Teamproduktivität mit der Eisenhower-Matrix steigern

Seit Ende 2021 arbeiten einige Mitarbeiter wieder in einem Büro, während andere es vorziehen, weiterhin remote tätig zu sein. Um ein Gleichgewicht zu schaffen, haben zahlreiche Organisationen daher begonnen, das Modell der hybriden Arbeit zu übernehmen.

Eine der größten Herausforderungen in einer hybriden Arbeitsumgebung ist, Projekte rechtzeitig fertigzustellen. Wenn alle Teammitglieder von verschiedenen Standorten aus arbeiten, kann dies die Teamproduktivität beeinträchtigen.

In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie die Dinge mit der Eisenhower-Matrix und einer Kombination aus digitalen Hilfsmitteln erledigt bekommen.

Wie Sie die Teamproduktivität mit der Eisenhower-Matrix steigern

In den letzten Jahren haben sich in der Geschäftswelt verschiedene Techniken zur Steigerung der Zeitproduktivität durchgesetzt. Einige dieser Techniken eignen sich am besten für die Einzelarbeit, andere für die Teamarbeit. Die Pomodoro-Technik ist beispielsweise effektiv, wenn Sie alleine arbeiten, während die Eisenhower-Matrix, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten, eher für die Teamarbeit geeignet ist. Um die Teamproduktivität zu steigern, brauchen wir also Eisenhower!

Dwight D. Eisenhower war bekannt für seine Zeitmanagement-Prinzipien. 1954 hielt er eine Rede vor der Zweiten Versammlung des Ökumenischen Rates der Kirchen, in der er sagte:

“Das Dringende ist nicht wichtig, und das Wichtige ist nie dringend.”

Stephen Covey, Autor des Buchs “The 7 Habits of Highly Effective People” (Die 7 Wege zur Effektivität), nutzte diese Aussage, um ein Werkzeug für die Arbeitsproduktivität zu entwickeln, das heute als Eisenhower-Matrix bekannt ist. Dieses Instrument hilft Ihnen, unerwünschte Aktivitäten zu eliminieren, die unnötig Zeit kosten. 

Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix und wie kann sie zur Verbesserung der Teamproduktivität in einer hybriden Arbeitswelt eingesetzt werden? 

Mit der Eisenhower-Strategie können Sie Ihre monatliche, wöchentliche und tägliche Arbeit planen. Zu Beginn einer jeden Arbeitsperiode sollten Sie eine Besprechung abhalten, um die Aufgaben für die jeweilige Woche zu planen. Um Teambesprechungen durchzuführen, insbesondere in einer dezentralen oder hybriden Arbeitsumgebung, sollten Sie Tools für die geschäftliche Zusammenarbeit verwenden, die speziell für die dezentrale Zusammenarbeit entwickelt wurden, wie Zoho Cliq.

Nachdem Sie sich mit Ihrem Team besprochen und eine Liste von Aufgaben für einen bestimmten Arbeitszeitraum erstellt haben, teilen Sie diese Aufgaben in vier Quadranten ein, die sich nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit richten.

Quadrant 1: Sofort tun 

Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind, sollten in Quadrant 1 gruppiert werden, da sie sofort erledigt werden müssen. Dazu gehören in der Regel Arbeiten, die an Kunden geliefert werden müssen oder Teil einer Produktfreigabe sind. Achten Sie bei der Planung der Aufgaben für die Woche darauf, dass diese wichtigen und dringenden Aufgaben innerhalb der ersten beiden Tage der Woche erledigt werden – ohne Verzögerungen.

Funktionen in Zoho Cliq, die Ihnen helfen, die Arbeit in Quadrant 1 zu erledigen:   

 1) Status: Die Status-Funktionen halten Sie über den Status Ihres Kollegen auf dem Laufenden (aktiv, beschäftigt oder abwesend vom Computer). 

 2)  Do Not Disturb: Wenn Sie Ihr Cliq auf “Nicht stören” einstellen, können Sie sich besser konzentrieren, indem Sie Ihren Kollegen mitteilen, dass Sie nicht gestört werden möchten.  

 3) Anrufen: Rufen Sie Ihre Kollegen per Sprach- oder Videoanruf an, um Aufgaben zu besprechen, zu klären und schneller zu erledigen. 

 4) Option zur Bildschirmfreigabe: Teilen Sie Ihren Bildschirm mit Kollegen, um Aufgaben mit mehr Kontext und Klarheit zu besprechen. 

 5) Pinnwand: Nutzen Sie die Whiteboard-Option für die visuelle Zusammenarbeit mit Ihren Teammitgliedern.  

Quadrant 2: Planen oder später erledigen  

Arbeiten, die nicht dringend sind, aber innerhalb einer Woche erledigt werden müssen, sollten in Quadrant 2 eingeordnet werden. Sobald die Aufgaben in Quadrant 1 erledigt sind, können Sie mit diesen Aufgaben beginnen. So können Sie zu Beginn der Woche Erinnerungen einstellen, um diese Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt in der Woche zu erledigen. Oder Sie verwenden Planer, um einige manuelle Aufgaben zu automatisieren.

Funktionen in Zoho Cliq, die Sie bei der Arbeit in Quadrant 2 unterstützen:

 1) Erinnerungen:  Legen Sie Erinnerungen in Cliq fest und lassen Sie sich vom Taz Bot zur angegebenen Zeit benachrichtigen, damit Sie keine Aufgaben verpassen.

 2) Schrägstrich-Befehle: Verwenden Sie den Befehl /remind, um Erinnerungen zu versenden.

 3) Scheduler Bot: Die Scheduler in Cliq helfen Ihnen, alle Routineaufgaben zu automatisieren.  

Quadrant 3: An andere delegieren

Die Aufgaben in Quadrant 3 sind ein wenig kompliziert. Sie sind nicht so wichtig wie die Aufgaben in Quadrant 1, aber sie müssen sofort erledigt werden. Diese Aufgaben können und sollten an andere Teammitglieder delegiert werden.

Wenn Sie beispielsweise Aufgaben in Quadrant 1 und Quadrant 3 zugewiesen haben, können Sie die Aufgaben in Quadrant 3 an andere Teammitglieder delegieren und sich auf die in Quadrant 1 aufgeführten Aufgaben konzentrieren. Achten Sie beim Delegieren dieser Aufgaben darauf, dass Sie sie an die richtige Person weiterleiten, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich abgeschlossen werden. 

Funktionen in Zoho Cliq, die Ihnen helfen, die Arbeit in Quadrant 3 zu erledigen:

 1) Delegieren Sie mit @mention: Weisen Sie Ihrem Kollegen Arbeit zu, indem Sie ihn in einem Chat markieren.

 2) Besprechungen: Nutzen Sie die Audio- und Videobesprechungsfunktionen, um mit Ihren Teamkollegen zusammenzuarbeiten. 

Block 4: Nicht tun 

Eine aktuelle Studie des Business-Coaching-Unternehmens Maui Mastermind zeigt, dass  Mitarbeiter jede Woche 21,8 Stunden mit unnötiger Arbeit verschwenden.

Die Aufgaben in Quadrant 4 sind weder wichtig noch dringend, also sollten sie nicht die Energie und Zeit Ihres Teams verschwenden. Die meisten Menschen neigen dazu, einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit diesen Aufgaben zu verbringen, was dazu führen kann, dass sie Aufgaben in den Quadranten 1, 2 und 3 nicht erledigen. Zu diesen Aufgaben gehören in der Regel unproduktive und überflüssige Aufgaben. Die Identifizierung der Aufgaben, die zu diesem Block gehören, ist von entscheidender Bedeutung, um die unwichtigen Aufgaben zu eliminieren, die wichtigen zu priorisieren und die Teamproduktivität langfristig zu erhöhen. 

Ein Team mit hoher Teamproduktivität werden  

“Wenn alle gemeinsam vorankommen, dann stellt sich der Erfolg von selbst ein.”

Henry Ford  

Die Eisenhower-Matrix kann Ihrem Team dabei helfen, kritische Aufgaben zu priorisieren, unnötige Aufgaben zu eliminieren und die Teamproduktivität zu erhöhen.

Wenn Sie Zoho Cliq nutzen, versuchen Sie doch einmal, Ihre Aufgaben mit diesen vier Quadranten zu bearbeiten und teilen Sie uns Ihr Feedback mit!

Selbstverständlich ist Zoho Cliq Teil von Zoho One, das Zoho Betriebssystem, das wir den meisten unserer Kunden empfehlen. Kontaktieren Sie uns ungeniert für einen kostenlosen Demo-Account oder für einen Walk-through per Videokonferenz.