Leitfaden für ein persönliches Treffen: Wie man effektive Meetings leitet

Jede persönliches Gespräch das Sie mit einem Mitarbeiter führen, birgt so viel Potenzial. Sie können aktuelle Projekte besprechen, sich über Blockaden auf dem Laufenden halten, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten erörtern und vieles mehr. Aber 30 Minuten sind ein kleines Zeitfenster, um all diese Themen zu behandeln. Sie brauchen die richtige gemeinsame Agenda und eine Vorlage für ein persönliches Gespräch, um auf dem Laufenden zu bleiben, sich selbst zur Verantwortung zu ziehen und das Beste aus der Zeit mit Ihrem Mitarbeiter herauszuholen. Effektive Meetings bringen Vorteile für Sie aber auch für den Mitarbeiter.

Vorlage für ein persönliches Treffen: Wie man effektive Meetings leitet

Als Führungskraft sind Sie zu 50 % für den Erfolg eines Meetings verantwortlich. Wenn nicht sogar mehr! Damit Sie Ihren Teil dazu beitragen können, haben wir diesen kurzen Leitfaden zusammengestellt, der erklärt, warum Einzelgespräche wichtig sind und was Sie in diesen wichtigen Gesprächen besprechen sollten. Ausserdem stellen wir Ihnen eine detaillierte, wissenschaftlich untermauerte Vorlage für Einzelgespräche zur Verfügung, mit der Sie effektive Gespräche mit Ihren direkten Mitarbeitern führen können.

Was ist der Zweck von Einzelgesprächen?

One-on-One-Meetings (auch bekannt als 1-on-1) sind wiederkehrende Treffen zwischen Managern und ihren direkten Mitarbeitern, die im Idealfall über einfache Status-Updates oder Leistungsgespräche hinausgehen. Richtig gemacht, verbessern diese Treffen die Abstimmung zwischen Mitarbeiter und Manager und fördern gleichzeitig die Produktivität, Motivation und das Wachstum der Mitarbeiter.

Diese Gespräche werden am erfolgreichsten sein, wenn Manager und Mitarbeiter eine gemeinsame Agenda erstellen und verwenden, um ihre Diskussion zu leiten. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Einzelgespräche eine klare Struktur haben, können Sie Ihre begrenzte gemeinsame Zeit optimal nutzen und sicherstellen, dass Ihr Mitarbeiter die Unterstützung erhält, die er braucht, um in seiner Rolle erfolgreich zu sein.

Auf welche Themen sollte ich mich bei einem Einzelgespräch konzentrieren?

1-on-1-Meetings sollten mehr als nur Status-Updates umfassen. Im Folgenden finden Sie einige weitere Themen, für die Sie in Ihren Gesprächsplänen Platz schaffen sollten, sowie einige Fragen, die Sie Ihrem Mitarbeiter zu diesen Themen stellen können:

Hemmnisse: Gibt es etwas, das Ihre Produktivität und Ihren Fortschritt im Moment behindert? Wie kann ich helfen diese Probleme zu lösen als Ihr Vorgesetzter?
Produktivität: Haben Sie bestimmte Stunden am Tag, in denen Sie am produktivsten sind? Wie kann ich Ihren Arbeitsplan optimieren um diese Zeiten herum optimieren?
Wohlbefinden der Arbeitnehmer: Fühlen Sie sich fühlen Sie sich ausgebrannt? Wann haben Sie das letzte Mal Urlaub genommen? Machen Sie regelmäßig Pausen und achten Sie auf Ihr Energieniveau?
Arbeitsbeziehungen: Fühlen Sie sich dem Team verbunden und zugehörig? Haben Sie irgendwelche Probleme mit Kollegen?
Berufliches Wachstum: Wie machen Sie Fortschritte bei Ihrem individuellen Entwicklungsplan? Sind Sie auf dem Weg, Ihre grösseren Karriereziele?
Fortschritte bei der Zielerreichung: Wie weit sind Sie mit Ihren vierteljährlichen (oder jährlichen) Zielen gekommen? Sind Sie auf dem richtigen Weg, oder müssen die Leistungsziele überarbeitet werden?
Anerkennungen: Wenn Ihr Mitarbeiter kürzlich die Erwartungen an seine Rolle übertroffen hat, lassen Sie ihn das wissen und feiern Sie ihren Erfolg.
Rückmeldung: Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter mit, was er in letzter Zeit gut gemacht hat und in welchen Bereichen er sich verbessern könnte.

Wenn Ihnen das zu viel Stoff für ein kurzes persönliches Gespräch zu sein scheint, machen Sie sich keine Sorgen. Sie müssen nicht jedes der oben genannten Themen in jedem Gespräch behandeln. Jedes Gespräch wird anders verlaufen, je nachdem, was Sie und Ihr Mitarbeiter in einer bestimmten Woche am meisten beschäftigt. Effektive Meetings sind dynamisch, aber wenn Sie nicht vorbereitet sind enden Sie chaotisch.

Leitfaden für die Tagesordnung für ein persönliches Gespräch: Wie Sie ein effektives Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter führen

Bei einem wöchentlichen Einzelgespräch gibt es viel zu besprechen. Deshalb haben wir hier ein einfaches Verfahren in vier Schritten zusammengestellt, mit dem Sie die Zeit, die Sie und Ihr Mitarbeiter miteinander verbringen, optimal nutzen können. Befolgen Sie diese Vorlage für Einzelgespräche, um Ihre Besprechungen zielgerichtet und produktiv zu gestalten:

1. Beginnen Sie mit einem zwanglosen Check-in

Nehmen Sie sich zu Beginn jeder Sitzung Zeit für ein lockeres Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter. Dies gibt den Ton für das Treffen an und hilft Ihnen, Ihren direkten Mitarbeiter besser kennenzulernen. Sie können ihn nach seinem Wochenende, seinem bevorstehenden Urlaub oder sogar nach einem leidenschaftlichen Projekt ausserhalb der Arbeit fragen – alles, was ihn dazu bringt, sich zu öffnen und sich wohler zu fühlen, bevor Sie den Rest des Gesprächs beginnen. Sie können hier auch Kreativ sein und Fragen welche Rolle Sie im Film Star Wars gerne spielen würden…. Für erfolgreiche Meetings braucht es auch ein bischen Humor und die Präsenz der Teilnehmer im “hier und jetzt”.

2. Überprüfen Sie Ihre gemeinsame Agenda

Eins-zu-eins-Gespräche sollen sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter von Vorteil sein. Durch die Erstellung einer gemeinsamen Tagesordnung können die Mitarbeiter das Gespräch selbst in die Hand nehmen und sicherstellen, dass sie das bekommen, was sie von den Gesprächen erwarten.

Einige Unternehmen nutzen eine Lösung für Einzelgespräche, wie Culture Amp 1-on-1 Meetings, um gemeinsame Tagesordnungen zu erstellen und zu speichern, aber auch ein geteiltes Dokument in Zoho Writer, ein gemeinsames Projekt in Zoho Project oder eine E-Mail kann funktionieren. Stellen Sie nur sicher, dass Sie Ihre Punkte vor der Besprechung in die Agenda eintragen (und Ihren Mitarbeiter daran erinnern, dasselbe zu tun), damit Sie während der Besprechung gleich loslegen können.

3. Fragen stellen

Wenn Sie alle Punkte auf Ihrer gemeinsamen Agenda angesprochen haben, stellen Sie Ihrem Mitarbeiter alle noch offenen Fragen, die Sie haben. Das kann alles sein, von der Frage, wie es ihm geht, bis hin zur Bitte um genauere Informationen über seine aktuellen Projekte.

Hier sind einige Beispiele für Fragen, die Sie vielleicht stellen möchten, aber Sie können sich auch unsere Liste mit Fragen für ein persönliches Gespräch für noch mehr Ideen:

Welcher Teil Ihrer Arbeit gibt Ihnen Energie?
Welche zwei oder drei neuen Fähigkeiten würden Sie gerne im Beruf erlernen?
Haben Sie irgendwelche Feedback für mich?
Was finden Sie am hilfreichsten/am wenigsten wertvoll an unseren 1-on-1s?
Gibt es etwas, das wir heute nicht behandelt haben und das Sie beim nächsten Mal besprechen möchten?

4. Festhalten von Sitzungspunkten und vereinbarten Aktionen

1-on-1-Gespräche sind zwar oft recht kurz, aber Sie werden überrascht sein, wie viel Sie in so kurzer Zeit besprechen können. Machen Sie sich während oder unmittelbar nach dem Gespräch ausführliche Notizen, um den Umfang Ihrer Gespräche festzuhalten und alle Aktionspunkte im Auge zu behalten, die während des Gesprächs aufgetaucht sein könnten. Zoho Project verfügt sogar über einen Abschnitt für gemeinsame Notizen, damit Sie die nächsten Schritte und die in Zukunft zu besprechenden Punkte klar umreißen können, was sowohl Ihnen als auch Ihrem Mitarbeiter hilft, Verantwortung zu übernehmen.

Bewährte Verfahren für die Leitung effektiver Einzelgespräche

Ein paar Dinge, die Sie bei Ihrem nächsten 1-on-1 beachten sollten um ein effektive Meetings zu gestalten:

Bestimmen Sie Ihren Besprechungsrhythmus. Jeder Mitarbeiter ist anders. Einige fühlen sich bei einem sehr direkten Führungsstil wohl, während andere es vorziehen, selbständig zu arbeiten. Zu Beginn einer neuen Beziehung zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sollten Sie sich mit Ihrem direkten Vorgesetzten zusammensetzen und besprechen, welchen Besprechungsrhythmus er am hilfreichsten findet. Sie sollten auch die Dauer der Besprechungen und den Wochentag besprechen, damit sich Ihre Mitarbeiter angemessen vorbereitet und nicht gehetzt fühlen.
Bereiten Sie sich vor. Um das Beste aus der gemeinsamen Zeit herauszuholen, müssen sich sowohl Mitarbeiter als auch Manager auf diese Treffen vorbereiten. Beide Parteien müssen einen Beitrag zur gemeinsamen Tagesordnung leisten und mit aktuellen Informationen, Feedback, Lob und sogar Fragen kommen.Persönliche Treffen sind ein zentraler Bestandteil der Beziehung zwischen Mitarbeiter und Führungskraft. Ständige Terminverschiebungen, Verspätungen und Ablenkungen signalisieren Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich nicht um sie, ihre Arbeit oder ihre Zeit kümmern. Sie können diese und andere häufige Fallstricke im persönlichen Gespräch indem Sie bei Ihren Gesprächen pünktlich und präsent sind.
Behandeln Sie die richtigen Themen. Viele Manager nutzen Einzelgespräche nur, um die Aufgabenliste eines Mitarbeiters abzuarbeiten. Wie bereits erwähnt, sind Einzelgespräche die perfekte Gelegenheit, um persönliche und berufliche Herausforderungen und Wachstumschancen zu besprechen, Feedback zu geben und zu erhalten, Blockaden auszutauschen, Lösungen zu entwickeln und vieles mehr. Gehen Sie über Status-Updates hinaus, um stärkere Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern aufzubauen und sie auf die Art und Weise zu unterstützen, die sie brauchen.
Weiterverfolgung. Die Chancen stehen gut, dass Ihre Einzelgespräche zu einigen Aufgaben für Sie als Manager führen. Dazu könnte gehören, dass Sie helfen, ein Hindernis aus dem Weg zu räumen, eine Richtlinie zu überprüfen, Fragen an die Personalabteilung zu stellen, ein Softwareproblem zu lösen oder ein schwieriges Szenario zu meistern. Wenn Sie nicht handeln, wenn Ihre Mitarbeiter Bedenken äußern, riskieren Sie, ihr Vertrauen zu verlieren und Ihre Beziehung zu beschädigen. Das könnte bedeuten, dass sie in Zukunft weniger bereit sind, sich Ihnen gegenüber zu öffnen oder um Hilfe zu bitten. Nehmen Sie ihre Fragen und Bedenken ernst, verfolgen Sie die Fortschritte oder informieren Sie sie in Ihrer nächsten wöchentlichen Besprechung.

Nutzen Sie digitale Arbeitsmittel

Sie brauchen keine zusätzlichen Tools, mit Zoho One haben Sie bereits alles zur Hand für effektive Meetings. Erstellen Sie sich eine individuelle wie oben beschriebene Vorlage für ein persönliches Gespräch In Zoho Writer. Sie können dies dann für sich nutzen oder teilen, aber auch in Projekten einbinden.

Um diese gesunden und effektiven Gespräche zu fördern sollten Sie Zugriff haben auf:

Eine gemeinsame Agenda, die die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Manager sowie die Selbstreflexion der Mitarbeiter fördert – Zoho.eu/Calendar ist integriert in die meisten Zoho Applikationen
Ein vordefiniertes Check-in, um eine tiefere Diskussion über Themen zu fördern, die sich auf die Erfahrung des Mitarbeiters am Arbeitsplatz auswirken – Zoho.eu/Writer oder /Notebook ist perfekt für Notizen
Gezielte Fragen, um die Besprechung auf Produktivitätsblocker zu konzentrieren, nicht auf Statusmeldungen
Gemeinsame Notizen für klare nächste Schritte und Themen, die in Zukunft diskutiert werden sollen – Zoho.eu/Writer und teilen Sie die Dokumente mittels Zoho.eu/Workdrive, so können Sie den Zugriff kontrollieren, aber gelichzeitig am Dokument arbeiten.

Diese Funktionen sollen Ihnen die Arbeit erleichtern, aber das ist nicht ihr einziger Vorteil. Sie tragen auch dazu bei, dass gemeinsame Besprechungen nahtloser ablaufen, Mitarbeiter zur Selbstreflexion angeregt werden und Sie in die Lage versetzt werden ein besserer Coach zu sein und ermöglichen es Ihnen, echte (und manchmal schwierige) Gespräche zu führen. Diese Funktionen zeigen, was sich unter der Oberfläche verbirgt, und ermöglichen es Ihnen, über Statusaktualisierungen hinaus die tieferen Themen und Einsichten zu ergründen, die Sie brauchen, um eine effektive Führungskraft.