OKRs fördern das Engagement der Mitarbeiter – So geht’s

Aus diesem Grund haben viele Unternehmen OKRs nicht nur als Instrument für die Festlegung von Zielen, sondern auch als Mittel zur Förderung des Engagements ihrer Mitarbeiter eingesetzt.

Wie OKRs helfen können

OKR’s sind als Zielvereinbarungssystem konzipiert und sorgen für eine transparente Entscheidungsfindung. Sie zeigen den Mitarbeitern, wie die Arbeit, die sie täglich verrichten, zu einem größeren Ziel beiträgt. Sie gleichen die Ziele auf Unternehmensebene mit den Zielen des Teams und den persönlichen Zielen ab und unterteilen sie in überschaubare Aufgaben. Richtig gemacht, helfen OKRs dabei, die Bemühungen aller auf die wichtigsten Ziele zu konzentrieren.

OKRs können in zwei Teile unterteilt werden. Der erste Teil sind die Ziele, größere “Mondscheinziele”, die Ihre Teams dazu motivieren sollen, nach größeren und besseren Ergebnissen zu streben. Sie sollten qualitativ hochwertig und erstrebenswert sein. Die zweite Art sind Schlüsselergebnisse, die kleinere, quantifizierbare Schritte zur Erreichung der Ziele darstellen. Beide sollten auf die Unternehmens des Werte  und für alle offen sein. Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein, sich an der Festlegung der OKR zu beteiligen – sie werden sich einbezogen fühlen und es wird ihr Engagement fördern.

Hier sind vier Möglichkeiten, wie OKRs die Teams zusammenhalten und engagiert das ganze Jahr über. 

1. Sie geben den Mitarbeitern ein Gefühl der Zielsetzung.

Einer der grössten Motivationskiller ist es, nicht zu wissen, wonach man bei der Arbeit so sehr strebt. Mitarbeiter, die nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen, ohne zu verstehen, wozu diese Aufgaben dienen oder wie sie sich in den übergeordneten Plan einfügen, sind eher distanziert und oberflächlich. 

Andererseits wissen motivierte Mitarbeiter, worauf sie hinarbeiten und dass ihre Arbeit für das Unternehmen wichtig ist. Sie fühlen sich dem Unternehmen stärker verbunden und sind überzeugt, dass sie einen Beitrag leisten. Deshalb hilft die Verknüpfung der Arbeit mit individuellen Projekten und Unternehmenszielen, Ihrem Team einen Kontext und einen Sinn zu geben.

Es ist jedoch nicht leicht, die Arbeit mit größeren Zielen zu verknüpfen, wenn man dies allein tut. OKRs überwinden diese Hürde, indem sie den Output, also kleinere Aufgaben wie Schlüsselergebnisse, mit den Ergebnissen oder größeren Zielen, die die Unternehmensziele vorantreiben, verknüpfen, und zwar auf eine Weise, die sichtbar und leicht verständlich ist. Die Struktur der OKRs selbst stellt sicher, dass jedes Ziel durch mindestens drei bis fünf Schlüsselergebnisse unterstützt wird, die wiederum in kleinere Aufgaben unterteilt sind. Dies bezeichnen wir als eine OKR-Hierarchie. 

Tipp: Wenn Sie oder Ihr Team Schwierigkeiten haben, die Hierarchie zu visualisieren, können Sie ein OKR-Management-Tool verwenden, das den Mitarbeitern zeigt, wie sich die Unternehmensziele in Teamziele und Aufgaben aufgliedern. 

Hier ist ein Screenshot von OKR für Jira, das auch Jira-Aufgaben in die Hierarchie einbeziehen kann, was es noch einfacher macht, Ihre Ziele im Blick zu behalten. Eine Hierarchie wie diese kann zeigen, welche Schlüsselergebnisse zu welchem Ziel gehören und wer für jedes verantwortlich ist. 

2. Sie halten die Dinge transparent.

Genauso wie es wichtig ist, Ihrem Team zu zeigen, wie ihre Arbeit zu grösseren Zielen beiträgt, ist es entscheidend, bei der Verfolgung Ihrer Ziele ebenso transparent zu sein. Eines der größten Probleme mit Teamzielen besteht darin, dass die Teammitglieder verwirrt sind, welche Ziele gesetzt wurden, oder sie ganz vergessen. Das erhöht die Verantwortung und zwingt die Führungskräfte dazu, ihre Teammitglieder ständig daran zu erinnern, was zu tun ist.

Stellen Sie bei der Festlegung von OKRs sicher, dass alle Teams (und die Mitglieder innerhalb jedes Teams) jederzeit Zugriff auf alle für den Zyklus festgelegten Ziele haben. Sie sollten auch deutlich anzeigen, wer mit welcher Aufgabe betraut wurde. Das sorgt für Transparenz und vermeidet Fragen wie “Was waren noch mal die Ziele für diesen Zyklus?” und “Haben wir große Fortschritte gemacht?”

Es ist auch hilfreich, ein Fortschrittsdiagramm an einer gut sichtbaren Stelle anzubringen. Einige Unternehmen zeigen eine Fortschrittsübersicht während der Townhalls oder monatlichen Treffen, aber es ist transparenter, wenn sie immer verfügbar ist. 

Dashboard in Zoho People das sich einstellen lässt

Eine Cloud-basierte App mit einem gemeinsamen Dashboard (wie das im Screenshot oben abgebildete) ist eine gute Wahl für die Überwachung Ihrer OKRs. Eine App ermöglicht es dem Team auch, Aktualisierungen des Fortschritts einzugeben und diesen selbst zu verfolgen.

3. Sie sind eine großartige Informationsquelle. 

Laut Forbes, stimmen 89 % der Führungskräfte im Personalwesen darin überein, dass ständiges Feedback von Kollegen und Kontrollbesuche der Schlüssel zu erfolgreichen Ergebnissen sind.  Feedback ist ein guter Weg, um zu verstehen, wie sich Ihr Team schlägt, und es lässt ihnen auch die Tür offen, um etwaige Bedenken zu äußern. 

 Jeder OKR-Zyklus endet mit einer Besprechung im Team, um die erzielten Fortschritte zu bewerten. Solche Besprechungen sind eine gute Gelegenheit, die Beiträge des Teams zu würdigen und die Mitarbeiter zu ermutigen, sich zu äussern und Einblicke in den bisherigen Fortschritt zu geben. Wenn das Team Schwierigkeiten hatte, ein Ziel zu erreichen, sollten Sie nach den Gründen fragen und überlegen, was getan werden kann, um das Team bei der Umsetzung zu unterstützen. Prüfen Sie bei diesen Treffen, ob das Team immer noch mit denselben Problemen konfrontiert ist wie zuvor – mangelndes Bewusstsein für die Ziele, schlechte Zusammenarbeit im Team usw. Wenn dies nicht der Fall ist, bedeutet dies, dass sich das Team an das neue System gewöhnt hat und die OKRs gut funktionieren.  

Sie können auch die OKRs selbst als Informationsquelle nutzen. Halten Sie Ausschau nach immer wiederkehrenden Hindernissen für das Team oder nach ins Stocken geratenen Initiativen. Gehen Sie den Gründen auf den Grund und nutzen Sie diese Antworten als Grundlage dafür, was zu tun, was zu vermeiden und wo zu unterstützen ist, wenn Sie Ihre nächsten Ziele festlegen. 

Tipp: Um dem “Warum” auf den Grund zu gehen, müssen Sie die richtigen Fragen stellen. Hier sind einige, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

• Was verlief reibungslos?
• Was waren unsere besten Eigenschaften?
• Was hat gut funktioniert? Was können wir noch besser machen?
• Was, wo und wann ist etwas schief gelaufen? Können Sie sich vorstellen, warum? 
• Was haben wir gelernt?
• Gab es einen anderen Ansatz, den wir hätten wählen können? 
• Was war die schwierigste Herausforderung, mit der Sie konfrontiert waren? Wie haben Sie sie gemeistert?
• Haben Sie zusätzliche Unterstützung benötigt? Glauben Sie, dass dies in Zukunft erforderlich sein wird?

4. Sie bringen die Menschen zum Mitmachen.

Engagierte Mitarbeiter sind mit den Zielen ihres Unternehmens einverstanden und verstehen sie. Sie sind motiviert und arbeitswillig. Doch wie geht es weiter? 

Motivierte Mitarbeiter suchen nach Möglichkeiten, sich an den Aktivitäten und der Kultur des Unternehmens zu beteiligen. Sie wollen an den Entscheidungen des Unternehmens beteiligt werden. Lassen Sie sie. Engagierte Mitarbeiter sind direkte aktive Teilnehmer; Sie werden Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen, indem sie mit ihren eigenen Ideen und ihrem Fachwissen Probleme lösen und Entscheidungen treffen. Engagierte Mitarbeiter sind auch viel eher bereit, Ideen zu unterstützen, an deren Entwicklung sie beteiligt waren. Sie sind auch eher bereit, die Verantwortung für eine Idee zu übernehmen, die sie selbst vorgeschlagen haben oder an die sie fest glauben.

Aber wie können Sie Ihre Mitarbeiter an der Festlegung von Zielen beteiligen? Hier kommen die OKRs ins Spiel. OKRs sind auf Zusammenarbeit ausgelegt und funktionieren am besten mit einem bi-direktionalen Ansatz. Das bedeutet, dass die Unternehmensleitung die strategischen Ziele festlegt, während die Teams diese übergeordneten Ziele in ihre eigenen taktischen OKRs herunterbrechen können. Dies trägt dazu bei, dass sich die Teams auf ein gemeinsames Ziel konzentrieren, während die Mitarbeiter selbst entscheiden können, wie sie dieses Ziel am besten erreichen können. 

Tipp: Wenn Sie zum ersten Mal OKRs verwenden, finden Sie hier einige bewährte Verfahren, die Ihnen helfen, das Beste aus den OKRs herauszuholen. 

• Seien Sie bei der Festlegung von OKRs klar und präzise. Die besten OKR sind klar, einfach und realisierbar. Stellen Sie sicher, dass jedes Ziel und jedes Schlüsselergebnis in eine Zeile passt, und verwenden Sie nach Möglichkeit Zahlen, um Ihre Ziele zu quantifizieren. Hier sind weitere Tipps dazu wie man gute OKRs schreibt.
• Halten Sie sich in jedem Zyklus an eine begrenzte Anzahl von OKRs. Wir empfehlen drei bis fünf Ziele mit jeweils bis zu fünf Schlüsselergebnissen. 
• Hängen Sie eine Fortschrittsübersicht dort auf, wo Ihr Team sie sehen kann; sie wird dazu beitragen, dass Sie Ihre Ziele im Auge behalten.
• Überprüfen und bewerten Sie Ihre Ziele regelmäßig. Eine kurze 15- bis 30-minütige Besprechung pro Woche mit dem Team hilft Ihnen, ein gutes Feedback zu erhalten und auf mögliche Blockaden zu achten. 
• Verlassen Sie sich bei der Mitarbeiterbeurteilung nicht allein auf OKRs. OKR sollten zusammen mit anderen Bewertungsinstrumenten wie Jira-Metriken und dem Verhalten am Arbeitsplatz verwendet werden, wenn Sie die Teamleistung verwalten. 
• Erwägen Sie die Durchführung eines Pilotprojekt zunächst mit einem ausgewählten Team durchzuführen. So haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Methoden auszuprobieren und zu sehen, welche für Ihr Team am besten geeignet ist.

OKRs heute einführen

Beim Engagement geht es darum, Ihr Humankapital zu pflegen und zu schützen. Engagierte Mitarbeiter sind miteinander verbunden, aufeinander abgestimmt und motiviert, ihr Bestes für das Unternehmen und Ihre Ziele zu geben. Letztlich schaffen engagierte Mitarbeiter ein Umfeld, das neue, herausragende Talente für Ihr Unternehmen anlockt.

Es ist jedoch nicht einfach, die OKR-Methodik ohne Hilfe umzusetzen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie mehr Einblick in die OKRs oder in die Daten Ihres Teams brauchen Daten sollten Sie den Einsatz einer Zielverwaltungsplattform in Betracht ziehen. Die richtige Software wird es den Teamleitern leichter machen, Berichte zu erstellen und ihren Mitgliedern Feedback zu geben.  

Nutzer von Zoho One möchten allenfalls OKR’s in Zoho People nutzen, kein Problem. Hier die Anleitung wie Ziele erfasst werden.