Organigramm KMU Digitalisierung Schweiz

Die Darstellung von Kreisen oder Kästen und Linien, die ein Organigramm in der Regel ausmacht, ist bekannt. Es gibt eine Vielzahl von Organigrammen, die unterschiedlich aussehen und unterschiedliche Zwecke erfüllen. Ein Organigramm ist im Optimalfall aber weit mehr als ein buntes Durcheinander von Linien. Es ist dazu bestimmt, einen Überblick über Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu schaffen. Heutzutage sind Organigramme auch nicht mehr zwangsläufig linear und starr, sondern passen sich modernen und agilen Strukturen an. Auch für kleinere, moderne und digitale Unternehmen übernimmt ein Organigramm wichtige Funktionen.

Was ist ein Organigramm?

Der Begriff Organigramm setzt sich aus den Wörtern «Organisation» und «Diagramm» zusammen. Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Organisation und Struktur eines Unternehmens. Es zeigt auf, wie ein Unternehmen aufgebaut ist, welche organisatorischen Einheiten es gibt, wer für welche Bereiche verantwortlich ist und wie die Beziehungen zwischen den einzelnen Bereichen sind. Man kann das Organigramm auch als Landkarte des Unternehmens bezeichnen. Es soll einen schnellen Überblick geben und Verantwortlichkeiten klar abbilden.

Verschiedene Funktionen von Organigrammen

Ein Organigramm soll grundsätzlich einen Überblick geben: über die Struktur eines Unternehmens, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Zuständigkeiten. Es soll auf einfache und visuelle Art darstellen, wie ein Unternehmen funktioniert. Die verschiedenen Formen von Organigrammen haben unterschiedliche Schwerpunkte.

Abläufe und Zuständigkeiten klären

Das Organigramm für Unternehmen zeigt auf, in welche Bereiche ein Unternehmen aufgeteilt ist und wie diese zueinander stehen. Daraus lässt sich ableiten, ob ein bestimmter Bereich, wie zum Beispiel Marketing, einem anderen Bereich untergeordnet oder selbstständig ist. So werden die unterschiedlichen Geschäftsbereiche zu einander abgegrenzt. Ein Organigramm enthält auch immer zu jedem Punkt die verantwortliche Person. Bei größeren Unternehmen ist es meist nötig, zu vereinfachen und sich auf die Bereichsleitung zu beschränken, weil nicht mehr jeder Mitarbeiter abgebildet werden kann.

Organigramme können auch auf Projekte oder Prozesse bezogen angelegt werden. Dabei liegt der Fokus eher auf den Aufgaben und verschiedenen Etappen der Prozesse. Dadurch werden Abläufe sichtbar und Abhängigkeiten von verschiedenen Aufgaben können ebenfalls erkannt werden. Diese klare Darstellung von Zuständigkeiten in einem Organigramm vereinfacht die Kommunikation und Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Der Informationsaustausch wird so viel effizienter.

Restrukturierung unterstützen

Ein Organigramm Unternehmen kann sehr hilfreich sein im Falle einer Umstrukturierung innerhalb des Unternehmens. Die visuelle Darstellung der Strukturen ist eine gute Ausgangslage, wenn darüber beratschlagt werden soll, wo Veränderungen und Anpassungen nötig sind. Das Organigramm zeigt auf, welche Bereiche wie stark ausgebaut und wie Strukturen und Hierarchien festgelegt sind. Dadurch wird teilweise sehr schnell sichtbar, wo Zuständigkeiten verschoben werden können. Der Prozess der Umstrukturierung lässt sich anhand eines Organigramms sehr leicht erklären und rechtfertigen. Organigramme können auch grundsätzlich in jeglicher Form im Rahmen von Change Management unterstützen.

Ansprechpersonen an Externe kommunizieren

Das Organigramm für Unternehmen erleichtert nicht nur die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, sondern kann auch äußerst nützlich sein in der Kommunikation mit externen Stakeholdern. So können Sie zum Beispiel dem externen Dienstleister ein Organigramm von Ihrer Kommunikationsabteilung zukommen lassen und dieser sieht so auf einen Blick, welche Person für welchen Bereich zuständig ist. So können komplizierte Kommunikationswege vermieden werden, indem sich Externe immer direkt an die zuständige Person wenden können, die auch die Verantwortung tragen und Entscheidungen treffen können.

Erstellung eines Organigramms

Es gibt keine vorgeschriebenen Regeln, nach denen ein Organigramm erstellt werden muss. Trotzdem gibt es einige gängige Praktiken, die sich durchgesetzt haben. Meistens besteht ein Organigramm aus diversen horizontalen und vertikalen Linien, Kästen und Kreisen. Ohne eine geeignete Software ist die Erstellung sehr zeitintensiv.

In modernen Organigrammen werden nicht mehr so sehr Machtstrukturen abgebildet wie früher. Entsprechend sind sie auch nicht unbedingt linear in der Darstellung, sondern müssen eine gewisse Agilität, Kundenorientierung, Innovation und Schnelligkeit abbilden. Das kann ein Organigramm aber komplex und anspruchsvoll machen.

Verschiedene Formen:

  • Funktional: Das Diagramm bildet verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben ab und ist hierarchisch strukturiert. In diese Kategorie gehört meist auch das Organigramm für Unternehmen, welches die Belegschaft eines Unternehmens abbildet.
  • Sparten: Hier bestimmen die Produkte, Produktkategorien, Kunden oder Regionen die Ausrichtung des Diagramms. Es orientiert sich in diesem Fall an Prozessen.
  • Matrix: Dabei handelt es sich um eine Mischform der ersten beiden Formen. Ein Matrixdiagramm ist prozessorientiert, hierarchisch aufgebaut, aber flexibel anpassbar.
  • Projektorganisation: Organigramme können auch für einen Auftrag oder ein Projekt angelegt werden. Darin werden vor allem die Funktionen und Aufgaben innerhalb des Projektes festgelegt und jeweils auf das spezifische Projekt angepasst.

Welche Form von Organigramm zu einem Unternehmen passt, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, wie Größe, Art des Unternehmens, Struktur, Geschäftsmodell und vielen anderen. Bei größeren Unternehmen kann es sich lohnen, auch einzelne Unterabteilungen in Organigrammen anzulegen.

Was ist wichtig, wenn man ein Organigramm erstellt?

Legen Sie vorab die Ziele und Funktionen fest, die das Organigramm erfüllen soll. Dies kann zum Beispiel sein, dass intern die Kommunikation verbessert werden soll, indem die Zuständigkeiten und Ansprechpersonen klar festgelegt und dargestellt werden. Es kann aber auch zur Neuorganisation des Unternehmens dienen und neue Strukturen festlegen.

Es ist eine gute Idee, die Mitarbeitenden mit Fotos abzubilden. Das kann die Hemmschwelle senken, jemanden tatsächlich anzusprechen, und fördert die Identifikation der Einzelnen mit ihrem Bereich. Ein Organigramm ist nie statisch, sondern lebt und muss ständig angepasst werden können. Nur ein aktuelles Organigramm kann seinen Zweck erfüllen. Um Ihre Organigramme stets aktuell zu halten, brauchen Sie eine digitale Lösung.

Ziele erreichen mit Organigramm

Unterstützung durch KMU Digitalisierung

Wer nützliche Organigramme erstellen will, ohne dabei viel Zeit zu verlieren, braucht das passende digitale Tool. Da es so viele unterschiedliche Möglichkeiten gibt, ist es ratsam, sich Unterstützung von Experten zu holen. Die Schweizer Agentur KMU Digitalisierung ist Experte für Digitalisierungsprozesse bei KMU und kann Sie bei der Wahl der richtigen Tools beraten und unterstützen. Im Rahmen eines Audits blickt KMU Digitalisierung mit Ihnen auf Ihr Unternehmen und entwickelt mit Ihnen gemeinsam eine Strategie, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.

Überblick behalten mit Zoho HR Tool

KMU Digitalisierung arbeitet vorwiegend mit der All-in-One Software Zoho. Zoho vereint eine Vielzahl von wichtigen Funktionen, die alle optimal aufeinander abgestimmt sind. Über das HR Tool von Zoho können Sie sehr einfach den Überblick über Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und den aktuellen Stand Ihrer Organisationsstruktur behalten. Indem Sie Ihre HR Prozesse direkt mit Zoho managen, bleiben Ihre Daten stets aktuell. Durch die Verknüpfung mit anderen Funktionen müssen Sie nur an einer Stelle die Daten erneuern und alles andere passt sich automatisch an, wenn zum Beispiel Mitarbeitende die Position ändern oder jemand Neues eingestellt wird. So können Sie einfach und unkompliziert Ihre Organigramme erstellen, die auf diesem Weg immer aktuell bleiben.

Projekt-Organigramm erstellen mit Zoho Blueprint

Für die einzelnen Projekte hat Zoho Projects verschiedene Funktionen, um Zuständigkeiten übersichtlich und flexibel darzustellen. Blueprint ist zudem eine einfach Zusatzfunktion, die ebenfalls das Erstellen von Diagrammen ermöglicht. Diese Diagramme beziehen sich auf die verschiedenen anstehenden Aufgaben, zeigt ihre Abhängigkeiten und wie diese in Beziehung zueinander stehen. Die Prozesse können ganz einfach über Drag and Drop visualisiert werden. Die einzelnen Aufgaben und Zuständigkeiten werden anschließend zugewiesen. Sie können Erinnerungen einstellen, damit die zuständigen Mitarbeitenden automatisch eine Erinnerungsmail erhalten, wenn ihre Aufgabe ansteht. Damit sparen Sie sich auch mühsame Follow-Up Nachrichten. Zoho Blueprint wird vorwiegend für die Automatisierung von einzelnen Prozessen verwendet.

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