Eine repräsentative Befragung von Deloitte zeigt, dass lediglich 12% der Schweizer Arbeitnehmer wieder Vollzeit ins Büro zurückkehren möchten, während sich 88% eine “neue Normalität” vorstellen können, die mindestens einen Tag Remote-Arbeit beinhaltet. Und dennoch rufen aktuell viele Unternehmen Ihre Mitarbeiter zurück. Ein grosser Konflikt. Dieser basiert oft in der Ursache, dass die entsprechenden Manager überfordert sind mit dem Management von Fernmitarbeitern oder das die technische Infrastruktur, Jahre nach der Pandemie, noch immer nicht verfügbar ist. In diesem Artikel widmen wir uns der wichtigen Fragen: Wie führe und manage ich Fernmitarbeiter oder Remote Arbeitskräfte? Wenn der Wunsch nach Home Office besteht?
Management Fernmitarbeiter und Remote Arbeitskräften: 5 umsetzbare Tipps
Die Ausgangslage der Konflikt zwischen Interessen der Mitarbeiter und der Arbeitgeber.
Die Mehrheit der Schweizer Arbeitnehmer wünschen sich ein hybrides Arbeitsmodell (62%), bei dem sie flexibel zwischen Büro und Homeoffice, beziehungsweise Remote Working wählen können, anstatt in Zukunft vollständig aus der Ferne zu arbeiten (26%).
Wie verwalten Sie Ihre (neuen) Fernmitarbeiter?
Blenden wir zurück. Da sich die Fälle von Covid-19 rund um den Globus häufen, führen sowohl kleine Unternehmen als auch Branchenriesen obligatorische Regelungen für die Arbeit von zu Hause aus ein.
Aufgrund der Ratschläge zur Selbstquotierung und anderer Schutzmassnahmen werden viele Mitarbeiter zum ersten Mal aus der Ferne arbeiten, was den derzeitigen Ansatz der Personalabteilung zur Mitarbeiterverwaltung in Frage stellt.
In einigen Unternehmen können diese Umstände für alle Beteiligten neu sein. Die Remote-Mitarbeiter brauchen die Unterstützung ihrer Personalabteilung und ihrer Vorgesetzten, um den Erwartungen gerecht zu werden, sowie die Unterstützung, um mit der Veränderung zurechtzukommen und ihre Ziele am Arbeitsplatz zu erreichen.
Herausforderungen bei der Verwaltung von Fernmitarbeitern
Auf der anderen Seite sind viele Vorgesetzte und Personalleiter meist unvorbereitet in die neue Herausforderung gestürzt. Zu einem grossen Teil sind Sie es noch immer. Sie müssen Richtlinien für die Fernarbeit aufstellen und ihre Mitarbeiter unterstützen, um sicherzustellen, dass sie mit ihrer Arbeit beschäftigt und effizient sind. Management von Fernmitarbeitern beinhaltet aber insbesondere das Führen nach Zielen und weniger Mikromanagement durch die Vorgesetzten.
Der wichtigste Schritt für jeden, der in der Personalabteilung tätig ist und Telearbeitskräfte oder Mitarbeiter im Home Office verwaltet, ist der Versuch, die Herausforderungen zu verstehen, mit denen seine Mitarbeiter konfrontiert sind. Selbst Ihre leistungsstärksten Mitarbeiter werden Zeit brauchen, um sich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie während der Umstellung einen deutlichen Rückgang ihres Engagements und ihrer Leistung feststellen. Aber dies ist meist nur Kurzfristig. Langfristig sind diese Mitarbeiter Loyaler, Treuer und Besser für das Unternehmen.
Die 5 grössten Herausforderungen bei der Fernarbeit
Um ihre Position besser verstehen zu können, müssen Sie sich über einige der die häufigsten Herausforderungen wo Führungskräfte beim Management von Fernmitarbeitern zu bewältigen haben im klaren sein:
Herausforderung Nr. 1: Ablenkungen zu Hause
Nicht für jeden ist das eigene Haus eine geeignete Arbeitsumgebung. Um effizient arbeiten zu können, braucht Ihr Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz, an dem er wenig oder gar nicht gestört wird. Bei einem solchen ungeplanten Übergang zur Telearbeit werden einige Ihrer Mitarbeiter wahrscheinlich vom Sofa aus vor dem Fernseher arbeiten. Einige von ihnen werden sogar ihre elterlichen Pflichten während der Arbeit wahrnehmen müssen, was zusätzlichen Druck auf sie ausübt.
Herausforderung Nr. 2: Zu wenig persönliche Kontakte
Zu wenig persönliche Kontakte mit ihren Managern und Vorgesetzten. Aufgrund des Mangels an persönlicher Kommunikation haben Ihre Mitarbeiter möglicherweise das Gefühl, dass sie von ihren Vorgesetzten nicht genug Unterstützung erhalten, um ihre Arbeit zu erledigen.
Herausforderung Nr. 3: Mangel an Informationen
Ihre Mitarbeiter könnten sich durch die Tatsache gestört fühlen, dass sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen müssen, um die benötigten Informationen zu finden.
Herausforderung Nr. 4: Soziale Isolation
Wenn Mitarbeiter plötzlich und unvorbereitet zur Telearbeit übergehen, wird es einigen von ihnen schwer fallen, ohne informelle soziale Interaktion zurechtzukommen. Wenn die Situation anhält und keine Anstrengungen unternommen werden, um Ihre Mitarbeiter wieder einzubinden, können sie sogar das Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen verlieren.
Herausforderung Nr. 5: Aufrechterhaltung des Engagements
Da dies für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist, muss Ihr HR-Team Wege entwickeln, um Engagement der Mitarbeiter aufzubauen und zu erhalten aus der Ferne aufzubauen und aufrechtzuerhalten, sowie regelmässige Kommunikationsmittel zu schaffen, die für einen reibungslosen Arbeitsablauf sorgen.
5 Tipps für die Verwaltung von Mitarbeitern im Aussendienst
Hier finden Sie einige nützliche Ideen, wie Sie Ihre externen Mitarbeiter erfolgreich verwalten können:
Tipp Nr. 1: Häufig kommunizieren
Der Schlüssel zur Telearbeit ist eine offene und transparente Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten. In Unternehmen, die keine Erfahrung mit Fernarbeitern haben, sind die Manager möglicherweise nicht daran gewöhnt, ihre Mitarbeiter virtuell zu führen. Außerdem verfügt das Unternehmen möglicherweise weder über eine Reihe von Instrumenten, die die Fernarbeit ermöglichen, noch über die nötige Erfahrung, um sie zu nutzen.
Da dies zu einem Zusammenbruch der Kommunikation führen kann, besteht Ihre erste Aufgabe darin, strukturierte Kommunikationskanäle einzurichten, beginnend mit den täglichen Check-ins. Dies kann in Form von täglichen Teambesprechungen oder Einzelgesprächen geschehen, je nachdem, was den aktuellen Anforderungen Ihres Arbeitsprozesses besser entspricht.
Es ist wichtig, diese Kontrollen vorhersehbar und konstant zu gestalten, damit die Mitarbeiter sicher sein können, dass sie bei Problemen angehört werden oder dass ihre brennenden Fragen beantwortet werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich über ihre Rolle im Klaren sind und darüber, wie und wann sie ihre Arbeit erledigen sollen.
Lernen Sie jedoch vom Beispiel der grossen Unternehmensgiganten, wie z. B. Dells Personaldienstleistungen die behaupten, dass es keine Rolle spielt, wo ihre Mitarbeiter arbeiten, solange die Arbeit mit den vom Unternehmen gewünschten Ergebnissen erledigt wird. Vergessen Sie also das Mikromanagement.
Tipp Nr. 2: Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge
Um einen transparenten und reibungslosen Kommunikationsfluss zu ermöglichen und Ihre externen Mitarbeiter effizient zu verwalten, benötigen Sie die richtige Technologie. Die meisten Mitarbeiter sind mit der Nutzung von E-Mail, Cloud und verschiedenen Videokonferenzoptionen vertraut. Selbst wenn sie diese Tools bisher nicht für berufliche Zwecke genutzt haben, wird es ihnen nicht schwer fallen, sich an einen Cyber-Arbeitsplatz und kollaborative Tools zu gewöhnen, die für die Fernarbeit von Vorteil sind.
Wenn Ihr Unternehmen noch keine Tools für die Zusammenarbeit verwenden, gibt es glücklicherweise viele großartige und recht erschwingliche Optionen, aus denen Sie wählen können. Einige der bekanntesten Tools sind Slack, Zoho Cliq, Trello, Microsoft Team oder Zoom. Diese Tools sind einfach zu bedienen und verfügen über viele nützliche Optionen, die eine schnelle und effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.
Tipp Nr. 3: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter regelmässige Arbeitszeiten haben
Sie sollten auch eine Engagement-Policy aufstellen und festlegen, wann die arbeitsbezogene Kommunikation stattfindet und welche Tools für welche Zwecke zu verwenden sind. Wenn Sie zu viele Tools einsetzen und ständig kommunizieren, kann es passieren, dass Ihre Mitarbeiter 50-60 Stunden pro Woche arbeiten, weil sie den Druck verspüren, die Aufgabe, über die sie informiert werden, sofort zu erledigen.
Dies kann dazu führen, dass sie sich ungesunde Gewohnheiten aneignen, wie z. B. keine vernünftigen Pausen zu machen, das Haus nicht zu verlassen oder den ganzen Tag lang nichts Sinnvolles neben der Arbeit zu tun. Ihre Mitarbeiter dürfen nicht das Gefühl haben, die ganze Zeit am Arbeitsplatz zu sein. Deshalb müssen Sie dafür sorgen, dass diese Geräte außerhalb der Arbeitszeiten und am Wochenende nicht benutzt werden, außer in Notfällen, die ebenfalls genau definiert werden sollten.
Tipp Nr. 4: Fördern Sie die soziale Interaktion
Einer der wichtigsten Schritte, um Ihre Mitarbeiter bei der Stange zu halten, ist die Strukturierung der informellen sozialen Interaktion zwischen Ihren Mitarbeitern an entfernten Standorten. Eine solche Kommunikation kann das Gefühl der sozialen Isolation verringern und das Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen stärken.
Eine der einfachsten Möglichkeiten ist es, Ihre Teamsitzungen mit einem informellen Gespräch zu beginnen, um sich gegenseitig auszutauschen. Sie können auch kreativer sein, wenn es um informelle Kommunikation geht, und eine Büroparty per Videokonferenz oder ein virtuelles Treffen organisieren, was immer Sie für angemessen halten.
Tipp Nr. 5: Achten Sie auf die Anzeichen von Stress
Vielleicht sind Sie gut gerüstet, um die Anzeichen von Stress am regulären Arbeitsplatz zu erkennen – Ihre Mitarbeiter fehlen häufiger bei der Arbeit, verhalten sich seltsam, und ihre Produktivität nimmt ab.
Wenn die Mitarbeiter jedoch nicht in Ihrem Blickfeld sind, können viele Anzeichen von Stress oder Burnout unbemerkt bleiben. Vor allem in Krisenzeiten und bei unerwarteten Veränderungen können sie sich sogar schuldig fühlen oder sich Sorgen machen, weil sie von zu Hause aus arbeiten und trotzdem nicht die gewohnten Leistungen erbringen.
BONUS: 3 Produktivitätstechniken, die Sie Ihren externen Mitarbeitern beibringen können
Für die meisten Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, ist es schwierig, ihre Zeit zu managen. Mit einigen nützlichen Tools können Sie lernen, wie Sie Ihre Produktivität verbessern können, und wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen echten Schub geben wollen, sol
lten Sie ihnen die gängigsten Zeitmanagementtechniken beibringen:
Produktivitätsmethode Nr. 1: Eisenhower-Matrix
Mit dieser Technik können Ihre externen Mitarbeiter schnell über ihre Prioritäten entscheiden, indem sie ihre Aufgaben als dringend/nicht dringend oder wichtig/unwichtig einstufen. Aufgaben, die wichtig und dringend sind, müssen sofort erledigt werden, während wichtige, aber nicht dringende Aufgaben problemlos verschoben werden können.
Ihre Mitarbeiter werden lernen, dass sie die Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind, delegieren können, und die Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, vergessen können.
Produktivitätsmethode Nr. 2: Biologische Primetime
Für jeden Arbeitnehmer gibt es Tageszeiten, in denen selbst die Beantwortung einer E-Mail eine zu große Herausforderung darstellt. Auf der anderen Seite gibt es den Zeitraum des Tages, die so genannte biologische Hauptzeit, in der sie am produktivsten sind und in der sie ihre komplexesten Aufgaben erledigen können.
Empfehlen Sie Ihren Mitarbeitern, ihre Zeit und ihre Aktivitäten einige Wochen lang zu protokollieren, damit sie einen Einblick in ihre Hauptzeit erhalten und ihre Handlungen entsprechend organisieren können.
Produktivitäts-Technik #3: Pomodoro-Technik
Wenn Ihr Remote-Mitarbeiter eine komplizierte Aufgabe vor sich hat, die viel Zeit und Konzentration erfordert, könnte es für ihn von Vorteil sein, sie in vier 25-minütige Sitzungen mit 5-minütigen Pausen aufzuteilen.
Nach Abschluss des Zyklus müssen sie eine 20-minütige Pause einlegen. Auch wenn es seltsam erscheinen mag, können diese geplanten Pausen Ihren Mitarbeitern helfen, genügend Energie zu sammeln, um mit ihren Aufgaben fortzufahren und sich wieder zu konzentrieren. Details zur Technik und deren Ursprung können Sie hier lesen.
Die wichtigsten Erkenntnisse für die Fernarbeit
Warten Sie nicht darauf, dass Ihre Mitarbeiter das Gespräch über die Herausforderungen in der Übergangsphase selbst beginnen. Führen Sie regelmässige Kontrollgespräche und scheuen Sie sich nicht, die richtigen Fragen zu stellen. Bieten Sie ihnen Ihre emotionale Unterstützung und Ermutigung an, denn sie können Ihre Hilfe sehr wahrscheinlich gebrauchen.
Der Übergang vom regulären Arbeitsplatz zur Telearbeit ist für alle Beteiligten eine Herausforderung, vor allem wenn die Veränderungen plötzlich und ungeplant erfolgen. Wenn Sie die Herausforderungen verstehen, mit denen die Mitarbeiter im Aussendienst konfrontiert sind, und die oben genannten Tipps nutzen, um auf ihre Bedürfnisse einzugehen, können Sie diesen Übergang viel angenehmer gestalten.
