem Artikel auf das 5-Schritte Modell eingehen, machen wir einen Schritt zurück und schauen an was die Gründe für eine digitale Transformation in einem Unternehmen überhaupt sind. Denn bevor man etwas neues anstösst, sollte man sich im klaren sein wozu man dies tut. Die digitale Transformation ist ein Prozess, bei dem Unternehmen ihre Geschäftsmodelle, Prozesse und Technologien an die sich verändernden digitalen Anforderungen anpassen. Prozesse sind nie Schmerzfrei. Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen eine digitale Transformation durchführen:
  1. Verbesserung der Effizienz und Produktivität: Digitale Technologien können dazu beitragen, Prozesse zu optimieren und die Effizienz und Produktivität im Unternehmen zu erhöhen. Dazu gehören zum Beispiel die Automatisierung von Arbeitsabläufen oder die Nutzung von Cloud-basierten Lösungen.
  2. Erhöhung der Kundenzufriedenheit: Eine digitale Transformation kann dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, indem zum Beispiel die Verfügbarkeit von Informationen verbessert oder die Kundenkommunikation optimiert wird.
  1. Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: In vielen Branchen wird die digitale Transformation zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor und Unternehmen, die sich nicht anpassen, riskieren, den Anschluss zu verlieren. Eine digitale Transformation kann dazu beitragen, das Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen, indem zum Beispiel neue Geschäftsmodelle oder Dienstleistungen entwickelt werden.
  2. Verbesserung der Datenqualität und -nutzung: Digitale Technologien ermöglichen es, große Mengen an Daten zu sammeln und zu analysieren. Eine digitale Transformation kann dazu beitragen, die Qualität und Nutzbarkeit von Daten im Unternehmen zu verbessern und somit bessere Entscheidungen zu treffen.
  1. Schaffung neuer Geschäftsmöglichkeiten: Eine digitale Transformation kann dazu beitragen, neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen, indem zum Beispiel neue Märkte erschlossen oder neue Produkte oder Dienstleistungen entwickelt werden. Durch die Nutzung von digitalen Technologien können Unternehmen auch neue Geschäftsmodelle entwickeln und somit neue Einnahmequellen erschließen.

Es gibt also viele Gründe, warum Unternehmen eine digitale Transformation durchführen. Es ist jedoch wichtig, dass die Transformation auf eine sorgfältige Planung und Vorbereitung aufbaut und auf die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens abgestimmt ist, um erfolgreich umgesetzt zu werden.

Wie Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen vorantreiben

Damit die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen erfolgreich vonstattengeht, müssen Sie viele Faktoren beachten. Selbst, wenn Sie alle hier erwähnten Schritte und Tipps akribisch befolgen, ist der Erfolg nicht garantiert – aber die Wahrscheinlichkeit steigt!

Darum ist es wichtig, dass Sie diese Schritte kennen und beherzigen.

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Digitale Transformation ist Change (zum Guten!) – Foto von Ross Findon auf Unsplash

1. Schaffen Sie ein Klima für den Wandel

Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, warum Ihr Unternehmen digitaler werden muss. Setzen Sie sich mit den wichtigsten Mitarbeitern zusammen, um jeden Geschäftsbereich zu überprüfen. Halten Sie fest, was gut funktioniert und was nicht.

Muss Ihr Unternehmen den Kundenservice verbessern oder Fehler reduzieren? Haben Sie eine schlechte interne Kommunikation? Verlieren Sie Aufträge an Konkurrenten oder haben Sie Probleme, Aufträge zu erfüllen?

Sie sollten folgende Fragen stellen:

  • Versteht jeder seine Rolle und die Unternehmensvision?
  • Wo ist Ihr Geschäft im Moment fragmentiert?
  • Wie sieht die derzeitige Realität aus und wie funktioniert sie?
  • Wo treten in den einzelnen Unternehmensbereichen Pannen auf?
  • Wie gut ist der Informationsfluss?

Schauen Sie ganz genau hin – auch, wenn Sie hören, dass alles in Ordnung ist. In jedem Unternehmen gibt es Schmerzpunkte, die nach einer Lösung rufen.

Analysieren Sie dazu auch Ihren Net Promoter Score (NPS). Er gibt Ihnen Auskunft darüber, wie zufrieden Kunden mit Ihnen sind. Wie verhält es sich mit Wiederkäufen an Kunden? Mit schnellen Durchlaufzeiten von Bestellung zur Lieferung?

Werfen Sie auch einen ehrlichen Blick auf Ihre derzeitige Technologie. Überprüfen Sie die Art und Weise, wie Sie Daten nutzen, und wo es etwaige Lücken in Bezug auf Kompetenzen oder Ressourcen gibt. Liefern Ihre Daten die Antworten, die Sie benötigen? Untersuchen Sie dann, wie digitale Technologie und bessere Daten Ihrem Unternehmen helfen können. Schauen Sie sich auch an, was Ihre Konkurrenten und andere Branchen mit Technologie erreichen.

Ganz wichtig ist, dass Sie allen Teams klarmachen, dass es bei der digitalen Transformation nicht um Stellenabbau geht, sondern um Optimierung von Prozessen und Abläufen. Verdeutlichen Sie ihnen auch die Vorteile! Optimierte Prozesse ermöglichen Ihren Mitarbeitern, sich mehr auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie sorgen auch dafür, dass Überstunden vermieden und Jobs gesichert werden.

2. Erstellen Sie einen Aktionsplan

Die Lösungen für Schwachstellen in Ihrem Unternehmen müssen nicht unbedingt etwas mit Technologie zu tun haben. Aber Sie sollten im Zuge Ihrer digitalen Transformation auf jeden Fall untersuchen, wie Technologie und bessere Daten Ihrem Unternehmen in bestimmten Bereichen helfen können.

Erstellen Sie einen klaren Aktionsplan für den Erwerb und die Implementierung von digitalen Lösungen. Der Plan sollte wichtige Meilensteine und Schritte enthalten, die Ihr Unternehmen unternehmen muss, um die Vorteile von Technologien und Daten zu maximieren. Ganz am Ende dieses Artikels haben wir Ihnen einige Punkte in der Form einer möglichen Checkliste aufgelistet. Für den Fall, dass ein Schritt nicht klappt, bauen Sie zudem eine Notfallplanung ein.

Versuchen Sie, kurzfristige Ziele für schnelle, einfache Erfolge festzulegen, um die Motivation aller zu erhalten. Das können Projekte sein, die nicht zu kostspielig oder zu aufwändig sind.

Was wir oft hören, ist: Wir wollen das nicht tun, weil es ein wirklich großes Projekt sein wird.” Unsere Antwort: “Teilen Sie es in mundgerechte Stücke auf!”
Gehen Sie Schritt für Schritt vor und implementieren Sie einen kleinen Roll-out nach dem nächsten.

3. Richten Sie ein Veränderungsteam ein

Die Akzeptanz der Mitarbeiter beginnt an der Spitze. Das Management muss nicht nur die Notwendigkeit von Veränderungen verstehen, sondern bei der Einführung der Technologie vorangehen und Ihren Aktionsplan allen voran umsetzen.

“Der Wandel wird nicht stattfinden, wenn die Führung ihn nicht vorlebt. Wandel muss gelebt werden und nicht befohlen.”

Wir raten unseren Kunden auch, eine Veränderungskoalition” zu bilden – ein Team einflussreicher Mitarbeiter aus allen Bereichen, die fest an die Umstellung glauben und sich bei anderen dafür einsetzen. Der Koalition können Mitarbeiter oder Manager angehören, die am unmittelbarsten von den Problemen betroffen sind, technisch versierte Mitarbeiter und sogar solche, die sich der Veränderung widersetzen. Klippen können schneller umschifft werden, wenn alle im Boot in die gleiche Richtung rudern.

4. Engagieren und kommunizieren Sie

Erstellen Sie einen Kommunikations-Plan, um Ihrem Team die Umstellung zu erläutern, auf Bedenken der Mitarbeiter einzugehen und schnelles Feedback zu Problemen zu erhalten. Sie können zum Beispiel in regelmäßigen Abständen bei Unternehmensbesprechungen (zum Beispiel einem monatlichen “Kaffee & Gipfeli-Gespräch”), in Newslettern oder auf einer in der Kantine ausgehängten Tabelle über die Fortschritte informieren.

“Be The Change”

Foto von Maria Thalassinou auf Unsplash

5. Halten Sie eine Kultur der Veränderung aufrecht

Wenn der Wandel nicht zum Kern Ihrer Unternehmensmentalität wird, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie früher oder später in alte Muster zurückfallen. Ihr Ziel muss es sein, eine Kultur der ständigen Innovation und Qualitätsverbesserung zu fördern. Digitale Transformation in Ihrem Unternehmen lässt sich nicht mit einer simplen Checkliste erledigen.

“Machen Sie den Wandel zu einem Teil Ihrer Alltagskultur. Denken Sie ständig darüber nach, wie Sie Dinge tun und wie Sie sie besser machen können.”

Eine neue Strategie könnte sein, die Mitarbeiter regelmäßig aufzufordern, Ideen für Innovationen einzubringen – zum Beispiel mit einer Ideen- oder Vorschlagsbox. Oder gehen Sie noch weiter und entwickeln Sie einen strukturierten Innovationsprozess. Sie können z. B. ein Innovationsteam einrichten, das regelmäßig Ideen zur Qualitätsverbesserung sammelt, ein Brainstorming durchführt und vielversprechende Ideen der Geschäftsleitung vorlegt.

Es ist wichtig, die Mitarbeiter, die sich für den Wandel einsetzen, anzuerkennen und zu belohnen. Sie können Mitarbeiter in der internen Kommunikation würdigen und sie mit Prämien oder Punkten belohnen, die in Geschenke umgetauscht werden können. Feiern Sie das Erreichen von Meilensteinen Ihres Aktionsplans.

Zur Aufrechterhaltung einer Kultur des Wandels können Sie auch beitragen, indem Sie entsprechende Key Performance Indicators (KPIs) einsetzen. Nutzen Sie Dashboards, Newsletter und Sitzungen, um die Mitarbeiter regelmäßig über die Ergebnisse der KPIs zu informieren. So entsteht ein Kreislauf der ständigen Verbesserung auf der Grundlage von Daten, Fakten und Informationen.

Warum Sie ein gutes CRM brauchen

Ein gut integriertes CRM kann Ihrem Unternehmen wesentlich dabei helfen, Daten und Informationen strukturiert zu sammeln. In Ihrem CRM fließen Kundendaten, Webseiten-Besucherdaten und Umfrageresultate zusammen.

Wir helfen Ihnen beim Aufbau Ihres CRMs und bei der digitale Transformation in Ihrem Unternehmen gerne. Kontaktieren Sie uns ungeniert! Lesen Sie als Inspiration auch unseren Blogartikel Digitalisierung heisst weniger Software. In unserem Blog finden Sie darüber hinaus viele andere interessante Artikel zum Thema digitale Transformation.

Checkliste digitale Transformation

Die digitale Transformation eines Unternehmens kann eine komplexe Aufgabe sein, da sie oft tiefgreifende Veränderungen im Unternehmen erfordert. Um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, kann es hilfreich sein, eine Checkliste zu erstellen, die die wichtigsten Schritte und Aspekte berücksichtigt. Eine solche Checkliste könnte beispielsweise folgende Punkte enthalten:

  1. Ziele und Vision: Es ist wichtig, klare Ziele und eine Vision für die digitale Transformation festzulegen, um den Fokus zu halten und die Veränderungen in eine sinnvolle Richtung zu lenken.
  2. Analyse der aktuellen Situation: Um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, die aktuelle Situation des Unternehmens gründlich zu analysieren. Dazu gehört zum Beispiel die Analyse von Prozessen, IT-Systemen und Kundenbedürfnissen.
  3. Entwicklung eines Transformationsplans: Auf Basis der Analyse der aktuellen Situation sollte ein Transformationsplan entwickelt werden, der die wichtigsten Schritte und Maßnahmen festlegt, um die digitale Transformation umzusetzen.
  4. Mitarbeiterbeteiligung: Die digitale Transformation betrifft in der Regel alle Mitarbeiter eines Unternehmens und es ist wichtig, sie frühzeitig in den Prozess einzubeziehen und ihre Unterstützung zu gewinnen.
  5. Auswahl und Einführung von IT-Systemen: Eine wichtige Komponente der digitalen Transformation ist die Auswahl und Einführung von IT-Systemen, die das Unternehmen unterstützen. Dazu gehört zum Beispiel die Auswahl von CRM- oder ERP-Systemen.
  1. Schulung und Weiterbildung: Um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse erwerben. Dazu gehört zum Beispiel die Schulung in der Nutzung von IT-Systemen oder die Weiterbildung in digitalen Fertigkeiten.
  2. Kommunikation und Marketing: Es ist wichtig, dass die digitale Transformation im Unternehmen klar kommuniziert wird und dass das Unternehmen auch nach außen hin die Veränderungen kommuniziert, um Kunden und andere Stakeholder zu informieren und zu überzeugen.
  3. Überwachung und Evaluation: Um sicherzustellen, dass die digitale Transformation erfolgreich umgesetzt wird, ist es wichtig, den Fortschritt regelmäßig zu überwachen und zu evaluieren. Dazu gehört zum Beispiel die Überprüfung von Kennzahlen wie Kundenzufriedenheit oder Prozessverbesserungen.
  4. Anpassung und Weiterentwicklung: Die digitale Transformation ist kein einmaliger Prozess, sondern erfordert eine stetige Anpassung und Weiterentwicklung, um sich an veränderte Bedingungen und Anforderungen anzupassen.

Diese Punkte bilden nur eine grobe Orientierung und können je nach Unternehmen und Situation variieren. Es ist wichtig, eine individuelle Checkliste zu erstellen, die auf die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens abgestimmt ist und alle wichtigen Aspekte der digitalen Transformation berücksichtigt. Ein professioneller Berater kann dabei unterstützen, die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Wir helfen gerne.

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