Kundendaten: Definition, Arten und Möglichkeiten der Nutzung

Durch die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft sind Daten heute ein wichtiger Bestandteil vieler erfolgreicher Unternehmen. Sie helfen, Prozesse und Produkte anzupassen oder Kunden noch gezielter zu erreichen. Die richtige Nutzung von Daten kann ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein, vor allem, wenn es sich dabei um Kundendaten handelt. Denn sie liefern wichtige Erkenntnisse über die Zusammensetzung und das Verhalten von Kundengruppen.

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel vor, warum das Sammeln und Nutzen von Daten Ihrer Kunden heutzutage so wichtig ist. Insbesondere durch den Einsatz einer modernen Software wie Zoho One verschaffen Sie sich damit auf einfache Weise einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil.

Was sind Kundendaten? (Definition)

Kundendaten sind Informationen, die sich auf Kund:innen oder Interessent:innen beziehen – z.B. Kontaktdaten, Stammdaten, Vertrags-/Bestelldaten, Kommunikationshistorie und Präferenzen. Ziel ist, Kundenbeziehungen nachvollziehbar zu verwalten und Prozesse in Vertrieb, Marketing und Service zu verbessern.

Prinzipiell beschreiben Kundendaten alle relevanten Informationen zu Ihren Kunden, die Sie als Unternehmen sammeln dürfen. Das können etwa soziodemografische Daten wie Adresse, Geburtsdatum und der Beruf sein. Es gibt aber auch noch die immer wichtigeren Verhaltens- und Nutzungsdaten, die sich dank moderner Technologie heute besser als jemals zuvor erfassen lassen.

Ferner sollte jedes Unternehmen noch eine Unterscheidung zwischen B2C- und B2B-Kundendaten treffen, weil diese laut gesetzlichen Richtlinien anders zu behandeln sind. So machen DSG (Schweiz) und DSGVO (EU) viele Vorgaben bei der Behandlung von personenbezogenen Daten. B2B-Daten sind davon meistens nicht betroffen und können demnach anders verwendet werden.

Welche Arten von Kundendaten gibt es?

• Stammdaten: Name/Firma, Adresse, Ansprechpartner, Kontaktkanäle
• Vertrags- und Transaktionsdaten: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen
• Kommunikationsdaten: E-Mails, Telefonnotizen, Meetings, Support-Tickets
• Nutzungs- und Verhaltensdaten: z.B. Website-Interaktionen (sofern rechtlich sauber erhoben)
• Präferenzen: Interessen, bevorzugte Kontaktart, Opt-ins

Warum sollten Kundendaten erfasst und ausgewertet werden?

Es gibt zahlreiche attraktive Gründe, um Kundendaten zu erfassen, zu verwalten und letztlich auch gezielt auszuwerten. Diese können sich je nach Unternehmen unterscheiden, aber prinzipiell findet sich praktisch in jedem Geschäftsbereich eine sinnvolle Anwendung.

• Marketingmassnahmen: Moderne Medien erlauben heutzutage eine gezielte Ansprache von potenziellen oder bestehenden Kunden. Wer die richtigen Kandidaten sind, wird jedoch erst aus der Analyse von soziodemografischen Daten und Verhaltensdaten ersichtlich.
• Produktentwicklung: Kunden können dank moderner Kommunikationskanäle heutzutage denkbar einfach Feedback zu Produkten eines Unternehmens geben. Solche Daten sind besonders wertvoll, um Produkte für Kundengruppen gezielt verbessern zu können.
• Prozessverbesserung: Beim Kaufprozess fallen viele Daten an, die sich aus der Interaktion zwischen Kunde und Verkaufskanal ergeben. Click- oder Konversionsrate geben etwa wichtige Erkenntnisse darüber, wie sich ein Verkaufsprozess optimieren lassen kann.
• Einkaufsplanung: Insbesondere erfolgreiche Marketingaktivitäten führen oftmals zu einem erhöhten Absatz der eigenen Produkte. Kundendaten helfen dabei, die Nachfrage vorab besser einzuschätzen und den Einkauf entsprechend zu planen.
• Kundenbindung: Es gibt zahlreiche wichtige Daten, die einen Aufschluss darüber geben, wie sich die Kundenbindung gezielt stärken lässt. Im Vordergrund stehen unter anderem Marketingmassnahmen und Angebote, die ein loyales Kaufverhalten fördern.

Kundendaten erfassen: so bleibt die Datenqualität hoch

• Pflichtfelder definieren: lieber wenige Felder konsequent als viele halb.
• Standards festlegen: Schreibweisen, Länder/Branchen, Ansprechpartner-Rollen.
• Dubletten vermeiden: eindeutige IDs/Kundennummern, Dublettenprüfung.
• Ownership: klare Verantwortung für Datenqualität.
• Automationen nutzen: Formulare → CRM, Validierung, Follow-up-Aufgaben.

Wie lange dürfen Kundendaten gespeichert werden?

Es gibt keine vorbestimmten maximalen Aufbewahrungsfristen für Kundendaten. Ein Unternehmen darf die Daten so lange speichern, wie es zur Erfüllung von Aufgabe und Zweck notwendig ist. Es liegt also im Wesentlichen im Ermessen des Unternehmens, zu entscheiden, ab wann die Speicherung nicht mehr sinnvoll bzw. zweckmässig ist. Es gilt aber das Prinzip der Datenminimierung, die Sammlung von irrelevanten Daten ist also einzuschränken.

Ein wichtiger Grundsatz bei der Erfassung und Speicherung ist die transparente Gestaltung. Kunden sollten immer wissen, wofür das Unternehmen die Daten erhebt und speichert. Handelt es sich um solche, die sich auf eine Person beziehen, dann muss unter bestimmten Umständen eine Einwilligung zur Nutzung erfolgen. Personenbezogene Daten dürfen also nicht immer zur Analyse verwendet werden.

Zudem kann es bei bestimmten Daten vorgeschriebene Mindest-Aufbewahrungsfristen geben, die einer vorzeitigen Löschung sogar entgegenstehen könnten. Der Datenschutz von Kundendaten gewinnt in der EU zunehmend an Bedeutung – in manchen Ländern wie Deutschland sind Unternehmen ab einer bestimmten Grösse sind sogar dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Welche Arten von Kundendaten gibt es?

Auch hier gibt es zahlreiche unterschiedliche Arten von Daten, die ein Unternehmen sammeln und auswerten kann. Besonders wichtig sind für die meisten Unternehmen die folgenden Daten, die sich häufig in einer Kundendatei wiederfinden:

• Kundenstammdaten: Diese sind seit jeher die Grundlage einer jeden Kundenbeziehung. Hierzu gehören insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum und Zahlungsinformationen. Stammdaten zeichnen sich dadurch aus, dass sie über einen relativ langen Zeitraum gültig bleiben.
• Verhaltensdaten: Oft geben diese einen Einblick in das Kaufverhalten von Kunden, sowohl on- als auch offline. Im Vordergrund stehen dabei Daten wie Kaufmenge und Kaufhistorie von Produkten sowie die immer häufigere Nutzung von Websites und Apps.
• Trackingdaten: Online-Werbung ist heute eine unglaublich wichtige Marketingmassnahme, um neue Kunden dank Tracking zielgenau anzusprechen. Trackingdaten verfolgen, wie Besucher und Kunden ein Produkt online finden, welche Kanäle sie dabei nutzen und wie die Kaufentscheidung letztlich verläuft.

Wie können Kundendaten gesammelt werden?

Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung bieten sich immer mehr Möglichkeiten an, um wichtige Informationen und Daten zu sammeln. Es hängt jedoch auch im Wesentlichen davon ab, auf welche Weise das Unternehmen mit seinen Neu- und Bestandskunden in Kontakt tritt.

So bieten sich je nach Geschäftsmodell die folgenden Massnahmen an:

• Anmeldung zur Kundenkarte oder dem Treuepunkte-System
• Datensammlung von Trackingdaten beim Onlinekauf
• Kundengespräche im Geschäft oder auf Messen
• Ansprache über das Telefon oder die Website
• Anmeldung zu Newslettern oder Gewinnspielen
• Sammlung von Kundenfeedback durch Telefon oder E-Mails

Heute lässt sich somit einfacher denn je bestimmen, welche Kundengruppen es gibt und wie diese mit dem Produkt bzw. Unternehmen interagieren. Zudem gibt es viele attraktive Möglichkeiten, Kundendaten noch weiter zu verarbeiten und zu nutzen.

Eindeutige Kundendaten: Dubletten sind der häufigste Killer

Wenn Kundendaten nicht eindeutig sind, entstehen doppelte Datensätze, falsche Auswertungen und unklare Zuständigkeiten. Bewährt haben sich:

• Eindeutige Kundennummer/ID (systematisch vergeben)
• Regeln für Firmen-/Personennamen (z.B. AG/GmbH, Schreibweisen)
• Dublettenregeln (wann mergen, wann neu)
• Validierung (E-Mail/Telefon-Format, Pflichtfelder)

Welche Möglichkeiten der Nutzung gibt es?

Im Geschäftsalltag ergeben sich zahlreiche praktische Anwendungsfälle, um Kundendaten sinnvoll einzusetzen. So können dank moderner CRM-Systeme alle Mitarbeiter auf aktuelle Daten zugreifen, um etwa eine optimale Kundenberatung ermöglichen zu können. Das System kann auch automatisierte Prozesse wie eine E-Mail zum Geburtstag des Kunden versenden – das stärkt die Kundenbindung.

Weitere beliebte Möglichkeiten sind natürlich ein gezieltes Schalten von Online-Werbung, die wesentlich effizienter ist als breit gestreute Anzeigen in klassischen Medien. Kundenbezogene Daten helfen dabei, die Zielgruppen mit dem stärksten Kaufinteresse zu identifizieren und anzusprechen. Daraus ergeben sich auch weitere Möglichkeiten zur Warmakquise, die weitaus effizienter ist als die sonst aufwendige Kaltakquise.

Datenschutz: Wie lange dürfen Kundendaten gespeichert werden?

Das hängt vom Zweck der Verarbeitung, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und internen Prozessen ab. Grundsätzlich sollten Kundendaten nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck notwendig sind – und danach gelöscht oder anonymisiert werden. Für konkrete Fälle (z.B. Rechnungsdaten) gelten je nach Land/Branche spezifische Aufbewahrungsfristen.

Tipp für KMU: Definieren Sie Datenkategorien (z.B. Interessent, Kunde, ehemaliger Kunde) und legen Sie je Kategorie eine klare Aufbewahrungs- und Löschlogik fest.

Lesen Sie dazu auch unseren Artikel Datenschutz und DSGVO: So setzen Sie Zoho CRM rechtskonform ein mit wertvollen und Praxis nahen Tipps.

Fazit: Kundendaten einfach verwalten dank Zoho One

Kundendaten gehören heutzutage zu den wichtigsten Daten im Unternehmen, um Kunden gezielt anzusprechen und Verkaufserfolge zu steigern. Zudem helfen sie dabei, eine langfristige Beziehung aufzubauen und die Zufriedenheit zu verbessern. Doch die steigenden Datenmengen stellen auch immer höhere Anforderungen an ein leistungsstarkes CRM-System.

Zoho One bietet Ihrem Unternehmen die perfekte Lösung, um alle Kundendaten einfach und transparent zu verwalten. Auf diese Weise profitieren alle Mitarbeiter jederzeit vom Zugriff auf aktuelle Daten, um den Kundenservice zu verbessern oder gezielte Marketingkampagnen aufzusetzen. Dadurch ergeben sich wichtige Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen.

KMU Digitalisierung berät Sie gern umfassend zum Einsatz von Zoho One. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf.

FAQ: Kundendaten

1) Was sind Kundendaten?

Kundendaten sind Informationen zu Kund:innen/Interessent:innen, z.B. Kontaktdaten, Stammdaten, Bestelldaten, Kommunikation und Präferenzen.

2) Was ist die Definition von Kundendaten?

Informationen, die eine Kundenbeziehung beschreiben oder ermöglichen – von Stammdaten bis zu Interaktions- und Transaktionsdaten.

3) Welche Kundendaten darf man speichern?

Nur Daten, die für einen klaren Zweck notwendig sind (z.B. Angebot, Vertrag, Support) und rechtlich sauber erhoben wurden (inkl. Einwilligungen/Opt-ins, wo nötig).

4) Wie erfasst man Kundendaten am besten?

Mit klaren Pflichtfeldern, Standards, Dublettenregeln und einem zentralen System (z.B. CRM) statt mehreren Listen.

5) Was sind Kundenstammdaten?

Grunddaten wie Name/Firma, Adresse, Ansprechpartner und Kontaktinformationen – also die Basis für die Kundenverwaltung.

6) Was bedeutet „eindeutige Kundendaten“?

Dass jeder Kunde nur einmal im System existiert und über eine eindeutige ID/Regeln sauber identifizierbar ist (keine Dubletten).

7) Wie lange dürfen Kundendaten gespeichert werden?

So lange, wie es der Zweck und gesetzliche Pflichten erfordern. Danach sollten Daten gelöscht oder anonymisiert werden (mit definierter Löschlogik).

8) Wie kann man Kundendaten sinnvoll nutzen?

Für bessere Follow-ups, Segmentierung, personalisierte Kommunikation, Reporting und Prozessoptimierung – vorausgesetzt die Datenqualität stimmt.