QR rechnung, Online Rechnung
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Seit dem 30.6.2020 kann die QR Rechnung einsetzt und verwendet werden. Ab Herbst 2022 ersetzt die QR Rechnung die Einzahlungsscheine komplett. Für viele KMU mit Eigentwicklungen des ERP stellt sich die Frage wie weiter. Selber eine QR Rechnungsfunktion entwickeln? Wechseln der ERP Lösung?

Diese Umstellung auf die QR Rechnung bringt Vorteile mit sich, denn die gesamte Erfassung aller Zahlungen erfolgt automatisch und digital. Damit fällt weniger manuelle Arbeit an und es werden weniger Fehler entstehen. Für Kunden wird es schneller und einfacher. Des weiteren kann mehr Rechnungsinformation verarbeitet werden.

Wie sollen KMU bei der Umstellung vorgehen, wenn Sie heute Eigentwicklungen des ERP im Einsatz haben? Dieser Frage gehen wir in diesem Beitrag nach und zeigen eine schlanke Lösung.

Zuerst aber sprechen wir über den QR Zahlteil, das wichtige und neue Element auf der QR Rechnung. Es ist Fakt, der Einzahlungsschein verschwindet und wird ersetzt. Herbst 2022 ist fertig Einzahlungsschein. Heute geht noch beides, aber per 30. September nur noch QR Rechnung.

Für wen ist die Umstellung auf QR Rechnungen sinnvoll?

Wenn Sie als kleines und mittelständiges Unternehmen viele Rechnungen ausstellen, Überweisungen tätigen, Kontoauszüge brauchen und dergleichen ist es eine gute Idee, sie über eine Buchhaltungssoftware abzuwickeln. Viele KMU haben hier nicht einen Standardt sondern Eigentwicklungen des ERP im Einsatz.

So oder so, Sie müssen Ihre Software auf die QR Funktionalität prüfen und gegebenenfalls auf den aktuellen Stand bringen. Denn nochmals, die Einzahlungsscheine werden ab Oktober 2022 nicht mehr verarbeitet von den Banken und der Post.

Welches sind die minimalen Vorkehrungen, die man treffen muss, für QR Rechnung für Eigentwicklungen des ERP?

  1. Die Software in Ihrem Unternehmen muss auf dem Stand ISO 20022 sein und QR Rechnungen zu erstellen
  2. Die Kreditorensoftware muss up to date sein. Das bedeutet, sie muss in der Lage sein QR Rechnungen zu scannen, sie in der App zu erfassen und dort auch zu verarbeiten
  3. Die maschinelle Erfassung muss mit Lesegeräten, Scannern und Druckern bereit stehen.

Erfahren Sie weitere Informationen bei uns hier falls Sie jetzt schon wissen das Sie inskünftig nicht mehr auf die eigene Lösung setzten wollen, mit der Sie Ihre Buchhaltung fit machen können für die Umstellung.

Was sind in diesem Zusammenhang die QR Referenz und die QR IBAN?

Wenn Sie Ihr Unternehmen in der Schweiz an QR Rechnungen anschließen wollen erhalten Sie von Ihrem Finanzinstitut die QR Referenz. Diese ersetzt die ESR Rechnung.

Des weiteren erhalten sie die QR IBAN, die extra für die QR Rechnungen gedacht ist. Es ist wichtig hier zu wissen, dass es sich nicht um die alte IBAN handelt. Denn bei falscher Anwendung kann es zu falsch laufenden Zahlungen oder gar Rückweisungen kommen.

Auf der Webseite der Swiss Banking erhalten Sie hier https://www.paymentstandards.ch/de/shared/communication-grid/script.html weitere Informationen zu dem Thema.

Warum sollte man als kleines und mittelständiges Unternehmen auf QR Rechnungen umstellen?

Auch wenn Sie denken, dass die Umstellung auf QR Rechnungen nicht nötig ist für die Größe Ihres Unternehmens sollten Sie dennoch darüber nachdenken. Ihre Lieferanten oder auch die Kunden stellen genau diesen Anspruch an sie, damit Rechnungen leicht beglichen werden können. Denn Sie werden durch Ihre Banken und Post gezwungen sein QR Zahlteile zur Zahlung einzureichen, da die roten und orangen Einzahlungsscheine nicht mehr verarbeitet werden.

Um Ihr Unternehmen weiterhin am Zahn der Zeit zu halten ist deshalb die Einführung QR Rechnung für Eigentwicklungen des ERP ein wichtiger Schritt, der Sie in Zukunft sogar besser wettbewerbsfähig machen kann oder Ihrem Unternehmen beim Wachstum helfen kann.

Unter https://www.paymentstandards.ch/dam/downloads/ig-qr-bill-de.pdf erhalten Sie weitere Informationen, wie die neuen QR Rechnungen auszusehen haben.

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Gretchen Frage: Eigenentwickeltes ERP um QR Rechnung erweitern durch selber machen oder via Rest API? – Photo by ThisisEngineering RAEng on Unsplash

Die Lösung für Eigentwicklungen des ERP

Für Schwarzenbach KMU Service haben wir das QR Modul entwickelt, diese Plattform ermöglich es kostenlos einzelne QR Rechnungen zu generieren, QR Rechnungen in Serie durch den Upload von Excel-Files zu erstellen oder via e-Commerce QR Rechnungen zu erstellen. Dabei gibt es auch die Möglichkeit die Rechnungen nicht nur via e-Mail, sondern auch per Post zu versenden. Rechnungen per Post werden in der Regel schneller bezahlt.

Eigentwicklungen des ERP können nun via API QR Modul nutzen. Dies heisst QR Modul verfügt über eine Standard Schnittstelle wo Sie Ihre Eigentwicklungen des ERP anbinden können. So müssen Sie nicht selber entwickeln und tüfteln, damit Ihr QR Code bei jeder Bank und Post akzeptiert wird. Denn unsere Erfahrungen bei der Entwicklung zeigen, dass es zwar einen Standard gibt, dieser jedoch Interpretationsspielraum offen lässt und daher gibt es Unterschiede zwischen Post/UBS und den übrigen Banken. Es ist daher nicht so einfach für Eigentwicklungen des ERP eine QR Rechnungslösung zu entwickeln.

Danke der Schnittstelle von QR Modul können Sie sich den Aufwand, Ärger und die Zeit sparen. QR Modul ist im Abo erhältlich und dies kann je nach Anzahl der benötigten QR Zahlteile frei gewählt werden.

Sprechen Sie uns an bei Bedarf, wir helfen gerne weiter!

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