Im Managementsystem befinden sich Regeln, Abläufe und Maßnahmen, welche das Management in Unternehmen organisieren. Welche Managementsysteme gibt es?
Unternehmen funktionieren als eine Einheit verschiedener Abläufe. Dass dabei ein großes Unternehmen oder KMU erfolgreich und zielorientiert wirtschaftet, ist keine Frage des Zufalls. Dafür ist das Zusammenspiel hinter den Kulissen zu komplex.
Aufgaben des Managements ist es, an den Stellen, an denen alle Stricke zusammenlaufen, für Ordnung zu sorgen. Und als Leitfäden für diese Ordnung dienen Managementsysteme. Als Bibel oder Bedienungsanleitung der Unternehmensführung geben Sie der Arbeit im Unternehmen, den Hierarchien und der Organisation einen Rahmen und bieten klare Leitfäden.
Für die Organisation der Abläufe haben sich verschiedene Systeme durchgesetzt, von denen einige für spezielle Industrien entwickelt wurden und andere sich als wirksam oder effektiv erwiesen haben. Auch zeigen Managementsysteme verschiedene Objektive wie das Umweltmanagement, die Mitarbeitersicherheit oder Energiemanagement und implizieren dafür Methoden.
In einer kleinen Einführung zum Thema Managementsysteme sollen Sie einen Einblick in die Komplexität der Organisation erhalten.
Warum ein Managementsystem?
Um große Unternehmen in umkämpften Branchen zum Erfolg zu führen, kommt es zwar auf alle Teile des Unternehmens an, doch sind die Aufgaben für die Organisation des Ablaufs und der Tätigkeit im Unternehmen Sache der Manager und der Geschäftsführung.
Definition: Managementsysteme einfach erklärt
Managementsysteme sind für Management und Unternehmensführung wie Standards bzw. Bedienungsanleitungen, welche die Organisation der komplexen Strukturen des Unternehmens definieren. Als Leitfäden beinhalten Managementsysteme alle Inhalte der Unternehmensführung, seien es Methoden der Unternehmensführung, Instrumente oder Tätigkeiten.
Dabei sind Managementsysteme keine wagen Beschreibungen des Managementstils, sondern klar nach ISO definierte Leitfäden, welche in verschiedene Themengebiete, Unternehmensformen und Branchen unterteilt sind.
Arten und Normen der Managementsysteme
Die Arten der Managementsysteme sind so vielseitig wie die verschiedenen Teildisziplinen in den Unternehmen. Dabei gelten manche Normen als für eine bestimmte Industrie zugeschnitten, da sie sich in Betrieben als erfolgreich erwiesen hat und andere als besonders verbreitet, da die Implementierung und die Ergebnisse diese als beliebt hervorheben.
Der Kern vieler Managementsysteme ist zudem mit dem Thema der Prozessoptimierung verbunden, da es nicht einfach reicht, ein System nach Vorgaben aufzubauen, wenn dieses nicht stetig optimiert wird. Neben dem Management und der Geschäftsleitung ist dies auch Aufgabe des Controllings.
Hier finden Sie beliebte und verbreitete Arten von Managementsystemen und die dazugehörigen Normen nach DIN ISO.
Qualitätsmanagement
Der Erfolg eines Unternehmens oder einer Marke wird stark von der Qualität dieser definiert. Und um die Qualität von Produkt oder Service aufrechtzuerhalten, müssen auch interne Prozesse optimiert, analysiert und kontrolliert werden. Wichtige DIN-ISO-Standards für internes Qualitätsmanagement sind beispielsweise die ISO 9000, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9004.
Umweltmanagement
Immer mehr Unternehmen zielen auf ökologische Nachhaltigkeit ab. Die CO2-neutrale Produktion und andere Umweltstandards gehören in Zeiten, in denen auch die Letzten den Klimawandel nicht mehr leugnen sollten zu einem wichtigen Standard in modernen Unternehmen.
Die ISO 14001 gilt als Norm für Umweltmanagementsysteme. Sie hilft dabei, Ziele festzulegen, Verantwortungen entsprechend zu verteilen und auch die geplanten Maßnahmen umzusetzen.
Energiemanagement
Eng mit der Thematik Umwelt verbunden ist das Energiemanagement. Ohne Energie funktioniert nichts. Und von kleinen KMU bis zu großen Industrieunternehmen ist die Energieeffizienz ein wichtiger Kostenfaktor und ein Aspekt der nachhaltigen Unternehmensführung.
Die ISO 50001 gilt als Norm, den Energiefluss im Unternehmen zu analysieren, Sparpotenziale zu erkennen und diese umzusetzen, um die Energiekosten dauerhaft niedrig zu halten.
Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit
Die ISO 45001 ist die Norm für die Festlegung von wichtigen Standards der Sicherheit und Gesundheit im Unternehmen. Dabei geht es um die Grundlagen zur Schaffung des nötigen Bewusstseins in Unternehmen, der Schulung der Mitarbeiter, Verantwortlicher und auch der Reduzierung von Risikofaktoren und Gefahrenquellen im Unternehmen.
Das Managementsystem soll die Gefahren im Unternehmen reduzieren, was neben der Gesundheit der Mitarbeiter auch potenzielle Kosten durch Unfälle reduzieren soll.
Was sind integrierte Managementsysteme?
Mit ausführlichen Managementsystemen für die verschiedenen Teilbereiche wie Sicherheit und Gesundheit, Umweltmanagement oder auch Informationssicherheit und Compliance Management sind klare Standards für die Unternehmensführung gefunden.
Die Aufgabe von integrierten Managementsystemen besteht darin, die verschiedenen Teilsysteme zu einem einheitlich aufeinander abgestimmten Prozess zu verschmelzen, welcher die Managementstrategien für die einzelnen Teilbereiche definiert und aufeinander abstimmt.
Integrierte Managementsysteme gelten als moderne Ansätze für die Unternehmensführung. Wichtige Zielstellung dabei ist es, dass die einzelnen Teilgebiete nicht durch das Vereinen der Ziele verloren gehen. Die Abstimmung kann zwar kompliziert sein, doch bietet es sich in vielen Teilgebieten auch an, da beispielsweise Umweltmanagement und Energiemanagement Schnittmengen zeigen.
Demingkreis – PDCA-Zyklus
Ein immer wiederkehrendes Muster für die Organisation und Bearbeitung von Prozessen im Projektmanagement ist der Demingkreis, auch PDCA-Zyklus genannt. Dieser definiert vier Stufen der Verbesserung von Prozessen, Systemen, des Lernens, Qualitätssicherung und auf anderen Gebieten.
PDCA beschreibt die vier Stufen des Zyklus “Plan, Do, Check, Act” also plane, setze um, prüfe und handle.
Plan
Ziele definieren, Schlüsselindikatoren ausmachen und Verantwortungen zuteilen: In der Planungsphase wird die Prozessoptimierung vorbereitet: Analysieren, verstehen und handeln sind die Devise. Dabei geht es im ursprünglichen PDCA-Zyklus weniger um Managementsysteme und mehr um das Aufstellen von Hypothesen. Das Vorgehen der Planung ist allerdings auch auf die Optimierung von Prozessen oder Strukturen übertragbar und wurde darum von der Wirtschaft adaptiert.
Do
Getan ist noch nicht erledigt: In der Do-Phase reicht das Spektrum von Testläufen bis zur Durchführung von Projekten. Ziel ist es dabei in erster Linie, Werte oder Reaktionen eines Systems, sei es aus der Fertigung, von Kunden oder des Marktes zu gewinnen. Mit der Do-Phase ist der Zyklus noch nicht am Endprodukt angekommen.
Check
In der Check-Phase werden die Ergebnisse analysiert: Wie reagiert der Markt auf das Produkt? Welche Werte haben die Testläufe der Produktion geliefert? Und wie lassen sich diese Werte deuten? Muss gehandelt oder verbessert werden?
Die Check-Phase wurde vom Begründer des Demingkreises ursprünglich als study-Phase bezeichnet. Die Zwischenergebnisse sollten studiert und evaluiert werden.
Act
Erst in der Act-Phase werden die vorläufigen Ergebnisse zum Endergebnis. Die Daten aus der Testphase und Erkenntnisse, ob ein Vorgang oder Produkt überarbeitet, zurückgenommen oder etabliert wird, müssen nun umgesetzt werden.
Analyse und neuer Zyklus
Der Kreis hat kein Ende: Und so durchlaufen die Ergebnisse der finalen Phase des ersten Durchlaufs nach einer gewissen Zeit die unabhängigen Analysen durch das Controlling.
Sind die Ergebnisse analysiert, beginnt der Demingkreis erneut und optimiert das vorhandene Ergebnis.
Managementsysteme: Leitfaden und Prozessoptimierung
Ob Sie ein Unternehmen wie ein organisches Wesen oder ein Gebäude sehen, das auf mehreren Säulen ruht, ist Ihrer Vorstellungskraft überlassen. Viele Modelle eignen sich dazu, die Wichtigkeit der verschiedenen Abläufe und deren Abstimmung aufeinander darzustellen.
Wenig Auslegung geben die klar definierten Managementsysteme, wie sie in DIN-ISO Normen verfasst sind. Von der Sicherheit der Mitarbeiter, der Daten, der Prozessoptimierung oder Fragen des Umweltmanagements bietet digitale Disruption viele Möglichkeiten, diese Prozesse mit neuen Daten zu füttern.
Nutzen Sie moderne Möglichkeiten der Digitalisierung, um Abläufe in KMU zu optimieren, Sparpotenziale zu nutzen und im Zeitalter des digitalen Wandels zu den Gewinnern zu gehören.