Dank Digitalisierung jetzt auch Online-Gründung in Deutschland möglich

Wer ein Unternehmen gründen will, weiß schon im Voraus, dass das zeitaufwendig und arbeitsintensiv wird. Es sind viele Entscheidungen zu fällen, angefangen bei der Rechtsform über die Wahl des Notars und möglicherweise auch eines Rechtsanwalts und Steuerberaters bis hin zur Auswahl einer Bank. Es sind einige Termine wahrzunehmen, beispielsweise beim Gewerbeamt der zuständigen Gemeinde oder bei der Finanzbehörde. Vieles davon lässt sich schon heute digital oder zumindest teilweise digital erledigen. Es gibt zahlreiche Softwarelösungen und digitale Tools, die viel Arbeit übernehmen und so Zeit und Aufwand sparen. Vieles, was vor wenigen Jahren noch wie Zukunftsmusik klang, ist heute Alltag geworden.

Neues Gesetz macht digitale Gründung möglich

Zum 1. August 2022 ist ein neues Gesetz in Kraft getreten. Das „Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ (DiRUG) macht Online-Unternehmensgründungen möglich. Damit können Gründer eine Kapitalgesellschaft, beispielsweise eine UG oder eine GmbH, Genossenschaften oder Zweigniederlassungen gründen. Auch Einzelkaufleute können damit digital gründen.

Die Digitalisierungsrichtlinie macht es möglich, dass der Notartermin, der normalerweise bei bestimmten Rechtsformen vorgeschrieben ist, in Form einer Video-Konferenz stattfindet. Alle, die Inhaber von Geschäftsanteilen sind, legitimieren sich digital und unterschreiben mittels elektronischer Signatur.

Damit werden persönliche Besuche beim Notar überflüssig. Die Formalitäten lassen sich ganz bequem von jedem beliebigen Ort aus erledigen. Selbst vom Ausland aus, ist ein solcher Online-Notar-Termin möglich. Wenn die Formalitäten erfolgreich erledigt sind, kann der Geschäftsbetrieb losgehen. Dazu fehlt nur noch, eine entsprechende Räumlichkeit anzumieten, beispielsweise für das Büro.

Elektronische Identifikationsmittel notwendig

Damit das mit der Onlinegründung klappt, muss der Notar die Identität aller Beteiligten mithilfe von elektronischen Identifikationsmitteln überprüfen. Der Notar vergleicht dazu das Videobild, das er übertragen bekommt, mit dem Lichtbild im Identifikationsmittel. Anschließend muss der Notar auch noch prüfen, ob alle geschäftsfähig und zur Vertretung befugt sind. Es folgt ein ganz normales Beratungsgespräch per Videochat. Anschließend unterzeichnen alle Beteiligten per elektronischer Signatur.

Was geht jetzt alles online?

Das neue Gesetz macht derzeit nur die Bargründung von GmbHs und UGs möglich. Ab 1. August 2023 sollten auch Sachgründungen einer GmbH digital möglich werden. Dann tritt das DiREG in Kraft. Bei einer UG sind Sachgründungen ausgeschlossen.

Eine Bargründung bedeutet, dass die Gesellschafter der GmbH oder der UG mindestens 25 Prozent der Stammeinlage in bar einzahlen oder auf das Geschäftskonto überweisen, sobald der Notar die Satzung beurkundet hat. Das heißt, sie müssen mindestens 50 Prozent des Mindeststammkapitals haben. Das bedeutet, sie brauchen 12.500 Euro in bar für die Gründung.

Bei einer Sachgründung bringen die Gesellschafter einen Teil des Kapitals in Form von Sachvermögen in das Unternehmen ein. Dabei muss es sich um Gegenstände von messbarem Wert handeln, wie Immobilien oder Fahrzeuge. Praktisch ist es allerdings so, dass Sachgründungen keine sehr große Rolle spielen.

Angehende Unternehmen haben auch die Möglichkeit eine Mischform für die Gründung zu wählen. Das ist nach den neuen Gesetzen ebenfalls möglich. Bei der hybriden Beurkundung sind die Beteiligten teilweise persönlich beim Notar anwesend und teilweise per Videokonferenz dazugeschaltet.

Für wen sind Online-Gründungen von Vorteil?

Abbildung 2: Viele Unternehmen funktionieren heutzutage digital. Es war an der Zeit, dass die Verwaltung nachzieht. Pixabay © stux (CC0 Public Domain)

Die Möglichkeit zur Online-Gründung richtet sich in erster Linie an sehr technikaffine Gründer, da einige technische Voraussetzungen zu erfüllen sind. Zum anderen richtet sie sich an Gründer mit Wohnsitz oder Aufenthalt im EU-Ausland. Für Letztere war eine Gründung immer sehr kompliziert, da Unterlagen zu beglaubigen und mit Apostille zu versehen waren.

Das Verfahren bei einer Online-Gründung

Zunächst sind technische Voraussetzungen zu erfüllen. Dazu gehören entsprechende Geräte wie Laptop oder Computer, die mit Kamera und Mikrofon ausgestattet sind. Obendrein ist eine schnelle Internetverbindung notwendig. Für das Auslesen von eID und Fotografien ist zudem ein Smartphone notwendig.

Auch an die Online-Verbindung stellt das Gesetz strenge Anforderungen. Die sonst üblichen Videoplattformen wie Zoom oder Microsoft Teams sind dafür nicht zugelassen. Die Bundesnotarkammer hat dafür ein eingeständiges Portal entwickelt. Onlineberatung und Onlineidentifikation sind nur über das „Portal für notarielle Online-Verfahren“ möglich.

Abbildung 3: Damit der Online-Notar-Termin klappt, sind eine funktionierende Kamera und eine schnelle Internetverbindung notwendig. Pixabay © marcwinter (CC0 Public Domain)

Als Drittes ist ein sicheres Verfahren für die Online-Identifizierung notwendig. Als Identitätsnachweise sind folgende Mittel zugelassen:

deutscher Personalausweis
deutsche eID-Karte
europäische eIDs, die über ein hohes Sicherheitsniveau verfügen und
elektronische Aufenthaltstitel mit Online-Ausweisfunktion.

Das bekannte Video-Ident-Verfahren, das bei Kontoeröffnungen zum Einsatz kommt, ist für dieses Verfahren nicht ausreichend.

Ausnahmen bei der Online-Gründung

Nicht jede Unternehmensform ist online gründbar. Wer eine AG gründen will oder eine Personengesellschaft, muss nach wie vor persönlich beim Notar erscheinen. Auch Umwandlungsvorgänge, wie Ausgliederungen oder Spaltungen eines Unternehmens, sind online noch nicht möglich.

Mit den Änderungen zum 1. August 2023 sollen weitere Vorgänge online möglich werden, wie Änderungen im Gesellschaftsvertrag oder das Verfahren zur Online-Beglaubigung bei der Gründung einer Personengesellschaft.

Für bestimmte Zuschüsse, wie dem Gründungszuschuss zum Beispiel, müssen die Antragsteller auch weiterhin persönlich bei der zuständigen Behörde erscheinen.

Und wie sieht es in der Schweiz aus?

In der Schweiz ist bereits im November 2017 ein Onlineportal in Betrieb gegangen, das unter anderem Unternehmen verschiedene administrative Prozesse erleichtert. Das Onlineportal heißt EasyGov und macht es möglich verschiedene Unternehmensformen, wie beispielsweise die GmbH, AGs, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften sowie Einzelunternehmen zu gründen. Dabei steht der IFJ-Start-up-Support kostenlos beratend zur Seite.

Fazit

Die Online-Gründung ist für viele Gründer in jedem Fall eine Option. Das spart den Gewerbetreibenden und Gründern viel Zeit. Dabei ist allerdings die Verifikation der Beteiligten und der Dokumente online eine Herausforderung. Kommt dem Notar etwas verdächtig vor, kann er die Anerkennung der Dokumente ablehnen. Dann müssen die Beteiligten doch persönlich erscheinen, um die Unterlagen vorzulegen. Auch die Kosten werden nicht unbedingt günstiger. Die Digitalisierung in diesem Bereich bleibt auch weiterhin eine Herausforderung.