Investition in Business Transformation KMU Digitalisierung Schweiz
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Die Fähigkeit eines Unternehmens, innovativ zu sein und in der dynamischen globalen Wirtschaft zu gedeihen, hängt davon ab, wie gut es Innovationshindernisse überwindet und neue Chancen nutzt.

Viele Unternehmen denken dabei, dass der Erfolg im 21. Jahrhundert daran gemessen werden kann, wie viel Spitzentechnologie es einsetzt. Bis zu einem gewissen Grad stimmt das. Aber der Einsatz von Technologie macht nur einen kleinen Teil aus, wenn es um Innovation und Produktivitätssteigerung geht.

Bei den meisten Unternehmen, ob groß oder klein, ob global oder lokal, können wir den Erfolg daran messen, wie gut die Menschen – Mitarbeiter, Partner und Kunden – durch neue Technologien unterstützt werden – und nicht daran, wie viel Rohtechnologie ein Unternehmen einsetzt.

Wenn Sie sich für eine Investition in Business Transformation entscheiden, sollten Sie also eine Lösung erwägen, die Ihr Unternehmen optimal unterstützt.

Warum eine Investition in Business Transformation?

Komplexität kann ein großes Hindernis für den Erfolg sein. Und das mit hoher Komplexität einhergehende Change-Management kann sich zusätzlich negativ auf den Erfolg auswirken.

Eine gute Investition in Business Transformation bringt Ihr Unternehmen weiter und macht es zukunftsfähig.

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Sie müssen bei der Beurteilung der Effizienz einer bestimmten Lösung und ihrer potenziellen Auswirkungen auf Ihre Innovationsbemühungen viele Faktoren berücksichtigen. Da wäre zum einen der Aufwand für die Anschaffung einer neuen Technologie. Zum anderen müssen Sie bedenken, wie viel Zeit und Mühe die Einführung in Anspruch nimmt, wie lange es dauert, bis sich die Benutzer mit der neuen Technologie vertraut gemacht haben, und natürlich wie viel die Technologie kostet.

Komplexität, Produktivität und das “Solow-Paradoxon”

Investitionen in Business Transformation sind komplex. Und die Beziehung zwischen Technologie und Komplexität zeigt sich im Fehlen einer direkten Korrelation zwischen:

Wachstum der Ausgaben für Technologie
und Wachstum in der Produktivität

Mehr Ausgaben für Technologie bedeuten nicht unbedingt, dass ein Unternehmen produktiver wird. Trotz eines sich ständig wandelnden Markts für Unternehmenssoftware und eines soliden, kontinuierlichen Wachstums der IT-Ausgaben hat sich das Produktivitätswachstum in der Weltwirtschaft während des gesamten 21. Jahrhunderts in der Nähe von zwei Prozent eingependelt.

Dieses Phänomen, das so genannte Solow-Paradoxon, benannt nach Robert Solow, dem Wirtschaftsnobelpreisträger, der dieses Phänomen 1987 zum ersten Mal beobachtete, besagt, dass wahre, messbare Produktivität und Wertschöpfung nicht daraus resultieren, wie viel Technologie eingesetzt wird, sondern wie gut diese Technologie genutzt wird und wie hoch die Gesamtkosten dieser Nutzung sind.

Zoho One: Eine gute Investition in Business Transformation

Diese komplexere Sichtweise auf die Art und Weise, wie die Produktivität durch den Einsatz von Technologie beeinflusst wird, steht im Mittelpunkt des Flaggschiffprodukts der Zoho Corporation, Zoho One. Zoho One definiert seinen Wert über eine breite Kundenbasis. Das Angebot der über 45 einzelnen, integrierten Produkte von Zoho One zu einem einzigen Preis von 37 Euro pro Benutzer und Monat hat das Potenzial, den Mythos “Sie bekommen, wofür Sie bezahlen” bei Unternehmenssoftware zu widerlegen.

Zwar kann niemand ein Unternehmen umsonst umwandeln, doch Zoho vertritt den Standpunkt, dass die Kosten für die Software, die zur Unterstützung dieser Umwandlung und der neuen, komplexen Geschäftsprozesse erforderlich ist, nur einen Bruchteil der Gesamtkosten der Umwandlung ausmachen müssen – sowohl in Bezug auf das Kapital als auch auf die Komplexität des Change-Managements.

Da die Gesamtkosten der Software fix sind, erhöht sich die Gesamtrentabilität proportional. Denn die Kosten bleiben gleich, nur der Nutzen steigt.

Zoho hat Enterprise Applications Consulting (EAC) gebeten, zu untersuchen, wie Zoho One Unternehmen dabei helfen kann, ihr Geschäft umzugestalten und produktiver zu werden, ohne dabei die massiven Kosten für Budget und Aufwand zu verursachen, die für den Rest des Marktes für Unternehmenssoftware typisch sind.

Zu diesem Zweck hat EAC Interviews mit Zoho-Kunden und Interessenvertretern geführt und untersucht, wie die breite Palette an Funktionen von Zoho One genutzt werden kann, um ein breites Spektrum an Business Transformation zu unterstützen. Die Ergebnisse dieser Untersuchung zeigen, wie die Kombination aus standardisierten Daten- und Prozessmodellen von Zoho One in Verbindung mit seinem fast schon schockierend niedrigen Preis einen erheblichen Mehrwert für eine Vielzahl von Unternehmen und Branchen schaffen kann.

Zoho One im Überblick

Zoho One ist eine Suite von über 45 Produkten, die mehr als zehn wichtige Funktionsbereiche abdecken: Dazu gehören Analyse, Vertrieb, Marketing, Support, Personalwesen, Buchhaltung, Kommunikation, Produktivität, Finanzen und Betrieb. Eine vollständige Liste finden Sie weiter unten.

Die Suite umfasst auch eine Reihe von Tools, die es Kunden ermöglichen, Geschäftsprozesse und Workflows zu erstellen, KI-Technologien zu nutzen und Telefondienste zu integrieren. Zoho One bietet unter anderem Single-Sign-On-Zugriffsmanagement, Unified Messaging, eine breite Palette von Low-Code- und No-Code-Entwicklungsdiensten und eine vollständige mobile Bereitstellung. Darüber hinaus läuft Zoho One auf der unternehmenseigenen Cloud-Infrastruktur und bietet eine Reihe von Tools, die für die Zoho-Cloud optimiert sind.

Die einzigen großen Funktionskategorien, die Zoho One heute noch nicht abdeckt, sind Enterprise Resource Planning (ERP) und Supply Chain Management (SCM). Dies schränkt die Einsatzmöglichkeiten von Zoho One in einem produktionsintensiven Unternehmen etwas ein. Aber in der Realität konzentrieren sich viele kleine und mittlere Produktionsunternehmen eher auf die Umgestaltung ihrer Front-End-Prozesse als auf ihre Back-End-ERP-Systeme. Einige ERP-Funktionen befinden sich derzeit in der Entwicklung. Viele angrenzende Funktionen sind jedoch bereits in Zoho Inventory und Zoho Finance verfügbar.

Welchen Mehrwert ein einheitliches Nutzererlebnis hat

Jeder, der eine Investition in Business Transformation tätigt, möchte einen guten ROI. Das einheitliche Benutzererlebnis von Zoho One ist ein wichtiger Bestandteil des ROI der Suite und trägt wesentlich dazu bei, dass Kunden ihre Nutzung der Suite erweitern können. Ein Benutzer in Zoho One kann leicht zu einer anderen Anwendung wechseln, ohne dass er eine umfangreiche Schulung benötigt. Vielmehr kann er sogar innerhalb Zoho One auf verschiedene Anwendungen zugreifen oder ein einheitliches Nutzer-Cockpit mit Daten und Informationen aus verschiedenen Anwendungen erstellen. Dies senkt die Kosten für das Change-Management erheblich und erhöht die Benutzerakzeptanz deutlich.

Die Integration, sowohl intern als auch extern, ist ein wichtiges Verkaufsargument für Zoho One. Die Anwendungen basieren größtenteils auf einem einzigen Datenmodell und können ab dem Zeitpunkt der Anmeldung völlig nahtlos genutzt werden. Einige Funktionen, wie z. B. Rechnungsstellung, werden direkt in Zoho CRM bereitgestellt. Die robusteren Funktionen von Zoho Books können vollständig in einen CRM-Prozess integriert werden. Diese robuste Integration ermöglicht es Kunden, Anwendungen zu mischen und anzupassen, um Prozessabläufe zu erstellen, die genau auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Welche Integrationen Zoho bietet

Das Unternehmen bietet über 1200 vorgefertigte Integrationen zu einer Vielzahl von Anwendungen, darunter Outlook, Salesforce, Google Docs, Dropbox und Zendesk. Auf viele dieser Anwendungen kann über die Single-Sign-On-Funktion von Zoho One zugegriffen werden. Und die Bereitstellung von Benutzern für Anwendungen von Drittanbietern kann auch das Admin Panel von Zoho One verwaltet werden. Direkte Unterstützung für mobile Anwendungen von Drittanbietern wird in einer der nächsten Versionen zu Zoho One hinzugefügt. Zoho One kann sich auch direkt mit einer Reihe von Telefondiensten (wie JustCall und Aircall) verbinden und seine Auftragsverwaltungsfunktionen direkt mit über 40 Versand- und Logistikunternehmen vernetzen.

Diese breite Palette an Anwendungen wirft die Frage auf, ob die Kunden von Zoho One auf wichtige Funktionen verzichten, die sie durch die Verwendung von Best-of-Breed-Anwendungen in einigen dieser Kategorien erhalten könnten.

Obwohl die Bedürfnisse jedes Kunden verschieden sind und einige vielleicht feststellen, dass bestimmte Funktionen, die sie benötigen, in Anwendungen wie Zoho CRM, Zoho Books oder Zoho People fehlen, ist EAC der Meinung, dass die 80/20-Regel der Softwarenutzung größtenteils für Zoho One spricht.

Diese etwas locker definierte Regel – 80 Prozent der Nutzer eines bestimmten Produkts greifen nur auf 20 Prozent seiner Funktionen zu – gilt insbesondere für Kunden, die mehrere Zoho One-Anwendungen nutzen, um End-to-End-Geschäftsprozesse abzudecken. End-to-End-Prozesse, die sich über verschiedene Anwendungen in traditionellen Unternehmen erstrecken, sind aufgrund der fehlenden Integration zwischen Anwendungen verschiedener Anbieter extrem kostspielig in der Entwicklung und Wartung.

Die Tatsache, dass Zoho One diese Einschränkungen sofort überwinden kann, beseitigt potenziell eine weitaus größere Barriere als das Fehlen einer bestimmten Funktionalität, die von einem Best-of-Breed-Produkt angeboten wird.

Der Prozess der Einführung von Zoho One

Die Tatsache, dass Zoho CRM das dominierende Produkt des Unternehmens ist, macht es zum Ausgangspunkt für die meisten Zoho One-Kunden. Laut einer von Zoho vorgelegten Analyse der Nutzerakzeptanz sind Zoho CRM, Zoho Analytics, Zoho Books, Zoho Desk, Zoho Inventory und Zoho Projects die sechs wichtigsten Produkte, die die meisten Zoho One-Kunden nutzen.

Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen sind die Rollen der Nutzer oft fließend, und viele Personen nehmen mehrere Funktionen in ihren Unternehmen wahr. Erwähnenswert ist hier die Geschwindigkeit, mit der neue Anwendungen angenommen werden. Die meisten Kunden beginnen mit sechs bis zehn Anwendungen, wenn sie Zoho One zum ersten Mal nutzen. Im Laufe des ersten Jahres übernehmen die Kunden je nach ihren Geschäftsanforderungen durchschnittlich 10 bis 14 Anwendungen. Viele erfahrene Kunden verwenden 20 oder mehr.

Zoho One Produkte Nutzung visualisiert

Prozentuale Verteilung der Nutzung von Apps in Zoho One

Die drei Hauptfunktionen von Zoho One

Die meisten anfänglichen Engagements mit Zoho One basieren auf drei Hauptgeschäftsfunktionen, die Unternehmen effektiv dabei helfen, einen grundlegenden Lead-to-Cash-Prozess zu implementieren. Diese Geschäftsfunktionen sind Lead-Generierung, Lead-Management und Reporting.

Die Lead-Generierung erfolgt in der Regel mit Zoho Campaigns und Sales IQ. Zoho CRM und Marketing Hub werden für das Lead-Management verwendet und Zoho Analytics für die Berichterstattung. Kunden runden den Lead-to-Cash-Prozess in der Regel ab, indem sie die Buchhaltungs- und Rechnungsmanagementfunktionen von Zoho One nutzen. Dazu gehört die Verwendung von Zoho Books, Zoho Inventory und Zoho Checkout, um die Bargeldseite des Lead-to-Cash-Prozesses zu verwalten, wobei Zoho Expense zur Verfolgung der Kosten der Vertriebsmitarbeiter eingesetzt wird.

Die Kunden nutzen dann in der Regel den Funktionsumfang von Zoho One, um die Grundlagen von Lead to Cash zu erweitern. Für Unternehmen, die in einer eher projektbasierten Branche wie dem Baugewerbe tätig sind, kann Zoho Projects hinzugefügt werden, um die Zeit- und Kostenseite eines Projekts zu verfolgen. Unternehmen, die Dienstleistungen nach dem Verkauf erbringen, nutzen die Ticketbearbeitungsfunktion in Zoho Desk, um Serviceanrufe zu verfolgen. Und Unternehmen, die ihre Präsenz in den sozialen Medien als Teil ihrer Marketing- und Dienstleistungsbemühungen ausbauen möchten, setzen häufig Zoho Social ein.

Variationen für spezifische Geschäftsanforderungen

Eine gute Investition in Business Transformation bietet Ihnen Variations- und Anpassungsmöglichkeiten.

Verschmelzung von CRM, Zoho Books und Zoho Projects für eine Bau- oder andere projektbasierte Dienstleistung

Es gibt zwar eine gewisse Konsistenz bei den Anwendungen, die Kunden zuerst einsetzen, aber die Mischung der Anwendungen in Zoho One ermöglicht erhebliche Variationen, um den spezifischen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Ein Unternehmen, das nach dem Modell “auf Bestellung” oder “auf Abruf” verkauft, könnte eine Mischung aus Zoho One-Anwendungen verwenden, die von Zoho CRM über Zoho Inventory bis hin zu Zoho Books reicht.

Abbildung 3: Zoho One ist so konfiguriert, dass es Auftragsfertigung oder Lieferbarkeit unterstützt

Zoho One ist so konfiguriert, dass es Auftragsfertigung oder Lieferbarkeit unterstützt

Ein Kunde kann Zoho One auch nutzen, um seine Marketingbemühungen direkt mit seiner Vertriebspipeline zu verknüpfen. Ein in Zoho Marketing Hub generierter Lead kann direkt in Zoho CRM verwendet werden, um den Verkaufsprozess bis hin zu einem Kundenauftrag voranzutreiben. Dieser Kundenauftrag kann dann von Zoho Inventory verwendet werden, um die verkauften Artikel zu verpacken und zu versenden, was dann einen Zahlungsprozess in Zoho Books auslöst.

Abbildung 4: Lead-Generierung bis zur Zahlungsabwicklung mit Zoho One

Lead-Generierung bis zur Zahlungsabwicklung mit Zoho One

Unzählige Kombinationen von Anwendungen

Die unzähligen Kombinationen von Apps, die in Zoho One verfügbar sind, ermöglichen es den Kunden, auch branchenspezifische Funktionen hinzuzufügen. Zoho One-Kunden in der Medien- und Internetdienstleistungsbranche verwenden Zoho Subscription, um die für diese Kunden typischen wiederkehrenden Abonnements zu verwalten. Andere Unternehmen setzen Zoho Forms und Zoho Sign ein, um die Erstellung und Unterzeichnung von Verträgen zu verwalten, und verwenden Zoho Survey als Teil ihrer Kundenzufriedenheitsprozesse. Cliq, das Teamkommunikations- und Kollaborationstool von Zoho One, ist ebenfalls sehr beliebt und wird in Verbindung mit Zoho CRM und anderen Prozessen eingesetzt.

Kundenbeziehungen und Vertriebsautomatisierung sind nicht die einzigen Funktionen, die von Zoho One umfassend unterstützt werden. Zoho Finance ist nicht nur eine Komponente von Lead to Cash, sondern auch eine eigenständige Funktion, die von Finanzabteilungen genutzt wird. Ebenso wird Zoho People häufig in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, und Zoho Sprints wird von Softwareentwicklungsunternehmen zur Verwaltung ihrer agilen Sprint-Prozesse verwendet.

Die Zoho One-Anwendungen, einfach erklärt

Die folgende Grafik zeigt, welche Leistungen bei Zoho One inbegriffen sind:

Die umfangreichen Leistungen von Zoho One: Eine gute Investition in Business Transformation

Leistungsübersicht von Zoho One

Analytics: BI und Analysewerkzeug

Assist: Software zur Fernunterstützung

Books: Clevere Art der Buchführung für kleine Unternehmen

Campaigns: Werkzeug für E-Mail-Marketing und Kampagnenautomatisierung

Cliq: Plattform für Teamkommunikation und Zusammenarbeit

Connect: Intranet-Portal

CRM: Kundenbeziehungsmanagement-System

Desk: Helpdesk-Supportlösung für Unternehmen

Expense: Verwaltung von Spesenabrechnungen

Forms: Interaktive Online-Formularerstellung

Inventory: Software für Lagerverwaltung und Bestandskontrolle

Invoice: Software für Rechnungsstellung und -erstellung

MarketingHub: Marketing-Automatisierungssoftware

Meeting: Web-Konferenzlösung

Motivator: Gamification-Dienst

People: Verwaltung der Humanressourcen

Projects: Projektleitung

Recruit: Rekrutierungssoftware mit Bewerber-Tracking-System

SalesIQ: Website-Tracking-Lösung in Echtzeit

Sign: Digitale Signatur-App

Social: Verwaltungswerkzeug für soziale Medien

Sprints: Agile Projektverwaltung

Subscriptions: Verwaltung wiederkehrender Abonnements

Survey: Online-Umfragen

Zoho One als Investition in Business Transformation, die ihr Nutzenversprechen einhält

Es ist wichtig zu verstehen, dass in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen keine strikte Rollentrennung existiert. Geschäftsanwender arbeiten oft in verschiedenen Funktionsbereichen und sind somit vielfältigen Herausforderungen ausgesetzt.

An dieser Stelle kommen die Preise und die Verfügbarkeit von Zoho One ins Spiel. Der kostengünstigste Preis von Zoho One pro Benutzer (€37/Benutzer/Monat, wenn jeder Mitarbeiter im Unternehmen lizenziert ist) macht es pro Benutzer nur geringfügig teurer als die Professional Edition von Zoho CRM (€30/Benutzer/Monat) und viel günstiger als die Enterprise Edition von Zoho CRM (€45/Benutzer/Monat).

Auf den ersten Blick sieht es so aus, als ob die Gesamtkosten für einen Kunden bei Zoho CRM viel geringer wären als bei einer unternehmensweiten Bereitstellung von Zoho One, da die Mindestanzahl der Gesamtnutzer bei Zoho CRM nur vier Benutzer beträgt. Aber in Unternehmen, in denen die Mitarbeiter mehrere Hüte tragen, könnte der Kostenunterschied durch den Wert der Bereitstellung der gesamten Zoho One-Suite, einschließlich Zoho CRM, für jeden Mitarbeiter deutlich ausgeglichen werden.

Diese niedrigen Preise – im Vergleich zu Salesforce, das für sein komplettes Vertriebs- und Serviceprodukt 300 US-Dollar pro Benutzer und Monat verlangt, mit zusätzlichen Gebühren – und die geringen inkrementellen Kosten für die Ausweitung von Zoho One auf ein ganzes Unternehmen haben einen wichtigen Einfluss auf die Innovationsstrategie der Kunden.

Da die Kosten für neue Funktionen oder das Hinzufügen neuer Benutzer im Grunde gleich Null sind, fällt es den Kunden leicht, Zoho One als Plattform für Prozessinnovationen und Erweiterungen zu nutzen. Wenn Kunden den Wert von Zoho One erkennen, insbesondere Kunden, die Erfahrungen mit den relativ komplexen Preismodellen von Salesforce oder anderen SaaS-Anbietern der Spitzenklasse haben, wird deutlich, dass die typischen versteckten Kosten für API-Aufrufe, Integrationstools und Datenbankgebühren bei Zoho One nicht vorhanden sind.

Dieses außergewöhnliche Nutzenversprechen in Verbindung mit der schrittweisen Ausweitung der Nutzung von Zoho One kennzeichnet die Erfahrungen der von EAC befragten Nutzer.

Digitale Transformation sollte nicht an der Software scheitern

Die Geschichte von Zoho One ist eine Geschichte des Wandels und der Unternehmenssoftwarebranche insgesamt. Die Art und Weise, wie Unternehmen Zoho One nutzen können, um ihre Kernprozesse vollständig zu verändern, ohne sich mit der kontinuierlichen Softwarebeschaffung, -bereitstellung und -integration belasten zu müssen, beseitigt eine Barriere, die so tief verwurzelt ist, dass sich Unternehmen an ihre Existenz gewöhnt haben.

Dieses Hindernis ist die Komplexität der Auswahl: Bei so vielen Produkten, die von so vielen Anbietern als die einzige Technologie für die Geschäftsumgestaltung verkauft werden, wird den Kunden viel Recherchearbeit abverlangt, um die Lösung für ihre geschäftlichen und technischen Probleme zu finden.

Und dieser Rechercheprozess ist zeitaufwändig und kostspielig. Mitunter nehmen Unternehmen komplizierte Vertragsbedingungen und komplexe Integrationen von “must-have” Best-of-Breed-Software in Kauf. Ein Kunde, der sich bemüht, ein bestimmtes Problem zu lösen, endet nur allzu oft damit, dass er ein Problem löst und viele weitere schafft. Diese kaskadenartige Komplexität ist einer der Hauptgründe dafür, dass das Solow-Paradoxon auch drei Jahrzehnte nach seiner ersten Beschreibung noch gültig ist.

Aus diesem Grund hat der Ansatz von Zoho das Potenzial, die Branche zu verändern. Die Möglichkeiten, die Sie bei Zoho bei einer vergleichsweise geringen Investition in Business Transformation bekommen, sind woanders nicht zu finden. Es gibt heute keinen Anbieter auf dem Markt, der den Funktionsumfang von Zoho One bieten kann. Und das schon gar nicht zu einem Preis, der niedriger ist als bei vielen Produkten mit weniger Funktionalität.

Da die überwiegende Mehrheit der Weltwirtschaft von kleinen und mittleren Unternehmen betrieben wird, ist der Markt für die Angebote von Zoho One enorm. Zoho One mag nicht sexy sein, aber die Arbeit zu einem Bruchteil der üblichen Kosten und ohne übermäßige Komplexität zu erledigen, hat definitiv seine Vorteile.

Sie möchten Zoho One kostenlos testen oder mit uns Ihre Investition in Business Transformation besprechen? Kontaktieren Sie uns ungeniert.

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