Kundentermine vereinbaren und vorbereiten: Das ist wichtig

Kundentermine gehören in fast allen Branchen zum Alltag in der Arbeitswelt. Auf diese Weise erreichen Sie Kunden, informieren sie über Neuigkeiten und schliessen Verkäufe ab. Deswegen zeichnen sie sowohl einen guten Service als auch einen effizienten Vertrieb aus. Ein erfolgreiches Unternehmen weiss dabei, wie wichtig diese Form des Kontakts sein kann. Doch es gibt auch sehr viele Faktoren, die es zu beachten gilt, um alle Termine möglichst effizient und zielführend abschliessen zu können.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, worauf Sie beim Vereinbaren und Vorbereiten Ihrer Kundentermine achten müssen, damit Ihre zukünftigen Termine ganz sicher zum Erfolg führen.

Warum sind Kundentermine so wichtig?

Sie stellen ein wichtiges Instrument dar, um mit Ihren Kunden in direkten Kontakt zu kommen. Zwar ist die Kommunikation per E-Mail und Apps dank der Digitalisierung immer stärker im Einsatz, aber oft ist ein direkter Austausch immer noch die beste Möglichkeit. Natürlich lassen sich auch beide Vorteile verbinden, indem ein Kundentermin dank neuester Technologie über das Internet abgehalten wird.

Dabei zeigen Sie dem Kunden gegenüber, welche Bedeutung er für Ihr Unternehmen hat. Er bildet also die Grundlage, um weitere Geschäfte und Beziehungen aufbauen zu können. Der Kunde profitiert von einer guten Betreuung und Sie profitieren von einem langfristigen Kundenstamm, der für stabile Umsätze sorgen kann. Genau deswegen ist es auch so wichtig, regelmäßige Termine mit Ihren Kunden zu vereinbaren.

Wer kann oder sollte Kundentermine vereinbaren?

Es gibt viele Abteilungen in einem Unternehmen, die solche Termine vereinbaren können. Ganz klassisch ist dies zunächst der Vertrieb bzw. Aussendienst, der im direkten Kontakt mit den Kunden stehen sollte, um Interessen zu wecken und Produkte zu verkaufen. Damit leistet er auch einen wichtigen Beitrag, um sich als „One face to the customer“-Ansprechpartner gegenüber dem Kunden zu positionieren.

Es ist jedoch nicht unüblich, wenn andere Abteilungen wie der Kundenservice und das Marketing einen Termin ausmachen oder vereinbaren. Das macht immer dann Sinn, wenn es nicht primär darum geht, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen. So kann der Kundenservice sich etwa Feedback zur eigenen Abteilung einholen oder das Marketing befragt den Kunden, ob und wie die Kampagne bei ihm ankommt.

Mit wem sollten Kundentermine vereinbart werden?

Wenn Sie bereits einen Ansprechpartner kennen und haben, dann ist diese Frage nicht mehr so bedeutend. Schliesslich wissen Sie, wen Sie kontaktieren müssen und welche Entscheidungsbefugnisse Ihr Kunde in diesem Fall hat. Sollte ein anderer Ansprechpartner notwendig sein, kann der Kunde selbst Ihnen wahrscheinlich sagen, an wen Sie sich in seiner Firma wenden müssen.

Viel relevanter ist diese Frage also bei neuen und unbekannten Kunden. Noch bevor Sie einen konkreten Kundentermin aufsetzen, gilt es herauszufinden, wer eigentlich der richtige Kontakt ist. Einen ersten Hinweis können Sie von LinkedIn oder Xing erhalten. Im Zweifelsfall können Sie in einem Telefonat mit dem Unternehmen ggf. klären, wer der richtige Entscheidungsträger im Unternehmen für Ihr Thema ist.

Wie können Kundentermine vereinbart werden?

Für die erste Kontaktaufnahme eignet sich ein Telefonat oder eine E-Mail. Möchten Sie viele Kunden auf einmal ansprechen, kann sogar der Versand von Massenmails sinnvoll sein, auch wenn diese oft nicht sehr persönlich wirken. Sonst eignet sich auch eine direkte Ansprache durch Social Media, schliesslich sind die meisten Entscheidungsträger heutzutage auch auf LinkedIn und Xing aktiv.

Zwar mag das Telefonat auf den ersten Blick nicht mehr ganz zeitgemäss wirken, aber es hat auf der anderen Seite einen entscheidenden Vorteil. Sie können dabei nämlich schon die ersten Terminvorschläge formulieren und somit sehr viel schneller zu einem konkreten Termin kommen. Zudem kann der Kunde seine ersten Fragen und Wünsche äussern, ohne dass es zum Hin und Her von Nachrichten kommt.

Wann sollten Termine mit dem Kunden vereinbart werden?

Es gibt zahlreiche Faktoren, die den richtigen Zeitpunkt bzw. die Vorlaufzeit eines Kundentermins beeinflussen. Wenn es sich um ein konkretes Verkaufsgespräch handelt, dann benötigt der Kunde bei teuren Investitionen vielleicht etwas mehr Zeit, um sich über seine eigenen Anforderungen klar zu werden. Bei kleineren Besuchen geht das auf der anderen Seite wahrscheinlich viel schneller und spontaner.

• Kurzfristiger Termin: Sie vereinbaren einen Termin am gleichen oder am nächsten Tag. Das bietet sich an, wenn der Kunde Sie und Ihre Produkte gut kennt und zeitlich flexibel ist.
• Mittelfristiger Termin: Viele Termine fallen in die erste oder zweite Woche nach der Kontaktaufnahme. Das gibt beiden Seiten Zeit, sich darauf besser vorzubereiten.
• Langfristiger Termin: Handelt es sich um eine grössere Investition, kann es sein, dass weitere Entscheider hinzukommen müssen. Dann muss eventuell mehrere Wochen im Voraus geplant werden.
• Serientermin: Benötigt Ihr Kunde regelmässige Termine, kann ein Serientermin sinnvoll sein. Das kann bei regelmässigen Bestellungen oder Projektupdates der Fall sein.

Mit diesen Tipps verläuft Ihr Kundentermin erfolgreich

Wir möchten Ihnen hier noch ein paar praktische Tipps vorstellen, mit denen all Ihre Kundentermine zum Erfolg werden. Eine gute Vor- und Nachbereitung sind dabei besonders wichtig, um die Zeit des Kunden entsprechend würdigen zu können.

Informieren Sie sich umfassend über den Kunden und seine Historie

Sie sollten alle Details zum Kunden, seiner Firma und der Historie mit Ihrem eigenen Unternehmen kennen. Informieren Sie sich also ausgiebig dazu, ob über die Webseite des Kunden oder durch Ihr eigenes CRM-System. Dieses sollte nämlich die gesamte Historie sowie alle bisherigen Interaktionen, Fragen und Probleme des Kunden beinhalten.

Bestätigen Sie mittel- und langfristige Termine ein paar Tage vorher

In der hektischen Arbeitswelt von heute kann es immer wieder zu ungeplanten Änderungen kommen. So auch beim ursprünglich geplanten Kundentermin. Deswegen kann es sinnvoll sein, Termine vorab noch einmal zu bestätigen. Das trifft insbesondere dann zu, wenn andere Teilnehmer involviert sind, mit denen Sie unter Umständen gar nicht in direktem Kontakt stehen.

Bereiten Sie Material und einen „Elevator Pitch“ für den Termin vor

Natürlich müssen Sie während des Termins auf alle wichtigen Unterlagen zugreifen können, ohne lange suchen zu müssen. Im besten Fall haben Sie auch einen sogenannten „Elevator Pitch“ in der Hinterhand. Dabei müssen Sie in der Lage sein, Ihre Idee bzw. Produkt innerhalb von wenigen Minuten vorzustellen. Sollte es also zu einer ungeplanten Änderung oder Verkürzung kommen, können Sie immer noch gut darauf reagieren.

Halten Sie alle Informationen nach dem Termin umfassend fest

Nach dem Termin mit dem Kunden gilt es, alle Informationen umfassend festzuhalten. Dadurch vermeiden Sie später unnötige Nachfragen und beugen Missverständnissen aktiv vor. Ein modernes CRM-System erlaubt es Ihnen heutzutage, alle Informationen zum Kunden und zum Termin kinderleicht zu archivieren. Zudem gibt es praktische Funktionen, die eine automatische Nachverfolgung erlauben.

8 Wege, um Termine mit einer Terminplanungssoftware zu vereinbaren

Bevor es Terminplanungssoftware gab, haben wir unsere Termine in der Regel persönlich, per Telefon oder per E-Mail vereinbart. Es war nicht immer einfach, einen Termin zu finden, der mit unserer Verfügbarkeit übereinstimmte, und eine Neuplanung erwies sich oft als mühsam.

Heute können Unternehmen und Kunden mit Hilfe von Terminplanungssoftware in wenigen Minuten freie Termine einsehen und Termine vereinbaren. Doodle als Vorreiter sei dank, jetzt gehen wir noch weiter mit Zoho Bookings. In Verbindung mit automatischen Benachrichtigungen, Erinnerungen und Links zu Terminen spart diese Lösung allen Beteiligten Zeit.

Wir nutzen zwar immer noch herkömmliche Wege, um miteinander in Kontakt zu treten, aber Terminplanungs-Apps haben unnötige Hin- und Her-Kommunikation überflüssig gemacht und für eine reibungslosere Terminvereinbarung gesorgt.

Hier sind die acht häufigsten Wege, um einen Termin mit einer Online-Terminplanungssoftware zu vereinbaren:

1. E-Mail

E-Mails sind nach wie vor die gängigste Terminplanungsmethode für Unternehmen und Kunden. Im Jahr 2022 werden wir schätzungsweise 333,2 Milliarden E-Mails austauschen, und es besteht kein Zweifel daran, dass sich viele davon auf die Terminplanung beziehen werden.

Hier sind vier Möglichkeiten, wie Sie Ihren Kunden helfen können, Termine per E-Mail zu vereinbaren:

• Fügen Sie die URL der Buchungsseite in Ihre Marketing-E-Mails ein. Ganz gleich, ob Sie Werbe-E-Mails oder Newsletter versenden, Sie können es Ihren Kunden leicht machen, auf Ihre Buchungsseite zuzugreifen, indem Sie sie in Ihren Nachrichten verlinken.
• Kopieren Sie Ihre Verfügbarkeit aus Ihrer Terminplanungs-App Einige Terminplanungs-Apps ermöglichen es Ihnen, bestimmte Zeiten, zu denen Sie verfügbar sind, zu kopieren und in Ihre Nachrichten einzufügen. Auf diese Weise können die Empfänger eine bestimmte Zeit über den in Ihrer E-Mail angegebenen Zeitplan anzeigen und buchen.
• Hyperlink zur URL der Buchungsseite in Ihrer E-Mail-Signatur Wenn Sie sich täglich per E-Mail an potenzielle Kunden wenden, ist es am besten, wenn Sie auf jede Gelegenheit für ein Treffen mit ihnen vorbereitet sind. Wenn Sie einen Link zu Ihrer Buchungsseite in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen, verpassen Sie keine Gelegenheit, neue Kunden zu gewinnen.
• Vereinbaren Sie den Termin manuell Alte Gewohnheiten sind schwer zu überwinden. Manche Kunden ziehen es vor, Termine per E-Mail zu besprechen und zu bestätigen. Sobald sie sich auf eine Zeit geeinigt haben, können Sie ihre Auswahl manuell in die Terminplanungs-App einfügen.

2. Webseite

Wenn Website-Besucher Ihre Dienstleistungen zu schätzen wissen, ist ihr nächster Schritt, die Kontaktseite aufzusuchen. Wenn sie dort keine wichtigen Informationen wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Telefonnummer finden, werden sie die Website wahrscheinlich verlassen und nach anderen Optionen suchen.

Wenn Sie eine Terminplanungs-App auf Ihrer Website einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre Besucher immer eine Möglichkeit haben, mit Ihnen in Kontakt zu treten. So werden aus Interessenten schnell Kunden und die Zeit, die Sie mit E-Mails oder Anrufen verbringen, wird drastisch reduziert.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Buchungsseite in Ihre Website einzubinden:

• Verlinken Sie die URL Ihrer Buchungsseite mit einem anklickbaren Text, Bild oder einer Schaltfläche. So können Website-Besucher die Buchungsseite leicht finden und öffnen.
• Fügen Sie den HTML-Code der Terminplanungs-App in Ihre Website ein. Mit Terminplanungs-Apps können Sie die gesamte Buchungsseite einbetten oder ein anpassbares Popup-Fenster einfügen.

Beispiel Zoho Bookings-Page:

3. Soziale Medien

4,62 Milliarden Menschen sind in den sozialen Medien aktiv. Es ist also keine Überraschung, dass die meisten Unternehmen auf diese Plattformen angewiesen sind, um ihren Kundenstamm auszubauen. Wenn Sie eine Terminseite auf Ihren Konten in den sozialen Medien einrichten, machen Sie es neuen und bestehenden Kunden leicht, sich mit Ihnen zu treffen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Kunden über Ihre Social-Media-Konten einen Termin vereinbaren können:

• Integrieren Sie Ihren Terminplan in Apps für soziale Medien. Wenn Ihre Terminplanungs-App zum Beispiel mit Plattformen wie Facebook und Instagram zusammenarbeitet, können Sie Ihren Terminplan direkt mit Ihren Konten verbinden. Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird auf Ihren Kontoseiten die Schaltfläche “Jetzt buchen” oder “Reservieren” angezeigt, über die Kunden schnell einen Termin vereinbaren können.
• Nutzen Sie die URL der Buchungsseite zu Ihrem Vorteil. Sie können diesen Link in Ihre Biografie und in die Bildunterschriften Ihrer Beiträge einfügen, ihn in ein Kontaktfeld eingeben oder ihn in Ihre Stories einfügen.

4. CRM

Das CRM ist die zentrale Drehscheibe für Kundendaten und Kundenbeziehungen. Hier haben Sie alle Kontaktinformationen Ihrer Kunden auf einen Schlag zur Hand.

Verbinden Sie Ihre Terminplanungs-App

Einige Terminplanungs-Apps lassen sich mit gängigen CRMs wie Salesforce oder Zoho CRM integrieren. Sobald sie integriert sind, ist Ihre Terminplanungsseite mit nur einem Mausklick zugänglich. Kunden können ihre Verfügbarkeit mitteilen, und Sie können ihre Termine ganz einfach festlegen und bestätigen, ohne Ihr CRM zu verlassen.

E-Mailen Sie die URL Ihrer Buchungsseite sofort

Sobald Sie Ihre Terminplanungssoftware in Ihr CRM integriert haben, können Sie eine E-Mail mit der URL der Buchungsseite an potenzielle Kunden senden, ohne mehrere Anwendungen öffnen zu müssen. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Sie vergangene und anstehende Termine nachverfolgen und mit Kunden direkt von Ihrem CRM aus Kontakt aufnehmen können.

Verwenden Sie Zoho CRM? Hier ist das Plugin für die Integration mit Zoho Bookings.

5. Anrufe an der Rezeption

Anrufe an der Rezeption sind eine Praxis, die trotz unserer schnelllebigen, hochtechnisierten Kultur nie aus der Mode zu kommen scheint. Dies ist vor allem im Gesundheitswesen üblich, da Patienten es in der Regel vorziehen, bestimmte Details mit einer Empfangsdame zu besprechen, bevor sie sich auf einen Termin festlegen.

Sobald die Kunden ihre Verfügbarkeit am Telefon bestätigt haben, können Sie die übrigen Prozesse über Ihre Terminplanungs-App automatisieren. Wenn Ihr Empfangsmitarbeiter beispielsweise Termine manuell über die Terminplanungs-App oder das damit verbundene CRM plant, werden die Terminbenachrichtigungen, Erinnerungen, der Zahlungseinzug und die Nachfassaktionen automatisch erledigt.

6. Messaging-Apps

Messaging-Apps sind ein zentraler Bestandteil unserer täglichen Konversationen geworden. Ob aus beruflichen oder privaten Gründen, wir nutzen diese Plattformen oft, um zu entscheiden, wann und wo wir uns treffen.

Wenn Sie eine Messaging-App für Ihr Unternehmen nutzen, kann Ihre Terminplanungssoftware Ihnen wertvolle Zeit ersparen. Sobald Sie die URL Ihrer Buchungsseite kopieren und in den Chat einfügen, können Kunden Termine vereinbaren, ohne nach Ihrer Verfügbarkeit zu fragen.

7. SMS

Auch wenn Messaging-Apps die Instant Messaging-Szene weitgehend verdrängt haben, spielen SMS-Texte immer noch eine wichtige Rolle. Wenn es um die Planung von Terminen geht, können Sie Folgebuchungsbenachrichtigungen automatisieren, indem Sie Ihren Kunden eine SMS-Erinnerung und den Link zur Terminvereinbarung schicken.

8. APIs

Terminplanungs-Apps bieten APIs, mit denen Sie den Terminplanungsprozess anpassen können. So können Sie z.B. den Prozess der Terminsammlung personalisieren, Kundendaten abrufen und Felder vorausfüllen, um Buchungen zu beschleunigen, oder Ihre Terminplanungs-App zu Ihrer eigenen App hinzufügen.

Mit APIs können Sie unendlich viele Anpassungen vornehmen, damit Ihre Kunden ganz einfach Termine buchen können.

Die Bedeutung der URL Ihrer Buchungsseite

Die URL Ihrer Buchungsseite fungiert als virtuelle Brücke zwischen den Kunden und Ihren Dienstleistungen. In den meisten Fällen landen die Kunden über die URL Ihrer Buchungsseite auf Ihrer Terminplanungsseite.

Sie können sich Ihren Online-Terminplanungsprozess wie eine Eisdiele vorstellen. Die URL Ihrer Buchungsseite ist die Tür, durch die die Kunden eintreten. Sie wählen dann eine Terminart (eine Geschmacksrichtung), wählen aus Ihrem verfügbaren Zeitfenster (Toppings) und vereinbaren einen Termin mit Ihnen (kaufen das Eis). Letztendlich hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck bei Ihren Kunden, wenn Sie einen tadellosen Service und einen angenehmen Terminplanungsprozess bieten.

Link-Sharing-Etikette: Wie teilt man höflich einen Terminplanungs-Link?

Einige haben sich gefragt, ob das Teilen von Terminplanungslinks als unhöflich angesehen werden könnte. Bevor wir uns mit dieser Frage befassen, sollten wir uns vergegenwärtigen, dass diese Links in erster Linie dazu dienen, Zeit zu sparen. Wenn wir alle unsere Terminplanungs-Links untereinander austauschen würden, könnten wir den Prozess der Terminvereinbarung leicht beschleunigen.

Je nach Kontext kann die Weitergabe eines Terminplanungs-Links jedoch die falsche Botschaft vermitteln. Wenn Sie beispielsweise jemandem einen Link zu Ihrem Terminkalender ohne jegliche Erklärung per E-Mail schicken, könnte der Empfänger annehmen, dass seine eigene Verfügbarkeit für Sie nicht wichtig ist. Vielleicht antwortet er einfach mit seiner eigenen Verfügbarkeit, aber manchmal entscheidet er sich auch, nicht zu antworten.

Eine gute Vorgehensweise ist es, den Empfänger zu fragen, wann er verfügbar ist, und die URL Ihrer Buchungsseite in Ihrer Nachricht anzugeben. Auf diese Weise kann er eine Zeit aus Ihrem Terminkalender wählen, wenn es ihm passt, aber er kann auch andere Zeiten angeben, die besser zu seinen Bedürfnissen passen.

Obwohl wir den Terminplanungsprozess um einen weiteren Schritt erweitern, wenn wir nach der Verfügbarkeit des Empfängers fragen, signalisieren Sie Ihrem Gegenüber damit, dass Sie seine Zeit zu schätzen wissen. So wirken Sie nicht unhöflich, sondern rücksichtsvoll.

Auswahl einer soliden Terminplanungslösung

Die Art und Weise, wie wir uns mit anderen treffen, hat sich in den letzten zehn Jahren drastisch verändert. Heute erleichtert die Online-Terminplanung Geschäftsinhabern die Kontaktaufnahme mit Kunden und erleichtert die Terminverwaltung für Hybrid- und Remote-Mitarbeiter.

Mit den oben genannten Methoden können Solopreneure, kleine Teams, Unternehmen und Organisationen ihren Kundenstamm erweitern. Das wichtigste Element für den Erfolg ist jedoch eine hervorragende Online-Terminplanungslösung. Diese Software, kann Ihnen helfen, den Buchungsprozess zu optimieren, damit Sie den Überblick behalten über ihre Kundentermine.

Fazit: Kundentermine mit dem CRM-System von Zoho One perfekt vorbereiten

Termine mit dem Kunden bilden eine wichtige Grundlage für Geschäftsbeziehungen und Verkäufe. Deswegen ist es wichtig, sich regelmäßig mit Kunden zu treffen und den Kontakt warmzuhalten. Dabei spielt die richtige Vor- und Nachbereitung aller Termine eine sehr wichtige Rolle und ist dank eines modernen CRM-Systems kinderleicht. Sie respektieren auf diese Weise nicht nur die Zeit Ihrer Kunden, sondern auch Ihre eigene. Zoho Bookings ist teil von Zoho One und daher nutzbar ohne Mehrkosten.

KMU Digitalisierung hilft Ihrem Unternehmen dabei, das leistungsstarke CRM-System von Zoho One schnell und unkompliziert einzuführen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich kostenlos von uns dazu beraten.