Kundentermine KMU Digitalisierung Schweiz
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Kundentermine gehören in fast allen Branchen zum Alltag in der Arbeitswelt. Auf diese Weise erreichen Sie Kunden, informieren sie über Neuigkeiten und schliessen Verkäufe ab. Deswegen zeichnen sie sowohl einen guten Service als auch einen effizienten Vertrieb aus. Ein erfolgreiches Unternehmen weiss dabei, wie wichtig diese Form des Kontakts sein kann. Doch es gibt auch sehr viele Faktoren, die es zu beachten gilt, um alle Termine möglichst effizient und zielführend abschliessen zu können.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, worauf Sie beim Vereinbaren und Vorbereiten Ihrer Kundentermine achten müssen, damit Ihre zukünftigen Termine ganz sicher zum Erfolg führen.

Warum sind Kundentermine so wichtig?

Sie stellen ein wichtiges Instrument dar, um mit Ihren Kunden in direkten Kontakt zu kommen. Zwar ist die Kommunikation per E-Mail und Apps dank der Digitalisierung immer stärker im Einsatz, aber oft ist ein direkter Austausch immer noch die beste Möglichkeit. Natürlich lassen sich auch beide Vorteile verbinden, indem ein Kundentermin dank neuester Technologie über das Internet abgehalten wird.

Dabei zeigen Sie dem Kunden gegenüber, welche Bedeutung er für Ihr Unternehmen hat. Er bildet also die Grundlage, um weitere Geschäfte und Beziehungen aufbauen zu können. Der Kunde profitiert von einer guten Betreuung und Sie profitieren von einem langfristigen Kundenstamm, der für stabile Umsätze sorgen kann. Genau deswegen ist es auch so wichtig, regelmäßige Termine mit Ihren Kunden zu vereinbaren.

Wer kann oder sollte Kundentermine vereinbaren?

Es gibt viele Abteilungen in einem Unternehmen, die solche Termine vereinbaren können. Ganz klassisch ist dies zunächst der Vertrieb bzw. Aussendienst, der im direkten Kontakt mit den Kunden stehen sollte, um Interessen zu wecken und Produkte zu verkaufen. Damit leistet er auch einen wichtigen Beitrag, um sich als „One face to the customer“-Ansprechpartner gegenüber dem Kunden zu positionieren.

Es ist jedoch nicht unüblich, wenn andere Abteilungen wie der Kundenservice und das Marketing einen Termin ausmachen oder vereinbaren. Das macht immer dann Sinn, wenn es nicht primär darum geht, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen. So kann der Kundenservice sich etwa Feedback zur eigenen Abteilung einholen oder das Marketing befragt den Kunden, ob und wie die Kampagne bei ihm ankommt.

Mit wem sollten Kundentermine vereinbart werden?

Wenn Sie bereits einen Ansprechpartner kennen und haben, dann ist diese Frage nicht mehr so bedeutend. Schliesslich wissen Sie, wen Sie kontaktieren müssen und welche Entscheidungsbefugnisse Ihr Kunde in diesem Fall hat. Sollte ein anderer Ansprechpartner notwendig sein, kann der Kunde selbst Ihnen wahrscheinlich sagen, an wen Sie sich in seiner Firma wenden müssen.

Viel relevanter ist diese Frage also bei neuen und unbekannten Kunden. Noch bevor Sie einen konkreten Kundentermin aufsetzen, gilt es herauszufinden, wer eigentlich der richtige Kontakt ist. Einen ersten Hinweis können Sie von LinkedIn oder Xing erhalten. Im Zweifelsfall können Sie in einem Telefonat mit dem Unternehmen ggf. klären, wer der richtige Entscheidungsträger im Unternehmen für Ihr Thema ist.

Wie können Kundentermine vereinbart werden?

Für die erste Kontaktaufnahme eignet sich ein Telefonat oder eine E-Mail. Möchten Sie viele Kunden auf einmal ansprechen, kann sogar der Versand von Massenmails sinnvoll sein, auch wenn diese oft nicht sehr persönlich wirken. Sonst eignet sich auch eine direkte Ansprache durch Social Media, schliesslich sind die meisten Entscheidungsträger heutzutage auch auf LinkedIn und Xing aktiv.

Zwar mag das Telefonat auf den ersten Blick nicht mehr ganz zeitgemäss wirken, aber es hat auf der anderen Seite einen entscheidenden Vorteil. Sie können dabei nämlich schon die ersten Terminvorschläge formulieren und somit sehr viel schneller zu einem konkreten Termin kommen. Zudem kann der Kunde seine ersten Fragen und Wünsche äussern, ohne dass es zum Hin und Her von Nachrichten kommt.

Wann sollten Termine mit dem Kunden vereinbart werden?

Es gibt zahlreiche Faktoren, die den richtigen Zeitpunkt bzw. die Vorlaufzeit eines Kundentermins beeinflussen. Wenn es sich um ein konkretes Verkaufsgespräch handelt, dann benötigt der Kunde bei teuren Investitionen vielleicht etwas mehr Zeit, um sich über seine eigenen Anforderungen klar zu werden. Bei kleineren Besuchen geht das auf der anderen Seite wahrscheinlich viel schneller und spontaner.

  • Kurzfristiger Termin: Sie vereinbaren einen Termin am gleichen oder am nächsten Tag. Das bietet sich an, wenn der Kunde Sie und Ihre Produkte gut kennt und zeitlich flexibel ist.
  • Mittelfristiger Termin: Viele Termine fallen in die erste oder zweite Woche nach der Kontaktaufnahme. Das gibt beiden Seiten Zeit, sich darauf besser vorzubereiten.
  • Langfristiger Termin: Handelt es sich um eine grössere Investition, kann es sein, dass weitere Entscheider hinzukommen müssen. Dann muss eventuell mehrere Wochen im Voraus geplant werden.
  • Serientermin: Benötigt Ihr Kunde regelmässige Termine, kann ein Serientermin sinnvoll sein. Das kann bei regelmässigen Bestellungen oder Projektupdates der Fall sein.

Mit diesen Tipps verläuft Ihr Kundentermin erfolgreich

Wir möchten Ihnen hier noch ein paar praktische Tipps vorstellen, mit denen all Ihre Kundentermine zum Erfolg werden. Eine gute Vor- und Nachbereitung sind dabei besonders wichtig, um die Zeit des Kunden entsprechend würdigen zu können.

Erfolgreiche Kundentermine

Informieren Sie sich umfassend über den Kunden und seine Historie

Sie sollten alle Details zum Kunden, seiner Firma und der Historie mit Ihrem eigenen Unternehmen kennen. Informieren Sie sich also ausgiebig dazu, ob über die Webseite des Kunden oder durch Ihr eigenes CRM-System. Dieses sollte nämlich die gesamte Historie sowie alle bisherigen Interaktionen, Fragen und Probleme des Kunden beinhalten.

Bestätigen Sie mittel- und langfristige Termine ein paar Tage vorher

In der hektischen Arbeitswelt von heute kann es immer wieder zu ungeplanten Änderungen kommen. So auch beim ursprünglich geplanten Kundentermin. Deswegen kann es sinnvoll sein, Termine vorab noch einmal zu bestätigen. Das trifft insbesondere dann zu, wenn andere Teilnehmer involviert sind, mit denen Sie unter Umständen gar nicht in direktem Kontakt stehen.

Bereiten Sie Material und einen „Elevator Pitch“ für den Termin vor

Natürlich müssen Sie während des Termins auf alle wichtigen Unterlagen zugreifen können, ohne lange suchen zu müssen. Im besten Fall haben Sie auch einen sogenannten „Elevator Pitch“ in der Hinterhand. Dabei müssen Sie in der Lage sein, Ihre Idee bzw. Produkt innerhalb von wenigen Minuten vorzustellen. Sollte es also zu einer ungeplanten Änderung oder Verkürzung kommen, können Sie immer noch gut darauf reagieren.

Halten Sie alle Informationen nach dem Termin umfassend fest

Nach dem Termin mit dem Kunden gilt es, alle Informationen umfassend festzuhalten. Dadurch vermeiden Sie später unnötige Nachfragen und beugen Missverständnissen aktiv vor. Ein modernes CRM-System erlaubt es Ihnen heutzutage, alle Informationen zum Kunden und zum Termin kinderleicht zu archivieren. Zudem gibt es praktische Funktionen, die eine automatische Nachverfolgung erlauben.

Fazit: Kundentermine mit dem CRM-System von Zoho One perfekt vorbereiten

Termine mit dem Kunden bilden eine wichtige Grundlage für Geschäftsbeziehungen und Verkäufe. Deswegen ist es wichtig, sich regelmäßig mit Kunden zu treffen und den Kontakt warmzuhalten. Dabei spielt die richtige Vor- und Nachbereitung aller Termine eine sehr wichtige Rolle und ist dank eines modernen CRM-Systems kinderleicht. Sie respektieren auf diese Weise nicht nur die Zeit Ihrer Kunden, sondern auch Ihre eigene.

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